Automatisera feedback från anställda: Spara tid och pengar på prestationsbedömningar

Har ditt företag en väloljad prestationsstyrningsmaskin? Eller är ni fast i en cykel av pappershantering, uppskjutande och missade karriärutvecklingsmöjligheter? 

Om det är det sistnämnda är du inte ensam, eftersom endast 8 % av företagen beskriver sin prestationsstyrning som mycket effektiv när det gäller att skapa affärsnytta. 

Så varför misslyckas företagen på detta område? Därför att det är mycket tungt arbete att samla in och dokumentera feedback från anställda för årliga prestationsbedömningar, vilket innebär berg av pappersarbete och kalkylblad. 

Vi vet att det tar tid för dig, andra HR-chefer och den högre ledningen att ägna sig åt granskningsprocessen. Dessutom är ni i och med detta borttagna från ert ordinarie arbete. 

Men det behöver inte vara så här! 

Det finns en teknisk lösning för varje aspekt av HR, inklusive prestationshantering. Den här guiden visar hur du kan automatisera feedback från anställda så att dina utvärderingscykler går i tid, utan stress och utan att någon behöver sova. 

⚙️ Vad är automatisering av feedback från anställda?

Automatisering av feedback från anställda innebär att du använder dig av teknik för att effektivisera varje steg i din process för prestationsbedömning. 

Istället för oändligt pappersarbete tar en automatiserad återkopplingslösning allting online. 

Du kommer att lagra all feedbackdata i en centraliserad databas och på ett smidigt sätt varna chefer, direktrapporter och HR-ledare när de behöver vidta åtgärder. Du kan till och med välja var du vill skicka meddelandena, till exempel via e-post, Slack eller MS Teams. 

"Att automatisera feedback är ett utmärkt sätt att se till att de anställda blir hörda och känner sig trygga med att uttrycka sina åsikter. Det viktigaste är att se till att du har ett system som kan ta emot feedback, lagra och spåra feedback och hantera feedback." Krittin Kalra, grundare av AI-innehållsverktyget Writecream.

💡 7 Fördelar med att automatisera feedback till anställda

Är du nyfiken och vill veta mer? Låt oss titta på de sju största fördelarna med att automatisera denna viktiga del av HR.

1. Förbättrad processeffektivitet 

Högst upp på listan står de många produktivitetsfördelarna med att integrera tekniken i feedbackprocessen. 

Om du överför dina feedbackformulär online kan chefer och anställda snabbare fylla i rutorna för recensioner och bedömningar. Det innebär att du kan förvänta dig att lägga betydligt färre timmar på administration, vilket ger dig mer tid att utföra strategiska affärsaktiviteter i stället. 

Och när du inte investerar lika mycket tid i en manuell process? Det stämmer - det innebär också en enorm kostnadsbesparing. 

Det är svårt att räkna ut hur mycket du sparar. En studie visar dock att ineffektiva processer kostar företag så mycket som 20-30 % av deras årliga intäkter. 

2. Förbättrad säkerhet 

Nya studier visar att ett av 20 pappersdokument försvinner eller förläggs, och företag kan slösa upp till 25 timmar på att återskapa detta arbete. Låt inte detta hända med dina konfidentiella feedbackdata!

Istället säkerställer automatiseringen en skyddsnivå som du inte får med pappersarbete som ligger på chefens skrivbord eller lagras i ett arkivskåp.Programvaran för feedback från anställda kan krypteras och skyddas med lösenord, vilket garanterar 100 % sekretess. Du kan hålla utkik efter programvara som är autentiserad med Comodo Code Signing Certificate, vilket garanterar att programvarulösningen är legitim och säker att ladda ner.

Att gå från pappersarbete till säkra programvarulösningar innebär att det inte finns någon risk för att dokumenten lämnas kvar på tåget eller att känsliga uppgifter hamnar i fel händer.

3. Högre produktivitet för HR-team

När ditt HR-team inte är upptaget av prestationscykler kan du investera i andra avdelningsfrågor. 

Vad ska du göra med de extra timmarna? Kanske se över era ersättningsstrukturer, titta på medarbetarnas engagemang, utforska initiativ inom utbildning och fortbildning eller omfördela förmåner? 

Slutsatsen är att automatiseringen av feedbackprocessen ger din organisation många möjligheter att tjäna pengar. 

4. Tillgång till prestandatrender i realtid 

Din insamling av medarbetarfeedback ger dig tillgång till viktiga prestationstrender i hela organisationen. 

Med en manuell process kanske du inte kan identifiera dessa trender på ett enkelt sätt. När du använder manuella resultatbedömningar för att samla in feedback måste någon ta en fin tandkam för att få fram de kritiska fakta från dina data. 

Men när du samlar in och aggregerar data automatiskt har du lättare att analysera dessa data. 

Du kommer att hitta en guldgruva av information om ditt lags styrkor och svagheter. 

