Medarbetare Onboarding ROI: Fördelarna med investeringar i nyanställda

En effektiv onboarding -process är mer än att ge dina anställda en massa förmåner och visa dem runt i din fina organisation. Du kan gå igenom allt detta och de kommer ändå inte att bli glada över sitt nya jobb.

Om onboarding -processen känns som en rutin och inte har några tydliga mål kommer den inte att lyckas integrera de anställda i organisationens kultur och verksamhet. Detta leder till att 25 % av dem kommer att sluta innan året är slut.

En bra onboarding -process säkerställer att medarbetarna 

• stanna längre
• nå sin fulla kompetens fulla kompetens
• och generera intäkter snabbare för din organisation.

Det här inlägget handlar om dess fokuspunkter och hur de leder till större avkastning på investeringar. 

💲 Avkastningen på ett effektivt onboarding-program

Faktorer som påverkar ROI är: 

• grad av automatisering
• företagskultur
• produktivitet
• och andra. 

Vi diskuterar dem som solida grundpelare för medarbetarnas onboarding ROI i ett senare avsnitt. 

Men först vill jag veta vad som är medarbetares onboarding ROI?

Onboarding är processen att integrera nya anställda i en organisation. Det innebär att introducera dem för medarbetare och kunder, utbilda dem, visa dem runt i lokalerna och en rad andra aktiviteter.

Syftet med onboarding är att hjälpa de anställda att förstå sin nya position och att ge dem förutsättningar för att kunna utföra sitt arbete på ett bra sätt.

ROI på onboarding är de pengar du får tillbaka när de anställda börjar göra vinst och producera innovativa resultat för organisationen. 

Enkelt uttryckt: medarbetarnas onboarding ROI är pengar som tjänas på att investera i onboarding processer. 

Här är fyra nyckeltal som du kan använda för att få en uppskattning av din avkastning på onboarding :

• Företagets storlek
• Nyanställningar per år
• Omsättningsgrad
• Kostnader för ersättningar i samband med omsättning

❗ Varför effektiva onboardingstrategier är viktiga

Effektiva strategier på onboarding förhindrar att dina anställda lämnar dig redan efter de första månaderna. På så sätt undviker man kostsamma omsättningssiffror för organisationer. 

När en anställd slutar kostar det 20 procent av lönen att ersätta honom eller henne med en ny. Om du har en dålig strategi för onboarding är det mer sannolikt att du kommer att uppleva en högre personalomsättning. Detta kommer att göra det omöjligt att samla in någon avkastning på investeringen.

En effektiv strategi för onboarding kännetecknas av en uppslukande upplevelse. Det är inte bara chefer som talar om för rekryterare: "Så här ska du göra. Ring mig om du behöver något" och sedan överge dem. Senare börjar den anställde att skicka dem skräppost med rop på hjälp eller assistans.

Istället finns det en samarbetskultur där alla arbetar tillsammans för att skapa en meningsfull upplevelse. Nyanställda förstår sina roller tydligt och hur de stämmer överens med organisationens vision och uppdrag. Förväntningarna är definierade och regler som styr beteendena är fastställda. 

Ju snabbare du kan få detta att hända, desto snabbare blir den anställde produktiv. Det projekt för utformning av användargränssnittet som normalt tar en månad kommer att vara klart på tre veckor.

📈 Hur påverkar onboarding ditt resultat?

Med slutresultat menas helt enkelt din nettointäkt.

Det är de pengar som återstår när du drar av alla utgifter eller kostnader från dina totala intäkter, till exempel skatter och lånekostnader. Du bör se siffrorna längst ner i din resultaträkning.

Utan en kvalitativ onboarding -process kommer medarbetarna att sakna en korrekt förståelse för organisationen. De kommer att vara avskurna från de intellektuella och fysiska resurser som de behöver för att kunna prestera bättre. Detta leder till improduktiva och oengagerade arbetstagare.

• Sådana anställda kommer att sakta ner affärsprocesserna och deras lagkamrater.
• De arbetar bara för pengarna och är inte villiga att gå utöver sina primära ansvarsområden.
• Detta kommer i sin tur att kosta dig mer pengar än du tjänar.

🎯 Fokuspunkter för onboarding som ökar ROI

Tekniken förändrar snabbt hur organisationer fungerar. Det finns nu mer än någonsin ett tryck på de anställda att lära sig att anpassa sig. En digitaliserad onboarding -process förhindrar detta. 

Om du har behållit träningsstrategier från nio eller tio år sedan är det dags att sätta fart på det hela. Här är fem viktiga komponenter för att bygga upp din nya strategi för onboarding :

Inklusive aktiviteter före ombordstigning

Om du inte förbereder dina anställda förbereder du dem för att misslyckas.

