Onboarding Dokumentation - allt du behöver veta

Det första intrycket är viktigt, så till den grad att en gedigen erfarenhet av onboarding kan öka andelen nyanställda som behåller sin anställning med 82 %. I en tid då karriärbyten på grund av låg arbetstillfredsställelse har blivit normen är dessa siffror värda att notera. Detta ger dock upphov till en annan, viktigare fråga: Vad ingår i en bra upplevelse för en anställd på onboarding ?

Till att börja med bör nyanställda bara oroa sig för hur de bäst kan utföra sina nya arbetsuppgifter, inte för eventuella administrativa fallgropar. Med detta sagt är onboarding -dokumentation en oundviklig del av den anställdas onboarding -process, vilket innebär att ingen onboarding -process kommer att vara utan den. Så hur kan vi se till att nyanställda får all den information de behöver för att lyckas i sin nya roll?

Vi är här för att utforska denna fråga närmare i dag.

📄 Vad är onboarding dokumentation?

Vad skiljer nyanställda från onboarding dokumentation?

Den viktigaste skillnaden är att pappersarbete för nyanställda avser det pappersarbete som nyanställda fyller i när de anställs .

Dokumentationen på onboarding representerar företagets verktyg, processer, policyer, förfaranden och annan immateriell egendom som formar den övergripande kulturen och avdelningarnas arbetsuppgifter.

Därför är det ganska vanligt att de två överlappar varandra i någon form.

Nedan följer en lista över fyra typer av onboarding -dokument som du sannolikt kommer att stöta på när du börjar arbeta i din nya roll. Dessutom kommer du sannolikt att stöta på dessa oavsett om de är digitaliserade eller på papper.

📜 De fyra viktigaste dokumenten för nyanställda

Syftet med dokumenten på onboarding är att nyanställda ska kunna läsa och förstå villkoren och ansvaret för sin nya roll i företaget. Vanligtvis är de både juridiskt och avtalsmässigt nödvändiga.

Tänk på att de fyra typerna av onboarding -dokument som anges nedan är generaliserade i demonstrationssyfte. Glöm inte att dubbelkolla med din personalavdelning att du inte saknar några andra viktiga onboarding -dokument som dina nyanställda behöver.

 1. Landsspecifika rättsliga dokument för anställning

Det är inte förvånande att olika länder har olika juridiska dokument som anställda ska fylla i när de anställs.

Till exempel måste anställda i USA fylla i W-4-blanketter för federal och statlig beskattning, medan kanadensare måste lämna in en ifylld TD1-blankett för anställningsskatt. Det är också värt att nämna att du bör inkludera information om juridiska formulär för entreprenörer och andra icke-permanenta eller icke-salaried anställda någonstans i din dokumentation på onboarding .

Även om dessa dokument skiljer sig åt från land till land, berör de vanligtvis viktiga arbetsuppgifter, som t.ex:

• Skatter
• Hälso- och sjukvård
• Arbetstid
• Löneuppgifter
• Olika typer av ledigheter (t.ex. PTO och sjukfrånvaro).
• Kontroller av brottslig bakgrund
• Drogtester
• Ansvarsfrihet.

2. Dokument för anställda

När du börjar ett nytt jobb finns det tre viktiga anställningsdokument som dina nyanställda behöver:

• Brev om jobberbjudande
• Formulär för anställningsavtal
• Formuläret beskriver mål och förväntningar för rollen.

Tänk på ett brev om jobberbjudande som en kort översikt över den nya tjänsten. De är inte bara en formell skriftlig förlängning av jobberbjudandet, utan innehåller vanligtvis också ett välkomstmeddelande, startdatum och nästa steg för nyanställda.

När det gäller de administrativa detaljerna kring den nya tjänsten hittar du dem i ett anställningsavtal. I anställningsavtalet beskrivs arbetstid, lön, semester, arbetsuppgifter, företagspolicy samt riktlinjer för förnyelse och uppsägning av avtalet. Om anställda har problem inom något av dessa områden kan de alltid hänvisa till sina anställningsavtal.

