47 sätt att öka engagemanget hos distansanställda (med exempel och tips)

Vi vill börja med att säga: Vi vill börja med att säga att distansarbete är här för att stanna.

Men det behöver inte sägas längre. Under de senaste två åren har det blivit den nya sanningen. Endast 4 % av de amerikanska arbetsgivarna förväntar sig att alla anställda ska återvända till kontoret på heltid. 

I den här artikeln ska vi titta på effekterna och utmaningarna av denna förändring. Du kommer att upptäcka flera sätt att öka engagemanget hos distansanställda, plus sju noggrant utvalda exempel från verkliga livet.

🔍 Är distansarbete bra eller dåligt för medarbetarnas engagemang?

Buffer genomförde 2022 State of Remote Work-undersökningen bland 2118 distansarbetare från 16 olika länder. När de tillfrågades om vilka svårigheter de mötte var det några som nämndes särskilt:

• Att koppla bort kontakten och ensamheten förblev den största striden. 25 % tyckte att det var svårt att koppla bort jobbet, och 24 % rapporterade att ensamhet var deras största utmaning.
• 17 % av de svarande rapporterade svårigheter med kommunikation och samarbete.
• 52 % kände sig mindre kopplade till arbetet.
• 21 % hade svårt att fokusera på arbetet.
• 15 % är oroliga för sin karriärutveckling.

Anställda på distans går miste om alla personliga samtal. Det handlar inte bara om större evenemang som town halls eller teamluncher. Det finns glädje och en långsamt växande kontakt även i de små samtal som förs i företagets lounge.

Som ett resultat blir det lätt att förlora känslan av tillhörighet. 

Dessutom är det svårt att separera yrkesliv och privatliv när man arbetar hemifrån. Allt detta bidrar till stress och ökar risken för sämre välbefinnande. 

Resultatet? Dåligt engagemang. 

Även om distansarbete ger många fördelar betyder det inte att vi kan ignorera de ovannämnda utmaningarna. Det krävs planering för att undvika dess negativa effekter på de anställdas engagemang. 

💡 47 idéer för att engagera medarbetare på distans

1. Främja sociala kontakter

Vänskap på jobbet ökar produktiviteten och engagemanget. En Gallupundersökning visade att det direkt påverkar arbetskvaliteten, välbefinnandet och engagemanget att ha bästa vänner på jobbet. Här är tio tips för att hålla team på kontoret och på distans engagerade i varandra.

Tips nr 1: Ordna virtuella möten och tillfälliga träffar.

Till exempel Coffee/Lunch Roulettes, teambuildingaktiviteter på distans, virtuella happy hours och spel. 

Tips nr 2: Skapa ett virtuellt "vattenkylare"-utrymme. 

Många av oss ser e-post som formell kommunikation. Du kan därför ha en särskild kanal för småprat på Slack eller Microsoft Teams.

Tips nr 3: Fira tillsammans. 

Planera möten för att fira helgdagar (t.ex. jul eller Thanksgiving) eller relevanta milstolpar för företaget. Du kan också hitta på roliga teman utifrån tillfället.

Tips nr 4: Hitta tid för småprat. 

Att träffa kollegor på kontoret innebar roliga samtal om gårdagens fotbollsmatch eller en weekendresa. 

I Zoom-samtal är det lätt att bara prata om arbete. Men håll småprat som en del av din dagordning. Det kan börja med en enkel isbrytare som "Hur är vädret?".

Tips nr 5: Gå och prata.

Att ta en promenad med en kollega efter lunchen låter härligt. Men hur kan distansarbetare dra nytta av detta? 

Matcha ihop människor för vandringsträffar där de får ett gemensamt samtal och har en avslappnad pratstund medan de går utomhus. Det är en innovativ idé för att minska stress och öka kontakterna på arbetsplatsen. 

Tips nr 6: Se till att folk känner varandra. 

Presentera till exempel deltagarna i början av varje möte.

Tips nr 7: Visa och berätta. 

Har du spelat det här spelet som barn? Det är fortfarande ett superenkelt sätt att lära känna dina kollegor. Planera ett samtal där medarbetarna visar vad som helst och förklarar varför det är viktigt för dem, till exempel hobbies, musik, växter, husdjur osv. Återigen är det ett utmärkt sätt att lära känna någon utanför arbetet.

Tips nr 8: Bygg upp företagets sociala medier. 

Ha en intern kommunikationsportal som Yammer, som ofta kallas Business-facebook. Här kan de anställda dela med sig av sitt arbete eller sina mål och visa sitt liv utanför arbetet. Till exempel en maträtt de lagar eller en bok de läst. Dessa är bra samtalsstarter. 

