Hur (och varför) man effektivt undersöker distansarbetare | 41 frågor ingår

I en undersökning av Paychex rapporterade 55 % av distansarbetarna att deras företag inte uppdaterade förmånspaketet när de övergick till distansarbete. Detta hade en direkt inverkan på personalbindningen. 

Att förlora talanger, anställa och onboarding medför en extra kostnad. 

En lösning på detta problem? Lyssna på dina anställda.

Undersökningar är ett utmärkt sätt att lyssna, särskilt när det gäller en distribuerad arbetsstyrka. 

Om du inte undersöker dina distansarbetare är du redan på efterkälken.

Vet du inte var du ska börja?

Vi beskriver hur du kan undersöka dina distansarbetare. Vi har också inkluderat 41 enkätfrågor som du kan ställa till dina distansarbetare direkt.

🔄 What are surveys for remote workers?

Distansarbete innebär en rad utmaningar: ensamhet, kommunikationssvårigheter och att känna sig bortkopplad, för att nämna några exempel. Alla dessa faktorer påverkar direkt de anställdas engagemang. 

Dina traditionella undersökningar täcker kanske inte helt och hållet de distansanställdas behov. 

Därför är det viktigt att utforma enkäter specifikt för dem utifrån deras arbetsmiljö och utmaningar, t.ex. arbetstidsförläggning, uppkoppling osv. 

Resultaten av undersökningen kan ge dig en färdplan för hur du kan göra det möjligt för distansanställda att prestera på bästa sätt. 

➡️ Upptäck den senaste statistiken om hybrid- och distansarbete för att förstå de förändrade arbetstrenderna innan du utarbetar din enkät.

👀 7 anledningar till varför du bör undersöka distansarbetare

Undersökningar är ett sätt att visa att du bryr dig. Det är också ett sätt att skapa förändring. Men dessa två skäl ligger på en mycket hög nivå. 

Låt oss titta på kärnan i varför det är viktigt att undersöka fjärranställda.

Ge distansanställda en röst

När de anställda är på kontoret är det lätt att gå fram till chefen eller personalansvariga och diskutera problem. Den möjligheten förlorar man dock när man arbetar på distans. Dessa undersökningar är en chans att få dem att känna sig hörda. De ger också en röst åt anställda som har svårt att kommunicera sina problem .

Bedöma det organisatoriska klimatet

En organisations framgång beror på hur de anställda känner sig i sitt arbete.

Känner de sig anslutna till företagets vision?

Är de i linje med teamet?

Får de det stöd de behöver av sin chef?

Undersökningar är ett sätt att titta in i deras huvuden och bedöma vad som går bra (och vad som går fel).

Hitta specifika utmaningar med distansarbete 

Distansarbete är inte så coolt som det visas i sociala medier. Det är inte att arbeta från ett café och dricka iste, utan att sitta i pyjamas och få panik för om middagen i mikrovågsugnen skulle ha brunnit mitt under ett längre Zoom-samtal.

Det finns många andra problem (utöver bränd lasagne, förstås) som tekniska problem, brister i kommunikationen, dålig balans mellan arbete och privatliv osv. Men även här kan undersökningar ge dig en lista över brännande problem.

Mätarengagemang 

Om det finns en mätning som du måste följa upp så är det engagemanget hos de anställda. Det har en enorm inverkan på intäkter och vinster. 

I själva verket, Gallups rapport om den globala arbetskraften 2022 visade att affärsenheter med engagerade medarbetare hade 23 % högre vinster. Ta reda på din nuvarande nivå av engagemang med hjälp av en undersökning. 

➡️ Behöver du idéer för att engagera din personal på distans? Kolla in de här 47 unika idéerna för att engagera distansanställda.

Se till att teamet anpassar sig till varandra 

I en fjärrstyrd eller hybridstyrka är det lätt för enskilda personer att börja arbeta isolerat. Undersökningar kan hjälpa dig att bedöma om de anställda känner sig anslutna till gruppens mål och företagets vision.  

Aktivera ändring

Olika företag erbjuder ständigt nya förmåner eller försöker sig på idéer för att hålla sina anställda engagerade.

Men du kan lätt falla i fällan att kopiera trender. 

Undersökningsdata hjälper dig att genomföra systematiska förändringar utifrån dina anställdas behov.

Stödja inlärningsprocessen

Tillväxten upphör när lärandet upphör. 

Har de anställda de färdigheter som krävs?

Behöver de någon utbildning?

Har distanscheferna utbildning för att leda teamet?

