Utvärdering av medarbetarnas prestationer: Allt du behöver veta för att skapa spetskompetens

‍

‍

Utvecklingssamtal kan vara mer än årliga utvärderingsritualer. Den feedback du ger under utvecklingssamtalen kan vara bryggan mellan "jobbet gjort" och "jobbet väl gjort".

Så när det görs på rätt sätt kan medarbetarsamtal vara en katalysator för tillväxt. Det är vad den här guiden handlar om: att genomföra effektiva medarbetarsamtal som går längre än att bara kontrollera.

Du kommer att lära dig:

• Vad är en prestationsutvärdering?
• Hur prestationsutvärderingar vanligtvis fungerar i en organisation.
• De olika typer av prestationsbedömningar som du kan välja mellan.
• Fördelar och nackdelar som du bör ta hänsyn till när du utformar din utvärderingsprocess.
• de mest effektiva inom varje bransch;
• och varför metoderna för prestationsbedömning blir impopulära.

Vi kommer också att visa dig den bästa och mest populära metoden för bedömning av anställda som fungerar för alla. Spoiler alert: det är 360-graders feedback.

🔄 Vad är en prestationsbedömning?

En prestationsbedömning är en periodisk mätning av en anställds prestationer på jobbet i förhållande till specifika mål och målsättningar. 

En prestationsbedömning kallas också för bedömning av en anställd, prestationsbedömning, årlig översyn, meritvärdering eller bedömning av en anställd och dess främsta mål är att bedöma en anställds prestationer: 

• relevanta yrkeskompetenser; 
• resultat;
• framsteg (eller stagnation). 

I resultatbedömningar granskas dina medarbetares arbetsprestationer. Du måste förstå hur en anställd utför en viss uppgift i förhållande till standarder som t.ex:

• kostnad; 
• fullständighet; 
• hastighet;
• och noggrannhet. 

Prestationsbedömningar kommer att avslöja eventuella svagheter och utmaningar hos de anställda. De erbjuder alltså möjligheter:

• För anställda att växa i sina roller. 
• För arbetsgivare att avgöra vem som har bidragit mest till företaget ochvem som behöver korrigera och förbättra sina framtida prestationer. 

🎯 4 Viktiga mål för prestationsbedömningar

Företag använder sig av prestationsbedömningar av olika skäl. Men i grund och botten är bedömningar av prestationer avsedda att gynna både arbetsgivaren och arbetstagaren. 

Ge frekvent återkoppling 

Moderna prestationsbedömningar är kontinuerliga och ger medarbetarna konstruktiv feedback regelbundet. 

Över 75 procent av de tillfrågade säger att återkommande feedback är värdefull för deras arbete, enligt LinkedIn. 

Tips: Det är viktigt att de anställda får feedback, vilket ger dem en känsla av vägledning.

Rådgivning till personer med dåliga prestationer

Företag som ofta ger feedback har 14,9 % lägre kostnader för personalomsättning. 

Det är självklart oundvikligt att det finns dåliga medarbetare i alla organisationer, men de kan leda till höga kostnader för personalomsättning om de inte kontrolleras. 

Moderna bedömningsmetoder hjälper cheferna att delta i en ömsesidig rådgivningsprocess för att:

• Identifiera medarbetarens utmaningar och 
• Ge feedback som kan förbättra prestationerna och minska kostnaderna för personalomsättning. 

Tips: Använd Performance Improvement Plans (PIPS ) för att ta itu med och korrigera dåliga prestationer och skapa en stödjande arbetskultur. 

Underlätta beslut om befordran och anställning 

Företagen använder sig av prestationsbedömningar för att se till att kompetenta personer besätter viktiga positioner. 

Genom att göra utvärderingar kan personalansvariga identifiera om de anställer rätt personer och, om så inte är fallet, anta en ny anställningsstrategi.

Att driva ett effektdrivet erkännande 

Med hjälp av prestationsbedömningar är det lättare att identifiera områden där varje anställd gör bra ifrån sig och att ge dem erkännande. 

Efter en formell prestationsbedömning kan företag belöna de bästa medarbetarna genom att:

• löneökningar;
• monetära incitament;
• företagets utmärkelser;
• formella utbildningsmöjligheter osv.

