Jak skutecznie mierzyć poprawę wydajności w 5 prostych krokach

Stagnacja, plateau, statyczność - te słowa nigdy nie powinny być kojarzone z wydajnością zespołu. Czasami jednak nawet najlepsi ludzie potrzebują impulsu, by poprawić swoje wyniki.

Ale jak zmierzyć coś tak niematerialnego jak poprawa wydajności? I nie mamy tu na myśli zbierania liczb dla samych liczb. Mamy na myśli uzyskanie praktycznych spostrzeżeń: Co działa? A co nie? Gdzie jest miejsce na rozwój?

Masz dane, co teraz? Informacje zwrotne. I to nie byle jaka informacja zwrotna, ale konstruktywna, posuwająca naprzód, zwiększająca wydajność. Takie, które rozpalają ogień, a nie go gaszą.

W tym artykule poprowadzimy Cię przez następujące kwestie:

• Jak krok po kroku zmierzyć poprawę wydajności jednostki lub zespołu.
• Najlepsze praktyki skutecznego określania ilościowego i śledzenia poprawy wydajności.
• Dlaczego warto zwrócić szczególną uwagę na proces pomiaru wydajności.

5 kroków do skutecznego pomiaru poprawy wydajności

Krok 1: Określenie linii bazowej dla pomiaru wydajności

Zacznij od przeanalizowania obecnego poziomu wydajności pracownika.

Zapewnia punkt odniesienia lub punkt odniesienia do pomiaru poprawy wydajności. Linia bazowa pomaga określić, czy wydajność poprawia się, jest stała, czy spada.

Użyj tych metod, aby uzyskać poziom bazowy:

• Wstępna ocena: Pomiar wydajności pracownika. Oceń jego obecną pracę i wkład w stosunku do oczekiwań organizacyjnych dla jego roli.
• Wcześniejsze oceny wydajności: Przeanalizuj historyczne zapisy informacji zwrotnych (360°) i skale ocen wydajności.
• Ocena umiejętności i testy: Ocena aktualnej wiedzy i umiejętności pracowników w różnych aspektach ich pracy.

Na tym etapie pracownicy powinni również zastanowić się nad swoim obecnym poziomem wydajności.

Utwórz samoocenę, w której będą mogli zidentyfikować obszary do poprawy.

Jaka jest rola samooceny w mierzeniu poprawy wydajności?

Celem każdej organizacji jest osiągnięcie najwyższego poziomu poprawy. Samoocena może pomóc w osiągnięciu tego celu na dwa sposoby.

Po pierwsze, zapewnia bogatszy wgląd w ich wyniki i obszary wymagające poprawy. Wynika to z faktu, że pracownicy często oceniają swoje wyniki bardziej surowo niż ich przełożeni.

Po drugie, gdy pracownicy ocenią swoje umiejętności, prawdopodobnie wezmą odpowiedzialność za poprawę swoich wyników.

Sprawdź ponad 10 przykładów i szablonów formularzy samooceny, których możesz użyć natychmiast. W celu dalszego dostosowania, sprawdź te pytania do samooceny. 

Krok 2: Zdefiniowanie kluczowych wskaźników wydajności w celu śledzenia postępów

Zdefiniowanie kluczowych wskaźników wydajności zapewnia wymierne cele dla pracowników. Ustala:

• Konkretne obszary poprawy, których od nich oczekujesz.
• Pożądane poziomy poprawy.

Ustalenie jasnych mierników wydajności ułatwia również porównanie wyników firmy z innymi organizacjami i standardami branżowymi.

Rzuca to światło na obszary, w których należy skoncentrować wysiłki na poprawie wydajności, aby pozostać konkurencyjnym.

Śledź te kluczowe wskaźniki wydajności, aby śledzić poprawę wydajności.

Wydajność

Mierzy efektywność, z jaką pracownicy tworzą wartościowe wyniki z wykorzystywanych zasobów.

Jakość pracy

Śledzi jakość wyników pracowników w odniesieniu do standardów firmy. Sprawdza zaangażowanie pracowników w dokładność i dbałość o szczegóły przy użyciu takich miar jak wskaźniki błędów.

Wydajność pracy

Mierzy efektywność pracowników w realizacji zadań. Ocenia ich zdolność do osiągania pożądanych wyników przy użyciu dostępnych zasobów i czasu.

Wskaźniki L&D

Ocenia nabywanie przez pracownika nowych umiejętności i wiedzy istotnych dla jego roli. Odzwierciedla ich zaangażowanie w rozwój osobisty i zawodowy, co wpływa na ich wyniki.

Osiągnięcie celu

Mierzy zdolność pracowników do zarządzania i osiągania wyznaczonych celów w określonych ramach czasowych. 

Przychód na pracownika

Jest to średni przychód, który jest bezpośrednim wynikiem wysiłków pracownika na jego stanowisku w danym okresie.

