Roulette för kaffe/lunch: Varför virtuella team behöver det och hur man sätter upp det

Psykologisk säkerhet är själva grunden för effektiva och välmående team, enligt en Google-studie. Det innebär att lagmedlemmarna arbetar bättre tillsammans i en inkluderande kultur, vilket bara är möjligt när alla inblandade är villiga att visa sårbarhet, acceptera utmaningar, ta risker och hitta nya sätt att förnya sig och arbeta tillsammans.

Tyvärr är det lättare sagt än gjort att bygga upp och främja en inkluderande arbetskultur när arbetsstyrkorna blir distanserade eller hybrida.

79 % av de anställda känner sig mer isolerade sedan de började arbeta på distans, medan en annan undersökning visade att 70 % av arbetstagarna kände sig mer utbrända och stressade än före pandemin. Det slutar med att de utvecklar ett oengagerat tankesätt, vilket leder till lägre produktivitetsnivåer, fler funktionella silos och större kunskapsluckor mellan avdelningar. I sin tur bryts samordningen ner. Kulturen blir lidande.

Som tur är finns det några praktiska sätt att riva ner dessa osynliga murar mellan team och avdelningar, och det vi ska diskutera i dag är kaffe-roulette eller lunch-roulette.

☕ Vad är kafferoulette eller lunchroulette?

Kaffe-roulette eller lunch-roulette efterliknar det informella engagemanget som normalt sker i en traditionell kontorsmiljö och förhindrar att hybrid- eller distansanställda känner sig isolerade från teammedlemmar och medlemmar från andra avdelningar.
Idén bakom att hålla en virtuell kaffe-roulette är enkel: att vårda och främja en samarbetskultur på arbetsplatsen.

Tänk på det som att ta en paus för att umgås med kollegor över en kopp kaffe eller lunch, vilket skapar ett grundskikt av förtroende och en känsla av trygghet mellan de deltagande personerna.

Hur fungerar en kafferoulette eller lunchroulette?

Kaffe- eller lunchroulette kan ske antingen manuellt eller automatiskt. När du väljer det manuella sättet är du ansvarig för att matcha anställda från samma team eller från olika team. 

Om du däremot använder specialiserade programvarutjänster behöver du bara ange dina anställda i systemet, varefter en algoritm automatiskt matchar två eller flera anställda för ett "slumpmässigt" möte via telefon eller skärm.

Du kan också bestämma hur ofta dina anställda ska delta i kaffe- eller lunchroulette.

Vi kommer att diskutera både manuella och automatiserade sätt att organisera kaffe-roulette eller lunch-roulette mer ingående senare.

🏆 Fördelarna med en kaffe- eller lunchroulette för virtuella team

Tänk dig detta: du deltar i ett möte med en kollega som du aldrig har träffat - någonsin - för att diskutera ett kommande stort projekt. 

Hur bekväm skulle du vara med att dela dina åsikter med en helt främmande person? Även om du är den mest frispråkiga och utåtriktade personen kommer det fortfarande att finnas en allmän motvilja mellan dig och din kollega. 

Men om ditt företag har en virtuell icebreakerpolicy, till exempel en kaffe- eller lunchroulette, är du redan bekant med din kollega, vilket minskar eventuella spänningar eller farhågor och gör att ni båda kan börja samarbeta på ett effektivt sätt direkt från början.

Med detta i åtanke finns här några fördelar med att organisera en lunch- eller kafferoulette för ditt virtuella team:

En inkluderande och kommunikativ företagskultur

Med anställda som arbetar hemifrån och bor i olika tidszoner kan det vara en utmaning att upprätthålla den interna kommunikationen inom en organisation. En kaffe- eller lunchroulette ger medarbetarna möjlighet att utöka sitt personliga nätverk och utveckla nya kontaktpunkter inom företaget. 