🏆 10 För- och nackdelar med prestationsbedömningar

Precis som alla andra system har bedömningar av arbetstagarnas prestationer både för- och nackdelar. 

🟢 Tillstånd till korrigerande åtgärder

Bedömningar är i första hand verktyg för utveckling och tillväxt. De hjälper cheferna att upptäcka punkter med dåliga prestationer och vidta korrigerande åtgärder .

Beroende på resultaten och företagets mål under en viss period kan cheferna

• Utforma planer för förbättring av prestanda; 
• organisera rådgivningsmöten;
• och teambuildingaktiviteter osv.

🟢 Utveckling av anställda

"Kontinuerlig feedback är viktig för hur vi motiverar och värdesätter våra medarbetares bidrag. Hur ska vi annars lära oss om vi inte ger feedback regelbundet?" - Jo Taylor, VD för Let's Talk Talent.

Vi kan inte hålla med mer. Anställda som inte får tillräckligt med ansvar kommer inte att vara motiverade att förbättra sig själva. Detta kommer att hindra företaget från att skapa en bra utvecklingsplan för de anställda, vilket leder till att de flesta anställda presterar dåligt. 

🟢 Identifiera områden för vidareutbildning.

Medarbetarbedömningar hjälper företag att fastställa både organisatoriska och individuella utbildningsbehov. 

Att granska resultatdata hjälper företaget att fatta kritiska beslut och fokusera mer på effektiv personalutbildning. Detta kommer att:

• öka chanserna att bli befordrad,
• minska behovet av uppsägningar,
• Förbättra rekryteringen mellan olika avdelningar,
• förbättra bibehållandet av personal. 

🟢 Identifiera ditt företags bästa medarbetare och högpotentiella medarbetare. 

Prestationsbedömningar ger dig en omfattande bild av dina bästa medarbetare inom olika arbetsområden, vilket kan hjälpa cheferna att utveckla dessa högpotentiella medarbetare genom att fokusera på deras styrkor.

Detta hjälper företag att se framtidsorienterat på befordringar till ledande befattningar och att förbättra bibehållandet av personal. Är du inte säker på hur du ska hitta dina bästa medarbetare? Kolla in vårt blogginlägg om hur du identifierar och utvecklar dina medarbetare med hög potential.

🟢 Tydliggöra arbetsrollerna ytterligare. 

Medarbetarbedömningar gör det möjligt för företag att kommunicera sina förväntningar på varje roll och definiera dem ordentligt, vilket kan bidra till att förhindra att chefer och anställda blir för mycket engagerade i mål och gruppmål, vilket förebygger problem i förlängningen.

Antag att du har märkt att det finns konflikter i teamet om vem som borde ha utfört en uppgift, eller att vissa arbetsuppgifter försummas när de inte uttryckligen har tilldelats. I det fallet kan medarbetarbedömningar bidra till att göra rollerna tydligare. 

🟢 Återkopplingskultur

Feedback är den vanligaste och mest direkta fördelen med personalbedömningar. 

Efter bedömningarna meddelar cheferna resultat baserat på förutbestämda mått på framgång. Dessutom använder de nuvarande resultat som utgångspunkt för att fastställa nya mål. 

När medarbetarna får denna feedback kan de: 

• bättre förstå sin chefs förväntningar;
• förbättra deras framtida prestationer;
• uppmuntras att engagera sig i organisationen.

Dina anställda, chefer och organisationen kommer att gynnas av en effektiv feedbackkultur med fokus på lärande och förbättring. 

Men prestationsbedömningar är inte bara regnbågar och solsken. 

95 % av HR-cheferna var missnöjda med traditionella prestationsbedömningar, enligt Gartner. 

Vad sägs om bristerna i de traditionella metoderna för prestationsbedömning?

❌ Tvetydiga prestandastandarder

Prestationsbedömningar är bara lika värdefulla som deras system för prestationsstyrning. Om ett företag inte har tydliga prestationsnormer som är kopplade till specifika mål är bedömningarna slöseri med tid. 

❌ Fördomar från bedömare

De flesta mänskliga bedömningar är behäftade med naturliga fördomar, vilket kan leda till felbedömningar. 

