Hur Taktile strategiskt utvecklar sina medarbetare - och samtidigt sparar timmar varje vecka

"Feedback är ett viktigt värde för oss. Och det är det som gör att vi kan växa som företag i ett så kritiskt skede." Valeria Rosati, HR Operations Lead

Utmaningen: Starta HR-processer från grunden samtidigt som företaget växer snabbt.

Taktile, som är baserat i Berlin och New York, är ett snabbväxande B2B SaaS-startupföretag som har som mål att ge beslutsfattare världen över möjlighet att fatta smartare och säkrare beslut i stor skala. 

Företaget grundades 2020 och har vuxit snabbt sedan dess.

Fram till en viss punkt fungerade det bra att hantera HR-processer på plats.

Men i takt med att Taktile växte, ökade också deras behov av mer struktur.

"Nu när vi är ett serie A-företag och växer är det viktigare att strukturera våra HR-processer" , betonar Valeria Rosati, HR Operations Lead.

Viktigast: Onboarding och feedback

1. Att få nya anställda att komma igång

Att växa med 145 procent på ett år innebär vissa naturliga utmaningar:

• Att få nyanställda kollegor att komma igång innebar att man var tvungen att upprepa samma saker och skicka ut samma dokument om och om igen.
• Det var svårt att följa utvecklingen utan en enda källa till sanning, särskilt i större team som teknikgruppen.

2. Att fira och strukturera feedback

Som ett företag som värdesätter tillväxtanda högt har regelbunden feedback varit en viktig del av pusslet på onboarding redan tidigt.

Nyanställda fick redan feedback från sina chefer: 

Cheferna skulle gå in på Notion, kopiera feedbackguiden och ställa de rätta frågorna. 

Även om detta fungerade ett tag var det inte den mest skalbara lösningen:

• HR måste fortfarande påminna cheferna manuellt.
• Feedbackblad och svar låg utspridda överallt.
• Att införa feedback från kollegor skulle ha inneburit en enorm kostnad. Eftersom det är ett känsligt ämne bör anonymiteten hanteras på rätt sätt.
• Det fanns inget sätt attspåra om diskussionerna verkligen hade ägt rum.

Dessutom skedde återkopplingen till hela företaget fortfarande informellt. Inte idealiskt om man vill använda det som en grund för personalutveckling. 

Lösningen: Strukturerad återkoppling under hela personalens livscykel

Strukturerad preboarding och onboarding? Check.

Valeria reflekterar över resan till detta resultat:

"Att ge sig in i ett nytt ämne innebär ofta att man inte har någon aning om var man ska börja. The mallar var till stor hjälp där. På så sätt hade vi redan en bra första version att lansera.

"Senare förfinade vi resorna mer och mer, baserat på vad nya Taktilianer verkligen behövde veta och Zavvy's analys av engagemanget.

Resultatet är mycket mer strukturerat än vad vi hade när jag började på företaget."

Konkret innebär detta:

Preboarding - 1 vecka före start

• 💌 En välkomnande resa: Nyanställda får automatiskt sin egen preboarding resa, vilket skapar en viss hype i förväg och svarar på alla brännande frågor.
• ☑️ Uppgifter: Har du någonsin kommit till ett företag och ingenting var färdigt? Inte på Taktile. Kollegor får automatiska påminnelser om att ta hand om utrustning, kontrakt och möten.
• 👥 Onboarding buddies får information så att de vet vad som kommer att hända och hur de kan bli bra kamrater.

Onboarding - Dagar 1-30

onboarding är en djupare resa. Den tar nyanställda, buddies och chefer i handen under flera veckor. 

Förutom att ge nyanställda all relevant information och konkreta uppgifter som de behöver för att lyckas, introduceras de till "avtalet om ömsesidig utveckling":

Chefen och den nya medarbetaren sätter upp mål som kan åtgärdas - mål som sedan utgör grunden för...

Feedback från nyanställda under 3 fastställda milstolpar

Feedback är viktigt för att styra nyanställda i rätt riktning. Men hur ser du till att det görs på rätt sätt?