11 Przykłady KPI do pomiaru poprawy wydajności

Oto kilka konkretnych mierników wydajności. Odnoszą się one do różnych ról i obowiązków.

Wykorzystaj je do śledzenia poprawy indywidualnych wyników w czasie. 

1. Wyniki satysfakcji klienta (CSAT)

Rola: Zespół wsparcia klienta

Jest to miara zadowolenia klientów z interakcji z działem wsparcia.

Agenci obsługi klienta, którzy poprawią swoją wydajność, będą mieli więcej zadowolonych klientów.

2. Wskaźniki realizacji projektów

Rola: Członkowie zespołu zarządzania projektami i kierownicy projektów

Jest to odsetek projektów pomyślnie zakończonych w terminie:

• Wstępnie zdefiniowane ramy czasowe
• Cele i specyfikacje projektu

Pracownicy, którzy poprawiają swoją wydajność, będą mieli wyższe wskaźniki ukończenia projektów.

3. Wzrost sprzedaży

Rola: Przedstawiciele handlowi

Jest to procentowy wzrost przychodów ze sprzedaży w porównaniu do poprzednich okresów.

Wzrost wskazuje na poprawę wydajności pracowników działu sprzedaży.

4. Współczynnik konwersji sprzedaży

Rola: Przedstawiciele handlowi

Mierzy procent potencjalnych klientów, którzy podejmują pożądane działania po interakcji z ofertą, kampanią lub procesem sprzedaży.

Poprawa współczynników konwersji sprzedaży wskazuje na poprawę wydajności.

5. Czas cyklu produkcyjnego

Rola: Menedżerowie operacyjni

Jest to całkowity czas potrzebny do przetworzenia surowców w wyroby gotowe.

Skrócenie czasu potrzebnego na przejście produktu przez wszystkie etapy produkcji oznacza lepszą wydajność.

6. Wskaźnik wad jakościowych

Rola: Menedżerowie operacyjni

Jest to procent jednostek produkcyjnych, które są wadliwe z określonej liczby wyprodukowanych jednostek.

Spadek wskaźnika wad jakościowych wskazuje na poprawę wydajności.

7. Wskaźnik zadłużenia do kapitału własnego

Rola: Analityk finansowy

Wskaźnik zadłużenia do kapitału własnego to poziom zadłużenia organizacji w porównaniu do jej aktywów.

Zadaniem analityka finansowego jest utrzymanie minimalnego zadłużenia. Tak więc, wraz ze wzrostem ich wyników, stosunek zadłużenia do kapitału własnego spada.

8. Współczynnik klikalności (CTR)

Rola: Marketerzy

Mierzy procent osób, które kliknęły reklamę, link lub wezwanie do działania z całkowitej liczby, która je zobaczyła.

Wysoki współczynnik klikalności odpowiada poprawie wyników marketera.

9. Czas pracy serwera  

Rola: menedżerowie IT

Czas pracy serwera śledzi całkowity czas, przez jaki systemy organizacji działają i są dostępne do użytku w danym okresie.

Jeśli czas pracy serwera pozostaje niezmiennie wysoki, oznacza to znaczną poprawę wydajności.

10. Dostawa na czas

Rola: Menedżerowie łańcucha dostaw

Sprawdza skuteczność menedżerów łańcucha dostaw w zapewnianiu, że klienci otrzymują produkty zgodnie z uzgodnionymi zobowiązaniami.

Poprawa w zakresie terminowości dostaw wskazuje na poprawę wydajności.

11. Produkcja w toku (WIP)

Rola: Kierownicy produkcji

Utrzymywanie pracy w toku na optymalnym poziomie jest oznaką poprawy wydajności.

Wysokie poziomy WIP mogą sugerować nieefektywność procesu produkcyjnego. Niskie poziomy WIP mogą wskazywać na niepełne wykorzystanie zasobów.

➡️ Stworzyliśmy ponad 30 dodatkowych wskaźników wydajności pracowników opartych na rolach. Użyj ich do śledzenia poprawy wydajności.

Krok 3: Wykorzystanie technologii do śledzenia poprawy wydajności

Technologia stała się przełomem w sposobie, w jaki organizacje śledzą poprawę wydajności.

Bailey Borzecki, menedżer ds. inspiracji HR w browarze Dogfish Head, dokładnie opisuje technologię HR. Porównuje je do tego, jak ludzie prowadzą pamiętniki i dzienniki, aby zobaczyć swoje postępy: "Pozwala nam to opowiedzieć historię współpracownika" .

Technologia przechowuje dane dotyczące wydajności pracowników w centralnym miejscu, co ułatwia śledzenie postępów.

Odpowiednia technologia zarządzania wydajnością pomoże Ci na 5 sposobów.

