Introduktion för nyanställda: 10 idéer för att välkomna dina medarbetare

Efter att ha klarat flera intervjuer är en person entusiastisk över att börja jobba på sitt nya jobb. De vaknar upp med spänning och oro på anställningsdagen och kommer till kontoret i tid. Men snart inser de att de inte har någon aning om vart de ska gå, vem de ska prata med och hur deras dag kommer att se ut. Ingenting är förberett, ingen vet ens att de börjar.

Och så är det: De första tvivlen kommer in - redan på dag 1.

"Om det är så här min första dag ser ut, undrar jag hur den här organisationen kommer att behandla mig i framtiden", säger de för sig själva.

Anta att dina nyanställda går igenom något liknande på ditt företag. I så fall måste du göra stora förbättringar i din introduktionsprocess för nya anställda och på onboarding . Enligt forskning är 93 % av arbetsgivarna överens om att en bra onboarding upplevelse är avgörande för att påverka en anställds beslut att stanna längre.

Men vem är ansvarig för att se till att företagets introduktionsprocess är utmärkt?

Många företag har en monoton och tråkig introduktionsprocess eftersom People Ops-teamen är upptagna - och överhopade med andra uppgifter. 

I den här artikeln kommer vi att diskutera idéer för orientering av nyanställda som gör HR-arbetet enklare och skapar en engagerande upplevelse för de nya medarbetarna. 

🧭 Vad är introduktion för nyanställda?

Introduktion för nyanställda (även kallad introduktion för nyanställda) är processen för att välkomna nyanställda till en organisation. Det är den formella introduktionen av nyanställda till 

• företaget,
• dess politik, 
• och dess kultur.  

Det är ett tillfälle för de anställda att lära känna sin nya miljö och sina medarbetare, förstå sina roller och ansvarsområden och bekanta sig med de förmåner som finns tillgängliga.

Målet är att se till att medarbetarna känner sig bekväma, att de har det de behöver för att utföra sitt arbete väl och att de vet vem och hur de ska be om hjälp.

Orienteringen är en del av onboarding -processen och sker under de första dagarna eller de första dagarna efter anslutningen. 

❓ Varför är introduktionen av nyanställda så viktig?

Enligt en undersökning från Digitate är det två gånger mer sannolikt att nyanställda som upplevt en negativ onboarding söker andra jobb. Eftersom en introduktion för nyanställda är en integrerad del av onboarding -processen spelar den en stor roll för att behålla och engagera de nyanställda.

En lyckad process för att nå fram till onboarding kan vara avgörande för hur de nya medarbetarna uppfattar sitt nya företag och är en möjlighet för HR att göra ett gott intryck. 

Dessutom får en väl genomförd och planerad introduktion en anställd att känna sig som en integrerad del av teamet och vice versa. När de väl blir en viktig del av teamet blir det lättare för dem att hinna med sina uppgifter och mål, vilket gör dem mer produktiva och mindre benägna att göra misstag.

💡 10 idéer för introduktion av nya medarbetare

Det är viktigt att ha en plan för orienteringsprocessen, men den behöver inte vara komplicerad eller dyr. Det finns många sätt att göra din introduktionsprocess rolig och informativ för nyanställda. 

Här är idéer för introduktion av nya medarbetare som HR kan använda för att genomföra ett engagerande program:

1. 🪄 Välkommen med stil
2. 📈 Förklara företagets uppdrag, struktur och kultur.
3. 📝 Beskriv företagets policy
4. 🏢 Ge en rundvandring på kontoret
5. 👩 Introducera nya medarbetare i teamet.
6. 📦 Skapa en välkomstgåva
7. 📅 Boka ett 1:1-möte med chefen 
8. 🗺️ Ge en färdplan för de kommande veckorna
9. 🥘 Ta med nya anställda på lunch
10. 👬 Ge dem ett kontor buddy

🪄 Välkommen med stil

Välkomna varje nyanställd med en välkomstdrink eller snacks som muffins eller munkar.

