Utvecklingssamtal: Hur man maximerar medarbetarnas tillväxt

Har du någonsin känt att dina årliga utvecklingssamtal är en övning i att kryssa i olika rutor? Då är du inte ensam. 

Utvecklingssamtal ska inte vara en monoton slinga av kritik och försvar. Istället kan de vara en guldgruva, en katalysator för medarbetarnas tillväxt och organisationens framgång. Och om de görs på rätt sätt kan de förvandlas från vardagliga till motiverande.

Det är styrkan i utvecklingssamtal. Det handlar om att omvandla statisk feedback till dynamiska handlingsplaner. Det handlar om att inse att varje medarbetare befinner sig på en resa, och att utvecklingssamtalet är ett stopp för att tanka, kalibrera om och sätta kurs mot nya horisonter.

Denna artikel kommer att dyka djupt in i:

• Hur utvärderingar av prestationsutveckling går från att bedöma det förflutna till att planera för framtiden.
• Hur de kan främja medarbetarnas prestationer och karriärutveckling.
• Hur du förnyar ditt nuvarande system för prestationsbedömning och gör det till ryggraden i medarbetarnas tillväxt.

Det är dags att utvärderingar känns mindre som en domedag och mer som en masterclass i tillväxt. Föreställ dig en värld där varje utvecklingssamtal blir en milstolpe i medarbetarens karriär. 

📈 Vad är ett utvecklingssamtal?

Ett utvecklingssamtal (PDR) är en strukturerad process som organisationer använder för att utvärdera, diskutera och förbättra en medarbetares arbetsprestation och utveckling. Till skillnad från traditionella utvecklingssamtal som enbart fokuserar på att bedöma tidigare prestationer, betonar PDR tidigare prestationer och framtida utvecklingsmöjligheter.

Enkelt uttryckt innebär ett utvecklingssamtal att chefer och medarbetare får en trygg plats att diskutera på:

• de anställdas övergripande prestationer under perioden;
• framsteg mot uppsatta mål;
• mål för den kommande perioden;
• en handlingsplan för att uppnå uppsatta mål;
• en individuell utvecklingsplan.

Det finns ingen fast regel för hur ofta du bör hålla ett utvecklingssamtal.

Men med tanke på dess viktiga roll i uppbyggnaden av en solid resultatstyrningscykel är det bäst att göra det ofta.

🆚 Utvecklingssamtal vs. traditionella prestationsutvärderingar

Både utvecklingssamtal och medarbetarsamtal (årliga medarbetarsamtal) är viktiga för att hantera medarbetarnas prestationer.

Men det finns några viktiga skillnader.

Du kan till exempel genomföra PDR så ofta som du behöver. Och detta stödjer feedforward som är aktuellare och mer handlingsinriktad.

Det hjälper medarbetarna att kontinuerligt förbättra sina prestationer och uppnå långsiktig tillväxt.

Traditionella årliga utvärderingar fokuserar mer på tidigare prestationer under en viss period, vanligtvis ett år. De ger utvärderande feedback, som inte är lika aktuell.

Traditionella prestationsutvärderingar utvärderar också anställda baserat på förutbestämda mått på prestationsframgång.

Utvecklingssamtal handlar inte bara om att hantera prestationsfrågor. De betonar kontinuerlig utveckling och förbättring.

På så sätt kan även högpresterande medarbetare dra nytta av detta. Chefer kan identifiera utvecklingsområden för att hålla alla medarbetare på rätt väg.

Dessutom skapar den höga frekvensen av utvecklingssamtal starkare relationer mellan chef och medarbetare.

Tack vare de kontinuerliga interaktionerna utvecklas solida relationer.

Det leder till mer engagerade feedbackdiskussioner. Och det är mer sannolikt att medarbetarna äger de mål och den utvecklingsplan som tagits fram.

De flesta medarbetarsamtal sker årligen eller halvårsvis. Denna begränsade kontakt kan inte odla den typ av positiv relation som PDR gör.

🎯 Vad är syftet med ett utvecklingssamtal?

"Att odla en kultur av konstant iteration och lärande är den nya guldstandarden som kommer att särskilja ditt företag i en värld där störningar är normen." Ryan Roslansky, LinkedIns VD.

Utvecklingssamtal ger chefer möjlighet att utvärdera medarbetarnas arbete och resultat för att avgöra hur väl de uppfyller sina åtaganden.

Men PDR är mer än så.

Genom dessa 1:1-samtal lär sig medarbetarna om sina styrkor och tillkortakommanden.

