Hur mentorprogrammen förbättrar kulturen och prestationerna på jobbet (+ 5 steg för att skapa ditt eget)

Som med de flesta saker i livet är det lättare att starta ett nytt företag när du har erfaren hjälp att vägleda dig. Mentorprogram på arbetsplatsen är inget undantag, och siffrorna bevisar det.

Mentorskapsprogrammen möjliggör kompetensutveckling och uppbyggnad av relationer på arbetsplatsen, vilket leder till ökad produktivitet. 

En Deloitte-undersökning bland millennials visade att anställda med mentorer på arbetsplatsen hade dubbelt så stor sannolikhet att stanna kvar på företaget i mer än fem år.

Mentorskapsprogram har alltså extra fördelar och ökar de anställdas tillfredsställelse, vilket leder till att de behåller sin anställning.

Det är alltså uppenbart att det är värt att investera i mentorprogram för nyanställda.

Upptäck: 

• Hur man lanserar ett mentorprogram i 5 steg och
• Hur man skalar upp den med hjälp av mjukvaruverktyg.

👥 Vad är mentorskapsprogram?

Mentorprogram på arbetsplatsen är precis vad de låter som: strukturerade relationer på arbetsplatsen som hjälper anställda att uppnå mål som är unika för deras nivå av karriärutveckling. 

De bästa av de bästa vet detta också, eftersom över 70 % av Fortune 500-företagen tillskriver en del av sin framgång till robusta mentorprogram på arbetsplatsen.

🛠 Hur man lanserar ett mentorskapsprogram i 5 steg

Oroa dig inte heller om du aldrig har utformat ett mentorprogram på en arbetsplats tidigare. 

Använd dessa fem steg för att skapa en strategi som fungerar bra för din organisation.

👀 O bservera: Effektiva mentorprogram är beroende av att dina anställda har tydliga roller. Och om du vill gå till nästa nivå är en kompetensmodell för alla organisatoriska roller det bästa sättet att gå tillväga. 

Definiera programmets mål och syfte. 

Det är ingen idé att skapa en lista över vad och hur ditt mentorprogram ska se ut utan ett gediget och väldefinierat varför .

Företagets kultur och uppdrag är vanligtvis en bra utgångspunkt för att hitta dina "varför". Men om du inte är helt säker på var du ska börja kan du börja med att ställa frågor som:

1. Är de anställdas engagemang högt eller lågt?
2. Vilka avdelningar har den högsta omsättningen?
3. Vad tycker våra anställda om ledarstilarna inom organisationen?
4. Vilka är de kollektiva medarbetarmålen inom [en specifik] avdelning?
5. Vilka utbildningsbehov har våra anställda?

Själva frågorna kan också variera. Poängen är dock att se till att du har tydliga mål för ditt mentorprogram innan du utformar det. 

Tips: Tänk på att olika anställda sannolikt har olika motiv för att delta i ett mentorprogram. Programmets utformning och mål bör återspegla detta.

Ge det en struktur 

När du har definierat och klargjort målen för ditt mentorprogram kan du börja utarbeta modulerna. Återigen bör du ställa dig flera viktiga frågor här, bland annat:

1. Är programmet öppet eller endast för inbjudna?
2. Om det är öppet, hur kan man anmäla sig?
3. Hur många platser finns det?
4. Hur kommer anmälningsprocessen att se ut?
5. Hur kan vi uppmuntra de anställda att anmäla sig?
6. Vilken grad av engagemang kan vi förvänta oss av deltagarna?
7. Hur ska vi matcha mentorer och adepter?
8. Vilket är det bästa sättet för deltagarna att kommunicera med varandra?
9. Hur länge kommer programmet att pågå?
10. Hur kommer framstegen att följas upp?
11. Hur kommer framstegen att rapporteras?
12. Hur kommer programmet att lanseras?

Den här listan är inte uttömmande, men den tar upp de viktigaste punkterna som du måste tänka på när du utformar ett mentorprogram. 

Tips: Du kanske upptäcker att du måste justera ditt program under tiden. Försök ändå att ha så mycket som möjligt planerat innan du börjar.

Ombord på ditt program 

Precis som du behöver onboarding för nyanställda behöver du även ett mentorprogram inom företaget. 