Även om det är bra att erbjuda dessa traditionella snacks är det inte säkert att alla anställda föredrar muffins eller munkar. Vissa kanske uppskattar hälsosammare alternativ. Överväg därför att även servera proteinrika måltider, t.ex. smörgåsar med magert kött, vegetariska wraps eller smoothies med en proteinboost. Genom att erbjuda ett bredare urval av maträtter visar du dina anställda att du värdesätter deras olika kostbehov och preferenser.

Om företagskulturen tillåter det kanske du kan välkomna en ny medarbetare med ett glas champagne.

Skicka ett mellanmål eller en presentförpackning till distansanställda med hjälp av gåvotjänster som SnackNation eller Snackmagic.

På så sätt kommer den anställde att känna sig speciell och glad över att komma till ditt företag. 

Innan du går igenom riktlinjer och förfaranden:

1. Ställ öppna frågor om till exempel hur pendlingen var och om de hade problem med att hitta till kontoret.
2. Använd den här tiden för att presentera dig själv och dela med dig av dina positiva erfarenheter från företaget.
3. Ge medarbetarna en översikt över de kommande dagarna (helst bör du skicka ut introduktionsschemat före tillträdesdagen).
   

Det hjälper den nya medarbetaren att känna sig trygg.

📈 Förklara företagets uppdrag, struktur och kultur.

Introducera den nyanställde till företagets uppdrag, de värderingar som företaget står för och organisationsstrukturen. Förklara för dem hur olika avdelningar och roller hänger ihop och hur deras karriärutveckling kan se ut inom företaget.

Presentera kortfattat företagets kultur och berätta hur den skiljer sig från eller liknar andra organisationers kultur.

Om din organisation till exempel har en kultur där alla tilltalas med förnamn, säg till den nyanställde att han eller hon inte får kalla någon för "Sir/mam". Att informera dem om sådana saker fördjupar deras förståelse för den nya miljön och får dem att känna sig inkluderande.

Du kan titta på videon om Amazon Logistics Onboarding Program nedan för att inspireras till ditt introduktionsprogram. 

Vill du ha en användbar mall för din orienteringspresentation? Då har vi något för dig.

📝 Beskriv företagets policy

Varje organisation fungerar på olika sätt, och vissa kan ha policyer som är unika för dem baserat på typen av bransch. Till exempel kan ett konsultföretag som McKinsey & Company som ger anställda tillgång till konfidentiella kunddata ha striktare policyer för datakonfidentialitet än ett leksakstillverkningsföretag som Lego. 

Ledighetspolicyn och förmånerna varierar också mellan olika företag. Och nyanställda kan vara tveksamma till att ställa frågor om ledighet till dig på första dagen. 

Under introduktionen för nya medarbetare ska du förklara vilka policyer som gäller: 

• Uppförandekod
• Ersättning och lönestruktur
• Policy för närvaro och ledighet
• Förmåner som sjukförsäkring
• Policy för nyanställning och separation
• Säkerhet på arbetsplatsen 
  

Beskriv alla nyanser för varje kategori och genomför en frågestund för att besvara eventuella frågor. Introduktionsledaren måste se till att de nyanställda känner sig bekväma med att ställa frågor fritt. 

🏢 Ge en rundvandring på kontoret

Vi behöver alla tillgång till kontorsutrymmen som skafferiet eller kopieringsmaskinen. Men om du inte ger en nyanställd en rundtur på kontoret blir det tråkigt att navigera på arbetsplatsen.

Visa dina nyanställda runt så att de får en känsla för hur kontoret ser ut, var allting finns och var de kommer att arbeta de flesta dagarna. Det kan få dem att känna sig mer anslutna till organisationen från första dagen.

Välkomna dina nya medarbetare genom att låta dem checka in med hjälp av en QR-kod, vilket ger ett positivt första intryck och minimerar väntetiderna.

Om det är möjligt kan du även besöka andra relevanta platser, t.ex. närliggande caféer eller restauranger där de anställda ofta äter lunch. Visa nykomlingarna parkeringsplatserna, hur parkeringshanteringssystemet fungerar och vem de ska vända sig till när de har frågor om löner och förmåner osv.