Hitta luckorna utifrån undersökningsresultaten och besluta om framtida investeringar i utbildning.

💡 7-stegsstrategi för att genomföra en undersökning om distansarbete

1. Sätt upp ett mål

Det första steget är att definiera det större målet. Vilka parametrar planerar du att mäta i undersökningen? Några exempel är fjärranslutning, välbefinnande på distans och stöd till chefer. Du får en uttömmande lista över vad som ska mätas i en undersökning om distansarbete längre fram i artikeln.  

Tips:"När du bestämmer dig för ett ämne bör du ställa dig följande frågor:

a. Har du kapacitet och resurser för att svara och vidta åtgärder på undersökningsresultaten?


b.Kommer ni att kunna följa upp med de anställda om specifika klagomål eller problem?" Kathryn Boudreau, Remote. Operations Manager, Callersmart.

2. Välj en undersökningsmetod

Nästa steg är att fastställa en lämplig undersökningsmetod. Tre vanliga metoder är enskilda möten, utvärderingsformulär och pulsundersökningar. Mer om detta senare.

Tips: "Det är viktigt att först förstå vilken roll arbetstagaren som ska få undersökningen har innan man bestämmer sig för vilken undersökningsmetod man ska använda.

För frontpersonal måste den vara enkel och snabb och något som de lätt kan svara på på sin mobila enhet när de är på språng." Sara Sheehan, Executive Coach.

3. Bestäm frågor för undersökningen.

Skapa frågor som baseras på dina mål, t.ex. om du vill ha en arbetstidsorganisation, välbefinnande osv. En bra blandning av flervalsfrågor och öppna frågor (där de anställda kan ange detaljer på djupet) ger dig en bred överblick över de anställdas erfarenheter. 

Tips:"Långa undersökningar är inte bra. Fjärranställda värdesätter tidseffektiva uppgifter, och när de ser en tre sidor lång prestationsundersökning kommer de inte att vara ivriga att fylla i den. Den längsta enkät vi gjorde fylldes bara i av ungefär 70 % av de anställda.

Detta var en jäkla väckarklocka och en bra lärdom. Vi såg till att framtida undersökningar kunde genomföras på mindre än 5 minuter. Siffrorna steg och har sedan dess legat på en behaglig nivå på ~90 %. " Maciek Kubiak, personalchef , PhotoAiD.

4. Bestäm en plattform och skapa undersökningen

En vanlig metod för undersökningar är att använda Excel för att samla in information. Men Excel är rörigt och tidskrävande. Med ett team på distans kan det bli ännu mer kaotiskt. 

HR skapar kalkylblad och skickar dem manuellt till alla, vilket innebär en massa krångel. Dessutom är kalkylblad inte heller lättare att dela. Så bestäm dig för en undersökningsplattform, till exempel Zavvy, baserat på följande tre faktorer:

• Lätt att skapa;
• Integrationer för enkel distribution som Teams eller Slack;
• Möjlighet att enkelt spåra, visa, analysera och dela resultat.

Tips: "Min främsta rekommendation är att använda en teknik som ger anonymitet åt de anställda. Dina data blir bara så bra som varje deltagares vilja att dela med sig av sina erfarenheter, och vi har funnit att anonymisering av data är det bästa sättet att få detta resultat." Michael Alexis, VD, Teambuilding.

5. Dela ut enkäten.

Det är svårt att dela ut undersökningar. 

Du måste ta hänsyn till dina distansarbetares tillgänglighet, tidszoner och arbetstider. 

Så först ska du planera undersökningen. Dela sedan enkäten i de kommunikationskanaler där medarbetarna är mest aktiva, till exempel Slack eller Teams. 

Tips: "Det är viktigt att erbjuda någon form av incitament för att delta i undersökningen - oavsett om det är ett presentkort, extra semesterdagar eller helt enkelt ett tack. Detta visar dina anställda att deras feedback uppskattas och uppmuntrar dem att fylla i framtida undersökningar.

För längre undersökningar erbjuder vi incitament som ett självvårdskit från Etsy och presentkort på 25 dollar från Amazon." Will Yang, chef för tillväxt på Instrumentl.

6. Upprätta en handlingsplan

När du har fått resultaten från undersökningen är det dags att gräva djupare och hitta områden som kan förbättras och möjliga lösningar. Vidare kan du lägga ut denna information i en handlingsplan baserad på prioritering med uppgiftsägare och en eventuell tidslinje. 

Tips:"Ta dig tid att förstå undersökningsresultaten. Ibland kan det vara svårt att förstå vad de anställda menade när de svarade på ett enkätresultat.