Lyckligtvis bör det inte vara någon utmaning att onboarding nuvarande anställda deltar i ett mentorprogram. Du måste: 

• se till att företagets intressenter är med på tåget; 
• klargöra programmets mål och fördelar för dina anställda; 
• förbereda resurser och material för programmet, och 
• fokusera på att hålla programmet så tillgängligt som möjligt för alla deltagare.

När allt detta är klart kan du börja matchningsprocessen.

Matcha dina deltagare 

Så du har strukturerat ditt mentorprogram och är redo att starta. Vad händer nu? 

Nästa stora steg är att matcha mentorer med adepter.  

Det kan vara lättare att hitta rätt person om du har ett relativt litet företag där de flesta känner varandra. Du får dock en stor uppgift om du gör detta för ett stort företag.

Du kan överväga att låta dina anställda självmatcha. 

Be dina anställda att nominera några tänkbara mentorer och välj sedan den bästa för dem. Detta kommer att leda till större tillfredsställelse eftersom de anställda själva har något att säga till om, vilket minskar den administrativa bördan med att hitta och nominera mentorer utan att de har något att säga till om. 

Ett annat alternativ är att göra en administrativ matchning utan att be de anställda om input. Om nomineringen sköts administrativt skulle processen effektiviseras. Du behöver inte längre be de anställda om input, sammanställa uppgifterna och följa upp dem. 

Även om du vill välja den administrativa vägen bör du inte drunkna i manuellt arbete och kalkylblad. Vårt förslag är att använda matchningsundersökningar.

Vi har skapat onboarding buddy matchningsundersökningar som du snabbt kan anpassa för mentorpartnerskap.

Spåra din framgång 

Tips: Det är ingen idé att utforma ett omfattande mentorprogram om du inte kan mäta framstegen. 

Det finns många mätvärden som du kan följa, men de två viktigaste sakerna att hålla ett öga på är: 

• mentees personliga utveckling (t.ex. om de når sina mål för programmet osv.) och 
• om du har uppnått dina affärsrelaterade KPI:er.

Dessa mätvärden visar om programmet fungerar för adepterna och din organisation.

De flesta företag föredrar att genomföra undersökningar efter programmet för att samla in dessa uppgifter. Du kan dock också använda uppgifter som samlas in av personalavdelningen (t.ex. befordringsfrekvens, retentionsfrekvens osv.) eller feedbackprogram som gör att du kan samla in annan viktig information.

👀 3 typer av mentorprogram på arbetsplatsen

Beroende på företagets infrastruktur kan du stöta på olika typer av mentorprogram. Listan nedan är långt ifrån uttömmande, men tar upp några av de vanligaste exemplen.

Mentorskap med kollegor 

De flesta företag har mentorprogram för kollegor, där nyanställda får mentorskap av långvariga medarbetare som kan svara på deras frågor och problem. 

Mentorprogram för kollegor är mest meningsfulla för nyanställda, eftersom de snabbare kan integreras i företaget genom att utveckla en organisk relation med en befintlig anställd.

Mentorskap i karriären 

Vissa företag går ett steg längre och erbjuder sina anställda mentorskap och karriärutveckling.

När mentorprogrammen utformas för att hjälpa de anställda att nå sina yrkesmässiga mål bör de omfatta följande:

• grupp- och individuella coachingsessioner, 
• seminarier om ledarskap, och 
• en plan för yrkesmässig utveckling.

Mentorskap i livet 

Eftersom psykisk hälsa på arbetsplatsen blir allt viktigare erbjuder vissa företag nu sina anställda "livsmentorskap" eller livscoachning. Livsmentorerna kan hjälpa de anställda att prioritera sina dagliga och långsiktiga åtaganden, särskilt när de beslutar hur karriären ska passa ihop med andra åtaganden.

🏆 4 Fördelar med att ha mentorer på arbetsplatsen

Det finns knappast några nackdelar med att ha en bra mentor på arbetsplatsen, men det finns definitivt några betydande fördelar.

En positiv företagskultur 

Den kanske bästa fördelen i en affärsvärld efter COVID är att mentorprogrammen kan främja en positiv företagskultur - även på distans.

Till exempel svarade 91 % av de svarande i den här undersökningen att de är nöjda med sitt jobb eftersom de har en mentor på företaget.

Denna övertygande statistik visar hur effektiva mentorprogrammen kan vara.

