Bygg upp en vinnande process för kontinuerlig feedback från anställda i 10 enkla steg

Försöker du bestämma dig för en ny stil för resultatbedömning? Företag har länge använt årliga bedömningar för att fördela belöningar. Denna metod för resultatstyrning mäter effekten av tidigare arbete i hopp om att man ska kunna dra lärdomar och bygga vidare på dem i framtiden. 

Men 80 år senare vill medarbetarna gärna få kontinuerlig feedback från medarbetarna i stället för att vänta på en årlig uppdatering. 

Cargill, en livsmedelsproducent och distributör med säte i Minneapolis, behövde ett bättre system för resultatstyrning för att motivera sina 160 000 anställda i världen. Cargill har nu infört dagliga samtal på jobbet mellan chefer och anställda och har övergivit de årliga utvärderingarna till förmån för ett system för "Everyday Performance Management". 

HR Daily Advisor rapporterar att 70 % av Cargills anställda känner sig mer uppskattade när de får hjälp av sina chefer. Företaget har också uppnått en 40-procentig förbättring av prestationen totalt sett. Följ i Cargills fotspår genom att läsa vår guide - vi visar dig exakt hur du implementerar kontinuerlig feedback från anställda och börjar skörda frukterna av detta värdefulla system. 

🔄 Vad är kontinuerlig feedback?

Kontinuerliga återkopplingsslingor är tvåvägskommunikationskanaler mellan en anställd och en chef. Den kontinuerliga feedbacken kan handla om arbetsrelaterade färdigheter, kunskaper, attityder, beteenden osv. Nyckeln till ett framgångsrikt system för kontinuerlig återkoppling är att den sker regelbundet, i ögonblicket, och att den är möjlig att åtgärda. 

"Kontinuerlig feedback kan förbättra kommunikationen mellan chefer och anställda.

Det är troligare att de anställda känner sig bekväma med att kommunicera regelbundet med sina chefer, och det är troligare att cheferna är medvetna om eventuella problem som de anställda kan ha. Detta kan leda till en öppen och effektiv kommunikation mellan de två parterna, vilket kan vara fördelaktigt för både chefen och medarbetaren." Omer Usanmaz, VD och medgrundare av Qooper, en plattform för mentorskap och coachning.

🏆 8 Fördelar med kontinuerlig feedback

Kontinuerlig feedback har tydliga fördelar för både arbetstagare och arbetsgivare.

1. Skapande av starkare relationer

Traditionella resultatbedömningar har inte fokuserat särskilt mycket på samspelet mellan chefer och enskilda medarbetare. Istället har de fokuserat mer på siffrorna och huruvida en anställd har nått sina mål. Alternativet? 

En modell för kontinuerlig återkoppling ger utrymme för en öppen dialog. Den skapar möjligheter för cheferna att bygga upp starkare relationer med sina direkta medarbetare och lära känna dem som människor, inte bara som kuggar i en maskin.

2. Uppmuntrar till utveckling av de anställda

Att ge piskan en gång om året är inte motiverande och ger inte de anställda möjlighet till frekventa kontroller som driver på kontinuerliga prestationer. När cheferna åtar sig att ge kontinuerlig feedback visar det medarbetarna att deras utveckling är en prioritet. Denna regelbundna interaktion gör det också möjligt att ge coachning och mentorskap på jobbet, i stället för att vänta tills det är för sent att korrigera kursen. 

"Om en anställd har problem med en viss färdighet kan chefen ge feedback och hjälpa till att utveckla en plan för att förbättra den. Om en anställd dessutom utmärker sig på ett visst område kan chefen hjälpa den anställde att hitta sätt att bygga vidare på den styrkan.

Genom att koppla återkopplingen till karriärutvecklingsplaner vet medarbetarna att deras prestationer övervakas noga och att deras karriärutveckling är en prioritet för företaget." - Michelle Hague, HR-chef på Solar Panels Network USA. 

