Vilka är de 4(+1) faserna i Onboarding?

De flesta företag tror att deras arbete är klart när de anställer en medarbetare. Men sanningen är att det verkliga arbetet börjar först när den nyanställde har skrivit under pappren.

Vad är det, undrar du? Det kallas för onboarding -processen och är avgörande för att skapa en sund arbetsmiljö. Låt oss titta på denna process i detalj.

🚀 Vad är onboarding för medarbetare?

Medarbetaren onboarding är processen för att acklimatisera nya medarbetare till företaget. 

Detta inkluderar att bekanta dem med: 

• deras ansvarsområden
• programvaruverktyg som behövs för arbetet
• Företagets uppdrag
• värderingar och kultur.

Processen börjar på arbetstagarens första dag och kan pågå i mellan en månad och ett år.

En effektiv onboarding -process bör anpassas efter de fem ks.

©️ De 5 C: na för onboarding

Överensstämmelse

Detta kallas ofta för pappersarbetet på onboarding och avser den del där nyanställda får lära sig om policyer, säkerhetsbestämmelser, sekretessavtal och förebyggande av trakasserier.  

Förtydligande‍

Nästa steg är att klargöra den anställdes ansvarsområden, långsiktiga mål på företaget och förväntningar på jobbet. På så sätt kan de veta exakt hur deras framtid på företaget kommer att se ut. 

Detta kan innebära att du svarar på frågor från de anställda, t.ex:

"Vilka är mina månatliga och årliga mål?"

"Hur passar mina individuella mål ihop med mitt arbete? Hur kan den här organisationen hjälpa mig att uppnå dem?"

Kultur

Varje organisation har en kultur, och den här delen fokuserar på att visa den nya medarbetaren hur den ser ut. Ett företag kan till exempel ha en mycket informell kultur där hierarkier inte tillämpas och alla arbetar tillsammans. I det här steget sätter du verkligen tonen för hur människor arbetar tillsammans.

Det är mycket lättare att skapa en kultur från början än att försöka ändra eller genomdriva den efter flera år.

Låt dig inspireras av 7 praktiska exempel på företagskultur

Anslutning

Interpersonella kontakter med kollegor och chefer är viktiga i alla organisationer, och denna C hjälper nyanställda att etablera dem. Ett bra exempel på detta är att tilldela en onboarding buddy .

Kontrollera tillbaka‍

Det här innebär att du regelbundet kontaktar de nyanställda, tar emot feedback från dem och ger tillbaka den. Detta är de uppgifter som du samlar in för att förbättra processen för alla parter.

📊 De 4 (+1) faserna i onboarding av medarbetare

De fyra faserna är följande

• Förberedelser
• Orientering
• Rollspecifik utbildning
• Löpande utveckling

(Obs: Vissa lägger till "rollövergång" som en femte fas efter denna fas).

Fas 1: Förberedelseonboarding 

Preboarding (eller föreonboarding ) är den första fasen i processen för anställda onboarding . Den börjar så snart den anställde accepterar jobberbjudandet och skriver under papperen och pågår fram till den första dagen på jobbet. 

Du kan använda den här tiden till att ta hand om allt pappersarbete och förbereda tillgången till alla verktyg och kunskaper som de behöver för jobbet. Det kan till exempel handla om att ge dem ett varmt välkomstmeddelande om företagskulturen, hjälpa dem att flytta, skicka en video med information om vad de kan förvänta sig första dagen och till och med ge dem en onboarding buddy. Att skicka dem ett paket med saker och ting är en bra bonus!

Men varför är preboarding viktigt när de inte ens har börjat arbeta för mig ännu?

Alla har problem med den första dagen. Det beror på att det alltid finns en osäkerhet om vad det nya jobbet innebär. Preboarding hjälper till med detta och lindrar oron.

Det främjar också lojalitet genom att låta dina anställda veta att du vill få dem att känna sig så välkomna som möjligt, vilket minskar personalomsättningen.

Dessutom minskar din arbetsbörda som HR-chef eftersom det mesta av pappersarbetet redan är gjort.

Fas 2: Välkomnande av nyanställda: Introduktion 

Fas 2 börjar på arbetstagarens första dag och kan pågå upp till en vecka. Orienteringsfasen eller fasen med företaget onboarding är viktig för att acklimatisera den nyanställde till organisationen och få honom eller henne att känna sig bekväm.

Orienteringen kan omfatta:

• Välkomna den nyanställde och presentera honom eller henne för viktiga medlemmar i organisationen (inklusive hans eller hennes team).
• Visa dem var allting finns, t.ex. deras bås, pausrummet, toaletten, förrådsskåpen, cafeterian och sjukvårdsutrymmen.
• Diskutera viktiga ämnen som sjukförsäkring, semesterdagar och andra företagspolicyer. 
• Introducera dem till din kontorskultur 
• Annan information som inte har behandlats under preboarding .
• Säkerhetsutbildning
  

Under den här fasen kan dina anställda se hur allting fungerar och få svar på eventuella frågor som de kan ha.

Ju mer omfattande ditt arbete på preboarding var, desto smidigare (och kortare) blir din orientering.

Ett proffstips: Låt inte den nyanställde vänta på den första dagen! Var redo att välkomna dem så snart de kommer in på kontoret/virtuellt samtal. Inget är värre än att känna sig vilsen och osäker på första dagen.

Fas 3: Rollspecifik utbildning 

Den här fasen börjar efter introduktionen och är den mest kritiska fasen för den nyanställdes fortsatta prestationer på företaget. Utan formell utbildning kan din anställde känna sig vilsen när det gäller exakt vilka ansvarsområden han eller hon har, vilket leder till missnöje och lägre produktivitet. 

