Vad är virtuell onboarding och hur gör man det rätt?

Forskning från BambooHR visade: 49 procent av de medarbetare som genomgick en effektiv onboarding började bidra till sitt team inom den första veckan.

Och eftersom vi lever och andas allt online idag, ökar behovet av en systematisk och sömlös virtuell onboardingprocess ytterligare. 

En perfekt onboarding hjälper medarbetarna att kickstarta sin roll och skapar en tydlig vision för de kommande tre dagarna, tre veckorna eller tre åren som de kommer att tillbringa med organisationen.

Syftet med onboardingprocessen är inget annat än att lägga en stabil grund för relationen mellan företaget och den anställde. En tumregel är att ju starkare onboarding, desto längre blir relationen.

Men sedan pandemin startade har HR-chefer, rekryterare och grundare fortfarande svårt att växla över från offline-installation till online-onboarding.

💻 Vad är virtuell onboarding?

Virtuell onboarding använder teknik för att underlätta integrationen av nya medarbetare i ett distansteam.

Organisationer använder virtuella onboarding-initiativ för att få distansanställda att känna sig välkomna till en ny organisation och nå produktivitet snabbare. 

Det är en avgörande tidpunkt för både arbetsgivaren och den anställde, eftersom det sätter tonen för resten av deras arbetsförhållande.

Även om personlig onboarding är ett utmärkt sätt att skapa ett varmt välkomnande och få medarbetarna att känna sig uppskattade, är det bara en del av ekvationen - oavsett om ditt företag är remote-first eller inte.

Genom att kombinera insiktsfulla videor, förinspelade meddelanden från ledande befattningshavare och en omfattande utbildningsväg online kan företag se till att distansarbetare känner sig som värdefulla medlemmar i teamet från dag ett.

🏢 Hur skiljer det sig från onboarding på kontoret?

Avsaknad av fysiska upplevelser

Det är en helt annan känsla när du träffar den nya medarbetaren personligen och välkomnar honom eller henne till sitt skrivbord, visar honom eller henne cafeterian och presenterar honom eller henne för sina kollegor. Men när du utför alla dessa steg online kan du inte förvänta dig att saker och ting ska falla på plats så snabbt. 

Det kommer att kännas betydligt mindre personligt och mänskligt när människor bara träffas över skärmen.

De skulle inte kunna ta del av de samtal som skulle ha ägt rum om de befunnit sig på ett fysiskt kontor. När meningsfulla eller avslappnade konversationer sker online mellan möten, sker de medvetet.

Men för det mesta händer de inte alls.

Kräver ständiga ansträngningar

I denna tweet från Kunal Shah, grundare av den indiska enhörningen Cred, diskuterar han utmaningarna med distansarbete. 

Naturligtvis bygger den virtuella onboarding-processen på liknande principer. Utformningen av din introduktionsresa bör vara så engagerande att de nya kollegorna hela tiden vet vad som väntar härnäst. 

Personalchefer kan uppleva detta behov av ständiga ansträngningar som en utmaning. 

Ett sätt att få kontroll över detta är att automatisera den virtuella onboarding-processen med hjälp av programvara som erbjuder helhetslösningar. Vi kommer att utforska denna del i detalj senare.

Omfattning av missförstånd 

Även om videokonferensapplikationer kan ha kopplat samman världen på bästa möjliga sätt, har vi fortfarande en lång väg att gå när det gäller att förstå mänskliga känslor genom skärmar. 

Det är svårt att bedöma människors kroppsspråk, gester eller uttryck i videosamtal och ännu svårare att ta reda på om de tolkade dig rätt. 

Till skillnad från offline-upplägget där nykomlingarna tydligt kunde förstå sina roller och företaget från sina chefer och kollegor, kanske virtuell onboarding inte ger dem den tydligheten om något av stegen inte går bra.

Brist på passion och entusiasm

Under en onboardingprocess offline förstod vi personens olika nyanser när de tog sig an olika uppgifter under dagen. Ibland, när de inte var tillräckligt självsäkra för att ta sig runt, fick vi bevittna den hjärtevärmande uppmuntran som deras kollegor gav dem.

