Den ultimata guiden för att skapa en feedbackkultur

Många HR-chefer är rädda för feedback: det är arbetsplatskulturens monster.

Att behöva sitta ansikte mot ansikte med en anställd kan vara en mardröm.

Men att skapa en feedbackkultur är en av de bästa gåvorna du kan ge ditt team. 33 % av de anställda säger att de föredrar att få mer feedback från sina chefer. Det hjälper dem att känna igen sina styrkor, åtgärda kompetensluckor och växa inom organisationen.  

När medarbetarna övergår till utvecklings- och engagemangsfasen bör de få erkännande och konstruktiva resultatbedömningar för förbättrad produktivitet. Men tyvärr är det inte alla chefer som vet hur man ger feedback på ett effektivt sätt.

💼 Vad är enfeedbackkultur?

En feedbackkultur är en vana att dela med sig av, svara på och agera på feedback mellan anställda och ledning. Feedbackkulturen bör gälla för alla, oavsett position - oavsett om du är chef eller lägre tjänsteman.

En sund feedbackkultur har följande komponenter:

1. Syfte: Återkopplingen ska vara objektiv. De berörda parterna bör känna sig fria att uttrycka sina åsikter och farhågor.
2. Tvåvägskommunikation: återkopplingen är inte centraliserad till en talare. Mottagaren har friheten att svara och ge sin input. 
3. Kontinuitet: ge feedback regelbundet tills det blir en naturlig del av medarbetarnas upplevelse.
4. Olika typer av feedback: arbetsgivare använder olika sätt att ge feedback - till exempel personlig feedback, 360-graders utvärdering, anonym feedback och andra.

🚦 Varför är det viktigt att ha en sund feedbackkultur?

Ökar produktiviteten

Huvudsyftet med att ge feedback är att öka kvaliteten på arbetet och, om möjligt, dess kvantitet. Genom att låta ditt team veta vilken del av deras arbete som kan förbättras och hur de ska göra det, skapar du förutsättningar för att nå målet.

När teamet väl har hittat de bästa metoderna för att utföra sina uppgifter förväntas de dessutom bli proaktiva. Som ett resultat av detta kan cheferna vara säkra på att verksamheten kan fungera smidigt även utan större inblandning från gruppledarna.

Vid denna tidpunkt blir kommunikationen sömlös och nästan "ordlös" eftersom alla är på samma sida. Teamet förstår vad som är acceptabelt och vad som inte är acceptabelt utifrån organisationens arbetsflöde. 

Öka tillväxtmedvetande och engagemang

Ju större ditt företag är, desto fler personer har du - och desto lättare är det att ignorera feedback. Därför kan de anställda känna sig osynliga, ohörda och otacksamma för sina bidrag.

Anställda som ofta får feedback är 4,6 gånger mer villiga att göra sitt bästa för att uppnå sina mål och utföra sina uppgifter. Dessutom är organisationer med engagerade medarbetare 22 % mer lönsamma och mindre benägna att drabbas av förluster på grund av avflyttning och nyanställning.

Minskad omsättning

Genom att skapa en feedbackkultur kan du förhindra att din organisation drabbas av ekonomiska förluster.

Det kostar 20 procent av en månadslön att ersätta en anställd. Om du hjälper dina anställda att lära sig av sina misstag kan du förbättra deras prestationer och utveckla deras färdigheter. 

🏆 Lär dig hur du kan förbättra dina anställdas prestationer med 17 beprövade metoder .

Klargöra förväntningar

Genom att anamma feedbackkulturen från de första 30-60-90 arbetsdagarna säkerställs att alla känner till sin roll.

Nyanställda känner större samhörighet med organisationen när de ser företagets förväntningar, och de kan anpassa sitt arbete för att uppfylla målen.

🤝 8 steg för att skapa en feedbackkultur

Det är inte lätt att ge feedback. Att praktisera en kultur av lärande och bedömning går längre än att tala om för dina anställda vilket område de är bra på och vilket område de behöver förbättra. 

Med detta sagt är feedback ett viktigt verktyg för organisatorisk framgång och bör behandlas med högsta prioritet.

Här är åtta bästa metoder för feedbackkultur som du kan använda för att nå organisatoriska framgångar.

Främja en tillväxtinriktad inställning

En ledare med ett tillväxttänkande utvecklar en passion för lärande och är öppen för förändring. De förstår att även om medarbetarna är skickliga finns det alltid utrymme för förbättringar.

När du säger till någon att han eller hon kan bli bättre på sitt jobb kan det lätt misstolkas som ett angrepp.

