Hur man använder 360-graders feedbackundersökningar för att främja produktivitet, tillväxt och ansvarstagande

När högre chefer säger "360-graders feedbackundersökningar" hör vissa anställda "falsk anonym fälla", "dags för uppsägning och befordran", "tjallare på kollegor" och listan kan göras lång. 

Men du kommer att märka att de anställda inte hatar feedbackundersökningar i sig, utan hur organisationer levererar och använder eller inte använder denna feedback. 

Om det är bra gjort anser de anställda att det är"den bästa feedback de någonsin fått".  

Varför är det så? Därför att 360-feedback kan vara avgörande för karriärutvecklingen.

Så vad gör företagen fel?

Fortsätt läsa för att lära dig hur du genomför effektiva 360-talsundersökningar för företagets och medarbetarnas utveckling.

🔄 Vad är en 360-graders feedbackundersökning?

En 360-graders feedbackundersökning (multi-source assessment) är en undersökningsmetod där man begär feedback om anställdas (eller ledares) prestationer från flera källor: chefer, kollegor, rapporter och sig själva.

Dessa källor kallas deltagare eller granskare.

Om den anställde har kontakt med allmänheten kan du också skicka en enkät till kunder, leverantörer, entreprenörer eller säljare.

360-graders feedback-enkäten omfattar de frågor du ställer till deltagarna och hur du skickar frågorna till dem, vilket kan inkludera: 

• använda PDF-filer, 
• med papper och penna, 
• ett programvaruverktyg för återkoppling.

Du kan spåra utvärderingsundersökningar med flera källor tillbaka till andra världskriget då den tyska militären använde dem för att bedöma sina soldaters prestationer. De tog hänsyn till åsikterna från sina chefer, kamrater och befordringar.

Esso Research and Engineering Group (Exxon Mobil) var först med att använda undersökningar från flera källor för att utvärdera arbetstagare. Efter att Esso såg ökad produktivitet och personaltillväxt började andra företag använda 360-undersökningar.

I dag använder mer än 85 % av Fortune 500-företagen bedömningar från flera källor i sin ledarskapsutvecklingsprocess.

🏆 Vilka är fördelarna med en 360-graders feedbackundersökning?

Ger en fullständig översikt

Traditionellt sett har medarbetare bara fått feedback från arbetsledare eller chefer. Men det ger inte en fullständig bild av deras prestationer och beteende eftersom deras chef inte är den enda person som de interagerar med. Om man bortser från feedback från andra, t.ex. kollegor och kunder, får medarbetarna och deras chefer en ofullständig bild av deras arbete och beteende.

360-graders feedbackundersökningar ger anställda och ledare fullständig information om deras prestationer.

Stimulerar tillväxten

Enligt Gallup är 26 % av de anställda helt överens om att feedback hjälper dem att prestera bättre. De presterar också 4,6 gånger bättre när deras röst hörs.

Ärlig och specifik feedback ger medarbetarna en uppfattning om hur deras kollegor uppfattar dem, erkänner deras förbisedda styrkor och avslöjar blinda fläckar.

När anställda får konstruktiv feedback från nyckelpersoner hjälper det dem dessutom att förstå vad de gör fel och vad som måste förändras för att de ska kunna utvecklas i sin karriär. 

Utvecklingsrelaterade 360-talsfeedbackbedömningar kan också leda till att medarbetarna skapar nya tillväxtplaner för att förbättra sig själva och sina färdigheter. 

Möjliggör mer ansvarstagande 

Företag kan använda 360-graders feedback för att bedöma hur väl de anställda uppfyller mål och arbetskrav. 

Att veta att de blir betygsatta skulle göra de anställda mer ansvariga för sina prestationer och för att nå sina mål.

Företag som Facebook och Netflix använder till exempel 360-årsbedömningar för att se till att personalen uppfyller höga krav på prestanda och att endast de bästa personerna stannar kvar.

🎥 Vill du ta reda på hur Netflix högpresterande kultur fungerar? Du hittar också en steg-för-steg-guide om hur du genomför medarbetarsamtal som Netflix.

💬 Är du fortfarande tveksam till att inkludera betyg i dina 360 feedback-cykler? Kolla då in varför Facebook inte ger upp om prestationsbedömningarännu och hur de kalibrerar sina omdömen.