Genom dessa nära interaktioner upplever människor känslor och skapar minnen. Dessutom bidrar nyanställda alltid med extra energi och positivitet. Det är svårt att återskapa deras passion och entusiasm i den virtuella miljön med deras kollegor.

Brist på tekniskt kunnande 

Bristande kunskaper om specifika tekniska verktyg är en av de största utmaningarna med onboarding på distans. 

Den nya medarbetaren har kanske aldrig använt videokonferenser, management, CRM-verktyg eller standardverktyg som erbjuds av den nya organisationen. Därför kommer det att finnas ett tydligt glapp, som du kan eliminera med tydlig dokumentation och förklaringar om programvaran för den nya medarbetaren.

🏗 Hur bygger man en virtuell onboarding-process?

Den virtuella onboarding-processen bör vara så smidig och sömlös som möjligt. Nyanställda kommer sannolikt att uppleva en blandning av spänning och oro under sin första dag, så det är viktigt att göra denna upplevelse så positiv som möjligt.

Förbered dem och var beredda tidigt

Du kan misslyckas med att planera, men planeringen misslyckas aldrig med dig. 

Det bästa är att skapa entusiasm inför den första dagen, redan innan dagen är här. Detta är vad vi kallar preboarding-steget. Så hur förbereder du dig för den stora händelsen?

Internt

• Kontrollera med ditt tekniska team om alla prylar som ska överlämnas till den nyanställde är redo och om de är i bästa skick
• Se till att deras inloggnings-ID och lösenord förbereds och skickas ut via e-post
• Nollställ deras kompis, som kommer att vara deras mest framträdande stödpelare och en vän under deras första dagar (mer om detta om en stund)
• Ha de dokument redo som du vill att de ska gå igenom och underteckna för att slutföra sitt anslutningsförfarande

Med den nya medarbetaren

Skicka ett välkomstmejl till dem innan deras första dag. Genom denna kommunikation kan du förmedla de första stegen du vill att de ska ta och dela en grov uppfattning om deras första dag. 

Förutom detta kan du också fråga om de behöver något eller har några funderingar inför startdagen.

Håll dem informerade om de kommer att ha några särskilda introduktionssamtal med koncernledningen, vice VD:ar, avdelningschefer osv. Detta kommer att hjälpa dem att förbereda sig bättre och, som ett resultat, rocka deras första dag.

Korrekt preboarding är ett ämne i sig, men det är också din chans att verkligen sticka ut.

Skicka ett välkomstpaket

Vem älskar inte presenter?

Och ännu bättre när det är ett omsorgsfullt utformat välkomstpaket från din nya arbetsgivare.

Det är ett utmärkt tillfälle att glädja nya medarbetare - och motivera dem att lägga upp en bild på Linkedin. Ett välkomstpaket måste vara en del av er virtuella onboardingprocess. 

Vad kan du stoppa i de där paketen? Det finns inga fasta regler. 

En tumregel är att tänka på saker som är 

• återspegla er kultur och era värderingar
• spegla din produkt
• hjälpa dina medarbetare i deras vardag

För att komma igång har vi samlat några saker som skulle kunna utgöra ett bra välkomstpaket:

En handbok för anställda

Detta bör innehålla de viktigaste sakerna du vill att de ska veta innan de påbörjar sina uppgifter, t.ex:

• Förklaring av företagskultur
• Incitament/bonusar som anställda har rätt till
• En detaljerad semesterpolicy
• Arbetstider, lunchtider (men var försiktig, anställda gillar inte att bli detaljstyrda) 

Dessa och många fler grundläggande men viktiga detaljer kan hitta en plats i denna handbok.

