Så fixar du din onboarding-presentation (inkl. gratis mall)

Att introducera en ny medarbetare kan vara en utmaning. Studier visar att 88% av företagen inte genomför en ordentlig onboarding av sina anställda. Att skapa en onboarding-presentation kan minska arbetsbördan tiofalt. Det är den första djupare inblicken i hur saker och ting fungerar.

Vi ger dig en detaljerad genomgång av hur du gör din onboarding-presentation, inklusive användbara tips om hur du väljer rätt layout.

❓ Varför är din onboarding-presentation så viktig?

En onboarding-presentation är den första kontaktpunkten som en nyanställd har med organisationen. Det är företagets chans att göra ett bra första intryck. De lär sig värderingarna och får interagera med de olika teamen. Det är också deras första kontakt med sina kollegor. Som ett resultat av detta behöver företag skapa en bra onboarding-presentation.

➕ Vad ska ingå i en presentation av en nyanställd?

1. Isbrytare eller roligt välkomnande inslag

En isbrytare är ett perfekt sätt att minska spänningen och ångesten under en presentation. Det kan vara vad som helst, från en intressant anekdot till ett roligt faktum. Rekryteringen kommer att känna sig mer bekväm och interagera med sina kollegor mer fritt. 

Icebreakers är dessutom ett smart sätt att identifiera ett företags arbetskultur. Rekryter får se hur väl medarbetarna trivs med varandra. Dessutom är icebreakers ett bra sätt att slappna av och släppa loss. Det är en paus för medarbetarna utanför deras normala arbetsuppgifter.

Ett spel med 2 sanningar och en lögn är perfekt för sådana situationer. Andra isbrytare för onboarding som du kan prova är

• Charades;
• Skulle du hellre vilja; 
• Skattjakter;
• 10 saker vi har gemensamt.
  

Det bästa med onboarding-presentationer är att du kan krydda dem. Ju mer interaktiva de är, desto bättre intryck lämnar du på den nya medarbetaren. 

2. Nyckelstatistik om företaget

Skapa entusiasm genom att presentera viktig statistik om företagets tillväxt och resultat. Kom ihåg att målet är att skapa ett bestående första intryck, så använd din onboarding-presentation för att göra det.

Statistik är ett kraftfullt kommunikationsverktyg eftersom det kvantifierar den information du förmedlar. De ger trovärdighet åt dina argument - se dem som bevis på hur bra ditt företag är.

Du ger rekryten chansen att se hur effektiva dina medarbetare är och hur väl företaget fungerar. Här är några viktiga statistikuppgifter som du bör ta med i din onboarding-presentation:

• Behålla medarbetare 
• Tillfredsställelse med arbetet
• Medarbetarnas välbefinnande - det illustrerar balansen mellan arbete och privatliv
• Mångfald på arbetsplatsen
• Tillväxttakt
• Kundtillfredsställelse, och
• Balans mellan könen.
  

Vi rekommenderar att du använder visuella hjälpmedel som infografik när du tar med statistik i din presentation.

Infografik är lättare att komma ihåg, vilket gör det lättare att behålla kunskapen. En annan fördel är att de förenklar komplexa idéer som statistik till lättsmälta bitar. Dessutom är de visuellt tilltalande och väcker publikens nyfikenhet.

3. Företagets historia‍

Du vill vara så kortfattad som möjligt när du presenterar företagets historia. Här är några punkter som du bör tänka på när du presenterar denna del:

• Berätta kortfattat vad ditt företag gör och vilka tjänster de erbjuder sina kunder. Om du till exempel är en e-postmarknadsföringsbyrå för e-handel kan du börja med "X e-postmarknadsföringsbyrå är specialiserad på e-poststrategi och granskning, e-postautomatisering och kampanjhantering för e-handel."
• Se till att du illustrerar ditt företags förmåga att tillgodose konsumenternas behov.
• Ge ditt företag karaktär genom att ge en kort biografi över grundarna.
• Ange och förklara organisationens kärnvärden.
• Inkludera viktiga händelser och milstolpar.
• Använd anekdoter. Finns det något bättre sätt att berätta om ditt företags historia än att berätta en kort historia?
• Gör den informativ genom att ge fakta och statistik om din tillväxt.
• Dela med dig av information om tidigare projekt och kunder. Det kommer att göra rekryteraren ännu mer motiverad att bli en del av ditt team.
• Några vittnesmål eller recensioner skadar inte. I själva verket är de en tillgång för ditt företags trovärdighet och övergripande image.
  

4. Uppdragsbeskrivning

Ditt företags uppdragsbeskrivning är en sammanfattning av din vision. Den illustrerar det primära målet och värderingarna för ditt företag. En uppdragsbeskrivning ger också företaget och de anställda en känsla av syfte. Slutligen skapar den en vision för framtiden - nästan som en smygtitt på de kommande åren. 

