Come condurre revisioni delle prestazioni che mettano i dipendenti in condizione di avere successo

I luoghi di lavoro e i dipendenti stanno cambiando.

Le valutazioni delle prestazioni non sono più un evento temuto dai dipendenti. Al contrario, la Gen Z e i Millennial vogliono più feedback sul lavoro. 

Di conseguenza, i sistemi tradizionali, che: 

❌ Valutare le prestazioni in un ciclo annuale.

❌ Non mantenere un ciclo di feedback continuo. 

❌ I check-in sono solo un compito annuale della lista di controllo, non saranno più rilevanti .

Secondo pwc, infatti, l'81% dei responsabili delle risorse umane sta già pensando di cambiare il sistema di gestione delle prestazioni (di seguito ulteriori approfondimenti dal loro studio).

Avete già rivisto il vostro sistema di gestione delle prestazioni? 

In caso contrario, ecco la scheda informativa.

Vi proponiamo una guida approfondita su come condurre una valutazione delle prestazioni in linea con le mutate aspettative della forza lavoro.

🕵️‍♀️ Perché dare tanta importanza alle valutazioni delle prestazioni? 

1. Allineare le aspettative dei dipendenti con quelle dei manager (e con gli obiettivi dell'azienda)

Con un sistema di valutazione delle prestazioni, manager e dipendenti hanno un compito dedicato per discutere gli obiettivi. 

In primo luogo, li porta sulla stessa pagina.

In secondo luogo, i manager verificano se i piani dei dipendenti sono in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.

Ad esempio, nel processo di gestione delle prestazioni di Cisco, i manager ricevono una lista di controllo per esaminare gli obiettivi dei dipendenti.

Una delle domande cruciali della lista di controllo è: Gli obiettivi sono rilevanti per l'azienda?

Un sistema di valutazione delle prestazioni assicura che i dipendenti crescano insieme all'azienda. 

2. Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

Obiettivi definiti e feedback orientati al futuro danno ai dipendenti una chiara direzione per andare avanti, aumentando il coinvolgimento. 

Un esempio su tutti: Gallup ha identificato 12 fattori di coinvolgimento dei dipendenti:

1.  So cosa ci si aspetta da me al lavoro.
2. Ho i materiali e le attrezzature necessarie per svolgere bene il mio lavoro.
3. Al lavoro, ho l'opportunità di fare ciò che so fare meglio ogni giorno.
4. Negli ultimi sette giorni ho ricevuto riconoscimenti o elogi per aver svolto un buon lavoro.
5. Il mio supervisore, o qualcuno al lavoro, sembra interessarsi a me come persona.
6. Al lavoro c'è qualcuno che incoraggia il mio sviluppo.
7. Al lavoro, le mie opinioni sembrano contare.
8. La missione o lo scopo della mia azienda mi fa sentire importante il mio lavoro.
9. I miei collaboratori o colleghi si impegnano a svolgere un lavoro di qualità.
10. Ho una migliore amica al lavoro.
11.  Negli ultimi sei mesi, qualcuno al lavoro mi ha parlato dei miei progressi.
12. Nell'ultimo anno ho avuto l'opportunità di imparare e crescere sul lavoro.

💡 Potete affrontare direttamente 6 di questi 12 fattori nel vostro sistema di valutazione delle prestazioni .

3. Risolvere i problemi dei dipendenti 

Una valutazione delle prestazioni ben bilanciata offre la possibilità di una comunicazione bidirezionale in cui i dipendenti hanno anche la possibilità di esprimere le proprie lamentele. In questo modo, i manager possono scoprire i loro problemi e fornire soluzioni.

Le aziende più importanti, come Adobe, incoraggiano check-in periodici tra dipendenti e manager per la gestione delle prestazioni. Di conseguenza, i dipendenti hanno il supporto dei manager che offrono feedback costruttivi e rispondono alle loro domande. 

🔗 Scoprite come combinare il feedback continuo con le revisioni delle prestazioni.

4. Aiutare la crescita dei dipendenti 

Un feedback frequente crea un ciclo continuo di crescita. Pertanto, i manager non devono limitarsi a fornire un feedback sulle prestazioni attuali. 

Inoltre, guidano i dipendenti sulle aree da migliorare e su come crescere ulteriormente. 