Så här gör Taktile:

⚙️ Frekvens

• 6 veckor efter start
• 12 veckor efter start
• 18 veckor efter start

👥 Återkopplingskällor

• Nedåt (från chef till nyanställd)
• Kollegor (från kollegor till nyanställda)

För att göra det enkelt utser cheferna direkt kollegorna. Och bedömningen av kollegorna är frivillig, så ingen känner sig tvingad att svara.

❓ Questions

Baserat på utvecklingsavtalet delar chefer och kollegor med sig av handlingsbara tips enligt formatet start/stopp/fortfarande.

Prestandabedömningar vartannat år som utlöses i förhållande till individuella startdatum.

När vi växte som företag ökade inte bara behovet av en ordentlig onboarding, utan också av en mer strukturerad feedbackprocess för hela företaget som grund för utveckling och framsteg. 

⚙️ Frekvens

Prestationsbedömningar på Taktile sker inte på samma datum i hela företaget - utan de baseras på varje persons startdatum.

•  Nyanställda deltar i sin första prestationsbedömning 6 månader efter att de börjat...
• ...och därefter var sjätte månad.

"Utan automatisering skulle du behöva ett Excel-ark för att hålla reda på startdatum och alltid se till att du utser alla kohorter i tid. De smarta tilldelningarna tar bort mycket av det manuella arbetet."

👥 Typer

• Nedåt (från chef till nyanställd)
• Kollegor (från kollegor till nyanställda)
• Självgranskning

"Att göra detta via Zavvy gör att människor känner sig mer bekväma. När de vet att deras synpunkter delas anonymt och i en fast process, är svaren mer öppna och ärliga.."

❓ Frågor

‍Frågorna i resultatgranskningenär mer varierande. De omfattar områden som:

• Viktiga resultat
• Mål för personlig utveckling
• Värden

"På det hela taget är våra resultatbedömningar ganska detaljeradeeftersom återkoppling är ett viktigt värde för oss".

Ytterligare lärresor lär både chefer och anställda hur verktyget fungerar och hur man ger feedback på rätt sätt.

En tydlig väg framåt

Feedback är mest meningsfull när den är nära kopplad till individuella roller och kompetenser.

En tydlig karriärram är grunden för att få en tydlig roll och förstå vad som krävs för att nå nästa steg.

Vi ville ge ett tydligt svar på: "Vad behöver jag för att nå nästa karriärnivå?.

"Karriärstegen måste vara progressiv, transparent, förutsägbar och tydligt anpassaincitamenten till vår tillväxtstrategi, våra företagsvärderingar och den kultur vi håller på att bygga upp."

Resultatet: Mer struktur, mer tid och en lösning som växer med dem.

"Vi har vuxit mycket. Våra processer är redan nu mycket mer strukturerade än i andra små företag."

På det hela taget hjälper Zavvy Taktile att effektivisera allas arbete:

• 👏...genom att visa människor att deras bidrag ses och uppskattas.
• 📈...genom att låta folk veta när de inte gör det de ska.
• ⏱...genom att spara tid: 8 timmar varje vecka bara för HR.
• 💌 ... och genom att skapa en upplevelse påonboarding som folk inte glömmer.

"Särskilt automatiseringen har sparat mycket tid för mig. Jag behöver inte längre kolla Excel-ark för att se vem som börjar när, vad jag ska skicka till dem och förbereda cheferna för feedback-sessioner."

"Det är fantastiskt att se att så många funktioner har lagts till. Vi behöver inte alla ännu - men men det är bra att veta att de finns där när vi växer ytterligare. och ämnena dyker upp."

Vad Valeria gillar mest...

...förmågan att flexibelt strukturera processerna.

"Jag är en mycket organiserad person. Jag gillar att jag kan ställa in allt på det sätt jag vill. Ingenting är bestämt i sten. Och det är verkligen lätt att förbättra processerna utifrån feedback från nyanställda eller chefer."

...arbetar med teamet.

"Vi har veckomöten som hjälper mig mycket och som är en bra möjlighet att dela med sig av nya idéer till teamet."