Vilken typ av feedback är mest användbar? Välj den bästa feedbacken för din organisation

"Vi behöver alla människor som ger oss feedback. Det är så vi blir bättre," Bill Gates i ett TED-talk 2013. 

Bill Gates är en av vår tids mest framgångsrika entreprenörer - när han talar lyssnar folk. Han förstår värdet av feedback.

Feedback till medarbetarna främjar förtroende, lojalitet och produktivitet i organisationer. Allt detta är viktiga ingredienser för en framgångsrik arbetsplats.

I den här artikeln utforskas de typer av feedback som används på arbetsplatser idag - deras styrkor, svagheter och egenskaper.

Du kanske inte vet vilken typ av feedback som är mest meningsfull för din organisation och dina anställda. Vi visar dig vilken typ av feedback som är mest användbar i olika situationer.

❗️Why feedback är viktigt

Om du är personalchef är det viktigt att använda rätt sorts feedback för att få ut det mesta av ditt team (och för att ditt team ska få ut det mesta av sin upplevelse på jobbet). 

Även om vi tittar på olika typer av feedback har de alla en sak gemensamt - detvärde som effektiv feedback ger till medarbetarna och utveckling.

Medarbetarstöd innebär att ge dina anställda allt de behöver för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt. Det innebär också att skapa en miljö som gör det möjligt för dem att prestera optimalt. 

Effektiv återkoppling är en förutsättning för detta.

Effektiv feedback är mer allmänt sett fördelaktigt för de anställda och deras organisationer. Enligt Indeed omfattar dessa fördelar bland annat följande:

• Förbättring avprestationer - Återkopplingtalar om för de anställda hur de presterar i förhållande till organisationens standarder och hur de kan förbättra sig vid behov.
• Tydliga förväntningar - Medbra feedback meddelar du dina anställda vad du förväntar dig av dem. Det hjälper dem att förstå hur de ska utföra sina roller på ett effektivt sätt och ger dem bättre anvisningar och lägre stressnivåer.
• Uppbyggnad av självförtroende - Positivfeedback ökar medarbetarnas självförtroende för sina roller och positioner i organisationen. De vet vad de gör bra och hur de kan prestera ännu bättre.
• Bättre ledarskap - Chefernahar större kontroll över sina gruppers professionella utveckling och karriärutveckling när de ger feedback och är mer medvetna om deras framsteg med uppgifter och projekt. Med feedback kan dina chefer bli bättre coacher. 
• Medarbetarnas lojalitet - Effektivfeedback stöder medarbetarna i deras arbete. Det minskar deras incitament att sluta, vilket i sin tur sänker organisationens kostnader för att anställa och utbilda nya medarbetare.

🔄 O lika typer av feedback

Feedback kommer i många olika former. Den kan till exempel variera genom att: 

• Vem ger den, 
• det meddelande som det innehåller, eller 
• Vare sig det handlar om tidigare eller framtida händelser.

I det följande diskuterar vi flera typer av feedback och grupperar dem utifrån innehåll, riktning, metod, tidsram och syfte.

Innehåll

Nästan all feedback är antingen positiv eller negativ.

Positiv feedback innebär uppskattning, beröm och positiva kommentarer. Dessutom uppmuntrar och motiverar det de anställda genom att lyfta fram deras styrkor och prestationer.

Positiv feedback förstärker också goda beteenden och stöder de anställdas professionella utveckling.

Negativ återkoppling är korrigerande eller kritiska kommentarer och är svårt för många anställda att höra. Det kan få dem att känna sig angripna, undervärderade och demotiverade. 

Fyra av fem anställda har börjat leta efter ett annat jobb efter negativ feedback, enligt Gallups arbetsplatsundersökning 2018.

Negativ feedback kan dock vara effektiv om den fokuserar på åtgärder för att ändra misslyckade beteenden snarare än på kritik. 

Konstruktiv återkoppling är nära besläktad med negativ feedback och fokuserar på att identifiera områden som kan förbättras.

De anställda vill faktiskt ha konstruktiv feedback för att bli bättre på sina jobb och få bättre möjligheter till karriärutveckling. 

Även när feedbacken är negativ anser 92 procent av de som svarade på en HBR-undersökning att den är effektiv för att förbättra prestationen om den ges på rätt sätt (dvs. konstruktivt).

➡️ Har du svårt att hitta de rätta orden att säga? Här finns 80 exempel på positiv och negativ feedback .

Riktning

Feedback på en arbetsplats kan ha olika inriktning:

• från chef till anställd, 
• från en anställd till sin chef, 
• mellan kollegor, eller 
• mellan andra i organisationen.

Återkoppling nedåt är när chefer förmedlar sina åsikter och sin vägledning till direkt underställda. 