Inför onboarding kan du engagera de anställda med aktiviteter som ger dem ett försprång. Det sparar tid och minskar stressen den första dagen.  

Här är några idéer till aktiviteter på preboarding :

• Gör orientering av nya anställda. Ge dem en rundtur i organisationen. Visa dem organisationsdiagrammet och förklara de olika befattningarna. Ge dem manualer eller handböcker, ID-kort och annat nödvändigt material.
• Planera in kontroller. Det kan du göra via videosamtalsappar som Zoom och Google Duo. Uppmuntra dem att ställa frågor och dela viktig information med dem.
• Fyll i pappersarbetet virtuellt. De kan använda programvara för elektroniska signaturer som DocuSign, SignEasy och PandaDoc för att fylla i I-9-formulär och andra dokument online. 

Ge nyanställda en positiv upplevelse

Processen onboarding är det första intrycket du gör på nyanställda, så det är viktigt att du är på topp. Anställda som upplever en effektiv onboarding -process blir engagerade och 18 gånger mer engagerade i sin organisation. Om processen är dålig förlorar du talanger till konkurrenterna.

I USA är den genomsnittliga kostnaden för att ersätta anställda som slutar 15 000 dollar per person, vilket motsvarar 33 % av lönen.

Adelle Archer, medgrundare och vd för Eterneva, säger att för att skapa en process för anställda som är en dröm onboarding :

"Genom att titta på varje anställds personliga styrkor, förstå deras intressen och använda deras mål som mått, får du möjlighet att skräddarsy onboarding -processen efter din nya medarbetare i stället för att försöka tvinga fram företagsmål som gör att de hamnar utanför sin bekvämlighetszon.

Genom att göra medarbetaren snarare än företaget till fokus för din onboarding -process kommer du att integrera dem i företaget samtidigt som du använder deras talanger för att öka chanserna till framgång."

En konsekvent process

Vissa organisationer gör misstaget att inte dokumentera sina processer. För stora organisationer med geografiskt spridda kontor är detta ett stort problem eftersom det inte finns någon enhetlighet. Processen onboarding för en rekryterare i dag kommer att vara annorlunda för en annan i morgon.  

Varje nyanställd bör börja med samma grundläggande information som sina kollegor för att samarbetet ska fungera smidigt och effektivt. 

Skapa en checklista. En checklista påminner dig om vilka aktiviteter du måste utföra i rätt ordning och hindrar dig från att komma ur kurs.

Använd automatisering. Spela in videor och utforma kurser som innehåller all information som nyanställda behöver veta. Ladda sedan upp dem till er onboarding-lösning eller Learning Management System (LMS) så att medarbetarna kan komma åt dem när som helst.

De flesta LMS-lösningar är numera moln- eller webbaserade, så de kan lagra din information på ett säkert sätt och förhindra dataförluster.

Storyblok sparar 15+ timmar varje vecka genom att köra en automatiserad onboarding upplevelse:

➡️ Fallstudie: Hur Storyblok gick från 33 till 140 anställda på 1 år

Lägg mer tid på onboarding

Helst ska onboarding vara i minst tre månader. Programmets återstående längd bör anpassas efter organisationens behov.

Organisationer med många rörliga delar (flera platser, butiker eller försäljningsområden) kan ha svårt att reservera tid för en ordentlig onboarding. De anställda pressas då att avsluta sin utbildning och processen slutar snabbt.

Christa Reed, chef för arbetsmarknadsundersökningar på JobSearcher, ger följande tips för att skapa tid för onboarding:

"Kom ihåg att de första dagarna på onboarding är en kritisk tid för nyanställda. Se till att ge dem all din uppmärksamhet och få dem att känna sig välkomna.

Ett sätt att göra detta är att para ihop den nyanställde med en kollega buddy som kan visa dem runt, presentera dem för viktiga gruppmedlemmar och hjälpa dem att komma in i sin nya roll. Du bör också ge den nyanställde ett detaljerat schema för den första veckan, inklusive när och var de måste vara, så att det inte blir några överraskningar."

Inkludera social integration

Att para ihop anställda med en arbetsgivare buddy under de första 30-60-90 dagarna kommer att påverka deras prestationer avsevärt. Microsofts programbuddy är ett bevis på detta, eftersom cheferna tar en-till-en-interaktioner med nyanställda på allvar.

Alla får en arbetspartner som de kan vända sig till för att få informell hjälp. Detta hjälper dem att bygga upp ett stödsystem och öka produktiviteten. 56 % av de anställda som träffade sin buddy bara en gång under de första 60 dagarna blev produktiva snabbare. 97 % av dem som träffades mer än åtta gånger sade samma sak.