Samtidigt stärker samtalen med kollegerna förtroendet och ger deltagarna glädje och variation under hela arbetsdagen. Det ger dem dessutom en trygghet att andra anställda tycker att deras jobb är utmanande och att de arbetar mot samma/lika mål. Detta skapar indirekt en atmosfär som är öppen för alla.

Informellt utbyte av dialog och synpunkter 

Genom att anordna en kaffe- eller lunchroulette uppmuntras ett informellt utbyte av dialog och åsikter, vilket gör att deltagarna känner sig mer bekväma och trygga i varandras närvaro. Det tar bort de osynliga formella barrikaderna, vilket i sin tur bygger dynamiska relationer för att underlätta större framsteg genom kunskapsutbyte i samband med den dagliga verksamheten och framtida projekt.

Främja mänskliga relationer

Som nämnts ovan kan du organisera en kaffe- eller lunchroulette för att främja mänskliga relationer på ditt företag. Dessutom bryter det ner kommunikationsbarriärer och främjar utbyte av idéer över avdelningar och hierarkiska gränser, vilket eliminerar silomentalitet - eller splittrat tänkande.

Att slumpmässigt sätta ihop människor i team skapar också en känsla av spänning hos de anställda att göra nya bekantskaper och skapa genuina, engagerande samtal. Detta kan leda till ett bättre samarbete i teamet och, ännu viktigare, till positiva relationer med kollegorna.

Internt nätverksarbete

När vi nämner nätverkande handlar det i allmänhet om att ta kontakt med människor utanför företaget. Och även om det definitivt är viktigt för att få tillgång till möjligheter och kunskap som du kanske inte hittar på egen hand, är det lika viktigt att nätverka inom företaget.

Fast Company definierar internt nätverkande som att "nå ut och ta kontakt med kollegor inom din organisation, även om ditt jobb inte kräver att du gör det".

När du kontinuerligt engagerar dig i människor från ditt eget företag bygger du upp relationer och kontakter och odlar en miljö som präglas av ömsesidigt förtroende och respekt. Allt detta leder till högre produktivitet och en bättre helhetsupplevelse på jobbet.

Att organisera en kaffe- eller lunchroulette är ett av de enklaste knepen för internt nätverkande. För att skapa starkare relationer mellan kontoren kan de anställda dela information om pågående eller kommande projekt, diskutera familj och vänner eller andra slumpmässiga ämnen.

Håll empatiska samtal som är viktiga

89 % av HR-cheferna håller med om att empati är avgörande i en hybridmiljö, och virtuella kaffe- och lunchruletter kan främja empati mellan anställda. 

Dessa roulettesessioner kan ge upphov till meningsfulla samtal där deltagarna öppet diskuterar misslyckanden och framgångar. Se det som att skapa en mer hållbar definition av framgång, där medarbetarna i stället för att glorifiera utbrändhet förstår värdet av empati, samarbete, teambuilding och motståndskraft.

Hur främjar man meningsfulla samtal?

På Zavvy finns det en mall för detta.

I allmänhet rekommenderar vi att man skapar en säker miljö och föreslår konkreta ämnen för att få folk att dela med sig av sina "högsta toppar" och "lägsta dalar" från det förflutna. Du kommer att bli förvånad över hur snabbt samtalet kommer att nå en mycket djupare nivå än ytliga vardagliga småprat!

I ett nötskal kan man säga att kaffe- och lunchrouletter främjar en inkluderande framtid genom att föra samman de anställda och förändra distans- och hybridarbetsupplevelsen.

Dessutom behöver du inte lita på oss när det gäller dessa fördelar - vi har fakta som bevisar det.

Datavetenskapsföretaget Profusion byggde ett system för kafferoulette som automatiskt kopplade ihop anställda för ett informellt virtuellt möte. En undersökning visade sedan att:

• 72 % av medarbetarna upplevde en förbättrad arbetsmoral.
• 63 % av de anställda kände sig mindre isolerade eller olyckliga.
• 96 % av medarbetarna kände sig mer engagerade i företaget när de arbetade på distans.
• 61 % hade en bättre uppfattning om vad deras kollegors arbete innebar.