5. Företagets värderingar

Företagets värderingar ger en korrekt beskrivning av hur vi behandlar varandra på arbetsplatsen. Ännu viktigare är att de avgör vilken typ av kultur som kommer att finnas i ett företag. De främjar lagarbete och skapar ett prejudikat för hur den rekryterade ska förhålla sig till sina kollegor.  

Dessutom ger de den nyanställde en inblick i den allmänna atmosfären i den nya arbetsmiljön.

6. Organisationens struktur

En organisationsstruktur visar företagets hierarki och arbetsfördelning. Tänk på det som en detaljerad befälsordning. Den ger en tydlig bild av varje individs roll. En tydlig organisationsstruktur säkerställer samordning, vilket gör det lättare att uppnå målen. 

Det förbättrar också teamarbetet och främjar samarbetet på arbetsplatsen. En arbetsplats som tydligt definierar medarbetarnas roller kommer att fungera mer effektivt än en som inte gör det. Några exempel är:

• Hierarkisk
• Platt
• Matris
• Divisional, och
• Lagorienterad.

7. Lagen

Onboarding-presentationer är det bästa tillfället att presentera den nyanställdes avdelning. Det ger en tydlig bild av vilka de kommer att arbeta med och i vilken omfattning.  

💡 Tips: Be teammedlemmarna spela in korta introduktionsvideor som du kan inkludera i dina bildspel. På så sätt har du redan brutit isen och bekantat rekryten med sina kollegor långt innan de träffas officiellt. 

Här är ett bra exempel på en introduktionsvideo för anställda från Wistia, ett mjukvaruföretag för videomarknadsföring:

8. Företagets färdplan

Ett företags färdplan är som en presentation. Den anger ramarna för företagets framgång och beskriver alla viktiga steg som krävs för att förverkliga er vision. En effektiv färdplan bör ha följande egenskaper:

• Din verksamhetsidé
• Primära mål
• Mål, t.ex. förbättra prestandan med 50%.
• De olika strategierna för att uppnå målen och syftena
• En SWOT-analys. Det är en viktig del av alla företags färdplaner.
  Styrka - visar företagets bästa egenskaper och vad som skiljer det från konkurrenterna.
  Svaghet - belyser områden som ni har problem med och behöver förbättra, t.ex. marknadsföring och hög personalomsättning.
  Möjligheter - är externa faktorer som ger er ett övertag över konkurrenterna.
  Hot - är hinder som avslöjar era svagheter och kan orsaka skada.

9. Styrkort för anställda

Ett styrkort för medarbetare kompletterar organisationsstrukturen genom att ge dina medarbetare ett ramverk för att implementera strategier. Det anpassar deras insatser till ett gemensamt mål och formar medarbetarna till en effektiv enhet.

Ett styrkort för anställda bör innehålla:

1. Den anställdes namn
2. Deras roll och ansvar
3. Tilldelade uppgifter
4. Särskilda mål
5. Nyckeltal - gör att du kan följa tillväxt och produktivitet
6. Strategisk karta - en sammanfattning av era målsättningar och huvudmål.

10. Företagets policy

Policys upprätthåller organisationens struktur och effektiviserar dess arbetsprocesser. De gör arbetsmiljön säkrare genom att minimera faror och potentiella olyckor. Företagspolicyer är dynamiska och förändras beroende på branschen, så företag är juridiskt skyldiga att uppdatera dem. 

Detta är riktlinjer som styr olika aspekter som t.ex:

1. Arbete på distans
2. Pensionering
3. Fördelar
4. Semester
5. Semester
6. Säkerhet
7. Betald ledighet.

11. Din första vecka och vad du kan förvänta dig framöver

I detta avsnitt beskrivs den serie händelser som kommer att utgöra den första veckan. Rekryterna kommer naturligtvis att känna sig nervösa eller oförberedda. Men att ge dem en förhandstitt kan hjälpa dem att komma in i upplevelsen.

Du vill inte överväldiga dem eftersom de fortfarande håller på att acklimatisera sig till den nya miljön. Därför är det bäst att hålla deras uppgifter korta och strukturerade. Ge dem en tidtabell eller ett schema med uppgifter som ska utföras under den första veckan. 

Kom ihåg att ofta ta korta pauser för att ge dem tid att varva ner. Börja i liten skala och öka intensiteten gradvis tills de är bekväma med att arbeta med minimal övervakning. En bra idé är att para ihop rekryten med en onboarding-kompis som hen kan rådfråga.

✨ Tips för att skapa den perfekta presentationen för onboarding av medarbetare

1. Ha en tankekarta

Skapa en visuell plan över de idéer du tänker förmedla under din presentation. En tankekarta hjälper dig att ordna informationen i kronologisk ordning. Ta fram papper och penna och rita en grov skiss över dina presentationer. 

Sammanfatta de viktigaste punkterna och strukturera ditt argument kring dem. Alternativt kan du skapa ett flödesschema på din bärbara dator eller skapa flashcards som hjälper dig att styra din presentation.