I själva verket har cheferna ofta omedvetna fördomar, vilket kan leda till att de har en fördomsfull återkoppling:

• Halo-effekt: en enda positiv egenskap påverkar en chef att ge en anställd ett högt betyg för andra egenskaper. 
• Lättnadsfel: chefen är partisk mot en teammedlem och är mild i betygsättningen. 
• Recency error: chefen bedömer en anställd utifrån dennes senaste prestationer i stället för att ta hänsyn till heltidsramen för bedömningen. 
• Fel i den centrala tendensen: chefen ger alla teammedlemmar ett medelhögt betyg - till exempel 3 av 5 på de flesta områden. 
• Fel i första intrycket: chefen bedömer en anställd utifrån det första intrycket av den anställde snarare än utifrån dennes allmänna prestationer. 
• Liknande fel: En chef föredrar anställda som han eller hon har liknande egenskaper som han eller hon delar. Till exempel kan en vit manlig chef ge högre betyg till vita manliga anställda. 

❌ Långvarig process för ifyllande av formulär och dokumentation

Prestationsbedömningar är tidskrävande och stressiga för både anställda och chefer. 

Chefer spenderar i genomsnitt 210 timmar per år på prestationsstyrning. Det mesta av den tiden går åt till att fylla i formulär och dokumentera i Excel-ark. 

Det är inte bara svårt att få tillgång till dessa uppgifter, utan de är också överflödiga - definitivt inte den mest praktiska och användarvänliga processen. 

❌ Felaktigt val av prestationskriterier

Ibland har chefer och personalansvariga varken erfarenhet eller utbildning för att genomföra prestationsbedömningar. Detta leder ofta till att de väljer fel prestationskriterier, vilket i sin tur leder till otillfredsställande resultat av prestationsbedömningar och dåliga företagsbeslut.

🔍 Hur resultatbedömningar fungerar

Prestationsbedömningar sker vanligtvis på olika avdelningar och nivåer. 

Traditionellt sett utformar HR processerna för att ge feedback om de anställdas prestationer. Beroende på bedömningsmetoden arbetar HR-personal ofta i nära samarbete med chefer på olika avdelningar.

I de flesta företag sker prestationsbedömningar en eller två gånger om året. 

Vissa företag använder anställningsdatumet som referenspunkt för bedömningar. De planerar alltså årliga utvärderingar ett år efter anställningen, två år efter anställningen och så vidare.

På senare tid har företagen dock börjat hålla veckosamtal och kvartalsvisa utvärderingar. Dessa är mindre skrämmande och ger mer korrigering och anpassning. 

Så vad bör anställda och chefer diskutera under en bedömning?

Cheferna bör:

• Förklara att syftet med bedömningen är att förbättra prestationen.
• Be om den anställdes perspektiv på utvärderingen.
• Gör en sammanfattning av prestationerna och undvik jämförelser.
• Be de anställda att bidra med mål och målsättningar för följande utvärderingstid.
• Fråga om det finns frågor, idéer eller problem .

⚙️ 8 Verktyg och metoder för prestationsbedömning

HR-personal fortsätter att förnya den traditionella metoden för bedömning av anställda för att passa deras företag och internalisera resultat. 

Vi har valt ut 8 av de vanligaste metoderna för prestationsbedömning.

Översyner på initiativ av arbetstagarna

Medarbetarinitierade utvärderingar är en informell bedömningsmetod där de anställda begär en bedömning av sina chefer.

Denna metod har några viktiga fördelar: 

• främja självreflektion, ansvarstagande och kommunikation mellan chefer och underordnade;
• Uppmuntra de anställdas engagemang; 
• bygga uppåtriktade strukturer.

Målstyrning (MBO)

Målstyrning är en metod där chefer och anställda arbetar tillsammans för att identifiera, organisera och kommunicera mål. De fokuserar på dessa mål under en viss period och träffas regelbundet för att diskutera dem och ta itu med deras genomförbarhet.

Den här metoden är bra eftersom den gör det möjligt för de anställda att se:

• Hur deras prestationer påverkar de uppsatta målen. 
• Hur deras mål är kopplade till de övergripande organisatoriska målen.

MBO fungerar för alla företagsstorlekar. Den är dock idealisk för företag med flera chefspositioner, som till exempel detaljhandelsjättar. Den mäter resultaten hos chefer, direktörer och andra chefer .