1. Śledzenie wydajności w czasie rzeczywistym

Oprogramowanie do rozwoju wydajności integruje się z narzędziami takimi jak oprogramowanie do zarządzania projektami i obsługi klienta.

Zapewnia pojedyncze źródło dokładnych danych o wydajności w czasie rzeczywistym do śledzenia wskaźników i KPI.

2. Śledzenie celów

Odpowiednia technologia zapewni narzędzia do śledzenia celów:

• Zdefiniuj i śledź wskaźniki KPI dla każdego celu wydajności.
• Podziel cel na podcele, aby łatwiej nim zarządzać.
• Ocena postępów w realizacji celów wydajnościowych w czasie rzeczywistym.
• Analizowanie wizualnych reprezentacji postępów w realizacji celów.

3. Śledzenie poprawy wyników oceny wydajności

Dane historyczne można traktować jako wiarygodny punkt odniesienia do śledzenia poprawy wydajności pracowników. Obejmuje to:

• oceny wyników;
• zapisy rozmów dotyczących oceny wyników;
• informacje zwrotne od wielu oceniających.

4. Przewidywanie przyszłych wyników

Sztuczna inteligencja w narzędziach do zarządzania wydajnością pomaga przewidywać przyszłe wyniki dzięki analityce predykcyjnej.

Zapewnia wgląd w potencjał pracownika poprzez analizę jego bieżących danych dotyczących wydajności.

5. Lepsze dostosowanie poprawy wyników do szerszych celów

Zautomatyzowane zarządzanie wydajnością pozwala śledzić wskaźniki odpowiadające strategicznym celom organizacji.

Zapewnia to, że priorytety organizacji są w centrum uwagi kapitału ludzkiego. Ułatwia to osiągnięcie długoterminowego sukcesu biznesowego.

Przewaga konkurencyjna narzędzi do zarządzania wydajnością w porównaniu z procesami ręcznymi

Ręczne procesy oceny wyników często opierają się na danych ilościowych. Nie rejestrują one danych jakościowych, takich jak spostrzeżenia z wcześniejszych rozmów na temat wyników.  

Narzędzia do zarządzania wydajnością wspierają całościowe spojrzenie na poprawę wydajności pracownika.

Wspierają one analizę:

• Subiektywne spostrzeżenia: Uzyskane z informacji zwrotnych 360° i notatek menedżerów z narzędzi do spotkań jeden na jeden. 
• Obiektywne spostrzeżenia: Pochodzące z danych zebranych za pomocą kluczowych wskaźników wydajności.

Poza tym, systemy oceny wyników nie tylko dostarczają liczb. Pomagają także zrozumieć narrację kryjącą się za liczbami.

Możesz analizować dane dotyczące wydajności pracowników za pomocą narzędzi takich jak wizualne pulpity nawigacyjne, wykresy i diagramy, aby dostrzec wzorce.

➡️ Stworzyliśmy listę najlepszych narzędzi do zarządzania wydajnością do gromadzenia i oceny danych dotyczących wydajności pracowników. Sprawdź to.

Krok 4: Oferowanie stałego wsparcia

Tworzenie planów poprawy wyników z celami, a następnie ignorowanie pracowników przez cały rok nie jest właściwym podejściem.

Sprawdzaj na bieżąco. Dostosuj wsparcie do konkretnych wymagań każdej osoby.

Skuteczne ciągłe wsparcie wygląda następująco:

• Regularne spotkania kontrolne: Organizuj cotygodniowe rozmowy jeden na jeden między menedżerami i pracownikami. Jest to okazja do śledzenia postępów, usuwania blokad i przekazywania osobistych informacji zwrotnych.
• Regularny coaching wydajności: Przeprowadzaj coaching wydajności pracowników, aby pomóc im w pełni wykorzystać swój potencjał. Oprócz poprawy wydajności, coaching przynosi dodatkowe korzyści, takie jak zwiększenie samoświadomości i odporności pracowników.
• Programy szkoleniowe dla pracowników: Zapewnienie zasobów edukacyjnych niezbędnych do zwiększenia ich umiejętności i poprawy wydajności.
• Uznanie i nagrody: Uznawanie stopniowej poprawy wyników pracowników. To inspiruje i motywuje ich do dążenia do doskonałości.

➡️Are zastanawiasz się, jak przeprowadzać takie rozmowy? Przygotowaliśmy 17 skutecznych szablonów spotkań jeden na jeden, aby Ci pomóc.

Krok 5: Zwracaj uwagę na tymczasowe skoki wydajności vs. stałą poprawę.

W przeszłości poprawa wydajności była poprawą wydajności. Niezależnie od kontekstu, w którym nastąpiła.

Teraz sytuacja wygląda nieco inaczej i lepiej.