Som ett överlägset alternativ ger automatisering information i realtid om teman för professionell utveckling, hur många som slutfört granskningen och mycket mer. Du kan inte bara använda dessa uppgifter för att förfina din process för prestationsbedömning, utan du kan också använda dem för att:

- fastställa fördelningen av ersättningen, 

- bygga upp successionsplaner, och 

- påverka ditt utbildningsutbud. 

I huvudsak gör det dig i stånd att förbättra viktiga beslutsprocesser. 

"Istället för att manuellt samla in och spåra feedback kan du använda ett system som gör det åt dig. På så sätt kan du enkelt se mönster och trender i de anställdas beteende och prestationer och undvika potentiella problem innan de uppstår. Dessutom blir det lättare att hitta om du någonsin behöver ta fram data för en viss anställd eller tidsperiod." Chris Lewandowski, VD för Princess Dental Staffing, ett rekryteringsföretag som arbetar med tandvårdsbranschen.

5. En rikare kvalitet på återkopplingen

Konsekvens är viktigt vid prestationsbedömningar eftersom det förhindrar att fördomar smyger sig in.

När företag använder ett automatiserat system med riktlinjer för bästa praxis kan cheferna följa en fastställd process för att leverera individuella medarbetarbedömningar med precision. De vet exakt hur de ska hantera positiva bedömningar och konstruktiv feedback. Och när de ges som en del av en 360-gradersbedömning säkerställer automatiseringen en bättre kvalitet på återkopplingen.

6. Förbättrad organisatorisk anpassning 

Antag att ditt företag har tydliga organisatoriska mål och behöver följa upp målen för att se till att varje hjulkugge är i linje med dessa mål. 

I det fallet säkerställer en positiv feedbackkultur och ett rationellt granskningssystem att individens och teamets prestationer är en perfekt matchning för företaget. 

"Med ett standardiserat system är det lättare för personalen att placera sitt arbete - från små dagliga aktiviteter till övergripande affärsmål - genom att se sambandet mellan deras dagliga aktiviteter och deras inverkan på företagets resultat." Mark Seemann, grundare av Staff Circle, en plattform för framgång inom rekryteringsbranschen.

7. Ökat engagemang hos de anställda 

Statistiken över feedback från anställda bekräftar att det är mer sannolikt att gruppmedlemmarna presterar bättre när de känner att företaget lyssnar på dem. Att känna sig lyssnad på förbättrar dina anställdas arbetstillfredsställelse! 

Att be om feedback från anställda som en del av en prestationsbedömning är alltså inte bara en trevlig gest; det kan påverka ditt resultat!

Ännu bättre är att uppgifter från Bonusly visar att 94,7 % av de mest engagerade medarbetarna anser att deras arbetsgivare tar deras feedback på allvar. 

När företag tar tempen på sina anställda och mäter deras prestationer ser vi en ökning av de anställdas tillfredsställelse och engagemang. 

Tips: Håll engagemanget högt genom att visa att du är engagerad i att ta emot feedback.

Även om dessa mått verkar vara åtskilda från de anställdas prestationer har de en påverkan. 

68 % av de anställda som får korrekt och konsekvent feedback känner sig nöjda på jobbet. 

Automatisera processen för att se till att prestationsbedömningarna är:

1. välstrukturerad, 
2. förankras i din företagskultur,
3. förekommer regelbundet,
4. tydligt kopplar till tillväxt och utveckling av din arbetskraft.

🖐 Manuell vs. automatiserad feedback från anställda

Vad händer när manuella och automatiserade återkopplingssystem ställs mot varandra? 

Vi kan ta hänsyn till några nyckelkriterier för jämförelsen: tidsåtgång, kostnader, aktualitet, kvalitet på insikterna och möjligheter till förbättring.

Kolla in jämförelserna nedan - vi slår vad om att du kommer att välja den högra kolumnen när du kör din nästa feedbackcykel.

⚒️ Så automatiserar du dina feedbackprocesser i 5 steg

Det är enkelt att automatisera feedback från dina anställda. Ställ in det en gång och korrigera sedan vid behov. 

1. Skapa och publicera din feedbackpolicy

En feedbackpolicy är en viktig byggsten i ditt feedbacksystem. Skapa tydliga riktlinjer för hur du ger och tar emot feedback, så att din personal har samma uppfattning om processen. 

Din feedbackpolicy kan innehålla information om betyg, riktlinjer för poängsättning och hur du använder feedback för att utforma individuella utvecklingsstrategier. 

2. Ställ in återkopplingsfrekvensen 

Bestäm hur regelbundet du ska be de anställda att ge feedback och hur ofta de förväntar sig att få den. 

Den automatiserade tidtabellen ger en trygghet i att företaget investerar i sina anställda och håller sitt ord. 

3. Ställ in automatiska påminnelser

Automatiska påminnelser håller dig på rätt spår om du är väldigt upptagen och riskerar att glömma en uppgift som rör prestationshantering. 

Programvaran ger dig en uppmaning om du har missat en viktig deadline eller om du behöver schemalägga anpassningar. Den varnar också nästa person i feedbackkedjan för att hålla processen igång. 