Prendiamo ad esempio Zappos. Il 50% della valutazione delle prestazioni in Zappos si concentra sui contributi attuali dei dipendenti. Il restante 50% della conversazione è incentrato sui punti di forza dei dipendenti e sulle opportunità di crescita professionale.

5. Aumentare la fidelizzazione dei dipendenti

La valutazione delle prestazioni ricorda ai dipendenti che il loro lavoro è apprezzato e dice su cosa possono lavorare per salire di livello. Questo ciclo di feedback costante aumenta l'impegno e la soddisfazione dei dipendenti e riduce il turnover.  

✍️ Cosa fare prima della prossima valutazione delle prestazioni

1. Rivedere la propria visione della gestione delle prestazioni 

Il rapporto Future of Performance Management, Rewards & Recognition di Pwc mostra l'attuale normalità del sistema di valutazione delle prestazioni e come sarà il futuro. Ecco un rapido riassunto. 

La normalità attuale è:

• Revisione annuale degli obiettivi statici.
• Non sono un fan del feedback. 
• I check-in sono un elemento della lista di controllo e non delle conversazioni.
• Concentrarsi sugli obiettivi raggiunti, non sul valore creato.

Ma il futuro e la nuova normalità della gestione delle prestazioni sono previsti:

• Avere cicli di revisione più brevi. 
• Mantenere agile la definizione degli obiettivi.
• Consentire ai dipendenti di raggiungere una produttività sostenibile.
• Migliorare le competenze dei manager per avviare un dialogo significativo.
• Accelerare la crescita dei dipendenti.

Le valutazioni delle prestazioni legate alla retribuzione annuale e piene di feedback generici appartengono al passato. 

Come si legge nel rapporto, la gestione delle prestazioni è ora più un'opportunità per allenare i dipendenti e investire nella loro crescita professionale (il che aiuta l'azienda nel lungo periodo).

Cosa significa questo per voi?

Ciò significa che il primo passo da compiere è quello di rivedere la propria visione della gestione delle prestazioni per essere al passo con l'evoluzione del panorama dei dipendenti.  

2. Spiegare la nuova visione ai dipendenti

Il passo successivo consiste nel coinvolgere tutti i dipendenti nell'idea. Quindi, spiegare loro il cambiamento di visione.

Alcune buone domande a cui rispondere sono:

• Cosa si aspettano dalle valutazioni delle prestazioni e come si collegano agli obiettivi aziendali?
• Quanto saranno frequenti le revisioni? 
• Le riunioni di check-in integreranno o sostituiranno le valutazioni formali delle prestazioni?
• Quale sarà il ruolo dei manager nello sviluppo dei dipendenti?
• Quali strumenti implementerà l'azienda per condurre questi processi?
• Che tipo di obiettivi devono porsi: di performance, di aggiornamento, di team?

🎯 Scoprite come responsabilizzare la vostra forza lavoro con obiettivi di performance e di sviluppo.

3. Sviluppare le capacità di coaching

C'è un punto importante in tutta la discussione sul cambiamento delle aspettative e sulla nuova normalità delle valutazioni delle prestazioni: I manager sono ora tenuti a impegnarsi regolarmente in un dialogo significativo e a sostenere i dipendenti. Questo ha i suoi vantaggi. 

Un recente studio Gallup dimostra che i dipendenti che hanno ricevuto un feedback significativo nell'ultima settimana hanno quasi quattro volte più probabilità di essere impegnati rispetto agli altri dipendenti.

Ciò significa che il vostro ruolo si sposta da leader tradizionale a manager-as-a-coach. È il momento di rispolverare le vostre abilità di coaching, in modo da poter guidare i dipendenti nella giusta direzione, metterli in grado di trovare soluzioni e fornire feedback tempestivi. 

Piano d'azione in 7 fasi per condurre le prossime valutazioni delle prestazioni

1. Definire il ciclo di revisione

Il ciclo di valutazione delle prestazioni è un processo in 3 fasi: 

• obiettivi di pianificazione;
• monitoraggio dei progressi;
• e valutare le prestazioni dei dipendenti alla fine. 

Gli obiettivi sono diversi a seconda delle aziende e dei ruoli. 

Per lo più, si tratta di un mix di collaborazione a livello di progetto, personale e di gruppo. 