3. Ökar samarbetet

Företag som är öppna för en 360-graders utvärderingskultur samlar in och distribuerar feedback från kollegor, yngre kollegor och chefer. Betoningen på att dela idéer i en trygg miljö skapar en miljö där samarbete är normen. 

Harvard Business Review rapporterar att Google har en intressant metod för urval av kollegor. Varje anställd skickar en lista över kollegor till sin chef, som sedan avgör om de nominerade personerna kan ge väsentlig och opartisk feedback.

Det är ett system som fungerar: efter att ha bytt till detta peer-baserade granskningssystem har Google nu en 26-procentig förbättring av antalet anställda som anser att feedback-systemet är till hjälp.

4. Ger en korrekt redogörelse för de anställdas prestationer.

När cheferna väntar med att ge feedback endast en gång om året är det mer sannolikt att de fokuserar på extremer som begränsar deras förmåga att ge en korrekt redogörelse för deras genomsnittliga prestationer. Exempel på problematisk feedback är följande: 

• Recency bias - när den senaste händelsen väger tyngre än allt som hänt tidigare.
• Halo-effekt - när ett starkt drag överskuggar allt annat.
• Primacy-effekt - när det första du lägger märke till om någon har ett oproportionerligt stort inflytande på din åsikt om personen.

Tips: Övervinn dessa naturliga feedbackbias med frekventa kontroller som är mer sannolika att vara korrekta och objektiva. 

5. Förenklad målstyrning och erkännande av anställda 

Det är lättare att följa upp individuella mål när cheferna ofta tittar in för att komma med förslag, erbjuda utbildningsresurser eller hjälpa de anställda att anpassa sina mål till företagets strategi. Denna process gör det också möjligt för cheferna att ge beröm när det är på sin plats så snart en anställd når en milstolpe. 

Detta är precis vad Y-arbetarna söker. LinkedIn rapporterar att hela 80 procent föredrar omedelbar feedback och beröm framför att få feedback i en granskningssituation.

➡️ Kolla in 42 meningsfulla idéer om erkännande för att öka engagemanget hos medarbetarna.

6. Ger insikter i realtid

Den traditionella årliga prestationsbedömningen kan ibland kännas som en obduktion där cheferna försöker samla ihop alla medarbetarens prestationer under de senaste 12 månaderna. 

Kontinuerlig feedback är ett effektivt alternativ. Det ger cheferna insikter i realtid om de anställdas prestationer. Om en försäljningsanställd till exempel inte nådde sina mål den här veckan, hur kan han eller hon samarbeta med sin chef för att uppnå bättre siffror nästa vecka? 

7. Minskar avgångarna

MIT Sloan Management Review förklarar att underlåtenhet att erkänna prestationer är en av de viktigaste drivkrafterna för avgångar under den stora uppsägningen. Det är särskilt troligt att anställda lämnar företag som misslyckas med att skilja mellan högpresterande och efterblivna medarbetare.

Anställda söker erkännande i form av informellt beröm och ekonomiska incitament. Dessutom är högpresterande anställda förbittrade över bristen på erkännande för sitt hårda arbete. 

8. Ökar produktiviteten 

Förhållandet mellan prestationsbedömningar och produktivitet är intressant. År 1927 genomförde psykologen Elton Mayo ett socioekonomiskt experiment baserat på kvinnliga arbetare vid Hawthorne Works-fabriken vid Western Electric Company i Illinois. Mayo justerade deras arbetsförhållanden, viloperioder, belysning, övervakning och arbetstider för att se om det fanns tendenser som hade med prestation och produktivitet att göra. 

I Hawthorne-studierna konstaterades att det var lättare att öka produktiviteten genom att observera arbetstagarna än genom att justera deras löner eller andra villkor. Med andra ord är det troligare att de anställda presterar bättre när de vet att arbetsledarna övervakar deras ansträngningar .

🔍 Varför är kontinuerlig feedback en bättre metod än årliga prestationsutvärderingar?