De får utrymme att uttrycka eventuella utmaningar som begränsar deras prestationer. Och går därifrån med lösningar på hur de kan gå vidare.

Det är en möjlighet för cheferna att identifiera de färdigheter som medarbetarna behöver för att uppnå sina mål och utvecklas. Och detta hjälper till att skapa relevanta utvecklingsprogram som stöder kontinuerlig tillväxt.

PDR är också viktiga för att anpassa prestation, tillväxt och utveckling till organisationens mål och medarbetarnas personliga mål.

Det säger Sarah Watson, certifierad coach på BPTLAB:

"Att säkerställa konsekvent tillväxt och utveckling för medarbetarna är inte ett mål, utan en pågående resa.

Utvecklingssamtal fungerar som vår kompass på denna resa, så att vi bättre kan förstå vårt teams behov, förmågor, potential och förbättringsområden.

På BPTLAB har vi noterat en betydande anpassning av personliga mål till företagets uppdrag som ett direkt resultat av våra omfattande utvärderingar. Den tydlighet och riktning som dessa utvärderingar ger är direkt korrelerad med ökad medarbetarnöjdhet och produktivitet."

✍️ Hur skriver man ett utvecklingssamtal?

Erkänn uppnådda resultat

Starta med höjdpunkter från prestandan.

Det ger en positiv ton och gör medarbetaren mer bekväm med diskussionen.

Skriv specifika exempel på hur de uppfyllde förväntningarna eller gjorde exceptionella prestationer.

Nämn deras anmärkningsvärda färdigheter, attityder och bidrag. Om du kan koppla dessa prestationer till organisationens mål, desto bättre.

Exempel: Genomförde projekt X framgångsrikt och tog itu med utmaningarna på ett effektivt sätt. Projektet ledde till en 35-procentig ökning av företagets försäljning.

Genomföra prestationsutvärderingen

Definiera de kompetenser som krävs för att utföra rollen. Utvärdera sedan medarbetarens prestation i förhållande till dessa kompetenser.

Kom ihåg att balansera det positiva och det negativa.

Exempel på positiv feedback: Visade prov på starka analytiska färdigheter i den kvartalsvisa marknadsundersökningsrapporten. Den gav värdefulla insikter som ledde till en mer konkurrenskraftig och lönsam prissättningsstrategi för företaget. 

Exempel på negativ feedback: Arbetade självständigt med projekt Y och tog inte hjälp av andra teammedlemmar i planerings- eller beslutsprocessen. Att involvera andra teammedlemmar i framtida projekt kan ge unika insikter och leda till bättre resultat. Det bidrar också till en mer positiv gruppdynamik.

➡️ Om du behöver extra hjälp med att ge effektiv feedback kan du hämta inspiration från dessa 40+ exempel på feedback.

➡️ Vi har en annan guide som du bör kolla in om hur man skriver ett utvecklingssamtal.

Identifiera områden för förbättring

Notera kunskapsluckor och områden där medarbetaren kan utveckla sin kompetens ytterligare.

Det är viktigt att vara specifik om vad de kan förbättra med sin nuvarande prestation. Använd uppmuntrande ord.

Exempel: Är duktig på att utföra rutinuppgifter. Men genom att förbättra sina analytiska färdigheter kan de bli bättre på att lösa komplexa problem på ett mer effektivt sätt.

Sätt upp mål för nästa period

Samarbeta med medarbetaren för att skriva ner SMARTa mål för den kommande perioden. Sätt upp både prestations- och utvecklingsmål.

De bör överensstämma med medarbetarens karriärmål och organisationens strategiska mål.

Exempel på prestationsmål: Få ett nöjdhetsbetyg som överstiger 90 % i kundundersökningar efter interaktion som genomförs under följande granskningsperiod .

Exempel på utvecklingsmål: Slutföra ett projekt med ökad komplexitet och omfattning inom den närmaste perioden. Uppnå detta genom att anmäla dig till en certifieringskurs i projektledning och ett mentorskapsprogram.

Ge en övergripande bedömning av prestationen

Ge en tydlig och kortfattad bedömning av medarbetarens prestation. Du kan använda en 5-gradig skala eller en procentbaserad bedömning.

Den fungerar som en snabb referenspunkt för att förstå deras prestationsnivå.

Ett övergripande betyg gör det också enkelt att följa medarbetarens framsteg och mäta deras utveckling.

Skapa en handlingsplan

Samarbeta om de steg ni ska ta för att uppnå de uppsatta målen. Kom överens om vilket stöd och vilka resurser den anställde ska få för att förbättra sin prestation.