Come primo passo, definite la frequenza con cui volete condurre questi cicli di revisione: Due volte l'anno, trimestralmente o anche più spesso. 

La domanda che sorge spontanea è: Quale sarà la frequenza migliore?

E la risposta è: È soggettivo.

Molti fattori giocano un ruolo nella decisione del periodo di valutazione delle prestazioni. Alcuni dei principali sono:

• La vostra organizzazione è in rapida crescita e con priorità mutevoli? Fino a che punto i dipendenti possono pianificare gli obiettivi: un anno, sei mesi o tre mesi?
• Avete una cultura del feedback sul lavoro? I dipendenti ritengono che le revisioni a 6 mesi siano troppo lontane o ricevono un feedback regolare senza aspettare una revisione formale?
• Qual è l'overhead dei compiti coinvolti in ogni ciclo di revisione? 

Considerate tutti questi fattori e trovate la durata migliore per la vostra organizzazione.

2. Chiedere ai dipendenti di fissare degli obiettivi

Il passo successivo è discutere gli obiettivi con i dipendenti. Ci sono due modi comuni di giocare su questo argomento:

1. Seguite la strada della valutazione delle prestazioni basata sui punti di forza e definite obiettivi basati sui punti di forza, in modo che i dipendenti giochino sui loro punti di forza.
2. Scegliete un percorso di valutazione delle prestazioni basato sulle competenze e specificate le competenze per eccellere in ogni ruolo. Quindi, finalizzate gli obiettivi dei dipendenti per migliorare o perfezionare queste competenze.

💡 Suggeriamo di seguire la strada della valutazione delle prestazioni basata sulle competenze. Per aiutarvi a iniziare, abbiamo creato per voi un modello gratuito di valutazione basata sulle competenze. 

3. Monitorare i progressi e sostenere i dipendenti

Una volta fissati gli obiettivi, non lasciate che i dipendenti se la cavino da soli. Al contrario, programmate incontri regolari uno a uno per: 

• Offrire supporto se i dipendenti sono bloccati da qualche parte.
• Aiutateli a individuare le soluzioni.
• Consentire ai dipendenti di identificare i propri punti di forza.
• Fornite un feedback costruttivo.
• Esaminare se si stanno muovendo nella giusta direzione.

Un altro vantaggio significativo di frequenti incontri individuali è che consente di correggere la rotta prima che dopo. 

Amy Spurling, CEO e fondatrice di Comptdice che i problemi di performance vengono discussi presto nel corso di queste riunioni. Non aspettano di mettere improvvisamente qualcuno in un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) e poi rivelare le loro prestazioni inaspettate.

Suggerimento: Prendete regolarmente appunti durante gli incontri individuali, in modo da avere input su cui tornare quando il ciclo di revisione si conclude. 

4. Avviare la revisione verso la fine del ciclo

È possibile avviare l'autovalutazione e le revisioni quando il ciclo di valutazione delle prestazioni si avvicina alla fine. Shaunak Amin, cofondatore e CEO di SwagMagic, suggerisce di implementare un feedback a 360 gradi per i dipendenti, per avere una visione più approfondita delle loro prestazioni. 

Il feedback a 360 gradi è un metodo di revisione in cui i dipendenti non si limitano a ricevere il feedback dei soli manager. Al contrario, chiedono un feedback anche ai colleghi, ai riporti diretti e talvolta anche ai clienti. Nell'ambito del feedback a 360 gradi, i dipendenti effettuano anche delle autovalutazioni.

➡️ Vi state chiedendo come creare questi moduli di valutazione a 360 gradi? Consultate la nostra guida dettagliata sulla creazione di moduli di valutazione delle prestazioni e la nostra risorsa gratuita con le 59 migliori domande di valutazione delle prestazioni per trarre ispirazione.  

Una volta che i moduli di revisione sono usciti, arriveranno anche a voi come manager. È qui che vi saranno utili gli appunti raccolti negli incontri individuali. Vi assicureranno di rivedere l'intero ciclo, non solo i risultati (o le escalation) della vostra memoria recente.

5. Bloccare il tempo per la riunione di valutazione delle prestazioni

Dopo che tutte le parti interessate hanno completato la valutazione, è il momento di comunicare i risultati ai dipendenti, organizzando una riunione di valutazione delle prestazioni. Si tratta di un incontro diverso da quelli abituali. Questo incontro è più che altro un riflesso dell'intero ciclo di valutazione.

