Resultattavla för anställda: Bästa praxis, exempel och mallar

Många företag har tidigare kämpat med de anställdas produktivitet. De flesta anställda var antingen missnöjda, saknade motivation eller både och. Detta förändrades med uppfinningen av resultattavlan.

Sedan det infördes i slutet av 1990-talet har många företag rapporterat om ökade prestationer och lägre personalomsättning. Det är ett dynamiskt verktyg som kan användas i stor skala och anpassas för enskilda anställda.

Inte bara det, utan resultattavlan uppmuntrar också till självutveckling. Följ med oss när vi går igenom en djupgående genomgång av medarbetarpoängkort, deras fördelar och hur man skapar ett sådant. Som en bonus har vi också inkluderat exempel på resultattavlor för anställda.

💳 What's an employee scorecard?

Ett resultattavla för anställda är ett ledningsverktyg som används för att övervaka en anställds prestationer. Det är det perfekta organisationsverktyget eftersom det gör det möjligt för individer att planera, prioritera och genomföra nödvändiga projekt.

Den beskriver varje individs roll och bidrag på arbetsplatsen.

Plus, it allows people to focus on their roles, thereby improving their productivity. An employee scorecard also contributes to employee well-being (through clarity and affirmation) and encourages self-development.

Who uses employee scorecards?

Medarbetarpoängkort används i stor utsträckning inom olika branscher, bland annat:

• Högskolor och universitet
• Regeringar
• Tillverkning 
• Telekommunikationer
• Information technology
• Banker

🏆 Benefits of an employee scorecard

It gives structure to your organizational strategies

Olika företag har unika mätmetoder för att mäta enskilda anställdas prestationer.

Ett resultattavla för anställda sammanför dessa metoder till en enda enhet som alla organisationsmedlemmar kan använda. Det ger en tydlig och logisk struktur som alla anställda följer.

It eases communication

Ett resultattavla för medarbetarna underlättar kommunikationen genom att se till att alla arbetar mot samma mål. Det ger en tydlig struktur som de anställda kan hänvisa till när de fattar viktiga beslut. På samma sätt underlättar det hanteringen av företagets resultat och utveckling genom att centralisera all verksamhet på resultattavlorna.

It mobilizes the departments into one unit

Ett resultattavla samlar alla avdelningar för att arbeta tillsammans mot företagets mål. Det ger en ram som sammanfattar de nödvändiga stegen för att genomföra en specifik strategi. På så sätt arbetar de anställda som en enhet för att uppnå samma prestations- och utvecklingsmål.

It encourages employees to focus on their personal development

Ett KPI-poängkort kräver att varje individ är på topp, både på jobbet och i privatlivet.

Individer uppmuntras att skapa personliga resultattavlor för att övervaka sina prestationer. Det ger dem drivkraften att förbättra sina färdigheter och uppmuntrar till självförbättring. 

Besides, it complements self-development practices such as time management and goal setting. 

It allows employees to evolve along with the industry

Med hjälp av ett resultattavla kan medarbetarna förutse och anpassa sina metoder till framtida trender. På så sätt kan de ligga före sina konkurrenter. Medarbetarna kan också förutse framtida utmaningar och utforma lösningar innan de påverkar utveckling och prestationer.

It improves the implementation of strategies

En handlingsplan är en viktig del av ett resultatkort. Den ger den nödvändiga ramen för att underlätta genomförandet av utvecklingsstrategier.

🗂️ What should be on an employee scorecard?

Förutom standardinformation som namn och roll bör ett typiskt resultattavla för anställda innehålla följande nyckelelement:

• Resultatindikatorer (och åtgärder)
• Utvecklingsindikatorer (och åtgärder)
• Värden

Målsättningar

Detta är de mål som individen arbetar mot. 

Strategic map

Ett resultattavla för anställda bör innehålla en översikt över dina affärsmål och målsättningar. Denna översikt kallas en strategikarta. Den är fördelaktig under planeringen och genomförandet av ett företags strategier. Din strategikarta bör innehålla fyra avgörande perspektiv:

Finansiell

Din budgetplan bör innehålla mått på de anställdas prestationer, t.ex:

• Tillväxt av intäkter
• Avkastning på investeringar
• Ekonomiskt mervärde
• Omvandlingsgrad
• Avvisningsfrekvens

Dessa kan användas för att utvärdera och mäta den anställdes ekonomiska prestationer. De kan vara breda eller specifika och varierar beroende på era övergripande mål. 

