Ein effektives Onboarding ist der beste Start, den Sie einem neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geben können.
Die Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, neu erfunden. Daher ist es unerlässlich, dass die Einarbeitung in einer Remote-Einrichtung richtig erfolgt.
Das liegt daran, dass 80 % der Unternehmensleiter bereit sind, für eine gewisse Zeit nach der Pandemie Fernarbeit zuzulassen.
Fernarbeit bietet zwar mehrere Vorteile - höhere Produktivität, mehr Autonomie und bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben -, kann aber gleichzeitig auch eine ziemliche Herausforderung sein. Überlastung, mangelnde Klarheit und fragmentierte Kommunikation mit Teammitgliedern und Stakeholdern können die Erfahrung eines Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen stark beeinträchtigen.
Und wie könnte man diese Herausforderungen besser meistern als mit einem effektiven Remote-Onboarding-Prozess?
Unter Remote-Onboarding versteht man den Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen und die Einarbeitung in die Unternehmenskultur, die Arbeitsrichtlinien, die Technologie und die Kollegen. Auf diese Weise können sie mit Hilfe von Remote-Technologiewerkzeugen einen effektiven Beitrag zu Ihren Unternehmenszielen leisten.
Denken Sie daran, dass ein effektives Onboarding nicht nur vom Inhalt der Reise selbst abhängt, sondern auch von ihrer Benutzerfreundlichkeit. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen in der Lage sein, das Material zu verdauen und sich im System leicht zurechtzufinden. Wenn es zu kompliziert oder unstrukturiert ist, werden sie den "Aha"-Moment nicht finden .
Das Konzept des virtuellen Onboarding wurde während der COVID-19-Pandemie populär. Seitdem werden verschiedene Videokonferenz-Tools, Webinare und andere Online-Ressourcen konsequent genutzt, um ein nahtloses Remote-Onboarding zu ermöglichen.
Im Grunde genommen ist es dasselbe wie das Remote-Onboarding. Kann man das Ganze also auf eine bloße Checkliste reduzieren? Ja und nein.
Beim Remote Onboarding geht es nicht nur darum, E-Mail-Konten für neue Mitarbeiter einzurichten und sicherzustellen, dass sie Zugang zu den richtigen Tools haben. Dies könnte sogar eine negative Erfahrung für sie darstellen. Wie in diesem HBR-Artikel erwähnt, gibt es vier Komponenten für ein erfolgreiches Remote-Onboarding:
Laut einem Bericht von Bamboo HR verlassen 33,37 % der neu eingestellten Mitarbeiter ihre neue Stelle innerhalb der ersten sechs Monate. Die überwältigend hohe Quote wird auf einen Grund zurückgeführt - einen ineffektiven Einarbeitungsprozess.
Im Gegenteil, eine gute Einarbeitung kann die durchschnittliche Mitarbeiterbindung erheblich verbessern. Laut einer Untersuchung von Glassdoor kann ein effektives Onboarding die Mitarbeiterbindung auf satte 82 % und die Produktivität auf über 70 % steigern.
Kurz gesagt: Ein gutes Onboarding gibt den Mitarbeitern das Gefühl, wertgeschätzt zu werden. Und es gibt den Ton an für die Art und Weise, wie die Dinge funktionieren, wenn es um Fernarbeit geht.
Hinterlassen Sie schon vor dem ersten Arbeitstag einen bleibenden ersten Eindruck. Machen Sie Ihre neuen Mitarbeiter mit Ihrer Unternehmenskultur vertraut, indem Sie ihnen hilfreiche Videos, kostenlose Firmengeschenke und die nötige Ausrüstung schicken. Das wird ihnen die Nervosität nehmen und ihnen das Gefühl geben, selbstbewusst und organisiert zu sein, bevor sie ihre neue Aufgabe antreten.
Werfen Sie einen Blick auf die Onboarding-Akademie von Hubspot - Foundations. Sie umfasst auch Fernarbeit und wurde aktualisiert, um neue Leitfäden zur Navigation von Fernarbeit zu enthalten.
Begrüßen Sie Ihre Mitarbeiter an ihrem ersten Tag mit einer informellen Vorstellungsrunde. So haben sie die Möglichkeit, virtuell mit Ihren Mitarbeitern zu interagieren und ein entspanntes Arbeitsumfeld zu schaffen. Hier ein Beispiel für den Onboarding-Prozess von Disney, der Kreativität und Unternehmensgeschichte auf wunderbare Weise verbindet. Neu eingestellte Mitarbeiter werden wie Schauspieler behandelt und lernen bei lustigen Spielen und Quizrunden mehr über das Unternehmen.