Slutligen kan du dela med dig av all den information som inte finns i erbjudandet eller anställningskontraktet i ett skriftligt dokument som beskriver företagets policy, rutiner och förväntningar.

Tips: Du kan hjälpa dina nyanställda att integreras mer effektivt genom att ge så mycket klarhet som möjligt om riktlinjer, förfaranden och förväntningar från början av onboarding -processen.

 3. Interna företagsdokument

Interna företagsdokument hänvisar vanligtvis till företagsspecifikt material som hjälper nyanställda att bättre förstå strukturen, kulturen och förväntningarna inom organisationen.

Dessa dokument kan innehålla material som:

• Handböcker för anställda
• Hybrida arbetsmetoder
• Miljöpolitik
• Etiska riktlinjer
• Regler för klädkod
• Avtal om konkurrensförbud och/eller sekretess
• Blanketter för prestationsbedömning
• Företagets organisationsschema
• Dokument som beskriver företagets kultur, uppdrag och värderingar.
• Företagets uppförandekod
• Uppgifter om anställda
• Annan företagsspecifik immateriell egendom

Tips: Det är inte oklokt att kräva att nyanställda undertecknar några av dessa dokument för att försäkra sig om att de har läst och förstått detaljerna i varje dokument.

4. Dokument som beskriver löner och ersättningar till anställda.

De flesta anställningsavtal innehåller vanligtvis information om ersättning. Vissa företag väljer dock att ange denna information på annat håll. Flera av de vanligaste dokumenten om löner och ersättningar till anställda är följande:

• Blanketter för direktinbetalning
• Formulär för hälso- och sjukvård
• Politik för betald ledighet
• Handlingar som rör pensioner och pensionering
• Information om aktieoptioner
• Andra förmånsrelaterade dokument.

Det kan hända att vissa dokument faller in i mer än en av de kategorier som anges ovan. Oavsett vilket är det bra att gå igenom ovanstående och se om du saknar något av de dokument som finns med här. Men att få ordning på all er onboarding -dokumentation är bara en pusselbit när det gäller att skapa en onboarding -process. 

⚙ Mer än pappersarbete: Tips för att bygga upp din dokumentation på onboarding 

För den som inte har någon större erfarenhet kan frågan om hur man optimerar dokumentationen på onboarding kännas skrämmande. Till att börja med kan en business playbook (även kallad company playbook) hjälpa dig att strukturera din onboarding -dokumentation på ett sätt som överensstämmer med din organisations uppdrag och värderingar.

Tips: Vem som är bäst lämpad för att sammanställa dessa företags spelböcker är det bara du som kan svara på den frågan. Vi uppmuntrar er att sammanställa era spelböcker i team, men ämnesinnehavarna eller ämnesexperterna inom företaget är de bästa personerna att rådfråga.

Bestäm vilken information nyanställda behöver för att kunna ta på sig sin roll.

Om du bestämmer vilken information dina nyanställda behöver veta om din organisation - och omvänt vilken information din organisation behöver från dem - kan det hjälpa dig att skapa intuitiva och välstrukturerade företagshandböcker.

Som vi nämnde ovan varierar denna information beroende på företag och land (särskilt information om hälsovård för anställda). Du kan dock använda följande som utgångspunkt när du bestämmer vilken information som ska ingå i din spelbok. Nämligen att nyanställda behöver:

• Håll dig förenlig med landspecifika arbetslagar
• förstå hela omfattningen av den nya rollens uppgifter och ansvarsområden
• Förstå företagets policyer om ersättning, sjukdagar, PTO osv.
• ha en tydlig vision av organisationens uppdrag, kultur och värderingar

När du har organiserat och redigerat informationen i ett lättförståeligt format för nyanställda kan du dela den med andra anställda och intressenter för att se om du är på rätt väg. När du har fått grönt ljus från dem kan du dela spelboken med dina nyanställda och uppmuntra dem att hänvisa till den närhelst de har frågor. Om du får samma fråga från flera nyanställda kanske du vill se över din spelbok för att hitta områden som saknar klarhet.

