Farväl till dålig personalprestation: Lär dig att diagnostisera och åtgärda det på ett effektivt sätt

Sänker de dåliga prestationerna produktiviteten och moralen i ditt team? 

Att ta itu med dåliga prestationer är ett av de viktigaste ansvarsområdena du har som HR-specialist. Tyvärr kan det också vara ett av de mest obekväma. Anställda tycker i allmänhet inte om kritik, vilket kan leda till stridigheter. 

Låt inte undermåliga prestationer bli det nya normala. Det är dags att säga adjö till dåliga prestationer för gott.

I den här artikeln visar vi dig hur du effektivt kan diagnostisera grundorsaken till dålig prestation och ger dig praktiska tips om hur du kan åtgärda den på ett sätt som leder till förbättringar utan att skada moralen. 

Även om det inte är något roligt sätt att tala om för någon att han eller hon inte presterar tillräckligt bra, lär du dig hur du kan formulera samtalet på ett positivt och hjälpsamt sätt som de anställda kommer att uppskatta.

Säg hej till ett mer produktivt och framgångsrikt team!

🔄 Vad är negativ återkoppling?

Negativ återkoppling identifierar områden där en anställd behöver förbättras, vanligtvis när det gäller arbetets hastighet eller kvalitet. Samtalet kan vara obekvämt, men det kan vara nödvändigt för att hitta grundorsaken och lösa den.

Både ledningen och de anställda är rädda för negativ feedback. Det kan förstöra moralen och är ofta ett besvärligt samtal. 

Tyvärr kan det vara oundvikligt när en anställd presterar dåligt.

Att veta hur man ger negativ feedback effektivt och med en positiv attityd kan leda till bättre resultat och en smidigare konversation. Även om det är oundvikligt att ge dålig återkoppling på grund av prestationer i personalverksamheten finns det sätt att göra det bättre. 

Vad är skillnaden mellan produktivitet och prestation?

Även om produktivitet och prestationer är relaterade till varandra bör de inte förväxlas. 

En anställd kan ha god produktivitet men dåliga prestationer. Det är osannolikt att det är tvärtom. 

Produktivitet är i allmänhet ett mått på kvantitet, med andra ord den mängd arbete som en anställd har utfört.

Å andra sidan beror prestationen på många faktorer, men är mer ett mått på arbetets kvalitet. 

En anställd kan producera mycket arbete (hög produktivitet). Men om kvaliteten på arbetet är låg kan prestationen ändå vara dålig. 

Å andra sidan är det osannolikt att en anställd med låg produktivitet kan prestera bra. 

🩺 Hur man diagnostiserar dålig prestanda

Att identifiera dåliga prestationer kan tyckas självklart, men det finns ett rätt och ett fel sätt att göra det på. För att kunna diagnostisera dåliga prestationer på rätt sätt måste du mäta dem. 

För att mäta prestationer måste du fastställa tydliga förväntningar och mål och sedan följa upp dem för att se om de anställda uppfyller dem. 

🚨 S e upp: Utan ett system för att objektivt mäta prestationer kan ledningen få dåliga vanor att göra subjektiva bedömningar. 

Om man försöker bedöma prestationer utan att ha uppgifter till stöd för detta kan det ge ofullständiga synpunkter och påverkas av personlighetsdrag eller andra faktorer som inte har med saken att göra.

Mål och förväntningar är viktiga inte bara för att ledningen ska kunna mäta prestationer utan också för att de anställda ska förstå sina roller. För att ett team ska kunna prestera bra ska man komma ihåg denna formel:

Hög prestation = Tydliga förväntningar x [Kompetens + engagemang + stödjande klimat]

Som du kan se är det omöjligt för anställda att prestera sitt bästa utan tydliga förväntningar. 

Faktum är att ingen kompetens, inget engagemang och inget stöd räcker om en anställd inte vet vad han eller hon ska göra.

➡️ Kolla in de andra åtta egenskaperna hos ett högpresterande team.

📉 Hur dålig prestanda ser ut

Alla gör misstag, men dåliga prestationer bör betraktas som ett mönster eller som att man upprepade gånger inte når målen eller förväntningarna. Det kan vara bra att jämföra en anställds prestationer med den närmaste jämnåriga när det är möjligt. 

Antag att en anställd kan uppfylla eller överträffa förväntningarna medan en annan anställd ständigt misslyckas med det. Försök att ta reda på varför. Det kan finnas en avgörande aspekt som skiljer de två åt, till exempel erfarenhet eller kundernas kvalitet, eller så kan det helt enkelt vara förmågan. Eller, bättre sagt, brist på förmåga.