In questo incontro è possibile

• Discutere gli obiettivi fissati all'inizio del ciclo e come il dipendente ha raggiunto tali obiettivi.
• Riflettere su eventuali discussioni/problemi significativi 
• Riconoscere i risultati principali 
• Evidenziare le aree di miglioramento
• Dare suggerimenti concreti per il futuro
• Pianificare gli obiettivi per il prossimo ciclo di valutazione delle prestazioni

Suggerimento: Scegliete con cura le parole. Le prestazioni scarse possono essere sensibili e un feedback non corretto può danneggiare la motivazione e le prestazioni dei dipendenti. L'ultima cosa che volete è mandare i vostri collaboratori in una spirale negativa. 

➡️ Scoprite 45 esempi di feedback sulle prestazioni per tutti i livelli di performance dei dipendenti, da quelli che non soddisfano le aspettative a quelli che ottengono risultati elevati.

6. Misurare l'efficacia

Invece di lanciare freccette nel buio, si può stilare una lista ristretta di indicatori di prestazione chiave (KPI) per determinare se il sistema di gestione delle prestazioni sta portando un cambiamento positivo. Alcuni KPI comuni da misurare sono il fatturato, il tasso di conversione, la redditività, il tasso di completamento puntuale dei progetti e la produttività.

➡️ Cercate un elenco più specifico? Ottenete un elenco elaborato di 45 metriche di performance dei dipendenti che coprono più metriche di performance specifiche del ruolo.

7. Effettuare un rapido sondaggio alla fine del ciclo.

Mitch Chailland, presidente di Canal HR, afferma: "Il mio consiglio principale per rendere la gestione delle prestazioni vantaggiosa per i dipendenti e per l'organizzazione è quello di non fossilizzarsi su un unico modo di fare le cose.. Se il vostro team pensa che un altro metodo sarebbe migliore, provatelo e migliorate e ottimizzate continuamente".

Si tratta di un passo in più, ma è comunque molto utile. 

Concludendo il ciclo di revisione con un breve sondaggio, si può capire se i dipendenti trovano la gestione delle prestazioni vantaggiosa e collaborativa. 

Alcune domande da verificare sono:

• La durata del ciclo è troppo breve o troppo lunga?
• Le domande dei moduli di feedback a 360 gradi sono pertinenti?
• La frequenza degli incontri individuali è soddisfacente?
• Ricevete i feedback in tempo?
• C'è qualcosa che vorreste fosse diverso nel prossimo ciclo di revisione?

In questo modo si ottengono input sufficienti per migliorare e sperimentare per il ciclo successivo. 

🏢 3 aziende che hanno rinnovato il processo di valutazione delle prestazioni

Cercate ispirazione prima di aggiornare il vostro processo di gestione delle prestazioni? Ecco come 3 aziende di alto livello hanno apportato un cambiamento al loro sistema. 

Zappos ha adottato l'olocrazia

Zappos è passata dalla valutazione annuale delle prestazioni guidata dalle risorse umane all'adozione dell'Holacracy. L'Holacracy è un sistema di autogestione in cui non ci sono leader. Significa che i dipendenti sono divisi in gruppi auto-organizzati dove ricevono frequenti valutazioni da parte dei colleghi. Zappos incoraggia il feedback in tempo reale attraverso riunioni di gruppo settimanali. Il marchio, noto per la sua cultura unica, utilizza anche uno strumento di feedback interno a 360 per i controlli formali. 

➡️ Per una spiegazione dettagliata del sistema di gestione delle prestazioni di Zappos, consultate la nostra guida approfondita.

Adobe ha sostituito la valutazione tradizionale con frequenti check-in

Nel 2012 Adobe ha abbandonato il tradizionale sistema di revisione annuale. Ha invece introdotto un sistema di gestione delle prestazioni meno formale, chiamato "Check-in", che si svolge almeno una volta a trimestre. 

Ogni check-in si articola in tre parti: definizione degli obiettivi, condivisione dei feedback e analisi delle opportunità di sviluppo per i dipendenti. 

➡️ Volete maggiori dettagli sull'approccio del check-in? Scopriteli nel nostro caso di studio dettagliato sul meccanismo di revisione delle prestazioni di Adobe.