Bygger en sund arbetskultur 

Kommunikation är grunden för sunda relationer. Det är samma sak med arbetsplatskulturen. 

Enligt Salesforce är det 4,6 % troligt att anställda som känner att deras röster är viktiga presterar bättre på arbetsplatsen. 

Under den "stora uppsägningen" uppgav 57 % av arbetstagarna att de kände sig respektlösa på jobbet och att det var en av de främsta orsakerna till att de slutade sitt jobb. 

Genom att använda feedbackundersökningar för att samla in de anställdas röster och problem kan du förstå hur din företagskultur behöver förbättras och vad du bör fortsätta att göra.

⚒️ Hur man skapar en 360-graders feedbackundersökning i 6 steg

Steg 1: Sätt upp tydliga mål

Innan du genomför din undersökning bör du sätta upp specifika mål. Målen bör ha anknytning till företagets kärnvärden. Målen kan vara: 

• Förbättra arbetskulturen
• Bättre relationer mellan anställda och kunder
• Minskning av sena leveranser etc.

Om ditt mål är att förbättra arbetskulturen ställer du frågor om företagets kultur. 

Steg 2: Välj ut de personer som ska granska och betygsätta

Den som granskas eller fokuseras är den anställde eller ledare som granskas. 

Bedömare eller granskare är anställda, överordnade, kollegor och chefer i organisationen som ger feedback. 

Tips nr 1: Välj bedömare som arbetar direkt med fokus: chefen, en kollega, kunder, klienter osv.

Tips nr 2: För bästa resultat bör bedömarnas identitet vara anonym. 

Steg 3: Förbered deltagarna

Förberedelsen syftar till att kommunicera processens betydelse till både fokus och bedömare. 

Tips nr 3: Förklara syftet med 360-talsfeedback för bedömarna.

Tips #4: Uppmuntra alla deltagare att ge ärlig, empatisk och arbetsspecifik feedback.

Tips nr 5: Ge bedömare en uppfattning om hur mycket tid de kommer att lägga ner (vanligtvis 30-60 minuter).

Tips #6: Meddela den utvärderade att utvärderaren inte är en fiende och att han eller hon bör uppmärksamma svagheter och förbättra dem.

Steg 4: Välj frågor

När du har valt deltagare väljer du dina frågor. Beroende på vilka personer du skickar undersökningen till - kollegor, chefer, kunder etc. - kan frågorna vara öppna eller slutna (mer om detta senare). 

Undersökningar kan innehålla flera frågor, bland annat om kommunikation, interpersonella färdigheter, problemlösning och motivation.

Tips #7: Håll dina frågor korta och raka, och begränsa antalet frågor med slutna svar till ett minimum.

💡 Ta del av 44 exempel på 360-frågor för ledarskap för att utvärdera dina chefer och upptäcka nya ledare.

Steg 5: Skapa undersökningen

Att skicka kalkylblad fram och tillbaka till medarbetare, chefer och kollegor är en mödosam, tidskrävande och ineffektiv process för att samla in feedback.

Därför behövs det teknik för att hålla feedbacksystemet enkelt och effektivt. 

Tips #8 : Med teknik som Zavvykan du automatisera processen och spara tid.

Zavvy är ett helt anpassningsbart återkopplingssystem som gör det möjligt att inrätta ett företagsövergripande återkopplingssystem för uppåt, nedåt, för kollegor eller för dig själv. 

Steg 6: Skapa en handlingsplan efter granskningen 

Innan du använder ett feedbacksystem är det viktigt att upprätta en plan för hur du ska använda feedbacken för att uppnå de mål som du fastställde i steg 1. 

Tips #9: Dessa handlingsplaner kan vara allt från utbildningsverkstäder till online-kurser och ledarskapsprogram. 

Om ditt mål till exempel är att förbättra kulturen och du har ställt frågor om vad de anställda gillar och inte gillar med vissa arbetskulturer, ta tillvara på feedbacken och använd den. 

Om ditt mål däremot är att förbättra personalens prestationer, ställ frågor om den anställdes arbetsmoral, svagheter och styrkor. Använd sedan uppgifterna för att förbättra deras utvecklingsplan. 

Tips nr 10: Lär de anställda hur de ska svara på och fylla i enkäter på ett empatiskt sätt och samtidigt vara sanningsenliga.