För anställda med unika positioner och mål kan detta vara svårare. 

I vissa fall kan förväntningarna behöva omprövas och justeras. Det kan till exempel visa sig att de ursprungliga målen var orealistiska, vilket ett samtal med den anställde kan hjälpa till att avslöja. 

Om du konstaterar att en anställd inte kan uppfylla rimliga förväntningar kan det vara fråga om dålig prestation. 

Prestationsproblem är dock inte nödvändigtvis en återspegling av en anställds förmåga. 

Andra orsaker som du bör tänka på är:

• otillräcklig utbildning;
• brist på erfarenhet;
• otillräckligt stöd;
• för tung arbetsbörda;
• en ovanligt svår uppgift.

Du bör tala med den anställde för att avgöra om någon av dessa orsaker är orsaken till otillräckliga prestationer. 

Tips nr 1: Ett bra tillfälle att göra detta är under en regelbunden prestationsbedömning.

Tips nr 2: Presentera de uppgifter som visar deras dåliga prestationer och diskutera varför de inte når upp till förväntningarna.

Tips #3: Glöm inte att brainstorma om vad ni kan göra för att ändra på detta.

🔍 6 Exempel på dåliga resultat

Prestationsnormerna kan se väldigt olika ut för olika typer av jobb och företag. Här är dock några allmänna exempel på dåliga prestationer.

Att inte fullgöra sina arbetsuppgifter

Som nämnts ovan är det viktigt att sätta upp tydliga mål och förväntningar för att diagnostisera dåliga prestationer. 

Om de anställda är medvetna om sina arbetsuppgifter och förväntningar men ändå misslyckas med att uppfylla dem upprepade gånger, presterar de dåligt.

Dålig tidsplanering

Dålig tidshantering kan leda till att en anställd inte uppfyller förväntningarna. Men det kan också vara ett tecken på dålig prestation i sig självt. 

Antag att en anställd visar att han eller hon konsekvent använder sin tid på jobbet dåligt. I så fall är detta en korrigerbar form av dålig prestation.

Låg kundnöjdhet

I roller där de anställda måste ha kontakt med kunder måste de behandla dem på ett hjälpsamt och professionellt sätt. 

Låg kundtillfredsställelse är en indikator på dålig prestation eller helt enkelt på bristande social kompetens.

Otillfredsställande professionalism

Professionalism är en viktig del av de flesta företag. Det innebär bland annat att uppträda korrekt mot kunder, klienter och till och med mot arbetskamrater. 

Om det förekommer upprepade klagomål eller om företagets standarder inte följs måste du ingripa.

Otillräckligt samarbete och kommunikation

I vissa situationer kan otillräckligt samarbete eller kommunikation leda till att en hel avdelning eller ett helt företag presterar dåligt. 

Anta att en anställd flera gånger har misslyckats med sin förmåga att kommunicera eller samarbeta. I så fall kommer det förmodligen att påverka deras och gruppens prestationer.

Låg produktivitet

Låg produktivitet kan direkt leda till dåliga prestationer. Även anställda som har en bra utbildning och starka färdigheter kommer att få sämre resultat om deras produktivitet är låg. 

Låg produktivitet kan bero på dålig tidsplanering, ineffektiva processer eller bristande motivation. 

Lyckligtvis kan du hantera många av dessa fall av dåliga prestationer med feedback.

🤝 Hur du ger en negativ prestationsbedömning på ett positivt sätt

För att effektivt kunna ge feedback om dåliga prestationer krävs taktfullhet och en framtidsinriktad strategi. Samtalet kan vara obekvämt för båda parter, så gör vad du kan för att få in positivitet i samtalet. 

Att balansera negativ feedback med positiv feedback är en bra strategi för att ge kritik utan att skada moralen. Se också till att du backar upp negativ feedback med uppgifter. 

Tips: Genom att dela med dig av konkreta exempel kan du få samtalet att framstå mindre som ett personligt angrepp och mer som en objektiv observation.

➡️ Kolla in dessa exempel för att lära dig hur du kan hantera negativ feedback från anställda.

Det är också viktigt att du ser en negativ prestationsbedömning som en möjlighet att förbättra sig, inte bara som en förmaning. Diagnostisera orsakerna till den dåliga prestationen, tillsammans med lösningar för hur problemet ska lösas. Detta framtidsinriktade tillvägagångssätt gör din önskan att hjälpa till uppenbar och gör förhoppningsvis den anställde mer samarbetsvillig.