Vereinbaren Sie ein virtuelles Treffen, das Folgendes umfasst:
37 % der Personalverantwortlichen und 56 % der von BambooHR befragten Mitarbeiter befürworten ein Mentoren- oder Buddy-Programm.
Zusätzlicher Tipp: Bereiten Sie Ihre Mentoren vor, indem Sie ihnen eine Tagesordnung und die wichtigsten Gesprächsthemen für das Treffen geben.
Stellen Sie neue Mitarbeiter der für sie zuständigen Personalabteilung vor, bei der sie mehr über die Unternehmensrichtlinien und Vergünstigungen erfahren oder Fragen zu Sabbaticals und Vergütung stellen können. Es ist gut, über Tools wie HelloSign oder DocuSign zu verfügen, mit denen alle Dokumente virtuell und schnell unterzeichnet werden können. Wenn Sie keine Erfahrung mit dem Remote-Onboarding haben, sollten Sie eine Struktur einrichten, um Feedback zu den Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter zu sammeln. Dies wird Ihnen helfen, Ihren Prozess für zukünftige Einstellungen zu verbessern.
Je verwaltungsintensiver dieser Schritt ist, desto mehr Zeit wird er in Anspruch nehmen. Unsere Empfehlung ist, nur das Wesentliche vorher mitzuteilen. Und nutzen Sie diese Zeit effizient für die Beantwortung von Fragen und die Kontaktaufnahme auf menschlicher Ebene.
Anmerkung: Eine kürzlich durchgeführte Studie zeigt, dass 28 % der Arbeitnehmer einen Personalverantwortlichen bevorzugen, der ihnen den Weg weist, während 33 % für ihren Vorgesetzten stimmen. Der richtige Weg sollte immer beides umfassen.
Je nach Komplexität der Aufgabe ist es wichtig, Ihren Mitarbeitern eine Einführung in die Tools zu geben, die sie verwenden werden. Es ist auch wichtig, die digitalen Sicherheitsprotokolle bezüglich der Softwareinstallation zu vermitteln, um Datenverletzungen oder -verluste zu vermeiden. Vergessen Sie nicht, ihnen den Zugang zu Ihrem Firmenintranet und anderen wichtigen Tools zu ermöglichen.
Geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern das Gefühl, Teil der Familie zu sein, indem Sie ihnen die jährlichen oder vierteljährlichen Teamziele und die KPIs mitteilen, mit denen die Leistung der Teams gemessen wird. Ermöglichen Sie den Zugang zu wichtigen Dokumenten, Organigrammen, Kalendern und Kontaktinformationen und tragen Sie so zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf bei.
Es ist unerlässlich, ein klares Verständnis davon zu vermitteln, was Ihr Unternehmen tut, das Produkt/die Dienstleistung und wie der Support funktioniert. Drift zum Beispiel hat ein Support-System, bei dem sich jeder Mitarbeiter für den Chat-Dienst einschreibt. Auf diese Weise werden sie eng mit der Mission Ihres Unternehmens verbunden und haben die Möglichkeit, mit dem Kunden zu sprechen - ein wichtiger Schritt für die Zielgruppenforschung. Geben Sie ihnen Zugang zu einem Demokonto oder einer Sandbox, damit sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung aus erster Hand kennenlernen können.
Nach Angaben des HCI dauern die meisten Einarbeitungsprozesse nur eine Woche. Dies führt dazu, dass sich neue Mitarbeiter verwirrt und hilflos fühlen. Im Idealfall sollte ein effektiver Onboarding-Plan mindestens 90 Tage dauern. Angesichts des aktuellen Stands der Arbeit kann er sogar bis zu einem Jahr andauern.
Stimmen Sie sich mit Ihren Managern ab, um einen 30/60/90-Tage-Plan für das Onboarding zu erstellen, der eine regelmäßige Überprüfung per Videoanruf vorsieht. Da es sich bei Remote Onboarding um ein neues Konzept handelt, sollte Ihr Unternehmen ein gegenseitiges Feedback fördern und während des gesamten Prozesses Inputs austauschen. Qualtrics nutzt diesen Ansatz, um sein Remote-Onboarding-Programm konsequent zu aktualisieren, indem es an jedem Kontaktpunkt Daten sammelt.