Kontinuerlig feedback från medarbetarna är den moderna metoden för prestationsstyrning. En kontinuerlig 360-graders feedbackkultur möjliggör opartisk, helt anpassad feedback för att driva prestanda, engagemang och tillväxt. Årliga utvärderingar är inte längre populära eftersom fördomar, glömska och brist på sammanhang kan påverka värdet av en årlig bedömning.

Vi talade med Jo Taylor, Talangchef på TalkTalk, chef för lärande på Channel 4 och nu VD för Let's Talk Talent, för att fråga henne om varför en kontinuerlig feedbackprocess är bättre än traditionella årliga utvärderingar. Hon berättade för oss:

"Kontinuerlig feedback är viktig för hur vi motiverar och värdesätter våra medarbetares bidrag. Hur ska vi annars lära oss om vi inte ger feedback regelbundet? Detta mer informella och regelbundna tillvägagångssätt för återkoppling till medarbetarna möjliggör utvecklingssamtal i två riktningar. Det skapar förtroende, omsorg och psykologiskt trygga arbetsplatser där människor trivs.

Chefer som verkligen lyssnar på sina medarbetare och som följer upp åtgärder på ett mer regelbundet sätt tar bort den oro som människor känner inför den årliga prestationsbedömningen. Det finns en möjlighet att vända samtalen om prestationer på huvudet när människor talar om minimikrav för att verkligen frigöra sin passion och potential."

💡 10 steg för att bygga en kultur för kontinuerlig feedback på prestationer 

Du är redo att skapa din egen kultur för återkoppling av prestationer genom att använda följande byggstenar. 

1. Förmedla fördelarna med kontinuerlig återkoppling. 

Börja med att få med ditt team, med början i toppen av trädet. Den högsta ledningen måste se värdet av ett system för kontinuerlig återkoppling för att kunna köpa idén. Forbes tillhandahåller två statistiska uppgifter som säkert kommer att övertyga dina intressenter: 

• 43 % av de anställda som själva identifierar sig som mycket engagerade får feedback minst en gång i veckan. 
• 89 % av HR-cheferna anser att kontinuerlig feedback från kollegor ger goda resultat.

Entusiasm och engagemang från toppen kommer att sprida sig till resten av organisationen. Håll presentationer och informationsmöten för att visa upp fördelarna med ett system för kontinuerlig feedback så att personalen känner sig entusiastisk över att fortsätta sin utveckling. 

2. Välj rätt teknik 

Att öka din feedbackfrekvens behöver inte vara tids- eller arbetskrävande, så länge du använder rätt verktyg. Automatisering tar hand om de repetitiva delarna av feedbackprocessen och gör att du kan fokusera på mer kreativa uppgifter.

När återkopplingen fungerar bra kommer dina anställda inte bara att ta emot återkoppling utan också aktivt söka den. 

Genom att integrera detta i din valda programvara för prestationshantering blir det enkelt för ditt team att begära feedback från sina kollegor och chefer. 

➡️ Zavvys 360 feedback-verktyg ger en helhetsbild av dina medarbetares aktiviteter och hur de påverkar teamet, prestationen och kulturen.

3. Utbilda chefer i att ge konstruktiv feedback

Dina chefer är drivkraften bakom en framgångsrik feedbackkultur, så de måste ha kunskaperna för att kunna ge feedback på ett effektivt sätt. 

Det sista du vill är att demotivera din personal genom att öka den negativa feedbacken utan något syfte. 

Gallups forskning om återkopplingsstilar visar att 80 % av de anställda söker nya externa roller om de känner sig negativa efter feedback från chefen. Och endast 10,4 % av de anställda rapporterade att de kände sig engagerade efter att ha fått negativ feedback. 

4. Uppmuntra återkoppling mellan kollegor 

Återkoppling från kollegor bör utgöra en regelbunden del av din 360-graders granskningsprocess. Men O.C Tanner Global Culture Report visade att endast 32 % av de anställda får regelbunden feedback från sina kollegor. 