Idén om lunchroulette slog David Thompson, en forskare som blivit strateg för sociala medier, när han arbetade på läkemedelstillverkaren Boehringer Ingelheims (BIPI) amerikanska armé.

En gång kunde han inte hitta någon att äta lunch med. Därför byggde han tillsammans med sin kollega Christopher Tan en prototyp och skickade inbjudningar till en utvald grupp kollegor.

Inom 12 timmar efter att appen hade tagits i bruk på företaget fick den stor spridning. Inom sju veckor matchade appen mer än 350 personer för att gå ut på lunch. Tan upptäckte att en lunchroulette gav oväntade parningar (t.ex. parade appen BIPI:s vd med en ung medlem av varumärkesmarknadsföringsteamet) som ofta ledde till oförutsedda samtal och förbättrat samarbete.

📝 Hur organiserar du en lunch- eller kafferoulette?

Nedan har vi skapat en steg-för-steg-beskrivning för att guida dig genom processen.

Steg 1: Gör ett kalkylblad med information om dina lagmedlemmar. Det ska innehålla alla anställdas fullständiga namn, avdelningar, e-postadresser, telefonnummer osv. 

Tips: Ta med så få detaljer som möjligt för att undvika onödig arbetsbörda.

Steg 2: Fastställ grundregler. Hur vill du para ihop dina anställda? Vill du bara para ihop dem med anställda från andra avdelningar? Eller är det okej att anställda från samma team träffas över lunch eller kaffe? 

Kom ihåg att det inte finns något rätt eller fel svar. Tänk på dina befintliga anställningsförhållanden och fatta ditt beslut.

Steg 3: Börja slumpmässigt para ihop anställda med andra anställda utifrån dina regler. Se till att du antecknar parningarna korrekt för att undvika missförstånd och felkommunikation.

Steg 4: Skicka e-post till de anställda som deltar med mer information om den virtuella kaffe- eller lunchrouletten. När du skickar ut e-postmeddelanden, försök att ange de andra deltagarna, så att alla inblandade är på samma sida om när och var roulettmötet kommer att äga rum.

Se till att du listar alla nödvändiga detaljer, t.ex. anledningen till att du organiserar rouletten, en kort beskrivning av varför paret är bra, tidsfristen för rouletten osv.

Steg 5: Gör en lista med frågor om "kafferoulette på jobbet". Tänk på frågor som kan hjälpa de deltagande medarbetarna att bryta isen och säkerställa ett smidigt samtalsflöde. Du kan lägga till roliga och avslappnade frågor, men du vill också inkludera insiktsfulla och avslöjande frågor som bygger upp bättre arbetsrelationer.

Här är våra främsta favoriter:

• Vad skulle du göra om du inte hade ditt nuvarande jobb? 
• Om du måste beskriva barnets version av dig själv med ett ord, vad skulle det vara?
• När är du lyckligast?
• Fyll i det tomma fältet: Om du verkligen kände mig skulle du veta att jag ___.
• Vilken egenskap beundrar du mest hos andra och varför?
• Vad skulle du ändra om du styrde världen på din första dag?
• Hur skulle du beskriva din perfekta dag?

Har du gjort klart din lista? Bra. Nu går vi vidare till nästa steg.

Step 6: Send friendly reminder emails to participants at predetermined intervals. For example, you can send reminder emails a day before the scheduled meetup, five days before the decided date, or a week before the roulette deadline.

Steg 7: Efter roulettesessionen skickar du e-post till deltagarna igen och ber om feedback. Detta är ett mycket viktigt steg som kan ge dig en hel del insikt om vad som fungerar och vad som inte fungerar, hur det påverkar din anställde, hur du kan förbättra det och göra det mer bekvämt för deltagarna.

Upprepa processen efter en månad - eller en annan tidsperiod som du tycker passar dina anställda bäst. För att kaffe- eller lunchrouletter ska fungera måste du vara konsekvent. Det är en tidskrävande process men väl värd ansträngningen.