Sammanställ alla steg och resurser till en utvecklingsplan för medarbetarna.

💡 Tips: Var tydlig med vilket ansvar och vilka förväntningar som finns på chefen och medarbetaren.

📝 Mall för formulär för utvecklingssamtal

Den mall för utvecklingssamtal som vi har tagit fram är enkel men omfattande.

Den täcker alla viktiga områden som prestationer, förbättringsområden, målsättning och skapande av en utvecklingsplan.

I denna PDR-mall kan du också bedöma prestationen mot specifika kärnkompetenser och ge ett övergripande betyg.

Förvänta dig att ge många specifika exempel när du använder denna mall. Det gör din feedback mer handlingsinriktad och lättare för medarbetarna att förstå.

🆓 Ladda ner mallen för formulär för utvecklingssamtal.

➡️There finns många fler mallar som du kan använda för att stärka din process för utvecklingssamtal. Anpassa gärna någon av våra mallar för utvecklingssamtal. 

💡 Tips: Använd dessa frågor om utvecklingssamtal för att anpassa din egen mall. 

💬 Hur man strukturerar ett utvecklingssamtal

Ett bra PDR-möte omfattar fem steg.

Förberedelse

• Analysera den anställdes arbetsbeskrivning. Få en förståelse för deras förväntningar på prestationen.
• Samla in prestationsdata från 360 feedback, självutvärderingar och andra relevanta rapporter.
• Förse medarbetaren med dagordningen för mötet i förväg. Ge dem tillräckligt med tid att förbereda sig för de områden ni ska gå igenom.

Välkomsthälsning och öppning

• Sätt en positiv ton för mötet genom att uttrycka uppskattning för medarbetarens bidrag till organisationens framgång.
• Betona att mötet är utvecklingsfokuserat och hur det bidrar till dina medarbetares karriärutveckling.
• Uppmuntra medarbetarna att uttrycka sina tankar under hela mötet, dela med sig av feedback och be om förtydliganden vid behov.

Genomgång av prestationer, mål och förväntningar

• Börja med en positiv ton. Ge specifika exempel på medarbetarens prestationer och bidrag.
• Utvärdera medarbetarens kompetens utifrån rollförväntningarna. Bekräfta både styrkor och förbättringsområden.
• Ge konstruktiv feedback på hur de kan förbättra sina prestationer.
• Ge en övergripande bedömning av deras prestationer.

Åtgärdspunkter

• Arbeta tillsammans för att sätta upp mätbara prestationsmål för nästa period.
• Samarbeta kring en utvecklingsplan för att åtgärda kompetensbrister och förbättra prestationen. Sätt även upp utvecklingsmål.
• Diskutera vilka steg medarbetaren ska ta för att uppnå dessa mål. Ta upp den utbildning, de resurser och det stöd som medarbetaren behöver.

➡️ Här är några exempel på utvecklingsmål som kan vägleda dig i det här avsnittet.

Avslutning

• Sammanfatta de viktigaste diskussionspunkterna. Omformulera målen, utvecklingsplanen och andra åtgärder.
• Kontrollera om medarbetaren har några obearbetade problem eller frågor.
• Få medarbetarens feedback på utvecklingssamtalet. Få deras synpunkter på hur framtida möten kan göras mer produktiva.

💡6Tips för dina utvecklingssamtal

Använd SMART-ramverket för planering

SMART-ramverket säkerställer att det inte råder någon förvirring under ditt PDR-möte.

Det klargör syftet med mötet, definierar dess omfattning och gör det möjligt att spåra effekterna av prestations- och utvecklingssamtalet.

Så här kan du använda ett SMART-ramverk för att göra ditt möte mer organiserat:

• Var specifik: Klargör syftet med mötet och vilka konkreta resultat ni förväntar er.  
• Gör det mätbart: Definiera de indikatorer som ska mäta framgången med PDR-mötet, t.ex. fattade beslut, upprättande av en utvecklingsplan etc.
• Gör det möjligt att uppnå: Sätt upp realistiska mål som du kan uppnå med den tillgängliga tiden och medarbetarens kapacitet.
• Se till att den är relevant: Mötesagendan bör vara relevant för medarbetaren och ligga inom ramen för prestationsutvecklingen.
• Gör den tidsbegränsad: Avsätt tillräckligt med tid för varje punkt på dagordningen. På så sätt undviker du att lägga för mycket tid på vissa punkter och stressa igenom andra. 