Kund

Konsumenterna är ryggraden i alla företag. Därför måste du ta hänsyn till dem när du skapar ett resultattavla för de anställda. Det bör innehålla olika kundmått som t.ex:

• Kundtillfredsställelse
• Kännedom om varumärket
• Kundlojalitet
• Beställningens noggrannhet
• Genomsnittlig svarstid

Dessa åtgärder hjälper dig att förstå din kundkrets, vilket gör att du kan tillgodose deras behov bättre.

Intern

Det interna perspektivet av ett styrkort fokuserar på företagets organisation. Det mäter hur effektiva de interna processerna är och hur effektivt de uppfyller sina mål.

Dessutom identifierar det interna perspektivet områden som inte fungerar maximalt effektivt, vilket gör det möjligt för teamen att göra de nödvändiga justeringarna. Dessa variabler inkluderar:

• Maskinstillestånd
• Fel i produkter och tjänster
• Planerad driftstopp
• Noggrannhet i inventeringen
• Misslyckade revisioner

Lärande och tillväxt 

Detta perspektiv fokuserar på företagets organisatoriska kapacitet. Det tar hänsyn till de färdigheter, den teknik och den kunskap som krävs för att de interna processerna ska fungera smidigt. Dessa färdigheter är också viktiga för att se till att konsumenterna får valuta för sina pengar, vilket förbättrar kundnöjdheten.

Lärande och utveckling kan variera beroende på dina strategiska mål. Den omfattar mätvärden som:

• Omsättningshastighet
• Tid för utbildning av anställda
• Tid för utbildning i kundtjänst
• Behållning av anställda
• Fakturerbara timmar.

Mätvärden 

Mätetal används för att spåra och mäta ett företags tillväxt. De är viktiga för att jämföra en organisations framsteg med dess mål och för att avlägsna alla metoder som kan hindra den.

Nedan finns exempel på mätvärden för styrkort:

Marketing metrics

1. Omvandlingsgrad
2. Trafik på webbplatsen
3. Bakåtlänkar
4. Kostnad för kundanskaffning
5. Följare i sociala medier.

Sales metrics

1. Genomsnittlig kundintäkt
2. Kundbehållningsgrad
3. Produktprestanda
4. Försäljningsintäkter
5. Svarstid för ledningen.

Financial metrics

1. Kassaflöde
2. Rörelsekapital
3. Bruttovinst
4. Nettoresultat
5. Skuldsättning i förhållande till eget kapital

HR metrics

1. Personalomsättning
2. Tillfredsställelse hos de anställda
3. Intäkter per anställd
4. Kostnad per anställning
5. Sjukfrånvaro

📝 How to create a KPI scorecard

Set up interviews and decide on the participants

Det första steget i skapandet av ett resultatkort för KPI:er är att intervjua de anställda för att få deras syn på företagets mål. Få sedan deras förslag på vilken handlingsplan som överensstämmer med arbetsplatsens värderingar.

Set strategic goals

Strategic goals pinpoint what you want your company to accomplish. Everyone within the organization should have these goals in mind as well. In addition, the goals should align with the company's values.

Incorporate a strategic map 

Inget resultatkort är komplett utan en strategisk karta. Kartan består av de fyra perspektiven som nämns ovan: finansiella, interna, kundrelaterade samt lärande och tillväxt.

Create a list of scorecard metrics

Mätetal används för att mäta ett företags produktivitet. De finns i olika kategorier, var och en anpassad till de olika avdelningarna i en organisation. Dessa avdelningar omfattar följande:

• Finansiell
• Försäljning
• Marknadsföring
• Prestanda

De ger en tydlig bild av hur effektivt deras strategier fungerar i förhållande till deras mål. De belyser också bristerna i de organisatoriska processerna, vilket gör det möjligt för gruppmedlemmarna att göra nödvändiga justeringar.

Pick a suitable format

Resultattavlor för anställda finns i olika format, från digitala till tryckta. Vissa företag föredrar digitala versioner, t.ex. PDF och Excel, eftersom de inte tar upp för mycket utrymme och möjliggör fjärråtkomst. Det tryckta formatet kan dock innebära en utmaning när det gäller förvaring eftersom pappersarbetet blir skrymmande när det ackumuleras. 

