Il futuro del lavoro ha bisogno di un nuovo tipo di risorse umane che sappia stare al passo. Per trattenere e sviluppare i talenti, i dipartimenti delle risorse umane devono abbracciare due tendenze cruciali e dirompenti:
Queste tendenze necessitano di automazione per funzionare appieno. Utilizzando il cloud, la scienza dei dati, l'intelligenza artificiale e la robotica, l'automazione delle risorse umane consente di mettere l'esperienza dei dipendenti al centro delle attività e degli approfondimenti.
Questo è particolarmente importante per una forza lavoro sempre più complicata, che si affida a strumenti snelli, trasparenti ed efficienti a sostegno delle proprie competenze e dei propri obiettivi di carriera.
L'automazione delle risorse umane utilizza una serie di strumenti digitali come software, dashboard, chatbot e piattaforme basate su cloud per raggiungere un equilibrio tra self-service e collaborazione efficace.
E se i processi di onboarding e offboarding potessero essere eseguiti in remoto tramite app? E se i piani di formazione potessero essere dei mini-percorsi coinvolgenti e iper-personalizzati in base ai profili?
Sono quattro le aree principali che beneficiano maggiormente dell'automazione delle risorse umane:
La società di consulenza McKinsey considera il "servizio clienti" come il cuore della fidelizzazione dei talenti. Si tratta di coltivare relazioni professionali e di valore che spingono i dipendenti a rimanere, non di archiviare all'infinito documenti e parlare con più persone per portare a termine un compito.
Tuttavia, l'automazione delle risorse umane non consiste nel programmare le relazioni umane. Si tratta di eliminare le attività manuali e ripetitive, in modo che i dipendenti possano concentrarsi sulla creazione di partnership significative.
In sostanza, i vantaggi principali sono 5:
Preboarding è la fase cruciale in cui le aziende si impegnano proattivamente con i nuovi dipendenti per farli sentire sicuri, accolti e inclusi. Questo è particolarmente importante dal momento che il 65% dei datori di lavoro ha riferito di aver visto i nuovi dipendenti non presentarsi il primo giorno.
La settimana che precede il primo giorno di lavoro è spesso un momento di nervosismo per i nuovi assunti, che magari stanno ancora valutando la loro decisione. Anche l'invio di un pacchetto di benvenuto può essere di grande aiuto.
Le aziende che operano a distanza spesso investono molto in un sistema online preboarding che si integri bene con il resto del processo di onboarding. L'integrazione nella cultura aziendale è meno semplice quando non si incontrano mai i propri compagni di lavoro. Questa è la sfida che la scaleup austriaca Storyblok è riuscita a risolvere utilizzando il software Zavvypreboarding .
Storyblok ha ampliato il suo organico di quasi il 270% in 12 mesi concentrandosi su un obiettivo cruciale: eliminare l'ansia del primo giorno preparando i nuovi dipendenti in anticipo.
La lista di controllo comprende:
Il risultato: Il team ha risparmiato quasi 2.500 euro di lavoro ripetitivo al mese e ha ridotto di 2 ore il sito preboarding.
➡️ Leggi il caso di studio completo qui
Un'esperienza di successo sul sito preboarding passa senza problemi all'onboarding. Tradizionalmente, l'onboarding è il processo di introduzione dei nuovi dipendenti alla missione aziendale, alla cultura, alle politiche e alle attività quotidiane.
Tuttavia, questo metodo di orientamento è spesso impersonale, noioso e può portare a un sovraccarico di informazioni. I dipendenti di oggi hanno bisogno di un onboarding semplificato e basato sull'esperienza, che li renda entusiasti e organizzati.
Un onboarding basato sull'esperienza crea un programma snello ma flessibile per i nuovi dipendenti. I dipendenti sanno esattamente cosa possono aspettarsi dal processo e possono seguire facilmente il loro percorso in ogni fase. La startup Alasco , con sede a Monaco di Baviera, ha utilizzato il software di onboarding dei dipendenti di Zavvyper creare un'esperienza coinvolgente e personalizzata che ha permesso ai dipendenti di essere produttivi in due settimane invece che in quattro.