Sie können von unseren benutzerfreundlichen Vorlagen profitieren oder sie sogar anpassen, damit Sie Ihre wichtigsten Ziele schneller erreichen. Hier finden Sie Ratschläge für 30/60/90-Tage-Schritte.
Hier finden Sie auch einige Ratschläge für die Einführungsphasen von Mitarbeitern.
Durch die Integration Ihrer bevorzugten Tools für die Zusammenarbeit wie Slack oder Microsoft Teams können Sie unter Ihren Mitarbeitern aus der Ferne leicht ein Gefühl von community schaffen. Hier können sie sich vorstellen und mit anderen Teammitgliedern in Kontakt treten, wie es ihnen am besten passt.
Das Onboarding in kleinen Gruppen ist ein effektiver Weg, um Redundanzen und unnötigen Aufwand beim Onboarding neuer Mitarbeiter zu reduzieren. Salesforce macht dies gut, indem es Networking-Möglichkeiten für neue Mitarbeiter schafft, um mit anderen Mitarbeitern aus allen Regionen in Kontakt zu treten.
In den USA und im Vereinigten Königreich werden jedes Jahr schätzungsweise 37 Milliarden Dollar ausgegeben, um Mitarbeiter zu halten, die inkompetent sind und ihre Aufgabe nicht verstehen. Dies ist eine Folge ineffizienter Schulungen während des Onboardings. Die Einführung neuer Mitarbeiter in wichtige Tools, Teamworkflows und ansprechende Kurse ebnet den Weg für ein effektives Lernen. Wenn man die Anforderungen neuer Mitarbeiter in der ersten Woche betrachtet, steht die rollenspezifische Schulung an erster Stelle.
> Lassen Sie Ihre Mitarbeiter alle Ressourcen vor der Einarbeitung in ihrem eigenen Tempo durchgehen. Achten Sie darauf, die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, eine Überforderung führt nur zu Unproduktivität und schlechten Ergebnissen.
> Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter im Voraus mit der richtigen Hardware ausgestattet werden. Netflix sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz schon lange vor ihrem ersten Arbeitstag einrichten können.
> Verteilen Sie das Onboarding auf mehrere Tage, anstatt alles an einem Tag zu erledigen. Laut Sapling müssen neue Mitarbeiter beim Onboarding durchschnittlich 54 Aktivitäten absolvieren. Dies kann entweder anstrengend oder sehr ansprechend sein - je nachdem, wie gut Ihr Onboarding-Programm geplant ist.
> Ermutigen Sie zu Feedback und Fragen während des gesamten Einführungsprozesses. Nur 12 % der von Gallup befragten Mitarbeiter sind der Meinung, dass ihr Unternehmen ein effektives Onboarding durchführt. Um diese Statistik auf den Kopf zu stellen, ist es wichtig, Feedback von den Mitarbeitern zu erhalten.
> Geben Sie neuen Mitarbeitern genügend Zeit, um sich einzuleben und sich mit den neuen Tools vertraut zu machen. Stellen Sie sicher, dass sie sich mit ihrem Mentor und Orientierungspartner wohlfühlen. Nach Angaben von HCI geben 87 % der Unternehmen an, dass die Befolgung dieses Schrittes die Kompetenz der neuen Mitarbeiter erhöht.
> Fragen Sie sie, wie Sie zu ihrer beruflichen Entwicklung beitragen können, und passen Sie Ihren Einarbeitungsplan entsprechend an. Arbeiten Sie eng mit dem einstellenden Manager zusammen, um ein 1:1-Feedback zu erhalten.
Fernarbeit und hybride Arbeitsumgebungen sind auf dem Vormarsch. Laut dem Bericht von Buffer- "2021 State of Remote Work" - gaben 55 % der Befragten an, dass das Arbeiten aus der Ferne eine Folge der Pandemie ist. Und wenn sie die Wahl hätten, würden sie gerne weiterhin aus der Ferne arbeiten, zumindest für einen Teil ihrer Arbeitszeit.
Aber sie wollen auch zumindest für einen Teil ihrer Laufbahn, auch nach der Pandemie, weiterhin aus der Ferne arbeiten - und es ist nicht so einfach, eine gute Mitarbeitererfahrung zu erhalten.