👩 Introducera nya medarbetare i teamet.

Kamratskap mellan lagkamrater är avgörande för ett effektivt och produktivt team. Men det kan ta tid för en anställd att bygga upp en relation med varje medlem. Du kan hjälpa de nyanställda att umgås snabbare genom att göra introduktioner. 

Försök att lägga till några isbrytare för att göra introduktionerna roligare. Här är några idéer till isbrytare för introduktion av nya anställda:

• Ta en bild: Låt alla i teamet välja en bild i sitt galleri och berätta en historia. 
• Jenga med en twist: Ta Jenga-klossarna och skriv några roliga frågor på dem med en tuschpenna. Sätt ihop blocken till ett Jenga-torn och be varje lagmedlem att dra ett block. Om medarbetaren slår av tornet ska han eller hon svara på frågan. 

• Vad är din livslåt? Be dem välja en sång som stämmer överens med deras liv hittills. Musik är ett bra sätt att knyta an till dina kamrater.
  

Det här är bara några roliga sätt att få nyanställda att känna sig mer bekväma med sitt nya team.

Här är ytterligare 17 idéer för att göra onboarding till en rolig upplevelse.

📦 Skapa en välkomstgåva

Det är svårt att missa de nya anställdas inlägg om välkomstgåvor på LinkedIn. Sedan pandemins början har det nästan blivit en tradition att introducera anställda med hjälp av gåvor. Arbetsgivarna använder dessa paket för att visa nya (och framtida) anställda att företaget bryr sig om sina anställda. 

Det har blivit mycket vanligt att ge bort saker som kaffemuggar, brevpapper och klistermärken - alla med företagets logotyp - som gåva. Det är inget fel med att onboarding anställda får gåvor med företagets märke, men hur sticker man ut?

Du anpassar gåvorna. 

Innan anställningsdagen skickar du alla nyanställda ett frågeformulär där du frågar om deras favorit:

• TV-program och filmer
• Snacks och mat
• Romaner
• Sport
• Intressen och hobbies
  

När du har samlat in uppgifter om dina nyanställdas favoriter kan du välkomna dem med skräddarsydda gåvor, till exempel:

• En snacklåda
•  Ett tillbehör till deras favorit-tv-program 
•  En bok
• Eller något som överensstämmer med en anställds hobbyer.

Du kan använda dig av företag som Caroo och Swagup för att göra det enklare att ge bort gåvor. 

Fler idéer om välkomstlådor för nya anställda finns i följande artiklar:

➡️ Välkomstpaket för anställda - 10 idéer

📅 Boka ett 1:1-möte med chefen 

Ett enskilt eller 1:1-möte med projektledaren eller teamledaren ger nyanställda möjlighet att ställa frågor fritt utan att vara rädda för att bli dömda av andra anställda.

Det gör det också möjligt för chefen att ge odelad uppmärksamhet åt en ny medarbetare, vilket gör att den nya medarbetaren känner sig respekterad. Cheferna kan också använda den här tiden för att dela med sig av de tekniska aspekterna av jobbet och lösa eventuella tvivel samtidigt.

Ett 1:1-möte kanske inte är möjligt den första dagen på stora företag eftersom de vanligtvis anställer flera personer samma dag. Men fördelarna med att lägga till ett sådant möte är enorma. Dessutom kan ett möte med chefen hjälpa medarbetarna att börja sin roll på rätt sätt.

🗺️ Ge en färdplan för de kommande veckorna

En färdplan ger den nyanställde en handlingsplan för de kommande veckorna. 

Men varför dela med sig av en i första hand? 

En färdplan kan hjälpa nyanställda att undvika förvirring om sina ansvarsområden och därmed öka produktiviteten. Den ger de nya medarbetarna en riktning för att med entusiasm arbeta mot deras och organisationens mål. Om man inte ger de anställda några råd kan det leda till att de inte lyckas kanalisera sin anda och energi till jobbet.