Tips nr 9: Mötesritual. 

Saknar dina anställda roliga kaffepauser på kontoret? Matcha slumpmässigt ihop människor för informella kaffesamtal och få igång några samtal.

Tips nr 10: Gå bortom småprat.

Tilldela tid och välj personer för samtal som är viktiga. Uppmuntra till exempel dina medarbetare att diskutera vem/vilka som inspirerar dem, hur de kan hitta självförtroende på jobbet osv. 

2. Visa att du bryr dig om dina anställda

Medarbetarna är hjulen i ditt företag. Visa att du bryr dig om dem genom att göra deras liv enklare och lyssna på deras önskemål. Låt oss se hur. 

Tips nr 1: Skapa ett bibliotek med resurser för distansarbete.

Det är svårare att få grundläggande information när du arbetar på distans - till exempel när du gör en första installation eller begär en koddistribution. 

Genom att ha gemensam dokumentation på en portal som Confluence och Notion kan du se till att de anställda inte behöver kämpa för att få information bara för att de inte är på kontoret.  

Tips nr 2: Avsätt medel för hemkontoret.

En fin ergonomisk stol skadar till exempel ingen, och den kommer att ge dig avkastning i form av utdelning.

Tips nr 3: Undvik FOMO.

Om kontorspersonal till exempel har gratis lunch kan du erbjuda lunchkuponger till distansarbetare. Låt dem inte drabbas av rädsla för att missa något.

3. Gör det lättare att samarbeta

Samarbete på distans blir ännu svårare om du inte ger ditt team rätt teknisk utrustning för att arbeta. 

Tips: Ge de anställda verktygen för att lyckas. Nedan finns en lista över grundläggande tekniska verktyg. 

Rätt programvara kan drastiskt förbättra villkoren för distansarbete. 

4. Ha tydliga riktlinjer för distansarbete

Sätt upp några grundregler genom att utarbeta en policy för distansarbete. Viktiga punkter att ta med i policyn är följande:

• Rätt att arbeta på distans
• Arbetstider och tillgänglighet
• Kommunikation - idealisk svarstid och kommunikationssätt
• Säkerhet, integritet och kundkonfidentialitet
• Verktyg och utrustning
• Fördelar med distansarbete
• Riktlinjer för uppsägning av distansarbete

Anställda är glada över att få arbeta på distans (läs: arbeta från stranden), men dessa regler säkerställer att de vet vad de får och inte får göra. Och när de måste vara tillgängliga. Det är ett förebyggande steg för att undvika att saker och ting går snett. 

Tips: Låt policyn för distansarbete dokumenteras på en portal som du använder för att göra dokumentationen lättillgänglig för hela företaget.

5. Erbjuda flexibilitet 

Enligt en rapport från 2022 från Envoy's Return to Workplace Report är flexibilitet den mest populära förmånen för närvarande. 

63 % av de anställda säger att flexibilitet skulle få dem att känna sig mer delaktiga.

Hur kan du stärka dina anställda? 

Tips nr 1: Erbjud en blandning av distansarbete och internt arbete. 

Tips nr 2: Var flexibel när det gäller när och var distansanställda arbetar.

Tips nr 3: Undvik mikromanagement.

Ge medarbetarna självständighet genom att:

• Lita på dem
• Låta dem bestämma sitt eget schema
• Diskutera tidsfrister i stället för att bara tilldela dem.
• Att ta ett steg tillbaka 

Tips nr 4: Begränsar möten eller har en mötesfri dag. Möten tar mycket tid i anspråk och hindrar asynkront arbete.

6. Glöm inte bort utbildning och utveckling [och aktivering]. 

Buffers rapport visar att15 % av distansarbetarna är oroliga för karriärutveckling och tillväxt.

Minska deras oro med dessa tips.

Tips nr 1 : Erbjud virtuell utbildning.

Till exempel webbseminarier med experter, virtuell utbildning i efterfrågade färdigheter osv.

Tips nr 2: Planera möten för kunskapsutbyte.

Ha online-sessioner för kunskapsutbyte inom teamet, så att det inte finns någon brist på förståelse. 

Freeletics organiserar till exempel ett rundabordssamtal för personalchefer, en regelbunden gruppaktivitet där ledarna lär sig av varandra.

➡️ Upptäck hur Freeletics engagerar och utbildar sin globala arbetskraft.

Tips nr 3: Gör utvecklingsplaner obligatoriska.

Varje anställd kan ha en utvecklingsplan som hjälper honom eller henne i karriären och den personliga utvecklingen.

Tips nr 4: Fokusera på kompetensutveckling.