Ecco come sono state affrontate tutte le loro preoccupazioni quando hanno automatizzato l'onboarding dei dipendenti:
Il risultato: una crescita dei dipendenti del 67% in 12 mesi e una valutazione media dei dipendenti di 4,7/5.
Un buon sistema di buste paga è accurato, affidabile e trasparente. Un sistema di gestione delle paghe che presenta errori, invece, può portare a un pagamento eccessivo o insufficiente delle imposte, a ritardi nei pagamenti e a controversie legali.
I mancati pagamenti (intenzionali o meno) sono un problema serio: il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti ha riferito che nel 2021 il salario medio dovuto ai dipendenti (salari arretrati) era di oltre 1.200 dollari USA. I dipendenti hanno bisogno di un sistema che li aiuti a tenere traccia dei loro salari in modo accurato.
I sistemi di payroll automatizzati possono far risparmiare alle aziende fino a 24.500 dollari all'anno. Le aziende possono incoraggiare i dipendenti a tenere traccia delle loro presenze e a presentare i loro permessi in modo accurato grazie a un sistema centralizzato di facile utilizzo. In questo modo sarà anche più facile per i dipendenti usufruire di vantaggi come il piano 401(k) degli Stati Uniti, che è un conto pensionistico sponsorizzato dall'azienda. I dipendenti hanno la possibilità di versare i contributi dell'azienda tramite detrazione dallo stipendio.
Per incoraggiare i propri dipendenti a sfruttare i benefit, la società alberghiera Martin Resorts ha collaborato con la società di payroll Paylocity, con sede in Illinois. Hanno rinnovato il cruscotto delle buste paga per integrarlo perfettamente con il sistema 401(k) del governo, eliminando il fastidio di dover accedere a piattaforme diverse.
I risultati:
I vantaggi del lavoro a distanza sono molti, ma pochi si concentrano sull'isolamento e la solitudine che ne derivano. In uno studio condotto sui lavoratori a distanza dalla società di gestione dei social media Buffer, gli intervistati hanno indicato la solitudine, la collaborazione e la comunicazione come le maggiori difficoltà che devono affrontare.
Mantenere i dipendenti in contatto e impegnati può essere una sfida per le aziende che operano a distanza, e non c'è niente di meglio di un pranzo di squadra occasionale per stabilire un rapporto. Tuttavia, questo non significa che i lavori completamente online debbano essere privi di contatti e impersonali.
Già nel 2014, Kickstarter ha creato un programma informatico di roulette del pranzo che abbinava casualmente i dipendenti per pranzare insieme. I requisiti aggiuntivi prevedevano che gli abbinamenti non appartenessero alla stessa sottospecialità e che non ci fosse più di un dirigente. Kickstarter ha condiviso il codice open-source con il pubblico e le roulette del caffè/pranzo sono state presto adottate da altre aziende.
Zavvy ha reso le roulette di caffè/pranzo facili per tutti. Nell'ambito della funzione Connection Programs, abbiamo creato dei modelli all'interno di Slack e Microsoft Teams per programmare incontri casuali e conversazioni significative tra colleghi. Esempi di modelli sono le roulette del caffè, le passeggiate e le conversazioni e i rituali di incontro.
Altri modi in cui l'automazione può facilitare le connessioni significative sono:
Circa il 67% delle organizzazioni che hanno supportato le connessioni e la collaborazione ha registrato un aumento della produttività della propria forza lavoro.
L'offboarding supervisiona la partenza sistematica e ordinata dei dipendenti, riducendo al contempo i rischi per l'azienda. Almeno, questa è l'idea. In realtà, però, molte aziende hanno processi di offboarding disorganizzati e confusi, oltre che difficili da monitorare.