➡️ Lär dig hur du vänder en negativ prestationsbedömning till en möjlighet att förbättra dig med dessa exempel på konstruktiv feedback.

Om din feedback om dåliga prestationer fokuserar på produktivitet kan du erbjuda att granska den anställdes processer och leta efter sätt att göra dem effektivare. 

Tips: Du bör föreslå sätt att förbättra den anställdes produktivitet i stället för att bara säga åt den anställde att skynda sig.

Här är några andra exempel på effektiva sätt att ge negativ feedback:

"Er produktion under det senaste kvartalet var märkbart lägre än de två föregående kvartalen. Har något förändrats som gör det svårare eller bromsar din process? Jag går gärna igenom några med dig för att leta efter enklare metoder som kan spara tid och arbete."

"Ert arbete var verkligen gediget i det senaste projektet, men några av era medarbetare kände att det var som om de var i mörker mot slutet. Jag förstår att du ville fokusera på dina uppgifter för att hålla tidsfristen, men ditt långsamma svar på e-post orsakade förseningar för andra teammedlemmar. Kan du i framtiden försöka prioritera att svara på e-post åtminstone i början och slutet av varje arbetsdag? Det vore bättre för företaget att begära en förlängning än att ignorera andra teammedlemmar."

"Även om detta inte är en kommentar till din prestation i sig, finns det en fråga som vi skulle vilja diskutera. Det verkar som om du har blivit distraherad av några personliga samtal på jobbet den senaste tiden. Även om vi uppmuntrar dig att interagera och knyta band med dina medarbetare är det oprofessionellt att föra personliga samtal när kunder och medarbetare väntar på din hjälp. När du är aktiv med kunderna gör du bra ifrån dig. Vi skulle vilja se att du prioriterar det framför personliga konversationer som kan vänta till senare."

Som du kan se är tonen i alla dessa exempel vänlig och stödjande när det är möjligt, även om det är svårt att helt och hållet begrava den underliggande negativiteten i att identifiera dåliga prestationer. 

Tips: Genom att erbjuda stöd och positiv feedback för att balansera den negativa feedbacken kan du hålla samtalets allmänna ton neutralt för att inte skada moralen och hålla den anställde mottaglig för dina och andras kommentarer.

💡 3 saker att tänka på när du ger feedback om dåliga prestationer

Varför är cheferna dåliga på att ge sina anställda feedback om sina prestationer? 

Ofta handlar det om tre huvudfaktorer: tidpunkt, plats och uppföljning.

Den rekommenderade tidpunkten för att ge negativ feedback om dåliga prestationer är strax efter en relaterad händelse eller vid den följande schemalagda granskningen. Målet är att hjälpa den anställde att minnas händelsen tydligt, så att han eller hon kan ge dig den mest exakta minnesbilden av de relaterade faktorerna. 

Det är också viktigt var du delar med dig av feedback. Återkoppling om dåliga prestationer bör endast ges privat och helst på en neutral plats. Regelbundna genomgångar i ett gemensamt konferensrum är en bra plats. Undvik att prata om en anställds dåliga prestationer där andra anställda kan höra det. 

Tips: En bra metod är att ordna ett privat möte i enrum.

Slutligen är det en process att ge feedback om dåliga prestationer. 

Att identifiera ett problem är bara första steget. Därefter måste du hitta lösningar och samarbeta med den anställde för att uppnå dem.

📈 5 tips för att förbättra låga prestationer hos anställda

Som vi diskuterade i ekvationen tidigare i den här artikeln, ska vi här titta närmare på komponenterna i hög prestation och tips om hur man tillämpar dessa faktorer på en medarbetare som inte presterar tillräckligt bra.

➡️ Kolla in 17 andra metoder för att förbättra medarbetarnas prestationer i din organisation.

1. Sätt upp tydliga prestationsmål

Utan tydliga och uppnåeliga prestationsmål kommer de anställda att ha svårare att lyckas i sina roller. 

Om en anställd presterar dåligt är en av de första sakerna du kan göra att se över sina prestationsmål för att se till att de är lätta att förstå och rimliga att uppnå. 

Tips nr 1: Prestationsmål som är för högt satta blir en utmaning för även de mest kompetenta medarbetarna att uppnå, vilket leder till frustration och känslor av orättvisa. 

Tips nr 2: På samma sätt motiverar inte alltför låga prestationsmål de anställda att vara effektiva, vilket kan leda till en känsla av tristess och brist på utmaningar. 

Tydliga och rimliga prestationsmål (med tillräcklig utbildning) är bra för att främja högeffektiva medarbetare.