Kontorsmaterial och prylar

• Anteckningsblock och brevpapper med företagets varumärke, klistermärken eller annat som kan hjälpa de anställda att dekorera sina skrivbord
• Bärbar dator, surfplatta, hårddisk, knappsats, mikrofon och all annan teknisk support som behövs för att utföra arbetet

Snacks

Utan tvekan är detta den mest omtyckta delen av välkomstpaketet. Du kan anlita en tjänsteleverantör som erbjuder skräddarsydda snackslådor enligt dina instruktioner eller lägga till ett presentkort i en app för matleveranser. Dessutom kan du använda ruttplanering för team för att säkerställa en effektiv leverans av snacks och presentkort till dina medarbetare.

Resurser för utveckling

Några exempel på sådana resurser är böcker, kurser, medlemskap, konferensbiljetter eller helt enkelt något annat som de vill lära sig mer om. Även om de kanske gillar snacks och andra presenter bättre, kommer denna del av välkomstpaketet att leda till att de blir bättre yrkesmänniskor och individer.

Vi har skrivit en hel del om idéer för välkomstgåvor, som du kan läsa mer om här Utforska fler spännande idéer för välkomstpaket. 

Sätt dig in i deras situation

Ibland är det mycket lättare att hitta svar om vi sätter oss in i situationen för den person som vi försöker hjälpa.

I det här fallet är personen din medarbetare, och problemformuleringen handlar om att skapa en effektiv virtuell onboarding-process för dem. Så fråga dig själv: 

• Hur kände du dig om du var nyanställd? 
• Vad kommer du att uppskatta mest? 

Och efter den första dagen, reflektera över:

• Vad kunde ha gjorts bättre? 
• Vilken eller vilka saker gjorde dig mest besviken?

För att hjälpa dig att planera onboardingprogrammet kan du använda vår 30-60-90-dagars onboardingplan som noggrant beskriver de steg som en nyanställd bör ta under sin första, andra och tredje månad efter att ha börjat på det nya jobbet. 

🪝 8 bästa metoder för att göra virtuell onboarding effektiv

1. Var flexibel

"Medarbetarnas förväntningar förändras och vi kommer att behöva definiera produktivitet på ett mycket bredare sätt - inkluderande av samarbete, lärande och välbefinnande för att driva på karriärutvecklingen för alla arbetstagare, inklusive frontlinje- och kunskapsarbetare, samt för nyutexaminerade och de som är i arbetslivet idag. Allt detta måste göras med flexibilitet i när, var och hur människor arbetar." - Satya Nadella, VD för Microsoft.

Att vara flexibel är förmodligen den viktigaste lärdomen som framkommit under de senaste två åren när det gäller rekrytering och personalhantering. 

Det är en bra övning att erbjuda en planerad och organiserad onboarding-process till dina nya medarbetare, men samtidigt är det också viktigt att ge dem en välbehövlig andningspaus mellan uppgifterna. 

Låt dem veta att de kan ta saker i sin egen takt och kontakta dig om de tycker att något är för stressigt. Det betyder inte att du inte kan använda deadlines - men gör det medvetet där de behövs som mest.

Att vara flexibel med nyanställda är ett av de bästa sätten att få ett mer kvalitativt resultat istället för ett kvantitativt. Kom ihåg att processen ska prioritera lärande, inte resultat. 

2. Ge dem en virtuell kompis

Trots att den nya medarbetaren har fått ta del av omfattande dokumentation och resurser kommer nyfikenheten att öka när hen gräver djupare i sin roll, och då och då dyker det upp ytterligare frågor. Att fråga chefen varje gång kan bli lite besvärligt; det är här deras virtuella kompis kommer in i bilden. 

Så hur ska en kompis se ut? 

• En kompis är en person som ger nyanställda förtroende - någon som alltid finns där för att svara öppet på frågor, även de till synes dumma 
• När det gäller att välja en kompis rekommenderar vi någon med:

1) Tillräcklig kunskap om den nyanställdes roll 

2) Stark historik av arbetsprestationer

3) Kapacitet att hjälpa den nyanställde

Hur hjälper den här kompisen den nya medarbetaren?