Fernarbeit wird es immer geben - und bis zu einem gewissen Grad ist jedes Team jetzt ein Fernteam. Wie Sie Ihr persönliches Onboarding an eine hybride Arbeitskultur anpassen und Ihr aktuelles Remote-Onboarding verbessern können, hängt von einem robusten Remote-Onboarding-Prozess ab.
Das Remote-Onboarding-Tool von Zavvy wurde entwickelt, um Sie bei jedem Schritt zu unterstützen.
Mit anpassbaren Vorlagen und Schulungsprogrammen ist es einfacher denn je, Ihren gesamten Onboarding-Plan zu automatisieren, was zu einer reibungsloseren Mitarbeitererfahrung und einer höheren Bindungsrate führt.
Hier ist ein Beispiel von Roadsurfer, einem Power-User von Zavvy. Sie konnten innerhalb von 3 Monaten 82 Kollegen an 36 Standorten mit einer durchschnittlichen Nutzerbewertung von 4,85/5 effizient einbinden.
Lesen Sie unter Roadsurfer, wie es gelingt, bis zu 30 Mitarbeiter pro Monat per Fernzugriff einzustellen.
Das Beste an der Entscheidung für Zavvy ist, dass das Onboarding nur der Anfang der Reise Ihrer neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ist. Mit der umfassenden People Enablement Platform von Zavvy führen Sie sie nicht nur in das Unternehmen ein - Sie bereiten sie in jeder Phase auf den Erfolg vor:
Wenn Sie sich für Zavvy entscheiden, entscheiden Sie sich für einen Partner in Sachen Wachstum - vom Onboarding bis zur Entwicklung von Führungskräften und darüber hinaus stellt Zavvy sicher, dass neue Mitarbeiter integraler Bestandteil der Erfolgsgeschichte Ihres Unternehmens werden.
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Eine gute Möglichkeit, das Lernen attraktiver zu gestalten, besteht darin, die Lernerfahrung spielerisch zu gestalten, indem man virtuelle Hängepartien und Eisbrecher organisiert und dafür Preise erhält.
Zu den Onboarding-Aktivitäten gehören alle Aktivitäten, die während des Remote-Onboarding-Prozesses organisiert werden, angefangen von der Zusendung von Ressourcen für neue Mitarbeiter bis hin zur Erstellung eines 90-Tage-Plans.
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage von BambooHR zeigt, dass 75 % der neuen Mitarbeiter eine Schulung am Arbeitsplatz benötigen, 73 % bevorzugen eine Übersicht über die Unternehmensrichtlinien, 59 % wünschen sich eine Übersicht über die Verwaltungsabläufe und 56 % hätten gerne einen Buddy oder einen Mentor, der ihnen in der ersten Woche zugewiesen wird.
Es gibt 4 Schritte für die Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiter:
Hinweis: Sie können Ihren Onboarding-Prozess so detailliert wie möglich gestalten, so dass er sich über mehrere Schritte in jeder Phase erstreckt. Gleichzeitig ist es auch üblich, zwei Phasen zu berücksichtigen - Preboarding und Onboarding.
Zunächst sollten Sie sich im Voraus gut vorbereiten. Organisieren Sie Ihre Vorlagen für das Remote-Onboarding, die für neue Mitarbeiter leicht zugänglich sind. Als Nächstes können Sie sich überlegen, wie Sie das Erlebnis spielerisch gestalten und automatische Erinnerungen und Check-Ins einrichten können. So können Sie bei jedem Schritt viel Zeit und Mühe sparen.
Während die meisten Unternehmen den Onboarding-Prozess nach einer Woche beenden, wird empfohlen, mindestens einen 90-Tage-Onboarding-Plan aufzustellen und die bedarfsorientierte Schulung fortzusetzen. Vereinfachen Sie den Prozess so, dass Ihre externen Mitarbeiter ihn gerne nutzen werden. Wenn Sie eine ausführlichere Antwort wünschen, lesen Sie"Wie lange sollte die Einarbeitung dauern - Bewährte Verfahren und idealer Zeitplan".
Es gibt einen kleinen Unterschied zwischen den beiden. Während das herkömmliche Onboarding einfacher zu implementieren ist, bietet das Remote-Onboarding mehr Flexibilität und Freiheit. Abgesehen davon sind alle Schritte, die beim herkömmlichen Onboarding befolgt werden, beim Remote-Onboarding mehr oder weniger dieselben - außer dass es virtuell ist.
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