Beteendebaserade utvärderingar & Beteendeförankrad bedömningsskala (BARS) 

Beteendebaserade bedömningar förankrar specifika beteendeexempel i numeriska skalor för att fastställa de anställdas prestationer. 

BARS är ett kvalitativt och kvantitativt tillvägagångssätt: företaget formulerar en unik skala baserad på de beteenden som de anställda regelbundet uppvisar. 

För att utveckla en bra BARS-bedömning bör du:

• Skapa en kritisk händelse för att beskriva beteende på arbetsplatsen;
• Redigera de kritiska händelserna i ett standardformat;
• Ta bort all överflödighet;
• Randomisera de kritiska händelserna;
• Gör en bedömning av effektiviteten.

BARS är idealisk för att genomföra heltäckande bedömningar. De kan bedöma alla anställda, från nybörjarroller till högre chefer .

Psykologiska bedömningar

Psykologiska bedömningar är professionellt genomförda utvärderingar för att analysera en anställds framtida prestationer .

‍Dessabedömningar består vanligtvis av sju komponenter, vilka är:

• Interpersonella färdigheter.
• personlighetsdrag
• kognitiva förmågor
• ledarskapsfärdigheter
• intellektuella egenskaper
• känslomässig kvot osv.

Företaget anlitar kvalificerade psykologer för att utföra olika tester på anställda. Problemet är att denna metod vanligtvis är komplicerad, dyr och långsam, och de anställda kan till och med bli spända under en sådan intensiv observation. 

Den här metoden är idealisk för stora organisationer som försöker:

• utveckla sin ledarskapspipeline; 
• fatta beslut om säljfrämjande åtgärder; 
• lösa konflikter på arbetsplatsen; 
• och påbörja teambuilding. 

Bedömning baserad på egenskaper

Vid egenskapsbaserade bedömningar rangordnas anställda utifrån de egenskaper de har. Cheferna skapar en checklista och ger de anställda poäng för företagets viktigaste egenskaper. 

Denna metod är idealisk för kundtjänstavdelningar .

Parvis jämförelse

Parvisa jämförelser är en metod där chefer ställer anställda mot varandra i ett team, där den som presterar bäst får stanna kvar i företaget och den som presterar sämst får lämna företaget.

Denna metod har kritiserats eftersom den skapar spänningar, minskar produktiviteten och leder till osund konkurrens. Därför avråds den starkt från att användas som metod för bedömning av anställdas prestationer.

Metod för bedömningscentrum 

Assessment center-metoden är utbildning och bedömning i ett. Medarbetarna deltar i sociala simuleringsövningar som t.ex:

• Undersökningsövningar;
• övningar i korgen;
• beslutsprocesser;
• rollspel; 
• informella diskussioner osv. 

Den här metoden är mycket engagerande, förbättrar de anställdas kunskaper och ger en inblick i deras personligheter.

Det är perfekt för sektorer som kräver mycket mänsklig interaktion, t.ex. utbildningsinstitutioner, tjänstebaserade branscher och konsultföretag. 

360-graders återkoppling

360-graders feedback är en flerdimensionell bedömningsteknik. Den utvärderar prestationer med hjälp av uppgifter som samlas in från den anställdes påverkanskrets. Denna omfattar vanligtvis kollegor, underordnade, handledare, chefer och kunder.

Den här metoden hjälper till att:

• eliminera fördomar
• få flera synvinklar
• analysera alla styrkor och svagheter

360 feedback blev populärt på 90-talet och har blivit den mest populära tekniken för bedömning av anställda. 

Den har fem nyckelkomponenter:

Självbedömning: Den anställde ser tillbaka på sina prestationer för att analysera styrkor och svagheter inom en formell och öppen ram. 

Chefsbedömningar: chefen erbjuder traditionella bedömningar baserade på den anställdes prestationer.

Kollegiala utvärderingar: kollegor använder sina unika perspektiv för att utvärdera lagarbete, tillförlitlighet, initiativ osv.

Bedömning av underordnade: Underordnade ger en unik uppåtgående granskning av sin chefs ledarskapsförmåga.