"Inga hårda ord, var snäll och sätt dig i bedömarens situation när du fyller i enkäter."

Tips #11: En ordentlig utbildning säkerställer en positiv och produktiv feedbackkultur.

❓19Frågor att inkludera i din 360-graders feedbackundersökning

Enkätfrågorna kan delas in i två: öppna och slutna frågor.

1. Öppna frågor

Öppna frågor gör det möjligt för granskarna att avslöja sina tankeprocesser och ge mer detaljerad information om vissa beteenden eller prestationer i fokus. 

Exempel på detta är:

• Hur kan den granskade bäst förbättra sin kommunikationsförmåga? Har du några konkreta rekommendationer?
• Vad är den enda sak som, om den görs på rätt sätt, stärker ditt förtroende för lagmedlemmarnas förmåga att utföra sitt arbete? 
• Hur väl samarbetar den här medarbetaren med andra i teamet?
• Känner du att den anställde förstår hur hans eller hennes handlingar påverkar kollegorna? Om så är fallet, hur?

Tips nr 1: Var strategisk när det gäller vilka öppna frågor du tar med, eftersom det tar längre tid att besvara dem. 

2. Slutna frågor

Slutna frågor är typiska ja/nej-frågor eller en poäng som en del av ett betygssystem. 

De är mer strukturerade och ger mindre utrymme för tolkning. 

Denna stil är också bättre för att snabbt samla in stora mängder data för analys. 

Om det finns ett behov av ja/nej-frågor i din enkät för feedback från anställda kan du försöka lägga till ett avsnitt där granskarna kan förklara anledningen till varje val. 

Exempel på detta är:

• Känner du att den granskade personen har en positiv inverkan på ditt team?
• Har de någonsin lett några viktiga projekt i ditt team?
• Är det troligt att du skulle rekommendera dem att fatta viktiga beslut för ditt team?
• Har de bidragit till din personliga utveckling?
• Vad skulle du få för poäng om du skulle betygsätta deras ledarskapsförmåga?

Tips nr 2: Ställ fler slutna frågor än ja/nej-frågor eftersom ja/nej-frågor ger en myopisk bild av det ämne du fokuserar på. 

Det finns massor av frågor att ta med i din 360-graders feedback.

Vi har sammanställt fem teman.

Företagskultur och organisatorisk anpassning 

• Behandlar den här medarbetaren dig (och andra gruppmedlemmar) med respekt?
• Lever medarbetaren dagligen företagets värderingar?

Motivation hos arbetstagaren 

• Verkar den anställde motiverad av sitt arbete?
• Är arbetstagaren motiverad att dela sitt arbete med andra på egen hand? 

Samarbete i team

• Skapar arbetstagaren en känsla av partnerskap när han eller hon arbetar med andra?
• Respekterar arbetstagaren enligt din åsikt andra gruppmedlemmars åsikter?

Kommunikationsförmåga

• Skapar arbetstagaren möjligheter till diskussion och dialog?
• Lyssnar den här medarbetaren väl på andras förslag? 

Ansvarsskyldighet

• Hur ofta håller den anställde projektets tidsfrister? 
• Överträffar medarbetaren förväntningarna med sitt arbete?

💡 Om du vill ha frågor om självutvärdering kan du kolla in den här samlingen med 75 frågor om självutvärdering.

📝 Enkla, färdiga mallar för 360 feedbackundersökningar

För att göra det enklare har vi skapat inte bara en utan två färdiga och helt anpassningsbara mallar. 

Det första är ett Google-formulär som du kan göra en kopia av och anpassa direkt.

Den andra kan du använda direkt på Zavvy.

Den här mallen är en fullt konfigurerad 360-graders feedbackcykel. Du behöver bara välja deltagare (dvs. de som ska utvärderas), så kan du börja.

Titta på en förhandsvisning av vår mall för 360 feedbackcykeln. 

Du kan använda båda mallarna för:

• ⬆️ Feedback uppåt: Från direktrapporterande till deras chefer.
• ⬇️ Återkoppling nedåt: Från cheferna till deras direktanställda.
• 👥 Återkoppling från kollegor: Från en kollega till en annan.
• ️ Självåterkoppling: Att reflektera över sig själv.