2. Sätt upp ett primärt mål

Din presentation ska besvara dessa mycket viktiga frågor: Vem och varför? De utgör kärnan i hela din presentation. De är kroken, linan och sänket i ditt argument. Genom att besvara dessa frågor fångar du rekryternas uppmärksamhet och stillar deras nyfikenhet.

För vem presenterar ni denna information, och varför är den så viktig? 

3. Studera din publik i förväg

Ta reda på så mycket information om rekryteringen som möjligt. Viktig information som deras tidigare roll och de utmaningar de har stött på i jobbet kan hjälpa till att minska eventuell nervositet inför introduktionen.

Du vill ge din nya medarbetare den bästa upplevelsen under introduktionsprocessen. Genom att få en bättre förståelse för deras smärtpunkter kan du anpassa din presentation så att den passar deras behov.  

4. Använd bilder för att bryta monotonin i texten

Presentationer kan bli ganska enformiga, särskilt om det bara är textblock utan avbrott. Piffa upp din presentation genom att inkludera visuella element som t.ex:

• Grafer
• diagram och
• Infografik.

Bilder är ett interaktivt sätt att fånga din publiks uppmärksamhet. Förbered dem med en bildredigerare (t.ex. ta bort bakgrunden) för att kunna ge visuella representationer som bryter ner information till enklare koncept, vilket gör dem lättare att komma ihåg.

Men se upp: Att använda för många bilder kan vara distraherande, så överdriv inte.

5. Lär dig ditt material utantill

En bra talare behärskar sitt material. Att kunna sina poänger förmedlar allvaret i informationen, vilket gör det till den ultimata trovärdighetsbevisningen. Ingen vill gå på en presentation där talaren knappt kan förstå vad han eller hon säger. 

Föreställ dig att du var nyanställd i en sådan situation. Skulle du tro på ett ord som de säger?

6. Välj en lämplig design för bilderna

Målet är att välja en layout som representerar ditt företags kultur samtidigt som den är interaktiv. En bra idé är att titta på företagets varumärkesfärger och införliva dem i designen. 

Alternativt kan du låna ett blad från företagets arbetskultur och använda klädkoden som inspiration. De flesta företag föredrar formell klädsel, så neutrala färger som vitt, blått och brunt passar bäst. 

Se slutligen till att använda ett typsnitt som går att läsa på avstånd, särskilt om du planerar att använda en projektor eller dela ut broschyrer.

7. Inkludera en session med frågor och svar

Avsätt några minuter för att ge publiken utrymme att ställa frågor. Feedback är en viktig del av kommunikationen, inte minst under en onboarding-presentation. Tänk på frågestunden som ett sätt att komma närmare ditt argument. Det ger inte bara rekryterna möjlighet att ställa alla brännande frågor, utan det klargör också eventuella tvivel.

🔖 Presentationsmall för onboarding (PowerPoint)

Det snabbaste sättet att komma igång är att använda vår mall för välkomstpresentationer.

På 20 bilder innehåller den alla ämnen som du bör ta upp i din första presentation för nyanställda.

Den innehåller bilder som:

• Isbrytare
• Vårt företag: Historik
• Vårt företag: Värderingar
• Ditt styrkort
• ...och många fler

Den är 100 % anpassningsbar, så du kan (och bör) anpassa den till ditt företags färger, varumärke och innehåll.

🌟 Letar du efter inspiration för varje fas i onboardingen? Kolla in 15+ ytterligare mallar för onboarding. Vi kan garantera att det finns något för dig.

➡️ Du har framgångsrikt hållit din onboarding-presentation. Vad är nästa steg?

Att avsluta presentationen är att slutföra en fas i onboarding-processen - denär mycket längre och mer komplex. Utbildningen kommer direkt efter presentationen. Den ger medarbetarna de färdigheter som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter och ökar deras engagemang.

I idealfallet består onboarding av fem faser:

• ‍Före ombordstigning - Rekryten undertecknar sitt kontrakt och alla nödvändiga dokument. De har precis accepterat jobberbjudandet, så de är fortfarande nya på ditt företag.‍
• Orientering - Här träffar rekryten HR och får en formell introduktion till organisationen och kollegorna. Det är här presentationen av onboardingen äger rum.‍
• Utbildning - HR utbildar den nya medarbetaren i sin nya roll. De brukar utse en handledare eller senior kollega som visar vägen.‍
• Övergång - Rekryten blir alltmer van vid rutinerna och är nästan helt integrerad på arbetsplatsen.‍
• Pågående utveckling - Medarbetaren har officiellt funnit sig tillrätta i sin nya roll och kan börja fatta långsiktiga beslut.

🔍 Det finns inget bättre verktyg för att hjälpa dig att skapa unika onboarding-upplevelser än Zavvys programvara för onboarding av anställda.

Få en kostnadsfri demo idag!