Kundrecensioner: interna användare eller produktanvändare ger recensioner eller lämnar vittnesmål om hur de har interagerat med en anställd, vilket företaget tar med i bedömningen. 

360 feedback är viktigt för att förbättra prestationsstyrningen. Den är idealisk för alla typer av företag, även nystartade företag. Men detta får inte förväxlas med personalbedömning.

💡 7 tips för effektiva resultatbedömningar 

1. Uppföljning av prestationer med exakta mätvärden

Hur framgångsrik en prestationsbedömning är beror på om mätvärdena för att mäta prestationen är rätt från början. 

Det finns flera mätvärden att överväga, t.ex. att rikta in sig på färdigheter, basera prestationen på organisationens mål eller använda formeln Mål, nyckelresultat + åtgärder (OKRA) osv. 

 2. Ge regelbunden, informell feedback

Enligt Gallup är det 5,2 gånger mer sannolikt att medlemmar av chefer som ger feedback varje vecka i stället för varje år håller med om att de får meningsfull feedback.

Tips: Du måste se till att du ger regelbunden, informell feedback. Det gör de anställda lugna och hjälper dem att vidta omedelbara åtgärder . ‍

💡 Här är några exempel på konstruktiv feedback som du kan titta på. 

3. Inkludera självvärderingar av de anställda.

Självvärderingar är oftast förvånansvärt ärliga när de görs på rätt sätt. Det är en stund av självreflektion för de anställda, och de kan identifiera vad de gjorde rätt och fel och vilka styrkor och svagheter de har. 

Medarbetarnas självutvärdering ökar deras engagemang och ger snabba resultat. 

4. Var ärlig

Dela med dig av din uppfattning om en bra bedömning och ge ärlig men objektiv feedback.

Tips: Du bör vara uppriktig och direkt, men försiktig med språket. 

5. Använd konkreta, relevanta exempel.

Undvik subjektiv feedback. Istället bör du använda dig av omfattande uppgifter om de anställda från olika källor.

Du bör också samla in exempel från:

• betygsättning av talanger,
• anställningshandlingar,
• tester av styrkor och arbetssätt,
• exempel på erkännande osv.

Detta banar väg för ärliga samtal och de anställda kommer att känna sig nöjda med resultatet. 

6. Var konstruktiv och erbjud användbara insikter.

Det är viktigt att dela med sig av konstruktiv kritik som är inriktad på medarbetarna. Syftet med medarbetarbedömningar är att ge feedback för att förbättra medarbetarnas utveckling och visa hänsyn till deras karriärmål. 

Tips: Se till att klargöra vad de anställda behöver arbeta med och erbjuda resurser för att arbeta med dem. Detta kommer i slutändan att öka de anställdas engagemang och bibehållande av personal. 

 7. Dokumentera dina utvärderingar av de anställdas prestationer

Det är viktigt att dokumentera dina utvärderingsmöten. På så sätt kan du bygga upp ett öppet system som du, de anställda och andra chefer kan följa upp.

➡️ Utvärdera medarbetarnas prestationer som en klocka med Zavvy

Prestationsbedömningar är en viktig del av arbetstagarnas livscykel. De hjälper dig att identifiera områden där dina medarbetare behöver förbättras och avgöra om dina medarbetare uppfyller eller överträffar förväntningarna på prestationen. 

Prestationsbedömningar kan dock vara komplexa processer. 

En framtidssäker metod för att stödja dina bedömningar är viktig för att göra dina anställdas bedömningar så smidiga som möjligt.

Zavvyprogramvaran 360 feedback är det perfekta verktyget för att göra prestationsbedömningar mer effektiva och ändamålsenliga.

Vår programvara för 360-prestationssamtal hjälper dig:

• Spara tid och pengar genom automatiserade prestationsbedömningar.
• Håll all data/feedback på ett ställe och lättåtkomlig.
• Se enkelt användarnas aktivitet med våra instrumentpaneler.
• Få en rik och användbar bild av hur dina medarbetare presterar genom kompetensmatriser, kompetensprofiler, 9-rutor.
• Samla in feedback med hjälp av våra exempelfrågor.
• Håll koll på administrativa uppgifter med hjälp av integrationer (t.ex. Slack och MS Teams). 