📊 Hur använder man resultaten från 360-gradersundersökningen?

Du kan använda 360-talsundersökningar för både utveckling och utvärdering. 

Du måste ta hänsyn till dina medarbetares prestationer och utvecklingsplaner för att kunna använda undersökningar på ett framgångsrikt sätt. 

Så här gör du.

1. Se till att dina medarbetare ser varje feedback som ett steg mot utveckling.

Ibland är det inte lätt att ta emot feedback, särskilt inte på områden där vi anser oss vara kompetenta. 

Tips: Se till att din personal har ett tillväxttänkande och är öppen för att arbeta för att utveckla sin kompetens.

2. Uppmuntra de anställda att undersöka sina prestationer självständigt eller tillsammans med en kollega och reflektera över sina styrkor och svagheter. 

Varje anställd bör ställa sig dessa frågor:

• Vilka styrkor är viktigast för att lyckas i mitt företag?
• Har folk en annan syn på mina styrkor och svagheter? 
• Vilka svagheter hämmar min tillväxt?
• Vilka kompetenser är viktiga för fortsatt framgång i mitt företag?
• Vad anser jag vara styrkor, svagheter och medelmåttiga färdigheter?

3. Du kan också analysera undersökningsresultat som en del av utvecklingssamtal.

Tips nr 1: Samarbeta med dina anställda för att relatera insikterna från feedbackundersökningen till deras utvecklingsplaner.

Tips nr 2: Sätt upp 2-3 utvecklingsmål.

Du kan uppmuntra dina anställda:

• Anta strategier för att kringgå deras svagheter. 
• Hjälp dem att identifiera en styrka som de kan utnyttja och bli bättre på.
• Välj en styrka på mellannivå för att förbättra den osv. 

Tips #3: Överväg att låta en utbildad coach gå igenom resultaten med dina ledare för att se hur de kan förbättra sina ledarskapsförmågor.

Tips #4: Du kan också dela med dig av vad du har lärt dig av dina 360-undersökningar och vad du planerar att göra utifrån deras feedback.

Tips #5: Du kan också uppmuntra medarbetarna att välja en eller flera ansvarstagare för att hålla dem fast vid sin utvecklingsresa.

🧰 Verktyg för att göra din 360-talsfeedbackprocess enklare

Google-formulär 

Google formulär är en 100 % gratis produkt för alla som har ett Google-konto. Du kan använda den för att skapa så många undersökningar som du behöver, ställa så många frågor som du vill och samla in svar från så många bedömare som möjligt - allt utan att betala ett öre. 

Det ger dock inte mycket utrymme för anpassning och design, särskilt när det gäller varumärkesspecifika produkter. 

Zavvy

Det bästa verktyget för 360-talsfeedbackundersökningar är anpassat till organisationens behov, eftersom det inte finns någon modell som passar alla. 

Om du gör något annat än det, kommer du att få flaskhalsar. 

Zavvy erbjuder ett intuitivt, lättanvänt och mycket anpassningsbart verktyg för 360-talsfeedback.

Vårt verktyg ger dig möjlighet att skapa en feedbackkultur som förbättrar prestationer och tillväxt. 

Du kan använda de insikter som samlas in genom dina feedbackundersökningar för att informera om utbildnings- och utvecklingsstrategier.

➡️ Använd Zavvy för bättre feedbackcykler

Att skicka PDF-filer, enkätformulär och kalkylblad fram och tillbaka tar tid och blir rörigt.

Det är också svårt att följa upp hur dina feedbackundersökningar har utvecklats för att se hur mycket pengar du har tjänat på dessa metoder. 

Men hur kan du minska den tid som går åt till att skapa feedback och förbättra den historiska uppföljningen av dina undersökningar? Zavvy.

Zavvy är en plattform för medarbetarutveckling. Vi har ett feedbackverktyg som automatiserar, skickar och spårar feedbackundersökningar.

Du kan också integrera feedbackverktyget med ett utvecklingsramverk för att använda feedback för att utveckla och utveckla medarbetarna. 

Och det är det bästa sättet att få ut det mesta av dina 360-talsundersökningar. 

Anmäl dig för en kostnadsfri 30-minuters demo för att lära dig hur du kan skapa en högpresterande kultur i din organisation.