Informationsflödet är nedåtriktat, dvs. från högre nivåer i organisationsstrukturen (chefer) till lägre nivåer (direkt underställda).

Återkoppling nedåt är välkänt på arbetsplatsen och orsakar ofta oro eller rädsla - omen direktanställd känner att han eller hon kommer att bli tillrättavisad eller informerad om en låg bonus, till exempel.

Uppåtriktad återkoppling är motsatsen till nedåtriktad återkoppling, dvs. från direktrapporter till sina chefer. Det är inte särskilt vanligt och sker oftast när cheferna ber om det snarare än frivilligt.

Återkoppling uppåt främjar de anställdas välbefinnande genom att skapa förtroende och psykologisk trygghet. 

När chefer ber om feedback från sina direktrapporter (som annars kanske tvekar att ge den) visar de att de är villiga att lyssna och lära sig av sina underordnade.

Återkoppling från kollega till kollega och självåterkoppling är former av återkoppling inom samma nivå av den organisatoriska hierarkin.

360-graders återkoppling är dubbelriktad, dvs. den kan flöda i alla riktningar mellan chefer, handledare, högre ledning, medarbetare och till och med kunder. Den är vanligtvis anonym, vilket uppmuntrar till en mer öppen och ärlig kommunikation från dem som annars skulle känna sig skrämda att ge öppenhjärtig feedback.

360-graders feedback ger en väl avvägd bild av attityder och åsikter hos människor i hela organisationen, oavsett roll. Därför ger den en bättre bild av mottagarens styrkor och svagheter jämfört med andra typer av feedback.

Läge

Feedback kan vara formell eller informell.

Formell feedback fokuserar på informationsbaserade observationer och använder strukturerade processer och ramar. 

Formell återkoppling ges vanligtvis under schemalagda återkopplingssessioner och inbegriper prestationsbedömningar, mål och KPI:er.

Formell feedback ger tid för förberedelser och är evidensbaserad, men den kan sätta stor press på de anställda.

Informell återkoppling har däremot ingen fast struktur eller återkopplingsprocess. Den är spontan och kan vara frekvent. Den sker naturligt, ofta genom ad hoc-samtal i tillfälliga sammanhang.

När informell feedback verkar äkta bidrar den till att skapa en stödjande arbetsmiljö utan den stress eller oro som formell feedback innebär. Men eftersom den är informell finns det ingen tid att förbereda omdömet, och det kanske inte får samma erkännande som i en formell ram.

Coachning är en typ av feedback som har inslag av både formell och informell feedback. Det är ett samarbete och praktiskt arbete, där coachen är en guide och lagkamrat och skapar en säker plats för att ge och begära feedback.

Coachning kan vara mycket effektiv och leda till mätbara förbättringar inom en rad olika områden. BetterUp rapporterade att efter att ha fått coachning visade de anställda:

• en 90-procentig minskning av stressen, 
• en 149-procentig ökning av motståndskraften, 
• en 181 % förbättring av fokus, och 
• en 130-procentig ökning av arbetsprestationen.

Se upp: Vissa anställda kan dock se coaching som mikromanagement snarare än en positiv inlärningsprocess och kommer inte att reagera bra på det.

Tidsram

Även om den mesta feedbacken avser tidigare händelser, finns det vissa former av feedback som avser framtida eller aktuella händelser.

Framåtriktad feedback ger oss information om framtida beteende. Den kan vara positiv eller negativ, med bekräftande kommentarer för att motivera positiva val i framtiden eller korrigerande uttalanden för att avskräcka från oönskade beteenden.

Återkoppling i realtid är avsedd för situationer i ögonblicket där ett snabbt svar är till hjälp. Ett exempel är när en anställd gör ett misstag, men kan rätta till det med hjälp av snabb återkoppling.

Syfte

Slutligen kan återkoppling betraktas utifrån dess syfte, såsom det uppfattas av den som ger återkoppling. Den framstående psykologen Carl Rogers identifierade fem typer av återkoppling utifrån syftet, som listas nedan från den mest frekvent använda till den minst frekventa:

1. Utvärderande återkoppling innehåller bedömningar av den granskade personen(personlig) eller dennes handlingar(beteende). Personliga bedömningar kan vara smickrande när de är bra men obehagliga när de är dåliga. Negativa omdömen är lättare att acceptera när de är beteendemässiga.
2. Tolkningsfeedback testar förståelsen av vad som sagts, vanligtvis genom omskrivning. Eftersom det är lätt att misstolka konversationer är denna typ av återkoppling användbar eftersom den visar ett aktivt intresse för vad som sägs.
3. Stödjande feedback ger uppmuntran och skapar en trygg och vänlig miljö. Den är ibland smickrande, vilket får en person att må bra. Men den kan också ha ett utvecklingsfokus för att motivera till förändring.
4. Med undersökande feedback söker man mer information genom att ställa djupare och mer specifika frågor.
5. Genom att förstå återkoppling får du reda på mer om personen i återkopplingssamtalet, inte bara om deras ord. Det visar att man anstränger sig för att lära sig vad de verkligen menar med det de säger.