Till exempel kanske mindre än hälften av de anställda har sagt att de känner att de inte använder sina färdigheter och talanger fullt ut. Du kan gå tillbaka till de anställda via enskilda möten eller fokusgrupper för att förstå vad som ligger bakom detta och vad som skulle kunna åtgärda det." Murray Chapman, ledare för praxis, Insync.

7. Dela med sig av resultat och handlingsplan

Medarbetarna behöver veta att du faktiskt hörde dem. Och undersökningen var inte bara en rutinuppgift. 

Dela med dig av resultaten och en handlingsplan för att öka medarbetarnas arbetsmoral.

Tips: Eftersom det kommer att ta tid att förfina handlingsplanen kan du skicka de första resultaten först. Senare kan du dela ett annat e-postmeddelande med de följande stegen när du har handlingsplanen klar.

🔍 What to measure in an employee survey for remote teams?

Det finns många faktorer att mäta i en undersökning om distansarbete, men vi kommer att fokusera på nio viktiga aspekter.

✈️ Onboarding 

Välkomnar du/ditt team anställda på rätt sätt?

Tips: Ta reda på det med en undersökning på onboarding .

🧘 Wellness

Distansarbete gör det lätt att hamna i överarbetets fälla med suddiga gränser mellan kontor och arbete. Du måste veta hur det påverkar de anställdas välbefinnande.

🧑‍🤝‍🧑 Anslutning

Har de anställda kontakt med andra anställda eller arbetar de isolerat? Forskning från Cigna visar att ensamma anställda har lägre produktivitet, högre risk för personalomsättning, fler missade dagar på jobbet och sämre arbetskvalitet.

⚒️ Teknik och verktyg

Tekniken spelar en stor roll för samarbete på distans. Se därför till att kontrollera om de anställda på distans har rätt inställning.

💼 S töd till chefer

Får medarbetarna rätt stöd och input från sina chefer? 

🧰 F örvaltningens beredskap 

Känner sig cheferna tillräckligt rustade (tekniskt och processmässigt) för att hantera ett team på distans?

🌱 Lärande och utveckling

Att arbeta på distans innebär också att de anställda måste oroa sig för om de är på rätt väg eller gör tillräckligt. Lärande och utveckling är viktiga frågor att undersöka. 

🏅 F ördelar

Förmåner för de anställda är också en nyckel till arbetstillfredsställelse. Håller de nuvarande förmånerna de anställda nöjda? En undersökning om förmåner hjälper till att känna till deras förväntningar.

📈 Prestanda

Känner sig de anställda produktiva eller påverkar distansarbete deras prestationer? 

💻 3 Metoder för att genomföra undersökningar om distansarbete 

1. Enskilda möten 

Enskilda möten är en kontroll mellan chefer och deras medarbetare. Det är ett regelbundet möte för att: 

• Känna till utvecklingen;
• Förstå varandras oro;
• Lösa problem;
• Dela med dig av din feedback;
• Att lära känna varandra.

Det är lätt att genomföra enkäter i ett enskilt format, särskilt i ett mindre team där det är lätt för de anställda och deras handledare/HR att samla in uppgifter.

2. Formulär för utvärdering av anställda 

Formulär för medarbetarutvärdering är en traditionell metod för att samla in information om medarbetarna. 

Det här formatet är mindre samtalsbaserat och mer formellt, där de anställda bedömer olika faktorer. 

Men utvärderingsformulären ger inte utrymme för kvalitativ input från medarbetarna, och att betygsätta några faktorer från 1 till 5 kan helt enkelt vara otillräckligt.

En annan kritik är att det kan bli ett ensidigt samtal mellan anställd och chef eller chef och anställd.

Tip: By using a 360-degree survey, you can collect feedback from all counterparts: employees, managers, peers, and customers to get well-rounded feedback.

3. Pulsundersökningar

Pulsundersökningar är en undersökning av organisationens puls. Det är en mer konversationell och regelbunden uppsättning frågor som skickas till de anställda. 

Några exempel på frågor är:

Jag har hanterbar stress på jobbet.

Jag känner mig delaktig i företagets vision.

❓41 Survey questions to ask your remote workers

✈️ Onboarding

• Hur skulle du bedöma onboarding -processen på en skala från 1 till 10?
• Har du tillräckligt med information för att komma igång med arbetet?
• Är företagets riktlinjer tydliga för dig?
• Vilket är det största hindret du har stött på i ditt arbete hittills?
• Vad gillade du inte med onboarding -processen?
• Vilka förändringar skulle du vilja se i onboarding -processen? 