Utforma en engagerad utbildningsplan för dina nyanställda för att undvika denna situation där du förlorar och förlorar. Även här kan en erfaren onboarding buddy komma till nytta, eftersom de kan ge 1-1 utbildning och hjälpa den nyanställde tills han eller hon är säker på sin förmåga att arbeta självständigt.

Denna fas bör omfatta följande:

• Tydlig definition av deras roll och förväntningar.
• Översyn av prestationsmålen
• Introduktion av produkt/tjänst
• Ge dem uppgifter för att underlätta deras inskolning i sin nya roll.
• Rollrelaterad utbildning (här finns en bra checklista) 
• Jobbskuggning
• Bekanta dina anställda med Learning Management System
  

Sätt upp mål för 30, 60 och 90 dagar och gör en utvärdering av medarbetarnas prestationer efter varje kontrollpunkt. 

Fas 3.5: Underlätta övergången till den nya rollen 

När utbildningsperioden är över är det dags för den nyanställde att övergå till att bli en fullfjädrad fast anställd. Från och med den här fasen är din anställde redo att ta itu med mer kritiska projekt och rapportera direkt till sin närmaste chef.

Eftersom prövotiden nu är över kommer den nyanställdes arbetsuppgifter sannolikt att öka efter denna tidpunkt. Be därför cheferna att informera om eventuella förändringar och åter introducera dem till sina mål. Hjälp dem att visualisera hur framgång ser ut. 

Grattis! Du har lyckats få in en ny anställd i din organisation! Vad händer nu?

Fas 4: Fortlöpande utveckling 

Målet är att din anställde ska stanna hos dig på lång sikt och klättra uppåt i karriären i takt med att han eller hon får mer erfarenhet. Kontinuerlig utveckling ser till att detta sker genom att utarbeta en omfattande plan för karriärutveckling och personlig utveckling för din anställde.

Till exempel kan en person som började som biträdande redaktör så småningom vilja bli chefredaktör. Kontinuerlig utveckling kommer att hjälpa dem att uppnå detta, samtidigt som det säkerställs att de är rustade för att hantera den ledande rollen. 

Denna fas bör omfatta följande:

• Fastställande av personliga och yrkesmässiga mål
• Bedömning av deras kompetens
• Kompetensutveckling i linje med medarbetarens framtida mål
  

Detta hjälper både arbetstagaren och organisationen att nå sina mål. Kontinuerlig utveckling är också ett utmärkt verktyg när det gäller successionsplanering.

Bra! Men det finns ett litet problem. Vår arbetsplats är helt och hållet på distans, så hur passar onboarding in i detta? 

💻 Hur kan detta översättas till virtuell onboarding?

Här är några tips för att göra din virtuella onboarding -process rolig och framgångsrik!

1. Eftersom hela onboarding -processen sker online, använda verktyg och programvara för att göra livet enklare - särskilt när det gäller preboarding och orienteringen. Du kan till exempel använda Calendly för att boka möten, DocuSign eller PandaDoc för att underteckna papper och kommunicera via Slack.
2. Skicka dem en bärbar dator från företaget med all programvara förinstallerad. Du kan också inkludera instruktionsvideor om hur man använder dem för att göra arbetet enklare.
3. Ställ tydliga förväntningar och informera dem om deras arbetsuppgifter. Om möjligt kan du skapa engagerande videoexempel så att den nyanställde förstår begreppen perfekt. Du kan också skapa checklistor för att göra det lättare för dem att hålla reda på allt de behöver göra.
4. Lär känna din nyanställda och boka in möten med deras teammedlemmar och chefer. Gör det på ett roligt sätt så att de känner sig välkomna! Låt alla andra presentera sig och uppmuntra den nyanställde att lära känna sina kollegor.
5. Tilldela dem en onboarding buddy och ordna flera möten mellan de två. 
6. Kontrollera dem under hela processen för att se till att de anpassar sig väl. Fråga dem om de behöver något och anpassa processen därefter, så är du redo!
   

💪 Använd den här checklistan för fjärranställda onboarding för att se till att du har gjort allt rätt.

Dessutom har vi samlat 15 ytterligare mallar för onboarding , som täcker element som onboarding presentation, buddy onboarding och många andra.

För att göra virtuella onboarding ännu enklare kan du automatisera hela processen med hjälp av programvaror för onboarding .

❓ Vanliga frågor 

Varför är onboarding viktigt? 

Det hjälper dina nyanställda att komma in på sin nya arbetsplats och ger dem alla verktyg och all utbildning som behövs för att lyckas i sin roll. Det hjälper också dina nyanställda att veta att du är engagerad i deras utveckling inom företaget, vilket ökar deras arbetstillfredsställelse.

Vad är syftet med onboarding? 

Syftet med Onboarding är att hjälpa de nyanställda att anpassa sig till den nya arbetsmiljön och informera dem om deras arbetsuppgifter. 

Finns det någon skillnad mellan onboarding och orientering? 

Ja, det finns det! Onboarding är en process med flera steg. Den börjar med preboarding direkt efter att den nya rekryten har skrivit under pappren och kan pågå i mellan tre månader och ett år. Orientering är en del av onboarding processen. Den börjar på den anställdes första dag och varar upp till en vecka.

Hur lång tid bör en bra onboarding ta? 

Den perfekta tiden för en bra onboardingprocess är 6 månader. Men det beror helt och hållet på ditt företag och den nyanställdes ansvarsområden. Använd dessa faktorer och skräddarsy din tidslinje för onboarding efter dina behov.

Hur kan ni snabba upp onboardingen? 

Du kan påskynda Onboarding genom att använda automatiserad programvara onboarding och utforma en bra preboarding -process. Men se till att du inte missar viktiga saker bara för att du vill påskynda hela processen.