Undvik slumpmässig inlärning. Ge i stället en serie kurser och certifieringar i en viss färdighet så att medarbetaren utvecklar relevant kompetens för sin roll. 

Tips nr 5: Avsätt tid för att lära dig.

‍Lägg tillschemat en utbildningsdag. På Fidelity Investments, ett multinationellt företag för finansiella tjänster, får de anställda till exempel en dag i veckan avsatt för lärande. 

Tips nr 6: Ge en mentor.

Mentorn ser till att den anställde gör sina ansträngningar i rätt riktning. Planera ett mentorprogram på jobbet där intresserade seniora medarbetare kan anmäla sig som mentor. Du kan be de anställda att fylla i ett mentorskapsformulär och tilldela mentorerna utifrån deras styrkor och svagheter.

7. Fokus på välbefinnande

Att prioritera medarbetarnas välbefinnande är avgörande för ett företags hälsa.

‍LinkedIn2022 global trendrapport säger att millennials och GenZ vill ha en arbetskultur som bygger på psykisk hälsa och välbefinnande.

Hur kan man öka fokus på välbefinnande? 

Tips nr 1: Uppmuntra till balans mellan arbete och privatliv.

Tre snabba knep för att skapa balans är:

• Ställ upp tydliga förväntningar på schemat.  
• Ge rimlig arbetsbelastning.
• Uppmana de anställda att ta pauser.

Tips nr 2: Planera en utmaning för välbefinnande.

Du kan till exempel använda dig av utmaningen 10 000 steg, räkna vattenintaget och en digital detoxutmaning. 

Tips nr 3: Använd en välbefinnandeförstärkare: en inbjudan till en mindfulnessövning varje vecka.

Använd en automatiserad plattform som skickar veckovisa tips och ställer meningsfulla frågor som du kan reflektera över.
Till exempel ställer Zavvy's välfärdsbooster frågor som t.ex:

Vad är du tacksam för den här veckan?
Vem skulle du vilja tacka den här veckan? 

Dessa enkla åtgärder minskar de anställdas stress och får dem att känna sig mer anslutna till företaget. 

Tips nr 4: Ge ett stipendium för hälsa och välbefinnande.

Du kan sponsra medlemskap i gym, yogaklasser, prenumerationer på fitnessappar eller bärbara enheter.

8. Erkänn deras prestationer

När du är på kontoret är det lätt att gå in i någons bås och säga: "Hej, du gjorde en utmärkt produktdemonstration i dag". Men tyvärr saknas dessa små gester för distansanställda. 

Ta de här tipsen i beaktande för att se till att medlemmarna i ett fjärrteam inte känner att deras ansträngningar går obemärkta förbi.

Tips nr 1: Fira milstolpar virtuellt.

Du kan belöna med poäng, prylar eller andra meningsfulla upplevelser. 

Tips nr 2: Ha en kudos-kanal.

Skapa en tacksamhetsvägg på Slack - en särskild kanal för uppskattning och tacksamhet.

Tips nr 3: Skicka gåvor.

Att hålla en fysisk gåva i handen känns mycket mer personligt och skapar en omedelbar kontakt. Det kan vara en utmärkelse, elektronik, en present eller något annat konkret.  

Tips nr 4: Ritual för erkännande på nätet.

Använd virtuella rådhus för att sätta ljuset på dina mest lovande talanger. Det är ett utmärkt sätt att uppmärksamma deras arbete.

Tips nr 5: Digitalisera ditt program för belöningar och erkännande.

Använd portaler från tredje part som Bonusly eller Wegift, där du kan tilldela inlösbara poäng som gåvor. De anställda kan lösa in dessa poäng för att köpa det de vill. Att ha en särskild portal som denna skapar en varaktig kultur av medarbetarnas erkännande.

9. Undersökningar och återkoppling 

Låt kommunikationen vara dubbelriktad så att du får poäng för att förbättra dig och de anställda känner sig hörda.

Hur? 

Tips nr 1: Be om och lyssna på feedback.

Ett bra sätt att göra detta är att regelbundet göra en individuell kontroll med teammedlemmarna.

Tips nr 2: Uppmuntra 360 feedback.

‍360feedback innebär feedback från kollegor, kunder och självreflektion, inte bara från seniorer. 

‍Tip#3: Erbjud konstruktiv feedback.

Håll medarbetarna på rätt väg mot utveckling genom att ge konstruktiv feedback. 

Tips nr 4: Genomför en retro/huddle för teamet.

Samla teamet för att diskutera vad som går bra och vad som gick fel så att de kan lösa problemen tillsammans. 