När du genomför intervjuer är det lättare att ha en fysisk eller digital kopia av KPI-poängkortet. På så sätt kan du skriva in information och lagra den omedelbart.

Come up with a ranking system (optional)

Att rangordna människor efter prestationer känns inte bra för alla. Ibland kan en rangordning leda till frustration. Å andra sidan är verkligheten ofta den att vi hanterar affärsmått och att det alltid finns resultat bakom.

Vissa föreslår att du endast fyller poängkortet med en beskrivning - inte med ett numrerat värde. Även om det definitivt är vettigt att ha båda delarna, ber vi dig åtminstone att göra detta till ett medvetet beslut.

I rangordningssystemet bör följande beaktas:

• Prestanda
• Utveckling
• Värden

De vanligaste värdena är 1-3 eller 1-5.

Du kan använda en numerisk skala eller en skala som är beroende av olika variabler. Dessutom bör ni komma överens om betygssystemet under intervjuerna med era anställda.

Du kan använda de uppgifter som samlats in under sessionerna för att utveckla en meningsfull mätskala. Poängsystemet håller de anställda motiverade genom att ge dem ett mål. Det säkerställer också jämlikhet och främjar ansvarstagande.

Devise an action plan

En handlingsplan på ditt resultattavla ger en tydlig struktur och delegerar roller till de anställda i enlighet med deras styrkor. Den möjliggör också kontinuerlig övervakning och utvärdering. Slutligen gör en handlingsplan det möjligt för gruppledarna att identifiera och lösa eventuella utmaningar.

Execute the plans

Detta steg innebär att strategierna och åtgärderna i de föregående stegen genomförs. Varje anställd bör utföra sina uppgifter i enlighet med de strategiska målen och utvecklingsmålen. 

Evaluate continuously

Se över de anställdas resultattavlor regelbundet för att se till att de stämmer överens med de strategiska målen. De gör det också möjligt för gruppledarna att kontinuerligt förbättra sina metoder för att uppnå ännu bättre resultat.

Hur ofta utvärderingarna ska göras beror på företagets organisationsprocess, men bör vanligtvis ske varje vecka eller varje månad. Håll sessioner där de anställda kan dela med sig av och ge feedback om hur de kan förbättra sina smärtpunkter.

🗃️ Templates you can use 

‍

📣 How to implement a scorecard

Define your review cycle (How often)

Ett resultattavla för anställda kräver kontinuerlig utvärdering för att fungera effektivt. Involvera dina anställda när du tar fram en utvärderingscykel. Uppmuntra dem att dela med sig av sina resultat i öppna forum för att ytterligare få fram idéer och lösningar för att förbättra deras prestationer.

Engage and remind employees of their goals along the way

Chefer och gruppledare bör ofta påminna medarbetarna om deras mål. De kontinuerliga kontrollerna håller dem motiverade och löser eventuella problem.

Du kan enkelt engagera och påminna medarbetarna om deras mål med vår mall Goal Companion på Zavvy.

Devise an action plan

Detta är en checklista som beskriver de nödvändiga stegen för att uppnå företagets strategiska mål. Det är en viktig komponent i skapandet av ett resultattavla för de anställda eftersom det gör det lättare att spåra framstegen. Den förbättrar också samarbetet genom att lyfta fram varje persons roll.

Handlingsplanen bör innehålla följande:

• Ett tydligt definierat mål
• En kortfattad lista över de steg som ska följas
• Tidsfrister och tidsfrister för slutförandet
• Ledare för projektgrupper för att säkerställa en smidig verksamhet.
• Milstolpar för att hålla teamet motiverat
• Resurser för att slutföra uppgifterna
• Regelbunden utvärdering

What is an action item?

En åtgärd är en specifik uppgift som måste slutföras inom en viss tidsram. Den tilldelas vanligtvis en enskild person. Ett åtgärdspaket svarar på tre frågor:

• Vem?
• Vad?
• När?
  

Det bidrar till att förbättra den totala prestationen eftersom varje individ tydligt definierar sin uppgift. Cheferna tilldelar åtgärder under personalmöten.

How to define action items

1. Ha ett tydligt mål i åtanke. En tydligt definierad åtgärd minimerar fel.
2. Ange ett förfallodatum. En tidsfrist hjälper medarbetarna att fördela sin tid och sina resurser på rätt sätt.
3. Tilldela en anställd. Personen ska ha de färdigheter som krävs för att utföra uppgiften.
4. Tillhandahålla de nödvändiga resurserna. Det kan till exempel handla om kontorsmaterial eller ekonomi. 