Jakujął to Blakeley Hartfelder, dyrektor w firmie Gartner:

"W przyszłości liderzy i menedżerowie wyjdą poza mierzenie wyników pracowników i wezmą pod uwagę kontekst, w którym wyniki pracowników są osiągane: ich osobiste cele, okoliczności, w których pracują, zespoły, do których należą i rodzaj pracy, którą wykonują".

Zwracanie uwagi na kontekst, w którym następuje poprawa wydajności, pomaga śledzić stałą poprawę. Nie tymczasowych skoków.

Wewnętrzny konkurs, taki jak na przykład konkurs sprzedaży, może spowodować tymczasowy wzrost.

Aby uniknąć tej pułapki, należy analizować wzorce wydajności w dłuższych okresach.

Długoterminowa analiza może ujawnić spójne zachowania pracownika. Może stwierdzić, czy konsekwentnie spełnia on oczekiwania dotyczące wydajności, czy też nie.

Jak często należy mierzyć poprawę wydajności?

Wiele organizacji ocenia poprawę wydajności raz lub dwa razy w roku. Jeśli jednak możesz, rób to raz na kwartał.

Kwartalna ocena ujawnia trendy wydajności odpowiednio wcześnie. Tworzy to regularną pętlę informacji zwrotnej, która pomaga pracownikom wprowadzać zmiany w odpowiednim czasie.

🕵️‍♀️ Dlaczegomierzenie poprawy wydajności jestważne?

Pomiar poprawy wydajności identyfikuje obszary ukierunkowanego rozwoju pracowników. Pozwala także osiągnąć znacznie więcej.

1. Pomaga w rozpoznawaniu i nagradzaniu prawdziwej poprawy

Pomiar poprawy wyników umożliwia powiązanie systemu nagród z wynikami.

Taki przejrzysty system wynagradzania sprzyja zdrowej rywalizacji między pracownikami. Przyczynia się to do poprawy wyników.

2. Jest to narzędzie motywacyjne, zachęcające do rozwoju

Gdy pracownicy wiedzą, że śledzisz poprawę ich wyników, prawdopodobnie włożą więcej wysiłku. Wiedzą, że jeśli slack się wyłączy, to wyjdzie to na jaw.

Ponadto ilościowe określenie ich postępów w czasie zachęca ich do dążenia do lepszych wyników.

3. Napędza sukces organizacyjny

Mierzenie poprawy wydajności kultywuje kulturę ciągłego doskonalenia. Buduje zespół o wysokiej wydajności.

Silny zespół wysoko wykwalifikowanych pracowników sprawia, że organizacja staje się dominującą siłą w branży.

4. Ułatwia podejmowanie lepszych decyzji przez dział HR i kierownictwo wyższego szczebla.

Pomiar poprawy wydajności wspiera decyzje oparte na danych.

Dział HR i kierownictwo wyższego szczebla mogą uzyskać wgląd, który pomoże w podejmowaniu decyzji, takich jak dostosowanie wynagrodzeń i planowanie sukcesji. 

➡️ Popraw wydajność pracowników dzięki Zavvy

Szkocki poeta Robert Burns powiedział:"Najlepiej ułożone plany myszy i ludzi często idą źle".

Jednak z pomocą kompleksowego oprogramowania do zarządzania wydajnością Zavvy można zapewnić sukces w śledzeniu poprawy wydajności.

Sprawdź, jak Zavvy może wzmocnić Twoje wysiłki:

• W pełni konfigurowalne oprogramowanie do oceny wydajności pozwala gromadzić dane z informacji zwrotnych 360°. Otrzymujesz dostęp do potężnych analiz informacji zwrotnych, aby śledzić poprawę wydajności.
• Możesz użyć naszego oprogramowania do rozwoju wydajności, aby stworzyć dobrze zdefiniowane ścieżki rozwoju. Pomaga ono pracownikom poprawić swoją wydajność. Ponadto Zavvy AI pomaga w tworzeniu szczegółowych i ukierunkowanych planów rozwoju.
• Dzięki naszemu poręcznemu oprogramowaniu do zarządzania celami możesz zarządzać celami wszystkich swoich pracowników. Pasek postępu ułatwia identyfikację i sprawdzanie pracowników, którzy nie robią postępów.
• Możesz zapewnić pracownikom zasoby edukacyjne z naszej platformy szkoleniowej. Lub tworzyć własne kursy szkoleniowe za pomocą kreatora kursów opartego na sztucznej inteligencji.
• Najnowocześniejsze oprogramowanie do spotkań jeden na jeden ułatwia zapewnianie spersonalizowanego stałego wsparcia. Możesz zorganizować spójną serię spotkań jeden na jeden, ustawiając niestandardowe reguły powtarzania.

Zarezerwuj demo, aby zobaczyć, jak te narzędzia mogą ze sobą współpracować, aby ułatwić pomiar poprawy wydajności.