Prioritera denna viktiga tillväxtkälla genom att erbjuda rundabordssamtal där de anställda kan ge och ta emot feedback i grupp. Detta fungerar bra för kompetensbaserad utbildning, till exempel om du försöker förbättra kundservicekunskaperna i hela företaget. 

5. Planera veckovisa återkopplingssessioner.

Anställda och chefer bör ha en tydlig tidslinje för regelbundna kontroller. Nyckeln är att se till att den här tiden är avsatt i båda kalendrarna så att det inte finns någon risk för att återkopplingen hamnar i skymundan. 

Det kan vara ett veckomöte 1:1 eller att du helt enkelt går förbi en anställds skrivbord för att prata med honom eller henne.

Tips: Sessionen behöver inte vara långvarig.

Inc.com rapporterar att 67 % av Gen Z-anställda vill få feedback från sin chef i små bitar på 5 minuter eller mindre. 

6. Samla in feedback från fjärrteam 

Det är lätt för distansanställda att känna sig utestängda, så det är viktigt att de också är med i feedbackprocessen. Du kan behöva justera dina feedbackfrågor och mål för att de ska vara relevanta för ditt distribuerade team, till exempel genom att fokusera på teamets kommunikationsstilar. 

7. Koppla feedback till utvecklingsplaner 

Ge inte feedback för sakens skull - använd den för att främja tillväxt och utveckling. Zippia rapporterar att 69 % av de anställda skulle arbeta hårdare om de kände att deras chefer erkände deras insatser genom feedback. 

Tips: Utnyttja detta genom att skapa en tydlig koppling mellan medarbetarnas karriärramverk, tillväxtplaner och feedback så att varje medarbetare vet hur de ska uppnå sina utvecklingsmål.

8. Skapa en styrelse för ständiga förbättringar 

Använd en fysisk tavla eller en gemensam plats på nätet för att följa företagets framsteg i förhållande till feedbackmålen. Detta visar de anställda hur de påverkar resultatet och uppmuntrar dem att fortsätta det goda arbetet. 

Glöm inte att fira alla framgångar på vägen. Employee Appreciation Day infaller den första fredagen i mars, men vi bör uppmärksamma framgångar under hela året. 

O.C Tanner rapporterar en 289-procentig ökning av framgång och en 166-procentig förbättring av ledarskapet när företag införlivar erkännande av daglig ansträngning i sina belöningsprogram. 

9. Ta välgrundade beslut på grundval av feedback från de anställda 

Ta ett steg tillbaka från att fokusera på individuell utveckling och använd insikterna om medarbetarnas feedback för att stärka dina bredare beslut om affärsstrategi. 

Exempel 1: Om det finns flera fall av kommunikationsproblem mellan avdelningar kan det vara dags att införa utbildning mellan avdelningar.

Exempel 2: Om du ser en tendens till låg moral vid en viss tid på året kan du försöka planera in sociala evenemang för hela företaget för att höja humöret.

10. Upprepa återkopplingsprocessen 

Kom ihåg att feedback från medarbetarna är en resa, inte en engångshändelse. Så skölj och upprepa processen så ofta som det behövs. På så sätt kan du se till att ditt team ständigt utvecklas och växer i linje med företagets mål. Inkludera följande (vid behov): 

• kollegiala utvärderingar för att ge kollegor en chans att bedöma varandra. 
• Självutvärderingar, så att de anställda har möjlighet att reflektera över sina prestationer. 
• Uppåtriktad återkoppling från direktrapporter till deras chefer. 
• Nedåtriktad feedback från chefer till deras direktrapporter. 

➡️ Zavvy möjliggör en kultur för kontinuerlig återkoppling av prestationer

Att skapa en kultur för kontinuerlig prestation bör inte vara skrämmande.

Zavvyprogramvaran för medarbetaraktivering tar dig igenom de steg som behövs för att bygga ett system för kontinuerlig feedback som kan köras sömlöst i bakgrunden.

Om du vill öka dina affärsresultat och samtidigt prioritera medarbetarnas upplevelser kan du ordna en kostnadsfri demo av Zavvy s 360 feedback-verktyg redan idag.