Tips nr 5: Genomför pulsenkäter och dela med dig av resultaten av pulsenkäterna och de åtgärder som bygger på dem.

‍

10. Öppenhet och kommunikation 

Anställda som arbetar från kontoret kan få mer synlighet eller möjlighet till interaktion med ledningen. Det är lätt för distansanställda att känna sig andra klass. Men öppenhet i alla processer och all kommunikation kommer att förhindra det. 

Tips nr 1: Registrera alla (relevanta) möten.

Alla kan inte vara tillgängliga i samma tidszon. Genom att spela in möten kan man slippa vara rädd för att missa viktiga diskussioner.    

Tips nr 2: Ha ett system för kunskapshantering - ett centraliserat arkiv för information som Confluence, Notion osv. 

Tips nr 3: Skicka meningsfull kommunikation. 

Använd till exempel nyhetsbrev eller virtuella möten för att skicka viktiga företagsuppdateringar.   

11. Utbilda chefer

Att hantera ett team på distans skiljer sig mycket från att hantera ett team på kontoret. Det medför sina egna utmaningar. 

Utbildning för ledare om hur man: 

• Översätt företagskulturen
• Hur man ställer upp förväntningar
• Förena människor
• Bygg upp ett system för erkännande
• Samla in (och agera på) feedback

12. Gör onboarding till en oförglömlig upplevelse.

Slutligen får du inte glömma de nyanställda. Gör onboarding till en rolig upplevelse och gör engagemanget för distansanställda till en prioritet från dag 1 genom att använda nedanstående idéer.

Tips nr 1: Tilldela en onboarding buddy .

Det underlättar kommunikationen och skapar kontakter. Läs mer på Zavvy's onboarding buddy mall för att få veta mer.

Tips nr 2: Använd video.

Videor är mer engagerande än text, och det är en bra idé att skapa videoinnehåll för onboarding -utbildningen. Du kan också skapa en varm video för att välkomna nyanställda. Låt dig inspireras av Metropolitan Airports Commissions välkomstvideo - den är genomtänkt och engagerande.

Tips nr 3: Ge en virtuell rundtur på kontoret. 

Du kan använda inspelade videor för att visa runt på kontoret och introducera varje avdelningschef till den mänskliga faktorn. 

Du kan också utforska högteknologiska metoder och använda 3D-reality som Ikea för att ge en virtuell rundtur.

Tips nr 4: Gamify onboarding.

Lägg till utmaningar, spelbaserad inlärning och belöningar som vilket spel som helst i ditt onboarding -program. Bazaarvoice skickar till exempel sina nya medarbetare på en jakt med över 60 uppgifter. Varje uppgift är utbildning på sitt sätt och gör de nyanställda bekanta med arbetet. 

Tips nr 5: Använd programvara för anställda onboarding .

Skapa en logisk och spännande onboarding -upplevelse för alla nyanställda genom att i förväg planera allt innehåll, alla uppgifter och alla milstolpar med en mjukvarulösning föronboarding . 

🏢 7 exempel på engagemang för medarbetare på distans

Efter att ha intervjuat över 25 branschexperter har vi sammanställt denna lista med sex utmärkta exempel.

1. Team Zavvy fokuserar på meningsfulla kontakter

Vi må vara ett hybridteam, där vissa anställda arbetar helt och hållet på distans, men det hindrar inte teamet Zavvy från att lära känna varandra på riktigt.

"Walk and talk" och "Conversations that matter" är återkommande månatliga evenemang som gör det möjligt för oss att ta en paus från arbetet och skapa bättre sammanhållning i teamet. Inget väder är för dåligt och inget schema är för fullt för att hindra oss från att delta på distans.

"Varje gång jag berättar för någon att jag arbetar helt på distans frågar folk: 'Åh, blir du inte ensam? Är det inte konstigt att du inte ens känner dina lagkamrater?

Och jag svarar alltid: 'Vad? Nej, det är klart att jag känner mina lagkamrater! Det är verkligen häftigt hur bra vi alla arbetar tillsammans, och jag känner att jag kan lita på alla jag arbetar med." Martin Schmitz, produktdesigner på Zavvy.

2. Forter prioriterar välbefinnande

"När det gäller aktiviteter för att engagera medarbetarna på distans har vi gjort viktiga förändringar på Forter som prioriterar välbefinnande.

Vi har till exempel ersatt planerade sammankomster på plats med virtuella matlagningskurser, yogapass med mera. Det kändes viktigt att ge människor mer liv att se fram emot än bara helger." Lauren Vigliante, VP, People på Forter.

3. SoStocked investerade i ett system för att erkänna anställda.  

"Systemet för erkännande och belöning av anställda var vår bästa idé för att engagera distansanställda, och vi gjorde det genom att använda Blueboards personliga verktyg för erkännande av anställda.