🧘 Wellness

• Har du en bra balans mellan arbete och privatliv?
• Tar du regelbundna pauser?
• Vad är din största utmaning när du arbetar på distans?
• Stödjer företagets policyer/förmåner dig att ta hand om din fysiska och psykiska hälsa?
• Vad kan vi göra mer för att förbättra din upplevelse av distansarbete?

🧑‍🤝‍🧑 Anslutning

• Känner du dig kopplad till företagets uppdrag och vision?
• Känner du dig delaktig i gruppens beslut?
• Är kommunikationen mellan dig och din chef tillräcklig?
• Tycker du att det är lätt att nå ut till dina medarbetare?
• Vad kan vi göra för att förbättra den övergripande kommunikationsprocessen?

⚒️ Teknik och verktyg

• Har du rätt fysiska förutsättningar för att utföra ditt arbete?
• Är de verktyg som tillhandahålls på distans tillräckliga för att samarbeta och kommunicera med teamet?
• Finns det några förändringar som du föreslår (hårdvara eller mjukvara) som kan underlätta ditt dagliga arbete?

💼 S töd till chefer

• Har du regelbundna möten med din chef?
• Litar din chef på dig och hjälper dig att ta hand om ditt arbete?
• Får du konstruktiv feedback för att kunna utveckla din karriär och nå dina mål?

🧰 F örvaltningens beredskap

• Är policyn för arbetstidsförkortning tydlig?
• Har du rätt verktyg för att kommunicera regelbundet med dina medarbetare?
• Vilka problem möter du när du leder ett team på distans?
• Om vi skulle hålla ett webbseminarium om att hantera ett team på distans, vilket ämne skulle du vilja att vi tog upp?

🌱 Lärande och utveckling

• Hjälper ditt nuvarande arbete dig att förbättra dina yrkeskunskaper?
• Ser du tillräckliga möjligheter att nå din fulla potential i vår organisation?
• Har du en mentor på jobbet?
• Vill du delta i ett mentorprogram?
• Erbjuder vi tillräckligt med utbildning för att du ska kunna utvecklas professionellt?
• Vilken ytterligare utbildning vill du att vi ska planera?

🏅 F ördelar

• Är du nöjd med ditt nuvarande PTO-belopp?
• Hur bedömer du sjukförsäkringen? 
• Får du tillräckligt med ledighet?
• Vilken av våra personalförmåner är inte längre relevant för dig?
• Vilka andra fördelar förväntar du dig?

📈 Prestanda

• Är din arbetsplan och förväntade resultat tydligt utformade?     
• Känner du dig produktiv när du arbetar hemifrån? 
• Kan du fokusera och minimera distraktioner när du arbetar hemifrån?
• Ange de tre största utmaningarna för distansarbete som påverkar ditt dagliga arbete.

📝 Work from home survey template 

I avsnittet ovan såg vi alla viktiga frågor som ska ställas i en undersökning (kategorivis). För en allmän WFH-undersökning kommer vi nu att välja ut viktiga frågor som rör alla kategorier.

• Har du rätt fysiska förutsättningar för att utföra ditt arbete?
• Är de verktyg som tillhandahålls tillräckliga för att samarbeta och kommunicera med det fjärrstyrda teamet?
• Har du regelbundna möten med din chef?
• Har du en bra balans mellan arbete och privatliv?
• Vilka andra fördelar förväntar du dig?
• Tycker du att det är lätt att nå ut till dina medarbetare?
• Saknar du någon hårdvara eller programvara som kan underlätta ditt dagliga arbete?
• Ange de tre största utmaningarna för distansarbete som påverkar ditt dagliga arbete.

➡️ Gör det möjligt för din fjärrstyrda och hybrida personal att arbeta med Zavvy 

En kliché, men en sann rad: Men det är en viktig klyscha: distansarbete och hybridmodellen är framtiden. 

You need a tool/platform to measure what's working (and what's not) and enable remote employees to reach their highest potential.

Zavvy kan hjälpa dig:

• 🚀 Ge rätt sorts onboarding till distansanställda.
• 💪 Planera utbildning av anställda för att underlätta inlärningsprocessen.
• 📅 Run manager training on leading remote teams.
• 🔄 S kapa och distribuera enkäter enkelt.
• 👥 Håll ihop teamet på distans genom olika anslutningsprogram.

Get an all-in-one solution. Book a call with one of our experts today!