Skapa en framtidssäker metod för prestationsutvärdering redan idag! Kontakta oss för en kostnadsfri 30-minuters demo! 

❓FAQs

Vad är skillnaden mellan prestationsstyrning och prestationsbedömning?

Prestationsstyrning är ett samarbete under hela året mellan en chef och en anställd. Det innebär ständig kommunikation för att uppnå specifika mål för företaget. 

Å andra sidan är prestationsbedömning mer en HR-funktion. Det handlar om undersökningar på kontoret för att se till att de anställda får feedback om kvaliteten på sina prestationer. Det är ett sätt att erkänna högpresterande personer och förbättra lågpresterande personer. 

Varför är arbetsanalysen viktig för bedömningen av prestationer?

Arbetsanalysen definierar alla aspekter av ett arbete. Den beskriver de specifika aktiviteter som krävs för en position, hur dessa aktiviteter ska utföras och hur jobbet bidrar till att uppfylla organisationens mål. 

A comprehensive job analysis makes it easier to:

• Utvärdera arbetstagarens beteende vid bedömningen av prestationer;
• Förstå ett arbetes specifika beteenden; 
• Vet vad de anställda gör rätt eller fel. 

HR kan identifiera starka och svaga punkter. De kan också organisera rätt utbildning i linje med de beteenden som krävs för varje jobb för att förbättra prestationen. 

Kan prestationsbedömningar vara en motivationsfaktor på arbetsplatsen? 

Ja, prestationsbedömningar kan vara en motivationsfaktor på arbetsplatsen. 

Forskning visar att prestationsbedömningar är effektivare när företagen kopplar dem till organisationens specifika belöningssystem. 

Om en anställd till exempel får ett högt betyg kan han eller hon vara berättigad till en bonus. Omvänt kan anställda som får ett lågt betyg riskera uppsägning eller degradering. Detta kan vara en stark motivation för de anställda att göra sitt bästa arbete.

Det är dock viktigt att notera att inte alla anställda motiveras av prestationsbedömningar. Vissa kan se dem som orättvisa eller felaktiga om bedömningen inte är objektiv och underbyggd med uppgifter. 

Därför måste du skapa en transparent process som ger detaljerad och konstruktiv feedback och visar empati. 

Viktigast av allt är att du inte använder metoder som driver på aggressiv konkurrens. Skapa i stället en individuellt inriktad plan som stöder varje anställd. 

Hur hänger prestationsbedömning ihop med utbildning i en organisation? 

Resultatbedömning hjälper arbetsgivarna att fastställa utbildningsbehoven. 

Dessutom är insikterna från utvärderingarna också relevanta när man uppdaterar företagets utbildningsmaterial.

Dessutom hjälper prestationsbedömningar cheferna att identifiera varje anställds blinda punkt, vilket gör det lättare att utforma utbildning som effektivt tar itu med dessa svagheter.

Är prestationsbedömning verkligen nödvändig? 

Ja, resultatbedömningar är nödvändiga eftersom de kan hjälpa till att identifiera områden där de anställda behöver förbättras och identifiera utbildnings- och utvecklingsmöjligheter.

Prestationsbedömningar ger insikter om de anställdas beteende och hjälper till att studera beteendemönster.

Vilken metod för prestationsbedömning kritiseras oftast?

Den mest kritiserade utvärderingsmetoden är den med betygsskalor eftersom den är alltför kvantitativ och matematisk. Cheferna betygsätter ofta anställda på en enda graf, även med olika roller. Detta leder till att man inte tar hänsyn till varje befattnings intrikata egenskaper, vilket de anställda tycker är orättvist. 

Om de anställda känner sig orättvist behandlade kan de bli avskräckta, vilket leder till ökad risk för personalomsättning. 

Kan prestationsbedömning minska snedvridning?

Människor oroar sig ofta för bias och mänskliga fel när de utför personalbedömningar. Metoden med 360 feedback minskar dock dessa möjligheter avsevärt. 

Med 360 feedback utvärderas en anställd på alla möjliga områden. Man kan vara säker på att varje medarbetares starka och svaga sidor beaktas. Dessutom är det inte troligt att konflikter med en person återspeglas i resultaten. 

Genom att automatisera din 360-talsfeedbackmetod minskar risken för bias ytterligare.