Questo è ciò che accade quando non esiste un sistema automatizzato che applichi rigorosamente le politiche di offboarding. Un processo manuale di licenziamento è estremamente rischioso. Secondo la società di cybersicurezza CyberArk, l'88% dei lavoratori IT ruba dati sensibili e password quando viene licenziato.
Disponendo di un sistema di offboarding che si attiva automaticamente non appena il dipendente si dimette, le aziende possono essere sicure che nulla venga trascurato. Alcune fasi cruciali includono:
Così come Zavvy facilita un'esperienza di onboarding ordinata e coinvolgente attraverso il nostro software, consentiamo anche ai team HR di creare un sistema di offboarding indolore e facilmente tracciabile. Dopo tutto, un'eccellente esperienza di offboarding può portare al ritorno di dipendenti altamente qualificati in futuro.
Un caso di studio condotto dalla società di software ServiceNow ha dimostrato che l'offboarding completamente automatizzato consente di risparmiare fino a 200.000 dollari USA (e 4.400 ore all'anno).
Lo sviluppo dei dipendenti comprende l'apprendimento e la formazione, la valutazione e il feedback delle prestazioni e la mentorship. Tradizionalmente, la formazione dei dipendenti avveniva attraverso sessioni dal vivo o in aula. Tuttavia, la pandemia ha costretto le aziende a ripensare a una formazione personalizzata e individuale.
La formazione è fondamentale per la soddisfazione dei dipendenti. Secondo un'indagine condotta dalla società di outsourcing dei processi aziendali Sitel Group, il 37% degli intervistati ha dichiarato che se il loro attuale datore di lavoro non offre loro l'opportunità di apprendere nuove competenze, probabilmente si licenzieranno. Inoltre, quasi l'80% ha dichiarato che un programma di formazione formale è importante per loro quando decidono di entrare in un'azienda.
Un esempio è dato dalla collaborazione tra l'azienda di fitness Freeletics e Zavvy per automatizzare il loro programma di apprendimento. La loro sfida principale è che i loro dipendenti raramente hanno abbastanza tempo per sedersi e imparare.
Inoltre, il trasferimento delle conoscenze non era efficace perché non c'erano abbastanza opportunità di mettere in pratica quanto appreso. Zavvy ha affrontato questi problemi offrendo tre programmi:
I risultati sono stati che i nuovi manager hanno avuto più tempo per discutere le loro sfide specifiche con i loro mentori e colleghi. Inoltre, un programma di leadership interno e flessibile ha permesso a Freeletics di evitare i costosi workshop tradizionali.
➡️ Caso di studio completo: "Creazione di un programma di formazione alla leadership presso Freeletics ".
Un programma di sviluppo automatizzato gestisce tutti i componenti necessari per gestire un programma di sviluppo professionale coeso.
Questo include cose come
Per assicurarsi che tutte queste cose funzionino senza doverlo ricordare manualmente ai manager o gestire fogli di calcolo sparsi, il software di sviluppo gestisce le attività ripetitive e consente agli stakeholder di ottenere di più dal processo.
Se siete curiosi di sapere come funziona, consultate il nostro strumento di sviluppo delle persone qui.
I rimborsi possono diventare problematici se non vengono archiviati correttamente. I settori a contatto con i clienti hanno spesso molte spese di viaggio e di intrattenimento. Inoltre, dato che il lavoro a distanza continua a diventare la norma, i dipendenti hanno ora a disposizione, come parte dei loro benefit, indennità aggiuntive per Internet e per l'arredamento dell'home office.
Tuttavia, molte aziende non hanno linee guida o politiche chiare su ciò che può essere considerato una spesa rimborsabile. Di conseguenza, la procedura di archiviazione delle spese è spesso confusa e noiosa. Inoltre, secondo un'indagine condotta dalla società di cloud computing Oracle Netsuite, il 46% degli intervistati utilizza ancora fogli di calcolo manuali per gestire le note spese.