Christen Steele, rekryteringskonsult inom HR, säger att:

"Målet med att skapa en positiv upplevelse är att skapa kontakter med kollegor och företagskultur. Det innebär att framgångsrik onboarding sker när nyanställda tidigt kan etablera effektiva arbetsrelationer."

"Utöver de måltider och kaffesamtal som nämndes tidigare kan det också handla om sociala medier eller kommunikationskanaler som Slack, där de anställda kan få kontakt med varandra både personligen och yrkesmässigt. Här på Yello har vi Slack -kanaler som är dedikerade till husdjur, bebisar, sport och andra gemensamma intressen där vi kan dela med oss och ha ett utrymme för att ställa frågor, få hjälp och helt enkelt få kontakt."

🏛️ De fem grundpelarna för ROI inom onboarding

Vår undersökning visade att det finns fem starka pelare som bygger upp medarbetarnas ROI på onboarding :

1. Automatisera uppgifter, e-postmeddelanden och påminnelser

Manuella processer innebär flaskhalsar och stora risker för mänskliga fel. Du råkar till exempel skicka din personliga checklista till nyanställda i stället för checklistan med viktiga dokument som de måste ta med sig.

Sedan dyker din anställde upp på kontoret med fel dokument i handen, vilket leder till förseningar den första dagen. Men tänk om de kunde göra allt detta online? 

Genom att ersätta traditionella metoder med automatiserade verktyg elimineras sådan ineffektivitet och processen på onboarding effektiviseras. Verktyg som Zavvy skulle ha hjälpt dig att automatiskt schemalägga rätt e-post för leverans flera dagar tidigare. 

2. Öka produktiviteten

Organisationer med effektiva processer på onboarding uppvisar 54 % högre vinst än de som inte har en sådan. Förhållandet mellan tid och produktivitet är också högre. 77 % av de anställda når sin första milstolpe tidigare än den förväntade perioden på åtta månader.

3. Minska omsättningen

77 % av de anställda slutar för att de känner att de är ensamma om att göra karriär. Detta är ett problem som onboarding löser på ett effektivt sätt. Det visar engagemang för personalens utveckling och får de anställda att känna sig stöttade.

Medarbetarna börjar se sig själva som en del av organisationen och blir passionerade när det gäller att uppnå dess mål och målsättningar. Sådana anställda stannar längre i organisationen. 

4. Förbättra kulturen

Netflix företagskultur kännetecknas av fri och öppen kommunikation, inga regler och öppenhet. Anställda samlar kunskap utanför sitt specialområde, men överlag är alla engagerade i att göra det som är bäst för företaget eftersom det också påverkar dem själva.

En lärdom du kan dra av detta är att bygga upp en kultur som kommunicerar dina värderingar. Uppmuntra till idéutbyte genom att belöna innovativa bidrag. Ge effektiv feedback så att de anställda vet vad de gör fel eller rätt.

Viktigast av allt är att visa upp denna kultur under onboarding -processen och upprätthålla den på lång sikt. Det bör inte vara en engångshändelse som avslutas när de nyanställda har lärt sig allting.

5. Stödja efterlevnad

All verksamhet på onboarding måste följa en vederbörlig process. Det är därför viktigt att hålla sig uppdaterad om de lagar som styr sysselsättningen i din region. 

Enligt Immigration Reform and Control Act (IRCA) måste t.ex. alla amerikanska arbetsgivare fylla i ett I-9-formulär för alla som de anställer. Detta formulär bevisar att din nya medarbetare har rätt att arbeta i USA och inte har ett immigrationsärende på gång. Underlåtenhet att göra detta medför straff och böter på mellan 234 och 2 332 USD.

➡️ Hur du maximerar din ROI för onboarding med Zavvy

Att utnyttja automatisering, förbättra företagskulturen och automatisera aktiviteter är en del av det som formar processen för drömmen onboarding . När den genomförs på rätt sätt kan den snabbt förvandla nya medarbetare till guldgruvor. Du kan använda en ROI-kalkylator för anställda onboarding för att mäta effektiviteten i din strategi och fastställa din ROI. 

Vår onboarding-lösning för nyanställda är utrustad med mallar och verktyg för att bygga ett skalbart onboarding-program för anställda. Den tillhandahåller en central plattform där medarbetarna kan starta resor, slutföra uppgifter och få kontakt med teamkollegor för en problemfri upplevelse.  

Våra experter är tillgängliga för att hjälpa dig att lära dig mer. Kontakta dem för att se hur det fungerar.