Optimerad onboarding 

Om det är något som vi uppskattar här på Zavvy är det en solid strategi för onboarding .

Ett gediget mentorprogram kan avsevärt stärka din nuvarande onboarding -process genom att använda talanger inom företaget. 

Tips: Du kommer att lägga mindre tid på att utbilda mentorerna om programmets uppdrag och mål, eftersom de redan är bekanta med din företagskultur.

Möjligheter till omvänt mentorskap

Det vore fel att tro att förhållandet mellan mentor och mentee bara går i en riktning. 

En av de bästa (och kanske minst förväntade) fördelarna med mentorskapsprogram är att de ger möjlighet till ömsesidig utveckling. 

Tips: Om du vill skapa en företagskultur som främjar erfarenhetsbaserat lärande eller en lateral ledarstil kan mentorprogram hjälpa dig att uppnå detta.

Minskade omkostnader

Om en tillväxtorienterad arbetskultur och en effektiviserad onboarding -process inte räcker för att övertyga dig, kan du också tänka på de pengar du sparar på utbildningskostnader. 

Tips: När du utformar ett mentorprogram som utnyttjar befintliga talanger kan du sänka kostnaderna och utveckla framstående medarbetare inom företaget.

Detta är bara en handfull fördelar som ett mentorprogram kan erbjuda din organisation. 

Nu ska vi prata lite mer om hur man framgångsrikt lanserar en sådan.

➡️ Bygg ett skalbart mentorskapsprogram med Zavvy

När ett mentorprogram är skalbart kan det utformas så att det kan anpassas till företagets växande behov.

Med andra ord kan ett skalbart mentorprogram tillgodose behoven hos en hel organisation snarare än bara vissa avdelningar. 

Från idé till genomförande kan vi hjälpa dig att skapa ett gediget mentorprogram som utvecklar anställda i alla skeden av deras karriär. 

Använd arbetsflöden för mentorskap på arbetsplatsen

Zavvy kan du skapa ett arbetsflöde för hela programmet samtidigt. 

Du kan till exempel använda funktionen för automatiska meddelanden för att dela viktig information med både mentorer och adepter: 

• påminnelser om möten, 
• diskussionsämnen, och 
• andra viktiga minnesanteckningar. 

Zavvy kan du skicka dessa automatiska meddelanden till alla större kommunikationsplattformar för företag, till exempel Slack och Microsoft Teams.

⚙️ Automatisera där du kan 

Du kan till och med programmera programvaran så att den automatiserar matchningar mellan mentor och mentor. 

Du kan alltid granska och justera de automatiska matchningarna i efterhand för att säkerställa optimala matchningar. 

Du kan också testa möjliga matchningar genom att skapa en diskussionsämnesbank innan du gör en matchning. Du kommer att underlätta för mentorer och adepter att ha några isbrytare för att få igång saker och ting. Du kan också automatisera det här steget, till exempel genom att automatiskt skapa anpassade Slack -kanaler.

📊 Mäta framsteg 

Den avgörande faktorn för hur effektivt du skalar upp ditt mentorprogram är naturligtvis hur väl du följer upp programmets framsteg. 

Fortsätt att mäta KPI:er under hela programmet för att se vilka delar av programmet som når målen och vilka som kan behöva finjusteras.

Om du är intresserad av att utforma ett mentorprogram som kommer att utveckla och stärka din organisation kan vi hjälpa dig. 

➡️ Vår programvara för medarbetarutveckling erbjuder skapande och hantering av ramverk för utvecklingsprocesser, kursdesign för mentorskapsprogram för anställda och mycket mer. Dessutom kan vi hjälpa företag att odla robusta arbetskulturer, oavsett om det sker på plats eller på distans. 

Kontakta oss för en kostnadsfri 30-minuters demo för att se allt i praktiken.

❓ Vanliga frågor om mentorprogrammet på arbetsplatsen

Nedan finns en lista över några av de vanligaste frågorna om mentorprogram på arbetsplatsen.

Hur vet jag om mitt företag eller min organisation behöver ett mentorprogram?

Även om det inte finns någon objektiv lista över tecken som avslöjar en situation, finns det några tecken på tillväxtmöjligheter. 