• Kompisen, som är en av deras kollegor, fungerar som en guide och vän på samma gång för att hjälpa dem att komma till rätta på sitt nya kontor
• De löser problem och hjälper nykomlingen att introduceras bättre till företaget och andra kollegor
• De gör onboardingprocessen enklare och roligare genom att vara deras kontaktperson när nykomlingen stöter på ett problem
• Kompisen får dem att öppna sig och umgås fritt med alla på kontoret
• De blir deras första vänner som de kan lita på och uttrycka sig fullt ut för

Att ha en kompis är till stor hjälp. Här är allt du behöver veta för att köra ett onboardingprogram på ditt företag - inklusive gratis checklistor. Och om du behöver hjälp med att matcha nyanställda och buddies så har vi även hjälp för dig.

3. Fira små segrar

När de börjar på en ny organisation är de flesta medarbetare entusiastiska över sin nya roll och strävar efter att göra mer än vad som förväntas. 

En annan sida av detta scenario är att de blir oroliga och tveksamma till om de är tillräckligt bra när de träffar sina kollegor och mentorer på jobbet. För att hjälpa dem att komma över denna känsla kan du ge dem enkla uppgifter och sätta upp mindre milstolpar som de ska uppnå i början.

Anta till exempel att de är proffs på försäljning. I så fall kan ni gemensamt bestämma att målet för den första veckan är att boka ett möte med en kund i stället för att välja något orealistiskt och i slutändan frustrerande.

De kommer automatiskt att känna sig självsäkra och inspirerade att överträffa dessa siffror om de når målet. Förutom prestationsmål kan du också uppmuntra dem att delta i mer informella aktiviteter, som att ta en virtuell kaffe med en kollega varje dag. Eller att genomföra 25 % av utbildningsvideorna under den första veckan.

4. Sök ständig återkoppling

Företag kan ha extraordinära onboardingprocesser, men bara ett fåtal ber om feedback, vilket är ganska alarmerande. Till exempel minns bara 26% av de nyanställda att deras arbetsgivare bad om synpunkter på rekryteringen och onboardingen. 

Eftersom nyanställda är ännu mer isolerade när de går igenom en virtuell onboarding, finns det ingen möjlighet att samla in feedback kontinuerligt.

Att be om feedback ger också medarbetarna utrymme att uttrycka de bra och dåliga delarna av processen som kan ändras eller förändras. Du kan automatisera dessa avstämningar (t.ex. via enkäter och schemaläggning av möten) med hjälp av programvarulösningar (som Zavvy).

Några frågor som kan hjälpa HR att få exakt feedback:

• Hur har du upplevt onboarding-processen hittills?
• Hjälper processen dig att förstå din arbetsroll och företaget på ett bra sätt?
• Ser du fram emot att fortsätta onboardingprocessen?
• På en skala från 0 till 10, hur mycket uppskattar du onboarding-upplevelsen?
• Har du några specifika synpunkter på någon del av onboardingprocessen?
• Finns det något du skulle vilja ändra i onboarding-processen?
• Är den kompis som du har tilldelats samarbetsvillig och hjälpsam?

5. Automatisera processen

En virtuell introduktionsprocess kan omfatta flera omgångar av dokumentation, utbildning, gruppinteraktioner, 1:1-möten med den nya medarbetaren, introduktionsmöten och administrativa uppgifter. 

Precis som den nya medarbetaren behöver ett systematiskt tillvägagångssätt för att navigera i processen, gäller samma sak för HR-teamen.

För att spara tid och energi är det ett klokt beslut att automatisera onboardingprocessen med hjälp av tillgängliga programvaror och verktyg. Det gör en enorm skillnad för HR-chefer i växande organisationer som ständigt jonglerar med massor av uppgifter förutom onboarding.

Inte ens dedikerade onboarding-chefer bör ägna stora delar av sin tid åt att manuellt skicka ut repetitiva e-postmeddelanden, mötesinbjudningar eller introducera samma verktyg om och om igen. Istället är moderna People Ops-team erfarenhetsbaserade och datadrivna.

Om du vill leverera en kompromisslös virtuell onboardingupplevelse, gör automatisering till en icke förhandlingsbar del av processen.

Med automation konfigurerar du smarta system en gång - och slipper stök och bök i sista minuten.