Exempel på och mallar för spelböcker

Det finns fler än ett sätt att skapa och strukturera företagets spelböcker beroende på organisationens kultur, uppdrag och värderingar. Olika typer av spelböcker förklarar specifika företagspolicyer och rutiner mer ingående.

Eftersom det primära syftet med en spelbok för företaget är att täcka in företagets värderingar, policyer, förfaranden och bästa praxis, måste du alltid inkludera denna information någonstans. Det finns dock andra typer av spelböcker som berör mer specifik information i större detalj:

• Verksamhetens spelböcker - Dessa spelböcker förklarar de tjänster som erbjuds kunderna och hur de levereras. Se det som en verksamhetshandbok för din organisation.
• Försäljningsböcker - Försäljningsböcker är särskilt inriktade på säljteam och belyser de unika problem som dina målkunder upplever, de vardagliga utmaningar som de står inför och hur dina produkter eller tjänster kan positioneras som en lösning på deras problem.
• Playbooks för återförsäljare eller kanaler - Dessa playbooks förklarar riktlinjer för återförsäljning för tredjepartssäljare eller företagspartner så att de kan sälja vidare framgångsrikt och undvika eventuella juridiska fallgropar.
• Policy för hybridarbete - I policyn för hybridarbete beskrivs vanligtvis vem som är berättigad till hybridarbete, vilken utrustning som behövs för hybridarbete och när de anställda som arbetar med hybridarbete ska vara tillgängliga. Dessutom innehåller de förväntningar på hur mycket arbete som kan eller bör utföras på distans. Ett annat element kan vara bästa praxis för hybridarbete, inklusive önskat och oönskat beteende.

Bästa praxis i företagets spelbok

1. Undvik överbelastning av information - Att dela ut onboarding -dokumentation i flera omgångar är ett bra sätt att dela viktig information utan att överväldiga nyanställda.
2. Håll innehållet fräscht - Vi menar detta i mer än en bemärkelse, eftersom innehållet bör vara engagerande, skalbart och anpassningsbart nog för att genomgå rutinmässiga uppdateringar i samband med organisatoriska förändringar.
3. Införliva spelböcker i din onboarding -process - De flesta företag följer redan den här regeln, men den är ändå värd att upprepa. Om inte annat är din onboarding -process till för att dela och se över all relevant information i organisationens spelböcker.
4. Tillgång dygnet runt - Om du ger dina nuvarande anställda och nyanställda tillgång till företagets spelböcker dygnet runt ökar kommunikationen, sammanhållningen och kontakterna inom företaget. 

📈 Utöver dokumentation: Skapa en strukturerad och effektiv upplevelse på onboarding

Företagen vet hur viktigt det är att få onboarding rätt, vilket framgår av de 92 miljarder dollar som spenderats på utbildning av nyanställda under de senaste två åren. Men det räcker inte att bara kasta all denna dokumentation på nyanställda. Oftast behöver de vägledning, en användarupplevelse i världsklass och en autentisk mänsklig kontakt för att navigera processen framgångsrikt. Nedan följer några av våra favoritrekommendationer för att göra detta möjligt.

Skapa en mänsklig kontakt

Det kommer kanske inte som någon överraskning att mer än tre fjärdedelar av de anställda anser att socialisering är den viktigaste faktorn i ett jobb - en siffra som troligen kommer att öka ännu mer när vi fortsätter att ta oss ur pandemin. Men å andra sidan är de anställdas engagemang i affärsvärlden efter COVID ett av de största bekymren för arbetsgivarna. Det kan trots allt vara en utmaning att engagera anställda som sitter ensamma i sina hemkontor åtta timmar om dagen.