Därför begravs ofta feedback under mattan för att undvika dessa känsliga samtal, och alla fortsätter med vad de gör. 

De anställda kan bli defensiva och fortsätta att arbeta som vanligt. De ser inget fel på sina prestationer och känner inte heller något behov av att förbättra sig.

Tips: Undvik att vara den onda killen genom att erbjuda utbildningsprogram och kurser för alla, även ledare. 

Följ dessa tips för att undvika missförstånd:

• Uppmuntra arbetstagarna att ge och få feedback. Dela med dig av hur man ger och tar emot feedback från anställda.
• Ge några exempel på hur man kan ställa frågor för att få klarhet i hur man tar emot feedback.
• Stimulera deras nyfikenhet och utmana dem att tänka utanför boxen.
• Lär ut beslutsamhet. Låt medarbetarna veta hur de ska hålla ut när de ställs inför komplexa uppgifter och utmaningar.
• Anpassa utbildningen med olika inlärningsvägar och stilar för att matcha allas behov.

Börja från toppen

Endast 14,5 % av cheferna ger effektiv feedback, medan resten delas in i två grupper(Leanne Renninger, grundare av LifeLabs Learning).

Den ena gruppen består av indirekta och mjuka chefer och den andra gruppen beskriver motsatsen.

Det kan vara svårt att upprätthålla balansen, särskilt om du aldrig har erfarenhet eller fått utbildning i detta. 

I det sammanhanget måste du praktisera det du predikar.

Tips: Titta i spegeln. Om du gör saker som strider mot det tillväxttänkande som du har byggt upp som ledare, stoppa dem och börja sätta gränser. 

Från toppen av hierarkin till botten av hierarkin bör alla förstå värdet av feedbackkulturen. Bli en förebild när det gäller att ge feedback med följande steg:

• Delta i utbildningsprogram för ledningen. Lär dig hur du ger feedback i varje skede av medarbetarens erfarenhet, från onboarding till uppsägning.
• Hitta utvecklingsverktyg tillsammans med de anställda.
• Gör tester för bedömning av kompetens.
• Tillbringa tid med de anställda i enrum.

Skapa en riktlinje för feedback

En riktlinje hjälper till att definiera konturerna, strukturen och de bästa strategierna för att informera mottagarna om resultaten av deras prestationer. 

Riktlinjerna ska besvara dessa fyra frågor:

• Varför: Målen och syftena med återkopplingen.
• Vem: De personer som ska leverera och ta emot den.
• Hur: vilken process och vilka kanaler de ska använda
• När: Hur ofta ska den inträffa?

Stöd riktlinjen med material eller videoklipp om bra och dåliga feedbackinteraktioner. Sedan kan du ta det hela till nästa nivå genom att göra en live-demonstration med en anställd. De kan öva sig i att göra en peer-reviewing och visa att feedback inte alltid ska komma från toppen till botten av hierarkin.

Tillämpa en policy med öppna dörrar

Genom att uppmuntra de anställda att vända sig till dig för att få hjälp skapas förtroende och kommunikationen förbättras. Du kan upptäcka problem som du inte ens visste fanns genom att ta itu med deras bekymmer, frågor eller förslag utanför den vanliga befälskedjan. 

Även om det låter trevligt med öppna dörrar är det viktigt att sätta tonen. Syftet är att de anställda inte ska missbruka den möjlighet de får - till exempel att göra utvärderingen av prestationer till ett skvallerforum. 

För att en policy med öppna dörrar ska fungera, bör du följa följande steg:

• Ställ in det rekommenderade tillvägagångssättet. Var tydlig med vilka samtal som är välkomna och vilka som inte är välkomna.
• Involvera chefen i en diskussion med tre personer om det behövs.
• Ordna ett möte och begränsa det till en kort tid så att din tid används väl.
• Föreslå ett uppföljningsmöte om tiden inte räcker till och om frågan inte har behandlats fullt ut. 

Skapa en rutin

Gör feedback till en systematisk process. Skjut inte upp det till slutet av året. Medarbetarna kommer troligen att glömma allt de har upplevt och återuppta sin arbetsstil. 

För enskilda projekt är det bästa sättet att samarbeta 1 mot 1. Ta tid för att diskutera hindren och hitta lösningar tillsammans. 

För att få feedback på grupparbeten kan du ordna ett gruppmöte. Skapa en gruppbaserad mötesagenda där alla kan bidra. Uppmuntra gruppen att dela med sig av utmaningar och vinster från arbetet med projektet. På så sätt undviker du att mötena spårar ur och ökar samarbetet i teamet.