❗️ Men... det finns också ett MYCKET bekvämare sätt att organisera en virtuell kafferulle eller lunchroulette: automatisering.

⚙️ Hur du automatiserar en kaffe- eller lunchroulette via Slack eller Microsoft Teams med Zavvy

Vi förstår att medarbetarna är din största tillgång och erbjuder praktiska lösningar för att öka teamets produktivitet och behålla dem. 

Med detta i åtanke har vi skapat vår lösning Connection Programs för att hjälpa dig att utveckla meningsfulla kontakter med dina medarbetare. Du kan använda vår lösning för att automatiskt koppla ihop dina kollegor för tillfälliga träffar eller vandringsträffar för att stimulera samtal som skapar en större teamkänsla och förbättrar den mentala hälsan.

Här är en snabb genomgång av hur du kan använda Zavvy:s mall "Conversations That Matter" för att organisera en kaffe- eller lunchroulette:

Steg 1: När du har loggat in på ditt konto på Zavvy går du till Mallar och klickar på Anslut Slack för Slack integrationsalternativet.

Steg 2: Klicka på Mallar. Här ser du våra mallar för olika kategorier, som alla har utformats med omsorg. Det finns till exempel mallar för

• Tillfälliga träffar (kafferoulette)
• Walk & Talk (uppmuntra människor att gå en promenad under dialogen)
• Samtal som är viktiga (uppmuntra meningsfulla samtal)

Om du vill organisera en mer meningsfull rutin kan du bläddra ner och klicka på Conversations That Matter under avsnittet Hybrid/Remote Work.

I det här avsnittet hittar du en kort introduktion och en förklaring om syftet med den här anpassningsbara mallen.

Det här programmet hjälper dig att säkerställa sund kommunikation och utveckla en empatisk arbetskultur där de anställda känner sig bekväma och har en känsla av tillhörighet.

Steg 3: Så här ser mallen för samtal som är viktiga ut:

Du kan anpassa mallen efter dina önskemål. Du kan till exempel ändra titeln till "Coffee Roulette" eller "Lunch Roulette", lägga till en miniatyrbild, en beskrivning och så vidare. När du scrollar nedåt ser du ett gäng andra inställningar.

Du kan bestämma inställningarna hur du vill och utifrån dina anställdas scheman. 

Zavvy Topptips: Det enda sättet att lyckas med att organisera kaffe- eller lunchrouletter är att se till att de är konsekventa. Utnyttja vårt alternativ Repeat (upprepa) och planera roulettesessioner varje vecka eller två veckor för att maximera resultaten.

Steg 4: Bläddra uppåt och klicka på fliken Builder i den övre menyraden. Du kommer att se en lista över ämnen som de deltagande medarbetarna kan prata om för att stimulera meningsfulla samtal.

För att vägleda medarbetarna ytterligare kan du lägga till vilket innehåll som helst, t.ex. en fråga eller ett uttalande.

Steg 5: Anpassa sedan meddelandet som du vill skicka till anställda som är matchade för rouletten genom Zavvy. Detta gör du genom att klicka på alternativet Gruppaktivitet.

Zavvy kommer automatiskt att skapa en Slack -kanal för de parade medarbetarna och skicka över ditt färdiga meddelande för det här steget.

Steg 6: Klicka på fliken Tilldela i den övre menyraden. Här, som namnet antyder, tilldelar du olika anställda för att starta rouletten.

Zavvy kommer automatiskt att skapa en Slack -kanal för de parade medarbetarna och skicka över ditt färdiga meddelande för det här steget.

Steg 6: Klicka på fliken Tilldela i den övre menyraden. Här, som namnet antyder, tilldelar du olika anställda för att starta rouletten.

Det finns två sätt att göra detta på:

1. Först kan du tilldela anställda manuellt genom att klicka på alternativet Tilldela kohort manuellt och sedan söka efter medlemmar som du vill para ihop för sessionen.