Detta gör det meningsfullt och nödvändigt att skapa en genuin mänsklig kontakt, särskilt i en avlägsen miljö. Som tur är finns det några sätt att främja närhet och inkludering bland nyanställda, bland annat:

• Regelbundna möten påonboarding (t.ex. check-ins, avslappnade möten efter jobbet, isbrytande möten för anställda, luncher för anställda osv.)
• Förberedelser
• Enskilda möten med arbetsledare eller chefer.

Beroende på organisationens struktur och kultur kan du vara mer benägen att anordna vissa orienteringsevenemang än andra (t.ex. produktdjupstudier jämfört med introduktionsmöten med högre chefer på företaget). Det viktigaste är att ni genomför möten och orienteringsevenemang som är mest meningsfulla för er organisation. Som du ser finns det många sätt att skapa en oförglömlig upplevelse på onboarding , och inget upplägg passar två organisationer på samma sätt.

Implementera systemet buddy

Ett buddy -system kan vara till stor hjälp för nyanställda inom en organisation. Studier visar att ett buddy -system ökar andelen anställda som stannar kvar och den allmänna arbetstillfredsställelsen i det långa loppet. Att ha en utsedd anställd som kan ställa frågor och ta upp problem kan dessutom ge en välbehövlig känsla av psykologisk trygghet. Detta är en viktig faktor som påverkar en anställds beslut att stanna kvar eller lämna ett företag, vilket Google upptäckte.

Kom ihåg att ett av de viktigaste målen med onboarding är att få dina nyanställda att känna sig delaktiga och integrerade i företaget. Små steg som att ge nyanställda en onboarding buddy kan bidra till att uppnå detta. Med tanke på att det kostar ungefär en tredjedel av en nyanställd persons lön att ersätta honom eller henne, blir höga omsättningssiffror på grund av brist på denna psykologiska trygghet snabbt höga.

Optimera arbetsflöden

Onboarding kan vara överväldigande för nyanställda (och andra).

Därför är det viktigt att effektivisera arbetsflödena så att informationen levereras bit för bit: det visar de nyanställda att deras psykologiska välbefinnande och deras förståelse för arbetsuppgifterna i den nya rollen är de två viktigaste prioriteringarna i hela processen.

Det visar också att onboarding inte är en engångsföreteelse. I stället är det en guidad resa som hjälper medarbetarna att komma in i rollen och känna sig trygga och fullt förberedda för att ta på sig sina nya uppgifter.

Ta Storybloktill exempel. Genom att effektivisera sina arbetsflöden sparar de 68 timmar på processen onboarding varje månad. Detta ger dem i sin tur mer tid att fokusera på det som är viktigt: att få de nyanställda att komma igång så att de kan lyckas i sina nya positioner.

Storyblok kan uppnå detta genom att tydligt definiera varje fas i onboarding -processen, målen för varje fas och de insatser som krävs för att uppnå de önskade resultaten. ZavvyMed hjälp av den digitala programvaran onboarding kan de automatisera vissa aspekter av processen onboarding . Automatisering innebär inte bara tidsbesparing utan också ökad produktivitet i slutändan. Kort sagt sparar effektivisering av arbetsflöden tid för alla, både för anställda och nyanställda.

➡️ Zavvy hjälper de anställda att komma igång snabbare

Att sammanställa din dokumentationsprocess onboarding behöver inte vara kostsam eller tidskrävande.

Med rätt programvara för dokumentation påonboarding kan du enkelt automatisera, organisera och ge de anställda tillgång till dokumentationen dygnet runt.

Med Zavvys lösningar för onboardingdokumentation kan du samla pappersarbete för nyanställda, onboardingdokumentation och det välbehövliga sociala elementet som engagerar medarbetarna på en enda, sammanhängande plattform.

Alla medarbetare, från nybörjare till chefer, kan dra nytta av den intuitiva metoden för att hantera medarbetarfrågor.

➡️ Nyfiken? Få en gratis demo nu!