Du slipper också den tråkiga processen med att upprepa uppgifter varje gång du onboardar en ny medarbetare. Dessutom är den utan tvekan mer effektiv, snabb och konsekvent än den manuella onboarding-processen.

Du kan använda den sparade tiden till att interagera mer med den nya medarbetaren och skapa en starkare relation till dem redan från första dagen.

6. Utnyttja verktyg för samarbete 

En bra virtuell onboarding-process integreras också så djupt som möjligt i arbetsflödet.

Det innebär att använda verktyg som Asana, Slack, Monday och Microsoft Teams. Det är här teamet tillbringar större delen av sin tid med att blanda sig i grupper och få kontakt med sina medarbetare på ett personligt plan. Att skicka meddelanden via Slack påstås dessutom vara 3x mer effektivt än e-post för att slutföra en uppgift.

För att få dem att komma igång med dessa gemenskaper kan du schemalägga aktiviteter som t.ex:

• Skapa en separat kanal för alla nya medlemmar. Engagera dem med isbrytare och lättsamma evenemang och knyt band som kommer att bestå i flera år
• Schemalägg meddelanden med bestämda intervall för att fira milstolpar och skicka ut fakta och roliga trivialiteter om företaget

7. Gå bortom den formella kontakten

Mötena och meddelandena på Slack säkerställer inte nödvändigtvis att du känner den nya medarbetaren utanför arbetet, och ett sätt att göra det är att komma ikapp 1:1 på möten utan agenda. 

På samma sätt kan du ställa in dem för avslappnade samtal eller spelsessioner med deras teammedlemmar eller personer från andra avdelningar också. 

Små insatser som att skicka ett meddelande då och då för att kolla om de trivs på arbetsplatsen kommer att räcka långt för att skapa en personlig kontakt.

8. Sträva efter att skapa den coolaste onboarding-upplevelsen

Om vi bortser från det seriösa, låt oss prata om hur man kan leka med verktyg och idéer för att utforma en onboardingresa som nykomlingen kommer att uppskatta i hela sitt liv. Här är några av våra förslag.

Be om att få skapa en kreativ introduktionsvideo

För att göra det ännu mer intressant kan du samla in frågor från teamet och dela med dig av dem som rekvisita. Det kan bli så galet som att prata om vilken tecknad serie de älskade mest när de var barn, deras mest minnesvärda facepalm-ögonblick, deras mest älskade hobby eller berätta vad de ville bli som barn.

Ordna en rolig gruppaktivitet 

Det kan vara allt från ett yogapass eller en sanning och konsekvens-runda för att hjälpa den nya medarbetaren att mingla med sina nya kollegor.

Anställda som äter tillsammans stannar tillsammans

Om det är en sak som alla saknar i distansarbetet så är det lunchrasterna på kontoret, eftersom de var ett fantastiskt tillfälle att lära känna sina kollegor utan ansträngning. 

Ändå kan vi återskapa dessa lunchraster över videosamtal där vi kanske inte får smaka på vad vår kollegas mamma har lagat, men ändå kan njuta av tiden tillsammans.

Spela isbrytare men med en välkomstbräda

När någon säger ice breakers tänker vi vanligtvis på intressanta och roliga frågor som folk ställer. 

Du kan behålla den roliga delen men istället för att ställa frågor till varandra, skapa en välkomsttavla. På tavlan kommer ett faktum, en hobby eller en konstig vana hos teammedlemmarna att presenteras visuellt, och den nyanställde ska identifiera de personer som denna information tillhör. Det blir en rolig gissningslek som följs av reaktioner från alla som tittar på den.

➡️ Det är inte allt. Här är ytterligare 17 roliga onboarding-idéer som hjälper dig att skapa en fantastisk onboarding-upplevelse för dina nya medarbetare.

❌ Vanliga misstag att undvika vid virtuell onboarding

En strategi som passar alla

Precis som två människor inte kan vara lika, skiljer sig deras förmågor och preferenser åt. 