2. För det andra kan du spara mycket tid genom att automatisera parningen av anställda. 

Konfigurera fältet för utlösartilldelning utifrån dina önskemål (t.ex. om du vill att alla anställda ska delta i kafferoteln eller om du vill att endast anställda från en viss avdelning ska delta). När du har valt dina alternativ klickar du på Aktivera automatisering.

👬 Zavvy tar över och informerar (och påminner) de deltagande medarbetarna om att de ska träffa sina medarbetare över en lunch eller en kopp te. Allt automatiserat och via Slack, MS Teams eller e-post.

📱 Verklig tillämpning av kaffe-roulette: Hootsuite

Hootsuite gick på kort tid från en nystartad verksamhet till ett enormt globalt företag. Men samtidigt som ledningen uppskattade den snabba tillväxten ville den också behålla Hootsuite-kulturen.

Inspirerade av program som Mixer, Ten Thousand Coffees och Innovate Brew bestämde sig företaget för att se om kaffe kunde hjälpa Ugglor (det är vad Hootsuite-anställda kallas) att få bättre kontakt med varandra. 

Noel Palin beskriver Hootsuite's #randomcoffee-initiativ mer i detalj i sitt LinkedIn-inlägg, men i huvudsak handlar det om att företaget utformade ett program för kafferoulette och fick otroliga resultat.

Hootsuite Roulette började med Google-kalkylblad och e-post, men snart skrev ledningen en algoritm för att automatisera parningen av anställda från olika avdelningar.

Hootsuite fick överväldigande positiv feedback från de glada medarbetarna, med förbättrat samarbete och starkare relationer mellan avdelningar.

🚀Real-Life Lunch Roulette Application: Kickstarter

I ett försök att öka sin kultur skapade Kickstarter ett kreativt lunchrouletteprogram för att få olika och slumpmässiga grupper av anställda att lära känna varandra under lunchen.

Till en början tog Kickstarters kontorschef Shannon Ferguson det fulla ansvaret för att organisera lunchrouletten och utse slumpmässiga anställda. I takt med att Kickstarter växte blev dock utmaningen med denna uppgift allt större.

Fred Benenson, dataledare på Kickstarter, erbjöd Ferguson en hjälpande hand och arbetade tillsammans med Kickstarter-anställde Brandon Williams för att bygga en standardalgoritm för att automatisera företagets lunchrouletteprogram. Tack vare dem valdes lunchparet helt slumpmässigt samtidigt som Fergusons regler för lunchparet följdes:

1. Ta aldrig med tre personer som någonsin har ätit lunch tillsammans.
2. Högst en verkställande direktör 
3. Ingen kan vara på samma subspecialitet inom Kickstarter.

Man kan lugnt säga att Lunch Roulette var en succé. Läs mer om processen för att utveckla algoritmen här.

➡️ Anställdas band till varandra på autopilot

Den sociala tekniken har förändrat våra liv fullständigt och har både hotat och förbättrat samarbete och intimitet som aldrig förr. Konceptet att organisera en kafferoulette eller lunchroulette har samma anda: företag kan använda teknik för att föra sina anställda närmare varandra i verkligheten, bygga starkare och sundare relationer och underlätta ett snabbt/effektivt samarbete.

"Känslan av utanförskap var påtaglig och irriterande"

- säger Thompson från BIPI när han får frågan varför han kom på idén om en webbapplikation som slumpmässigt skulle para ihop människor i hela organisationen för lunch. Zavvy ser till att dina anställda aldrig känner sig som Thompson. 

Med våra anslutningsprogram kan du automatisera organiseringen av en kaffe- eller lunchroulette så enkelt som möjligt. Presentera anställda via Slack eller Microsoft Teams och se hur de knyter band under enkla kaffe- eller lunchchattar, promenadmöten eller djupa samtal. Få en demo redan nu för att se det i praktiken.