Feedback behöver inte ske varje dag, men du kan integrera den i din dagliga kommunikation. Du kan till exempel ställa korta och snabba frågor som: "Sarah, hur går det med kampanjen i sociala medier?" eller "Har du några problem med projektet?". 

Du kan också ge subtil feedback på följande sätt: 

• Morgonmöten. Erkänn de anställdas prestationer genom dagliga kontroller. Uppmuntra dem att ge uppdateringar och dela med sig av den senaste utvecklingen sedan den senaste återkopplingen. 
• Skicka uppmuntrande e-postmeddelanden till grupper. 
• Ordna lunchmöten där de anställda kan kommunicera fritt och dela med sig av positiv feedback.
• Skapa ett belöningssystem och tilldela poäng för att motivera hårt arbete.
• Håll de anställda ansvariga. Använd check-in-funktioner i din feedbackplattform för att följa individuella framsteg.

Förbättra den emotionella intelligensen (EI)

Sluta vara en robotchef och var medveten om känslorna i din omgivning. Försätt dig i deras situation och visa äkta empati för deras prestationer. Detta är viktigt för att undvika oönskade bieffekter av feedback.

Därför är det viktigt att balansera empati med konstruktiv kritik för att ge effektiv feedback. Du kan upptäcka hur du ska ge feedback och vilket tillvägagångssätt som passar den aktuella personen eller situationen. Att utveckla din emotionella intelligens börjar med följande steg:

• Observera hur du reagerar på människor och din omgivning. Mät hur snabbt du blir arg och fördömande.
• Innan du vidtar någon åtgärd ska du räkna ut hur den kommer att påverka din omgivning.
• Var den större personen. Om du har begått misstag, be om ursäkt och försök att rätta till saker och ting.

Använda olika kanaler för feedback

Vissa anställda reagerar bättre på feedback i enskilda möten, medan andra föredrar att göra det anonymt. Det är därför vi föreslår ett flexibelt feedbacksystem.

Alla anställda är inte likadana, så du bör skräddarsy återkopplingen så att den passar alla. Det sparar också tid i en snabb och dynamisk miljö där medarbetarnas roller ständigt förändras. 

Vi har samlat några feedbackkanaler som du bör använda i din organisation för att säkerställa att feedback kommuniceras på ett rättvist sätt:

• Skriftlig återkoppling: brev, memos, manualer och meddelanden.
• Undersökningar på nätet: Google Forms, Typeform eller SurveyMonkey.
• Mobil kommunikation: korta meddelanden, påminnelser, emoji-reaktioner
• Produktivitetstillämpningar: Slack och Asana
• Anonym feedback: förslagslådor
• Interaktioner ansikte mot ansikte: grupp och 360-feedback.
• Virtuell feedback: videosamtal via Zoom, Google Meet och Google Duo

Automatisera feedback med hjälp av verktyg

Ersätt pappersenkäter och komplettera personliga interaktioner med feedbackprogramvara. Skapa dynamiska och unika enkäter för att få effektiva svar, och använd sedan feedbackprogramvara för att analysera data automatiskt. Detta minskar antalet mänskliga fel i manuella processer och hjälper dig att fatta välgrundade beslut.

Vissa verktyg har dessutom öppen källkod och kan anpassas för att passa organisationens storlek och feedbacksystem. 

Tänk på nedanstående faktorer innan du väljer en programvara för återkoppling:

• Stöd för flera kanaler: programvaran kan analysera svar från kvantifierbara och kvalitativa kanaler, t.ex. skrivna kommentarer och betyg från onlineundersökningar.
• API-integration: ansluts till produktivitetsverktyg som Slack, Trello och Dropbox.
• Användarvänlighet: erbjuder en enkel instrumentpanel för både nybörjare och experter.
• Feedbackvolym: uppskatta hur mycket feedback du förväntar dig och om verktyget kan hantera det.
• Prissättning: Kontrollera om det finns en gratis provperiod innan du bestämmer dig för att betala. Vissa SaaS erbjuder demos för att testa om deras produkt matchar det du söker.

🌈 Tips för att ge och ta emot feedback

Att ge feedback

Undvik att ta in feedback som en smörgås - Börja samtalet med ett positivt uttalande. Ge mottagaren en komplimang för något som han eller hon har åstadkommit nyligen. Ge sedan konstruktiv kritik. Gå in på detaljer om vad de har lyckats bra och vad de behöver förbättra. 

Håll dig objektiv - Ta inte in personliga problem i samtalet. Feedback handlar inte om era meningsskiljaktigheter utan om fakta. Viktigast av allt är att du går rakt på sak så att du inte förvirrar dem.