Det är därför det är viktigt att få regelbunden feedback på onboardingen. Det hjälper dig att ta itu med de loopar som kan göras mer användarvänliga och ger dig en uppfattning om vad du behöver ändra i systemet för nästa medarbetare.

Att inte tänka framåt

Att planera dag ett eller vecka ett är inte tillräckligt för att få medarbetaren helt igång med sin roll och sina ansvarsområden. 

När du utformar och automatiserar din onboarding-process, tänk långsiktigt och ha minst en månad planerad för medarbetaren redan innan deras anställningsdatum. För att göra det till en omfattande och tillfredsställande upplevelse för dem, se till att du tillhandahåller tillräckligt med resurser, hjälp och samarbete som behövs i varje steg.

Använder samma onboarding-system offline

Världen har svängt 180° sedan pandemin bröt ut, och onboardingupplevelsen är inget undantag.

Det är inte bara arbetssättet som har förändrats från offline till online, utan även hur människor kommunicerar, samarbetar och strukturerar sitt arbete har genomgått en drastisk utveckling.

Som ett resultat av detta har 2019-metoden upphört att existera, och om du fortfarande använder samma metod är det dags för en förändring.

Överväldiga dem med för många att göra-uppgifter

Det är ingen hemlighet att en nyanställd vanligtvis får ta itu med enorma administrativa uppgifter under onboardingen. 

Antalet kan vara skrämmande, men processen behöver inte vara det. Du kan dela upp dessa uppgifter i mindre bitar och milstolpar att uppnå. Glöm inte att prioritera dem baserat på hur brådskande och viktiga de är. 

På så sätt får medarbetaren också ett strukturerat dagligt schema och kan systematiskt slutföra sina onboarding-uppgifter.

🏁 Hur kan automatisering hjälpa till?

Automatisering tar över repetitiva, oexciterande och monotona uppgifter och ger dig mer utrymme att vara innovativ i din yrkesroll. 

Det bästa med det är att när du har effektiviserat alla aspekter av din onboarding-process kommer automatiseringen att leverera upplevelsen med bättre konsistens än en människa.

Zavvys programvara för onboarding av anställda är utformad för att hjälpa dig att leverera en exceptionell och förstklassig onboardingupplevelse till dina nya anställda utan att bränna ut din HR. 

Världen utvecklas hela tiden och vi förstår att de system som fungerade för HR-chefer 2019 inte längre kommer att vara relevanta 2024. Det är därför vi på Zavvy trivs med innovation. 

Samtidigt som vi arbetar med denna utveckling ger vi er en onboardingprocess som omfattar:

• Bygg din första onboarding-upplevelse med hjälp av anpassningsbara mallar och möjlighet att bädda in videor, bilder eller till och med gifs i instrumentpanelen.
• Tilldela uppgifter med ett klick och schemalägg påminnelser.
• Automatisk hantering av orienteringsevenemang på olika platser och avdelningar.
• Följa medarbetarnas framsteg och få deras feedback på resan.
• Integrera dina verktyg för innehåll, kommunikation, samarbete och projektledning på ett och samma ställe för att inte förvirra den nyanställde.

➡️ Kolla in vårt galleri med färdiga mallar. Du får tillgång till verkliga Zavvy-resor som gjorts av våra utbildningsdesigners, kunder och andra framåtblickande företag.

🥇Skapa enastående virtuella onboarding-upplevelser med Zavvy

Distansarbete kräver virtuell introduktion.

Även om de flesta av momenten måste göras online innebär det inte att virtuell onboarding inte har sina fördelar.

Införliva virtuella aktiviteter, som att ladda upp en välkomstvideo och spelifiering i lärandet, och utnyttja samarbetsverktyg online.

För att maximera effekten av era onboarding-insatser, delegera de repetitiva och mekaniska åtgärderna till programvara för onboarding av anställda, såsom Zavvy, och använd den dyrbara tiden till att bygga upp en personlig interaktion med de nyanställda. 

Boka en demo för att se hur ni kan skapa enastående virtuella onboardingupplevelser för era nyanställda.