Netflix delar med sig av färdplanen för den första veckan för sina nyanställda. Färdplanen är tydlig, bred och specifik, vilket gör den till den perfekta starten för varje anställd. Deras nyanställda känner sig motiverade att komma tillbaka nästa dag och prestera bra.

🥘 Ta med nya anställda på lunch

Vet du vad som är värre än total förvirring den första dagen?

Det är att känna sig som det nya barnet under lunchen. Och det är inte någons fel.

De flesta människor vill hålla sig till de människor de känner. Men det innebär att den nyanställde kan känna sig utanför. Om många börjar samma dag kan du bjuda de nyanställda på lunch och be företagets ledning att följa med dem.

Tanken är att göra det lättare att umgås och undvika känslan av ensamhet. Och precis som isbrytare kan gruppluncher också öka vänskapen, vilket är till fördel för ditt företag och den nyanställde.

Och för kontinuerliga lunchdejter i hela organisationen kan du överväga att inrätta lunchrouletter.

👬 Ge dem ett kontor buddy

Vem är en buddy? 

En buddy är en befintlig anställd som förstår företagets kultur, som har en liknande eller identisk befattning som den nyanställde och som kan hjälpa den nyanställde med tillfälliga uppgifter. De kan träffa den nyanställde på första dagen, visa runt på kontoret och hjälpa honom eller henne med sina tvivel om arbetet och företaget. 

Ett program på buddy är ett utmärkt sätt att få de nyanställda att känna sig bekväma och minska den oro som är förknippad med att börja arbeta på en ny arbetsplats. 

Företag som Microsoft anser att ett "buddy -program" är en viktig del av att säkerställa en positiv upplevelse på onboarding .

Vill du veta hur du skapar ett onboardingprogram för kompisar?

Läs: Hur och varför du skapar ett onboardingprogram för kompisar (gratis mall + checklista)

❌ 6 misstag att undvika vid introduktion av nyanställda

En introduktion för nyanställda handlar inte bara om vad du bör göra utan också om vad du måste undvika. Alla dina ansträngningar kommer att vara bortkastade om du begår dessa misstag i ditt introduktionsprogram för nyanställda.

Oorganisering

Ingen gillar kaos, särskilt inte i ett nytt företag. Om processerna och schemat alltid är en enda röra kommer den anställde att känna att det är så företaget fungerar. Och ingen gillar att arbeta i en kaotisk miljö. 

Nyanställda kommer att känna sig uppskattade och förberedda för rollen om företagets introduktion är väl förberedd. Ha en plan för orienteringen av nyanställda, håll dig till ett schema och skicka ut orienteringsschemat till de anställda före tillträdesdatumet.

Dåliga första intryck

Det första intrycket är viktigt. 

Om personalchefen är sen, kommer det att visa att företaget inte lägger någon vikt vid punktlighet. Eller om teamet och personalcheferna uppträder ohövligt eller är upptagna vid det första samspelet; i så fall kommer de nyanställda att känna sig otacksamma. Och det kan påverka deras entusiasm för arbetet och minska deras produktivitet. 

Sträva efter att ge de nya medarbetarna den bästa introduktionen. 

Att göra antaganden

Även om du kanske antar att erfarna yrkesmän vet hur saker och ting fungerar på ditt kontor, är det viktigt att börja varje introduktion med att förklara hur ditt företag fungerar. Beskriv din verksamhet i detalj så att de nyanställda vet vad som förväntas av dem.

Bristande klarhet om förväntningarna

Orientering är ett bra sätt att lägga grunden och vara ärlig om arbetets hela omfattning. Om du inte kan dela med dig av tydliga mål kan det leda till att de nyanställda blir förvirrade, och det är inte det bästa sättet att kanalisera deras entusiasm. 

Och tydlighet är inte den enda avgörande faktorn. Underskatta eller överdriv inte en anställds ansvarsområden i motsats till vad företaget meddelade under anställningsrundorna. Missförstånd är känt för att hämma teamets produktivitet och sammanhållning. 

Överflöd av information

Det är frestande att skynda på introduktionen så att de nyanställda kan börja arbeta så snart som möjligt. Men ett överflöd av information kan leda till att nyanställda känner sig överväldigade och förvirrade.