Utvärderande feedback används ofta på arbetsplatsen för att objektivt bedöma en anställds prestationer. 

Genom att sätta upp mål, riktmärken och tidsramar och sedan mäta framstegen i förhållande till dessa erbjuder utvärderande feedback en opartisk grund för feedbackdiskussioner.

❓Vilkentyp av feedback är mest användbar?

Som vi har sett finns det många typer av feedback på arbetsplatsen, och alla har olika styrkor och egenskaper.

Och det finns ofta en överlappning mellan olika typer av feedback - nedåtriktadfeedback kan till exempel vara formell och förmedla ett positivt innehåll, medan informell feedback kan vara negativ och ges mellan kollegor.

Vilken typ av feedback är mest användbar? Svaret är: Det beror på.

Olika typer av feedback är användbara i olika situationer, och vilken feedback som är mest användbar beror på omständigheterna.

HR har en central roll i hur feedback flödar i en organisation. Ditt inflytande på ledare, chefer och personalhanteringsprocesser innebär att du kan främja rätt slags feedback vid rätt tidpunkt.

Med detta i åtanke ska vi titta på vanliga scenarier på arbetsplatsen och identifiera vilken typ av feedback som är mest användbar i varje fall.

Nyanställningar, rollförändringar eller långsamma anställda

Coachingfeedback är ett bra val när nya eller befintliga anställda börjar nya roller eftersom det ger dem värdefull, praktisk vägledning.

Den samarbetsinriktade, vägledande och icke hotfulla metoden med feedback från coachingen är fördelaktig i tider av stora förändringar.

Coachande feedback hjälper också de anställda som känner att de inte har någon framgång i sin karriär. 

Coacher är väl lämpade att identifiera vad som håller tillbaka anställda eller påverkar deras välbefinnande. 

BetterUp fann till exempel att deras medlemmar upplevde en 38-procentig minskning av sin trötthet efter bara tre månaders coachning.

Projektmiljöer

I upptagna, tidskänsliga projektmiljöer är återkoppling i realtid en viktig del. Det är en löpande, snabb återkoppling som fungerar bra i snabba miljöer.

Till exempel: Om ditt företag håller på att genomföra ett stort systemprojekt och det finns ett problem som hindrar en smidig lansering, kan feedback i realtid (dvs. som identifierar och korrigerar problemet) göra skillnaden mellan framgång och misslyckande.

Prestationsbedömningar

Återkoppling i realtid är också bra vid prestationsbedömningar, eftersom det leder till ett starkare engagemang. Dessutom får anställda och deras chefer mer aktuell och frekvent feedback än vid periodiska utvärderingar, eftersom den kommer i rätt tid.

Dessutom leder regelbunden feedback till bättre engagemang hos de anställda, vilket alltid är en bonus! 

Faktum är att många företag, till exempel Accenture, har övergivit årliga prestationsbedömningar till förmån för feedback i realtid.

360-graders feedback är en annan typ av feedback som är användbar vid prestationsbedömningar. 

360-graders feedback stärker lagarbete och ansvarstagande samtidigt som den avslöjar specifika områden för karriärutveckling, enligt Susan Heathfield, en erfaren HR-konsult och författare.

Dessutom kan du dra nytta av 360-graders feedback för ledarskapsutveckling. Jack Zenger, en global expert på organisatoriskt beteende, påpekar följande: ‍

"Mer än 85 % av alla Fortune 500-företag använder 360-graders feedbackprocessen som en hörnsten i sin övergripande ledarskapsutvecklingsprocess." 

Lågpresterande företag

Det är svårt att ge feedback till lågpresterande medarbetare. Samtalen är obekväma och kan till och med vara känslosamma och upprörande. Marcel Schwantes, expert på ledarskap och människocentrerade arbetsplatser, föreslår att man använder ett objektivt, evidensbaserat och opartiskt tillvägagångssätt när man hanterar lågpresterande personer.

Beteendeinriktad utvärderande feedback, hjälper därför till att hantera lågpresterande medarbetare. Den fokuserar på handlingar (som styrs av beteenden) snarare än på personen. Dessutom följs den upp med objektiva förbättringsåtgärder och handlingspunkter. Konstruktiv feedback kan också vara till hjälp om den ges på rätt sätt, liksom en stödjande och öppen kommunikationsprocess.

Högpresterande personer

Jämfört med lågpresterande personer är det lätt att ge feedback till högpresterande personer. Eller är det så?