Ta fram lösningar tillsammans - Avsluta samtalet med realistiska lösningar på hur lyssnaren kan förbättra sig. Säg inte vad de ska göra. Föreslå i stället alternativ. När det är möjligt kan du nämna fallstudier om hur förslagen har fungerat tidigare. 

Uppföljning - Planera ett nytt möte. Bestäm ett datum som passar båda parter. Uppföljningsmötena bör fokusera på att jämföra era framsteg sedan det senaste mötet. Sätt upp SMART-mål som ni båda kan uppnå före varje möte. 

Ta emot feedback

Avbryt inte - Lyssna på talaren tills han eller hon har talat färdigt. Ha tålamod även om feedbacken inte är rätt, och var tålmodig. Gör anteckningar medan du lyssnar och diskutera den information som talaren eventuellt har missat.

Var lyhörd - Din talare kommer troligen att ge förslag under feedbacken. Var inte defensiv. Ta istället emot deras idéer och ställ frågor för att hjälpa dig att förstå deras synvinkel bättre. Upprätthåll ett välkomnande kroppsspråk och ha ögonkontakt. Luta dig inte bort från talaren eller rulla inte med ögonen när han eller hon säger något som du inte håller med om.

Reflektera - Använd högst fem minuter för att revidera diskussionen och se till att båda parter är överens. Om det finns några detaljer som du har missat, använd den här tiden för att beröra dem. Fråga sedan dig själv internt: Vad har jag lärt mig av detta? Är förslagen genomförbara eller inte?

Få en andra åsikt - Be vid behov en annan person att ge feedback om samma sak. Det är trots allt bara en åsikt i ett hav av många åsikter. Du kan sedan börja göra upp planer för att justera ditt beteende utifrån de flera utvärderingarna.

👍 Exempel på feedbackkultur från vinnande företag

Att byta Kudos-kort, ge frekventa prestationsbedömningar och främja en samarbetsmiljö gör att Henkel, Zoom och Google sticker ut från konkurrenterna. Du kan använda deras exempel på arbetskultur för att inspirera din feedbackstrategi.

Taktil

Taktile är ett B2B saas-företag som växte extremt snabbt.

Beroende på startdatum tilldelas medarbetarna automatiskt feedback vid vissa milstolpar (under onboarding, därefter var 6:e månad).

På så sätt blir feedback en naturlig del av resan för alla redan från början.

➡️ Läs hela fallstudien här.

Henkel

Henkels nya feedbackkultur har förändrats från konventionella metoder. Företaget har skapat ett system som distribuerar feedback horisontellt i stället för att använda sig av en metod som går från toppen till botten. Med ett stort team på 53 000 anställda garanterade den här strategin synlighet för alla. 

Cheferna är inte längre den enda källan till feedback. Anställda kan få Kudos-kort och recensioner från kollegor. Henkel stärker detta system genom att ge högpresterande medarbetare incitament med belöningar.  

Zoom

Zoom var bland vinnarna av Glassdoor Employees Choice Awards 2021. Medarbetarrecensioner på Comparably.com avslöjar att Zoom-anställda får konstruktiv feedback varje vecka. Samtidigt hålls ett möte med alla på plats varje kvartal. 

Nya lagmedlemmar tilldelas coacher eller mentorer som introducerar dem i kulturen och lär dem hur företaget fungerar. Dessutom bildas en Happy Crew för att skapa upplevelser som hjälper medarbetarna att hålla sig produktiva och öka moralen för att komplettera denna kultur.

Google

Google har en platt organisationsstruktur, vilket möjliggör samarbete. Anställda på lägre nivå kan utbyta åsikter och uttrycka sina farhågor direkt med VD:n, och kollegial granskning är mycket viktig. 

Företaget anordnar också pep talk-sessioner där de anställda uppmuntras med incitament att dela med sig av sina innovativa idéer. De får också de resurser som krävs för att förverkliga dessa idéer.

🎖 Att ta med sig

Att ge feedback kan vara lika obekvämt som att ha "samtalet" med tonåringar. Men genom att inte tala om styrkor och svagheter missar du möjligheten att göra stegvisa förbättringar för ditt team. Det ger enorma fördelar för organisationer, t.ex. att behålla anställda, höja moralen och produktiviteten.

Men feedback är bara en del av pusslet för att utveckla människor.

Med Zavvy kan du effektivt kombinera dem alla - för mer effektiv, strukturerad feedback än någonsin.

➡️ Lär dig hur det fungerar