🔥 How to motivate your employees for better performance

Även om prestanda inte är den enda KPI:n du bör titta på är den en viktig del av styrkortet. Här är några sätt att förbättra den genom motivation.

Offer incentives

Överväg att införa belöningar, t.ex. bonusar, varje gång en anställd uppnår sina mål på sitt resultattavla. Dessa tecken på uppskattning kommer garanterat att hålla din personal energisk och fokuserad på sina mål.

Här är några idéer för ditt incitamentsprogram:

• Rabatter för anställda
• Betalda semesterresor
• Extra provision
• Vinstdelning.
  

Give your workplace a makeover

En bra arbetsmiljö kan ge dina anställda och kunder ett stort uppsving. Se till att kontoren är rena och väl upplysta med tillräcklig ventilation. Investera i luftkonditionering eller stora fönster om din budget inte räcker så långt.

Skaffa dessutom bekväma skrivbord och stolar till personalen, gärna ortopediska. Långa timmar vid en dator kan orsaka ryggsmärtor och andra ryggradsrelaterade problem. Slutligen bör du se till att utrustningen fungerar effektivt. Regelbundet underhåll ökar deras effektivitet och hållbarhet. 

Recognize their efforts

Det kan vara ett enkelt gratulationsmeddelande eller ett tillkännagivande på nästa bolagsstämma. Att erkänna när en anställd gör bra ifrån sig ökar deras prestationer och deras självkänsla. 

Det får dem att känna sig sedda och bekräftade, egenskaper som gör arbetsplatsen sund och rolig. Den positiva feedbacken ökar också arbetstillfredsställelsen och minskar personalomsättningen.

Employee autonomy

 Medarbetarnas självständighet är avgörande för att förbättra prestationerna. Ingen vill ha en chef som ständigt detaljstyr dem. Dessutom visar studier att självständighet på arbetsplatsen ökar arbetstillfredsställelsen och uppmuntrar kreativitet.

Du kan uppmuntra till självständighet genom att ge dina anställda utrymme att utforska nya idéer. Uppmuntra till exempel öppna forum under möten där alla medlemmar kan bidra.

Encourage collaboration

"Alone, we can do so little; together, we can do so much."  Helen Keller.

Samarbete är avgörande för en framgångsrik arbetsplats. Anställda som arbetar i team får projekten slutförda snabbare. Det är också troligt att de löser problem snabbare än de som arbetar enskilt.

Schedule frequent breaks

Studier har visat att täta korta pauser under arbetstid ökar produktiviteten och ökar motivationen hos de anställda. Dessutom minskar dessa pauser trötthet och utbrändhet, faktorer som påverkar prestationen negativt.

De bryter också monotonin i arbetet och ger de anställda tid att koppla av. På samma sätt ökar frekventa pauser kreativiteten hos dina anställda.

➡️ Last words

Ett resultattavla för anställda är perfekt för att förbättra prestationerna på arbetsplatsen. Det är ett mångsidigt verktyg som inte bara ökar produktiviteten utan också uppmuntrar till självutveckling.

Det behöver inte vara svårt att skapa ett KPI-poängkort:

1. Gör intervjuer för att ta reda på vad du ska ta med.
2. Gör en lista över strategiska mål och mätvärden som du vill uppnå. Inkludera prestationer, utveckling och värderingar.
3. Du kan få ditt resultatkort i olika format, inklusive PDF och Excel. Men håll dig till ett.
   

Du behöver också en handlingsplan för uppföljning av målen. Slutligen bör du utvärdera dina framsteg ofta för att se till att du håller dig på rätt spår. Jag rekommenderar att du inrättar resultattavlor för din arbetsplats redan i dag för att förbättra dina prestationer.

❓ Vanliga frågor

What's the difference between scorecards vs. dashboards?

En instrumentpanel är en samling visuell information, t.ex. diagram och grafer, som används för att följa ett företags resultat. Den ger snabba och exakta resultat av en organisations operativa verksamhet.

Å andra sidan är resultattavlor verktyg som är utformade för att hantera en organisations prestationer i förhållande till dess mål. De används för att följa upp KPI:er och uppdateras regelbundet, vanligtvis en gång i månaden.