Amy Gallo, författare och talare om dynamik på arbetsplatsen, förklarar att högpresterande personer kanske inte tar emot feedback på ett bra sätt om det finns någon antydan till kritik. 

Men även högpresterande personer behöver en viss grad av konstruktiv feedback.

Men Gallo menar att tonvikten bör ligga på den positiva återkopplingen som lyfter fram motivationer och mål med fokus på framtiden. Positiv framåtriktad feedback är därför bra för högpresterande personer.

Söker riktning

Feedback på arbetsplatsen ges snarare än efterfrågas. Detta kan enligt en Gallup-undersökning förklara varför feedback inte alltid är effektiv. 

Endast 26 % av de anställda instämmer helt i att feedback har hjälpt dem att göra bättre ifrån sig på jobbet.

Ett sätt att förbättra detta är att be om feedback i stället för att erbjuda den.

Tänk till exempel på när en anställd eller chef behöver vägledning om sin karriär, sitt beteende på arbetsplatsen eller ett projekt.

I dessa situationer är upp- eller nedåtgående feedback som initieras av den person som tar emot den mest hjälpsam. 

Och som sagt, när chefer ber om feedback uppåt skapar de förtroende och minskar oron hos sina direktanställda. 

Genom att be om feedback skapas en feedbackdynamik som ökar engagemanget och förbättrar affärsresultaten.

Att ta itu med dåliga interpersonella färdigheter

Interpersonella färdigheter, eller mjuka färdigheter, är viktiga på arbetsplatsen och avser beteenden snarare än kunskap. 

Men mjuka färdigheter är notoriskt svåra att utveckla, påpekar Anne Fisher, en kolumnist på Fortune Magazine.

Men Chris Musser, undervisningsassistent vid Harvards Kennedy School, betonar att människor kan förbättra sina interpersonella färdigheter med rätt feedback.

Musser föreslår att feedback med dialog och utredning, tvåvägssamtal och en balans mellan empati och direkthet är det bästa sättet att hantera dåliga interpersonella färdigheter.

Därför är en blandning av undersökande och förståelsebaserad feedback, med omsorgsfull konstruktiv feedback, till hjälp i dessa situationer.

Listan ovan är varken uttömmande eller slutgiltig, men den bör ge dig en god uppfattning om hur olika typer av feedback kan vara till hjälp i olika situationer. 

💡9 tips för att ge feedback (av alla slag)

Nu när vi har diskuterat olika typer av feedback, är du redo att ge och ta emot feedback? effektiv feedback? Eller kanske till att vägleda andra - ledare, chefer och anställda - om hur man ger värdefull feedback?

Susan Heathfield, som bygger på årtionden av erfarenhet, föreslår att effektiv och hjälpsam feedback, oavsett vilken typ den är, måste vara:

1. Specificera den handling eller det beteende som du ger feedback på, inte mottagarens bredare arbetslivserfarenhet.
2. Konstruktiva och utan en underton av fördömande, framförda med ärlighet och uppriktighet.
3. Handlingsbar utifrån de verktyg, resurser och den tid som mottagaren har till sitt förfogande, med tanke på framtida resultat.
4. Begärs (om möjligt) av mottagaren, vilket kan ske genom att du frågar om du kan ge dem feedback.
5. Användbart, men inte i form av "råd" (om du inte har bett om det).
6. I rätt tid, dvs. relativt snart efter händelsen eller beteendet, så att det är lätt att relatera till feedbacken.
7. Objektivitet om händelsen eller beteendet, fokus på handlingar: hur de anställda gjorde något och inte varför.
8. Förstått av mottagaren genom att observera deras reaktioner och, om möjligt, följa upp feedbacken.
9. Konsekvent i sitt budskap och sin tolkning av händelsen eller beteendet, snarare än att förmedla "blandade budskap".

➡️ Behöver du fortfarande idéer och tips? Kolla in våra 20 bästa metoder för feedback från anställda för att skapa en engagerande arbetsplatskultur.

➡️ Skapa en feedbackkultur som främjar utveckling med Zavvy

At Zavvy, we understand that proper feedback is essential for a well-performing workplace. It promotes a culture that fosters employee development and growth through the guidance, clarity, and confidence that effective feedback brings.

Men som vi har sett finns feedback i många olika former, och olika typer av feedback är till hjälp i olika situationer. Så för att få ut det mesta av feedback i din organisation behöver du ett mångsidigt och flexibelt tillvägagångssätt.

At Zavvy, we can help you navigate, organize, and monitor a feedback system that boosts performance. Our tools and programs will work seamlessly with your existing information flow while letting you fully customize them to your organization's needs.

Boka en kostnadsfri 30-minuters demo för att se hur du kan utnyttja dina medarbetares potential genom effektiv feedback.