Om du planerar ett evenemang som pågår hela dagen kan det leda till att dina nyanställda blir helt vilsna vid lunchtid. Och vem kan klandra dem? Ingen vill sitta hela dagen på sin första dag och delta i presentationer.

Så dela istället upp dagen i flera kortare sessioner som fördelas över flera dagar. 

Gå långsamt fram och ge dem tid att komma till rätta. Ta några dagar på dig för att slutföra orienteringsprocessen i stället för att skynda dig igenom den på en dag.

Försummar att samla in feedback

Många människor betonar av goda skäl behovet av feedback. Det hjälper dig att upprepa och förbättra processen. Oavsett om det handlar om kandidatupplevelsen eller orienteringen för nyanställda är det viktigt att veta om den är effektiv eller inte.

Hur vet du om din process är föråldrad?

Genom att be om detaljerad feedback. 

I slutet av introduktionen kan du be de nya medarbetarna om deras synpunkter och om vad som kunde ha varit bättre. Be facilitatorn att tala kort med varje nyanställd för att förstå deras åsikter om introduktionsprocessen. 

⏱ Hur ofta bör ni ändra er introduktion för nyanställda?

Om feedbacken konsekvent föreslår förändringar måste du se över dina processer på djupet. Om feedbacken är bra finns det ingen anledning att ändra orienteringsprocessen i någon större utsträckning. 

Många yrkesverksamma kan ha kommit till ditt företag efter att ha arbetat hos en konkurrent. Använd den här möjligheten för att förstå hur man gör medarbetarorientering och onboarding i andra framgångsrika organisationer och förbättra dig i enlighet med detta.  

Fortsätt att uppdatera din orienteringsprocess utifrån de senaste trenderna och uppgifterna. Om något lovande faller dig i ögonen, genomför det. 

Eftersom du har integrerat feedback i din process kan du se hur effektiv varje aktivitet är för att engagera dina nyanställda.

❤️ Skapa en onboarding-upplevelse som dina medarbetare kommer att älska

Slösar ni också tid på att bjuda in varje enskild nyanställd till deras respektive introduktionsevenemang - beroende på plats, startdatum, avdelning osv?

Med Zavvy kan du ställa in dina introduktionsevenemang en gång - och bjuda in nyanställda på autopilot.

• Baserat på de exakta kriterier du anger
• Och med data från ditt HRIS-system
• Tillsammans med engagerande resor för preboarding och onboarding.

Lär dig hur Zavvys programvara för schemaläggning av orienteringsevenemang fungerar

Zavvy låter dig också leverera unika onboarding-upplevelser på autopilot. Med tidsbesparande funktioner för HR-proffs kan du onboarda, utbilda och skapa kontakt med dina nyanställda på autopilot.

Öka och kanalisera dina nyanställdas entusiasm, iver och produktivitet med hjälp av vår beprövade och testade programvara. 

❓ Vanliga frågor

Hur skiljer sig arbetstagarorientering från onboarding?

Anställningsorientering är en delmängd av onboarding och används för att officiellt välkomna en anställd till organisationen. Målet med introduktionen är att förmedla organisationens uppdrag, kultur och policyer till den nyanställde. Det är också ett tillfälle för arbetsgivaren att klargöra eventuella tvivel om löner, förmåner och den allmänna uppförandekoden. 

Orienteringen är den första fasen av onboarding och äger vanligtvis rum på anslutningsdagen och avslutas under den första veckan.

Anställd onboarding är en lång process jämfört med introduktion och omfattar utbildning och att få den anställde på banan. Onboarding börjar när den anställde accepterar jobberbjudandet och pågår i många veckor eller till och med månader i vissa fall. 

Vem ansvarar för att genomföra en introduktion för nyanställda?

Att utforma och samordna en introduktion för nya medarbetare är i första hand personalavdelningens ansvar. Men alla intressenter (från projektledare till buddy) bör ta ansvar för detta genom att samarbeta för att skapa en välkomnande upplevelse för varje nyanställd.