Blueboard är ett speciellt verktyg för erkännande och belöning av anställda eftersom det låter dig belöna dina anställda med verkliga upplevelser, och alla älskade tillvägagångssättet." Chelsea Cohen, medgrundare av SoStocked.

4. Instrumentl har en intern plattform för sociala medier

"En sak som fungerar riktigt bra är att skapa en känsla av community. Vi gör detta genom att ha en intern plattform för sociala medier - Workplace by Meta - där folk kan dela idéer och resurser.

Vi har upptäckt att våra anställda delar mycket på vår interna sociala medieplattform. De delar med sig av framgångar, misslyckanden och prestationer. Men inte bara sina egna. De delar också berättelser om andra som har inspirerat dem eller visat dem vänlighet. Det är fantastiskt att se hur glada de är att dela dessa historier med varandra, och det hjälper oss alla att känna oss samman som en community." Gauri Manglik, vd och medgrundare på Instrumentl.

5. Monitasks veckovisa "Dela ditt foto"-tradition

"Jag har infört en tradition med att dela med sig av foton varje vecka i mitt team, där en person i teamet delar med sig av ett foto av något slumpmässigt - deras arbetsplats, husdjur, mat de äter, vad de har på sig, allt är tillåtet! Jag tilldelar den här uppgiften i vår teamhuddle.

Detta var ett bra sätt att hålla alla i kontakt och hjälpte oss också att lära oss mer om varandras intressen." Diana Stepanova, verksamhetschef på Monitask.

6. SpanishVIP planerar regelbundna möten

"Vi planerar personliga möten i olika städer så att våra distansanställda kan träffas då och då. Vi hade nyligen ett möte i Bogota, Colombia, och flög in några anställda till ett möte med 15 personer!

Vi vill koncentrera våra anställningar till specifika städer för att underlätta den här typen av möten." Connor Ondriska, medgrundare av SpanishVIP.

7. Zillow ändrade sättet att genomföra möten

Zillow jämnar ut spelplanen för distansarbetare när det gäller hur de genomför möten. 

I stället för att ha anställda på kontoret samlade i ett konferensrum med fjärranställda som ringer in, kan alla ringa in separat på sin bärbara dator, oavsett om de är på kontoret eller inte. 

"Det finns lika mycket utrymme på skärmen och allas namn finns där", säger Meghan Reibstein, VP of Product Management and Flexible Work, Zillow, i ett samtal med New York Times.

❗️ Varför är det särskilt viktigt att engagera sig för anställda som arbetar på distans?

Nicole Miller, Director of People på Buffer, säger:"Det krävs dubbelt så mycket för att skapa kontakt och engagera medarbetarna i en distansmiljö som på en personlig arbetsplats." 

Medarbetarna känner sig mer kopplade till företagskulturen

Genom att medvetet involvera distansanställda känner de sig delaktiga i företagskulturen. Detta påverkar inte bara de anställdas välbefinnande utan även deras bibehållande och produktivitet.  

Ökad produktivitet

Du kan inte bortse från den ensamhet som följer med distansarbete. Och den påverkar direkt arbetsprestationen. Engagera aktivt distansanställda så att de inte känner sig utanför. Som ett resultat kommer du att se en ökning av produktiviteten. 

Ökad bibehållande av personal

Bob Sutton, organisationspsykolog och professor vid Stanford University, lyfter fram detta: 

"Om du befinner dig på en arbetsplats eller i ett jobb där man inte lägger så stor vikt vid fasthet är det lättare att byta jobb, känslomässigt sett."

Distansarbete kan minska bindningen. Men dina extra åtgärder kan göra det svårare att säga upp sig och behålla talangerna. 

Förbättrat varumärke för arbetsgivare

En undersökning från CareerBuilder visar att 77 % av de arbetssökande i USA föredrar distansarbete. Att ta hand om distansanställda kommer att hjälpa dig: 

• öka bibehållandet, 
• skapa en imponerande image, och 
• attrahera bättre talanger. 

➡️ Säkerställ engagerande distansupplevelser med Zavvy

Att mäta engagemanget hos medarbetare på distans utan att följa upp förändringar är som att lyssna med stängda öron.

Du behöver verktyg som gör det möjligt för medarbetare på distans att prestera på topp och lyssna på deras tankar.

Med Zavvy kan du göra alla aktiviteter som rör engagemang, t.ex. utbildning, undersökningar, uppföljning av välbefinnande, check-ins och insamling av feedback, till en smidig del av din process.

Boka en demo nu med en av våra experter.