Följ upp med utvecklingsmål och en plan

Utvecklingssamtal är lika viktiga som prestations- och utvecklingssamtal. De är tvåvägssamtal där:

• Chefen får kontrollera om medarbetaren implementerar feedback.
• Medarbetaren kan söka vägledning för att genomföra åtgärdspunkterna. De kan också få stöd i att hantera vägspärrar.

Uppföljningar ser till att medarbetaren fortsätter att utvecklas mot önskat resultat. De maximerar framstegen.

För att göra dem mer effektiva bör du ha en strikt tidslinje för uppföljning. Och kommunicera den till medarbetaren.

Införliva prestationscoaching

Prestationscoaching innebär att man använder coacher för att ge löpande stöd till de anställda. Och i nära samarbete med dem arbeta med deras mål.

Det bidrar till att maximera deras potential och öka deras produktion.

Men fördelarna med coaching sträcker sig längre än till att förbättra prestationen. Det skapar en högpresterande kultur, förbättrar självkännedomen och bygger förtroende på arbetsplatsen.  

➡️ Lär dig hur du genomför en effektiv utbildning i coachning för att göra dina chefer till mer effektiva coacher.

Definiera lämpliga tillväxtmetoder

"Lärande kräver ett ledarskap som förstärker lärandet, en stödjande miljö, inklusive särskilt psykologisk säkerhet, men också en uppskattning av skillnader när du arbetar med människor med många olika bakgrunder, och öppenhet för nya idéer." Sara Singer, expert på organisatoriskt beteende.

Diskutera med medarbetaren vilka utvecklingsmetoder ni kommer att använda för att öka deras kompetens.

Det säkerställer att din kombination av metoder matchar deras föredragna inlärningsstil och karriärambitioner.

Kombinera teoretiska och praktiska tillvägagångssätt. Det hjälper de anställda att lära sig de nödvändiga kunskaperna och hur de ska överföra dem till sina dagliga arbetsuppgifter.

Du kan försöka:

• utbildningsprogram;
• mentorskapsprogram;
• sträckuppdrag;
• workshops och seminarier.

Upprätthålla korrekt dokumentation

Anteckna de viktigaste diskussionspunkterna, målen och åtgärdspunkterna.

Dokumentationen ger en referenspunkt för framtida utvärderingar av prestationsutvecklingen. Dessutom visar den medarbetarens prestationsförbättring över tid.

Korrekt dokumentation fungerar också som bevis för att motivera beslut som befordringar och löneförhöjningar.

Uppmuntra till självutvärdering

Be medarbetaren att göra en självutvärdering före PDR-mötet. Använd den som utgångspunkt för ditt utvecklingssamtal.

Det harmoniserar medarbetarens förståelse av sin prestation med chefens perspektiv. Och det leder till ett mer engagerande utvecklingssamtal.

Det är också mer sannolikt att medarbetaren tar ansvar för sin egen utveckling efter en självreflektion.

🆓 Kolla in 9 exempel på formulär för självutvärdering av anställda.

➡️ Driv prestanda och tillväxt med Zavvys360°-tillväxtsystem

Zavvy erbjuder ett allt-i-ett-system för medarbetartillväxt för mer strukturerade utvecklingssamtal:

• 📈 Med det mycket anpassningsbara verktyget för prestationsutvärdering kan du samla in insikter om medarbetarnas prestationer, måluppfyllelse , styrkor och förbättringsområden med hjälp av självutvärderingar och utvärderingar med flera bedömare.
• 🌱 Du kan skapa personliga utvecklingsplaner med hjälp av vår kraftfulla programvara för personalutveckling och skapa en kontinuerlig tillväxtcykel bland dina medarbetare.
• 🧭 Du kan koppla alla tillväxtspecifika åtgärder till ett ramverk för karriärutveckling.
• 💬 Med den flexibla programvaran för personliga möten kan du diskutera prestation och tillväxt med dina medarbetare.

📅 Anlita Zavvy för att hjälpa dig att omvandla varje utvärderingsmöte till en milstolpe i dina medarbetares karriär. Boka en kostnadsfri demo nu.

❓ Vanliga frågor

Vad skriver man i en PDR?

En PDR bör innehålla:

• Uppnådda resultat
• Utvärdering av periodens resultat
• Förbättringsområden
• Mål för nästa period
• Övergripande resultatpoäng
• Handlingsplan

Vad är PDR i prestanda?

PDR i prestation är processen att utvärdera en medarbetares prestation under en viss period. Det innebär att ge konstruktiv feedback och hitta utvecklingsmöjligheter för att förbättra deras övergripande bidrag till organisationen.