2. Erbjuda stöd för att förbättra prestationerna

För anställda som inte lyckas uppnå tydliga och rimliga prestationsmål är det viktigt att stödja deras förmåga att förbättra sig. 

Att ge dålig feedback om prestationer utan att erbjuda några lösningar för förändring kan ge intryck av att företaget inte vill investera i medarbetarnas framgång, och lämna dem på egen hand för att förbättra sig eller drabbas av konsekvenserna. 

💡 För inspiration, kolla in vår mall för en plan för prestationsförbättring.

Om det finns några uppenbara sätt som du tror att en anställd kan förbättra sin prestation, föreslå dem. 

Om problemet är särskilt komplicerat kan du inleda en dialog genom att fråga den anställde om han eller hon har några idéer om vad som hindrar honom eller henne eller hur han eller hon kan förbättra sin situation. 

Tips: Du kan också överväga att arrangera ett coachnings- eller mentorprogram. Prestationscoachning kan ge dig värdefulla insikter om de svårigheter som de står inför och som du kanske inte är medveten om. 

3. Samla in information från de anställda om motivation och arbetstillfredsställelse.

Förutom att du kan få en inblick i de svårigheter eller hinder som står i vägen för dem, kan du också prata med den anställde om hur nöjd och motiverad han eller hon är med sitt arbete. Dessa två saker hänger sannolikt ihop och kan också bero på den anställdes prestationer. 

En arbetstagare som är missnöjd med sin position har kanske inte den drivkraft eller motivation som krävs för att sträva efter höga prestationer. Omskolning och nya mål att arbeta mot kan vara allt som behövs för att tända en eld under en anställd och öka dennes arbetsprestationer. 

4. Införa 360-graders prestationsbedömningar.

360-graders utvärderingar av prestationer är ett revolutionerande nytt sätt att följa upp medarbetarnas prestationer och ge feedback. I stället för stressiga årliga utvärderingar mellan en anställd och ledningen, frågar 360-graders utvärderingar flera medarbetare för att få fler åsikter och insikter.  

Med den här metoden kan du ge kontinuerlig feedback från olika källor, inklusive feedback uppåt och nedåt. På så sätt blir utvärderingarna inte ensidiga, och den anställde kommer att vara mer benägen att acceptera resultaten eftersom de ger dem till andra.

5. Var beredd på defensiva reaktioner

Särskilt om du inte har infört 360-graders feedback måste du vara beredd på olika reaktioner från anställda som får dålig feedback under prestationsbedömningar. Det finns en god chans att vissa anställda kommer att reagera defensivt. 

Detta beror ofta på att de är rädda för att deras låga poäng riskerar deras jobb. 

Du kan dock minska dessa farhågor genom att kommunicera din vilja och önskan att hjälpa dem att förbättra sina prestationer. 

Trots detta kan vissa anställda fortfarande reagera negativt. De kan till exempel tycka att kritiken är orättvis, obefogad eller felaktig. Därför är det viktigt att ha uppgifter som styrker eventuella dåliga resultatbedömningar. 

Tips: Det är också en bra idé att balansera negativa kommentarer med positiv feedback så mycket som möjligt. 

Målet är att ge konstruktiv kritik med minimal inverkan på moralen.

➡️ Gör det möjligt för en högpresterande arbetsstyrka att Zavvy

Zavvy har alla verktyg och all utbildning som du behöver för att möjliggöra en högpresterande arbetsstyrka. Förutom tips och guider som de som finns i den här artikeln kan vår programvara för 360-graders feedback helt förändra hur du hanterar prestationsbedömningar.

Istället för att de anställda fruktar de regelbundet återkommande mötena med ledningen för att diskutera sina prestationer, kan de få ständig feedback från lagmedlemmar och medarbetare om vilka områden de är bäst på och vad som kan förbättras. 

Detta decentraliserade återkopplingssystem är rättvisare, effektivare och mer ändamålsenligt än traditionella metoder. 

Du kanske tror att det inte är värt besväret att byta feedback- och granskningsmetoder, men när du väl gör det kommer du att undra varför du väntade så länge. Vår programvara gör det anmärkningsvärt enkelt att: 

• Gör 360-graders utvärderingar. 
• Hantera resultaten. 
• Använd dessa data för att skapa meningsfulla resultat för dina anställdas prestationer, ledarskap och karriärutveckling.

Den automatiserade processen ger feedback från anställda som du väljer (anonymt eller inte) för att ge data om deras prestationsnivå och andra faktorer som du vill undersöka. 

Om du vill veta mer kan du boka en kostnadsfri demo idag.