Till exempel kan en låg andel nyanställda eller trög befordran tyda på ett behov av mer individualiserad professionell utveckling bland dina anställda. Ett mentorprogram på arbetsplatsen kan hjälpa dig att främja människors utveckling.

Om du letar efter mer specifika områden att rikta in dig på kan du överväga att först genomföra en enkätundersökning för de anställda. 

Om du vet exakt vilka områden som dina anställda vill förbättra kan det hjälpa dig att utforma och strukturera ditt mentorprogram.

Kan avdelningschefer vara mentorer?

Alla högre tjänstemän i företaget kan tekniskt sett fungera som mentorer. 

Nyckeln är att skapa dessa relationer som trygga utrymmen där adepterna kan vara öppna om sina yrkesmässiga mål och framsteg. 

Att para ihop anställda som arbetar på samma eller till och med intilliggande avdelningar kan skapa en intressekonflikt som senare skadar båda parter. 

Dessutom är det inte många anställda som känner sig bekväma med att dela med sig av sina bekymmer på arbetsplatsen till en högre anställd som de arbetar nära. 

Därför kan du behöva vara kreativ när du sätter ihop mentorer och adepter. 

Tips: För att minimera risken för dessa konflikter bör du välja programmentorer som inte har någon i programmet som svarar till dem (vare sig direkt eller indirekt). Om detta är oundvikligt, para ihop mentorer med adepter som arbetar på avdelningar som de inte har mycket kontakt med. 

Ju starkare känslan av psykologisk trygghet är för dina adepter, desto större är sannolikheten att du når dina programmål.

Vad gör en bra mentor till en bra match?

Det finns tre viktiga faktorer att ta hänsyn till när man matchar adepter och mentorer. Först och främst måste det finnas ett ömsesidigt intresse. Den studerande vill lära sig mer om en viktig funktion/ett viktigt verktyg/ett viktigt ämne, och mentorn har informationen och är villig att lära ut den. 

För det andra bör adepten och mentorn ha gemensamma eller kompletterande mål. Du skulle till exempel inte vilja para ihop en anställd med expertis inom personalfrågor för att vara mentor åt en junior marknadsföringsanalytiker. 

Det kan dock finnas scenarier där avdelningen eller teamet inte är nödvändigt. Du kan till exempel överväga att matcha en teamledare som mentor till en högpresterande anställd med ledarskapspotential.

För det tredje måste konstruktiv återkoppling och öppen kommunikation vara kärnan i mentor-mentorrelationen. Mentees bör vara öppna för konstruktiv kritik, och mentorerna bör känna sig bekväma med att ge den. 

Vad är skillnaden mellan en buddy och en mentor?

Det är också värt att notera att mentorprogram skiljer sig från buddy -system. 

Ditt mentorprogram matchar anställda på lägre nivå med anställda på högre nivå för mentorskap och utveckling av karriären.

Ditt program buddy matchar nyanställda medarbetare med mer erfarna medarbetare för att underlätta deras start i företaget. Fokus ligger på social och kulturell anpassning.

Tänk på detta när du utformar och utvecklar din organisations mentorprogram.

Är inte mentorskap mest effektivt när det sker organiskt?

Det går inte att förneka värdet av ett organiskt mentor-mentee-förhållande som kan bidra till båda deltagarnas arbetsliv. Men trots detta kan mentorprogram på arbetsplatsen avsevärt förbättra kommunikationen och funktionen på alla nivåer i organisationen.

Det finns många fördelar som ett mentorprogram kan erbjuda ditt företag, till exempel:

• öka produktiviteten; 
• utjämna skillnaderna i kompetens; 
• Utveckla nuvarande anställda till högre befattningar.

När är den bästa tiden att införa ett mentorprogram på arbetsplatsen?

Sanningen är att det aldrig är för tidigt att börja utveckla dina anställda genom ett mentorprogram på arbetsplatsen. 

Idealiskt sett bör mentorskapet börja när en anställd börjar en ny tjänst inom företaget. 

Mät den nyanställdes yrkesmässiga mål och utvecklingsplaner. Det kan du göra i slutet av onboarding med en undersökning påonboarding . Du kan också uppmuntra cheferna att vara proaktiva och diskutera utveckling i enskilda möten.

Andra kontrollpunkter i karriären kan dock kräva ytterligare utveckling, till exempel när man överväger att befordra en anställd.

‍