Un sistema HR con funzionalità di rimborso integrate può rendere l'archiviazione facile e intuitiva. Le spese possono essere chiaramente classificate e accodate alla linea di approvazione o al reparto giusto. I manager possono facilmente tenere traccia delle spese dei loro team e analizzare i tipi di transazioni più frequenti.
Per le aziende che sono sempre sul campo, l'archiviazione automatica delle spese è una salvezza. La società di ingegneria ferroviaria Holland LP aveva circa 800 note spese mensili sul campo che ha automatizzato. Volevano anche un sistema che fosse personalizzabile per i tipi di spese specifiche dell'azienda.
I risultati sono stati:
La compilazione delle imposte sui dipendenti e sulle aziende è ripetitiva e laboriosa: dalla raccolta dei dati alla compilazione dei moduli fino ai pagamenti effettivi. Alcune iniziative governative, come il Making Tax Digital, mirano a semplificare il processo per i contribuenti, ma richiede ancora molto lavoro manuale.
Inoltre, anche il più piccolo errore di calcolo può portare a conseguenze disastrose.
Negli Stati Uniti, ad esempio, le leggi fiscali possono variare da uno Stato all'altro e i ritardi nei pagamenti possono comportare una sanzione massima del 15%. Per evitare errori e semplificare il processo, i vostri dipendenti possono utilizzare strumenti come il calcolatore di imposte trimestrali di Keeper.
L'adempimento delle imposte sul lavoro comprende il calcolo accurato dei salari (compresi gli straordinari), la garanzia dell'importo corretto delle imposte trattenute (ad esempio, le imposte sulla previdenza sociale) e il deposito tempestivo alle agenzie fiscali competenti.
La maggior parte delle aziende automatizza la compilazione delle tasse attraverso l'automazione robotica dei processi (RPA), che è un software codificato per completare attività basate su regole. Le attività basate su regole sono definite da passaggi fondamentali e ripetitivi, come il copia e incolla, la compilazione di moduli e l'esecuzione di calcoli specifici.
L'RPA è lo strumento di automazione perfetto per l'archiviazione fiscale, perché è altamente preciso e può standardizzare il processo. Secondo Deloitte, l'automazione fiscale può ridurre i costi fino al 90%.
Uno studio approfondito sull'automazione fiscale condotto dalla società di consulenza PwC ha dimostrato che la RPA può semplificare le seguenti fasi della compilazione delle imposte:
Il risultato è una riduzione del lavoro manuale fino al 25%, una maggiore precisione e un'organizzazione efficace delle informazioni finanziarie.
Questo aspetto va sottolineato:
L'automazione non consiste nell'eliminare le interazioni umane, ma nel fornire ai lavoratori gli strumenti per lavorare meglio insieme ed eccellere nei loro ruoli. Si tratta di eliminare i processi noiosi che portano a lavorare troppo e ad avere meno tempo per fare rete e creare connessioni.
Automatizzare i sistemi per promuovere un'esperienza positiva dei dipendenti vale la pena di investire tempo e denaro. Secondo gli esperti delle risorse umane, ci sono 3 componenti per un'esperienza positiva dei dipendenti:
Il modo migliore per iniziare il viaggio nell'automazione delle risorse umane è identificare i processi da ottimizzare. Ecco alcuni degli strumenti da noi suggeriti.
Con Zavvy è possibile gestire tutte le esperienze con il pilota automatico:
Inoltre, grazie all'intelligente costruttore di flussi di lavoro, potete sviluppare qualsiasi programma vi venga in mente.
Non sapete da dove cominciare?
Non c'è da preoccuparsi: abbiamo modelli che possono servire da guida e ispirazione. Inoltre, il nostro sistema può essere integrato negli strumenti aziendali esistenti, come Slack, Microsoft Teams e Notion. I nostri responsabili del successo dei clienti e il team di assistenza sono a disposizione per qualsiasi domanda.
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