Den största fördelen här? HR-grupperna behöver inte jaga och spåra feedback - det sker smidigt i bakgrunden utan att du behöver göra ett enda undantag. 

4. Automatisera godkännanden av chefer

Chefernas godkännanden är en viktig del av systemet för prestationsstyrning, oavsett om de skriver under på självbedömningar eller godkänner att tilldela relevanta utbildningsresurser. 

Dessa godkännanden är enkla att automatisera. 

5. Mallar för feedbackundersökningar

Du kan använda mallar för återkoppling till anställda eller välja mellan olika förinställda kompetenser och frågor, som vanligtvis lagras i en databas i en programvara.

Mallar ger dig en genväg för att skapa din anpassade automatiska enkät för feedback från anställda.

➡️ Läs vår särskilda artikel för ytterligare tips om hur du skapar din 360-graders feedbackundersökning.

➡️ Automatisera dina processer för feedback till anställda med Zavvy

Är du redo att ta din prestationshantering ett steg längre? Zavvys programvara för 360-graders feedback ger dig värdefull tid och pengar tillbaka samtidigt som den ökar medarbetarnas engagemang. 

Skapa en automatiserad process med hjälp av mallar för återkoppling från anställda eller genom att skapa egna formulär med hjälp av en mängd förinlästa kompetenser och enkätfrågor. 

Dina team kommer att dra nytta av ett förbättrat samarbete, erkännande av kollegor och guldkorn som feedback i realtid och coachningsmöjligheter. 

Få en demo av vår programvara för 360 graders feedback idag!

❓ VANLIGA FRÅGOR

Har du fortfarande några huvudbrytarfrågor kvar? Läs våra svar på de vanligaste frågorna om att automatisera feedback från anställda. 

Skulle du rekommendera en manuell eller automatiserad process för att hantera feedback från anställda? 

Små nystartade företag med färre än 20 anställda kan finna att ett manuellt system för återkoppling till de anställda fungerar om antalet anställda förblir lågt. Men när verksamheten växer kommer de flesta företag att dra nytta av en automatiserad feedbacklösning. 

Kom ihåg att det aldrig är för sent att byta, men ju tidigare du gör det, desto snabbare får du fördelarna.

Vad är programvara för feedback från anställda? 

Programvara för feedback från anställda är en teknik som automatiserar hela feedbackprocessen. Funktionerna omfattar:

• Lägga till undersökningar och formulär i en databas.
• Lägga till säkerhetsrättigheter.
• Dela dem vid behov med dina gruppmedlemmar.

Du kan också göra anpassningar så att ditt feedback-system uppfyller företagets behov. Dessutom kan du aktivera e-postmeddelanden för att uppmärksamma kollegor på eventuella åtgärder. Till exempel om de behöver fylla i en granskningsruta före en deadline. 

Hur ger du kontinuerlig feedback? 

HBR rapporterar att företag har använt någon form av resultatbedömning åtminstone sedan 1940-talet. 

Traditionellt sett har detta varit en årlig händelse där chefer ger feedback till sina direktanställda om deras prestationer under året innan. 

Systemet är fullt av brister, bland annat genom att återkopplingen är snedvriden och att de anställda måste vänta ett år på att få en 1:1-enkät om sina framsteg. 

Istället sker kontinuerlig feedback som en del av en 360-års översyn. Medarbetarna får vägledning i realtid genom regelbundna check-ins, feedbackutbyten i grupp, kamratbedömningar med mera. 

Hur skapar man ett system för feedback till anställda?

Vi använder system för feedback från anställda för att samla in och dela medarbetarnas feedback i hela organisationen. Först väljer du ditt återkopplingsverktyg, t.ex. Zavvy's 360 feedback-programvara, för att skapa ett automatiserat återkopplingssystem. Sedan måste du göra följande:

1. Välj hur ofta du ska begära feedback. 

2. Välj rätt typ av återkoppling (t.ex. nedåt, uppåt, kamratåterkoppling och självbedömningar). 

➡️ Behöver du hjälp med att bestämma vilken typ av feedback som passar bäst för dina team? Kolla in våra särskilda resurser. 

3. Välj hur du vill dela med dig av feedbackförfrågningar (t.ex. genom att skicka ut enkätförfrågningar via Slack, e-post eller liknande). 

4. Skapa en enkät för att få feedback från dina anställda. Du kan börja med en anpassningsbar enkätmall. 

5. Med grunden kan du automatisera ditt feedback-system för anställda med hjälp av Zavvy så att det fungerar utan problem. 

Hur samlar du in feedback från de anställda?

Om du inte har en ålderdomlig toppstyrd strategi för prestationshantering vill du samla in viktig feedback från de anställda. 

Dessa värdefulla insikter kan komma från självutvärderingar (där de anställda bedömer sina individuella prestationer), feedback från kollegor (där kollegor granskar varandra) och feedback uppåt (där anställda ger feedback om ledningsgrupper). 

Använd automatiserade formulär för att fånga upp feedback, analysera den och agera på den!