Cisco ha usato la tecnologia per dire addio alle revisioni annuali

Cisco utilizza una piattaforma interna per dire addio alle valutazioni annuali delle prestazioni. Le tre parti principali del sistema sono:

• I dipendenti possono aggiungere al portale le loro aspirazioni, aree di apprendimento e competenze. Così le conversazioni diventano bidirezionali.
• I manager fissano gli obiettivi durante i check-in individuali e condividono il feedback in tempo reale sulla piattaforma.
• I manager possono ottenere rapporti rapidi grazie alla funzione di reporting integrata. Questa funzione aiuta a esaminare fattori critici come la soddisfazione dei dipendenti, i progressi e altro ancora.

➡️ Per saperne di più sul loro adattamento tecnologico, consultate il nostro rapporto sulle valutazioni delle prestazioni in Cisco. 

➡️ Reimmaginate le valutazioni delle prestazioni con Zavvy

Ecco la spiegazione passo per passo di come aggiornare l'intero sistema di gestione delle prestazioni con Zavvy. 

1. Creare cicli di revisione delle prestazioni

È possibile programmare cicli di revisione delle prestazioni ricorrenti. 

Ad esempio, si imposta il ciclo di revisione su una ricorrenza trimestrale. In questo caso, un nuovo ciclo di revisione partirà automaticamente ogni tre mesi.

2. Assegnare percorsi e livelli di carriera

È possibile definire percorsi di carriera per diversi ruoli. Ogni percorso di carriera può avere competenze generali rilevanti per la posizione. Inoltre, è possibile aggiungere competenze specifiche (se necessarie per il progetto o se i dipendenti vogliono svilupparle). 

3. Programmare incontri regolari a tu per tu

Zavvy aiuta anche a programmare incontri periodici one-to-one , in modo da poter tenere sotto controllo i progressi dei dipendenti e rispondere alle loro domande.

4. Conduzione di un feedback 360

Verso la fine del ciclo, è possibile avviare un feedback a 360, in modo che i dipendenti possano autovalutarsi e ricevere anche il feedback di colleghi, supervisori e riporti diretti. 

5. Analizzare l'analisi dei feedback e i rapporti sulle competenze

Zavvy offre rapporti sulle competenze individuali e di squadra che possono essere facilmente configurati. I vari report vi aiuteranno a identificare i punti di forza e le aree di miglioramento dei membri del team. Utilizzateli per preparare le discussioni finali alla fine del ciclo.

6. Bloccare il tempo per le riunioni di valutazione delle prestazioni

Quando si avvia un feedback 360, Zavvy consente di impostare una finestra per la discussione della valutazione delle prestazioni. Riceverete notifiche per organizzare incontri in quella finestra.

7. Conduzione di sondaggi di opinione

Infine, è possibile condurre sondaggi rapidi per far evolvere i sistemi di valutazione delle prestazioni nel tempo. 

➡️ Richiedete subito una demo e uno dei vostri esperti vi aiuterà ad aggiornare il vostro sistema di gestione delle prestazioni prima dell'inizio del prossimo ciclo di revisione.

❓ FAQ

Come si conduce una buona valutazione delle prestazioni?

Cinque consigli per condurre revisioni efficaci delle prestazioni:

1. Discutere gli obiettivi in anticipo.

2. Avere obiettivi reciprocamente vantaggiosi per il successo dei dipendenti e dell'azienda.

3. Condurre frequenti incontri individuali per valutare i progressi e rispondere alle domande.

4. Mantenere le conversazioni a due vie.

5. Dare un feedback costruttivo.

Quali sono le 4 fasi di una valutazione delle prestazioni?

Le quattro fasi principali sono:

1. Definizione degli obiettivi per un ciclo di valutazione delle prestazioni

2. Monitoraggio dei progressi attraverso colloqui individuali 

3. Avvio del feedback alla fine di un ciclo di valutazione delle prestazioni.

4. Riunione di valutazione delle prestazioni per discutere dei risultati ottenuti e dei piani di miglioramento.

Quali sono i 5 elementi chiave di una valutazione delle prestazioni?

I cinque elementi chiave della valutazione delle prestazioni sono:

1. Obiettivi chiari e concordati

2. Obiettivi reciprocamente vantaggiosi per il successo dei dipendenti e dell'azienda.

3. Dialogo continuo per monitorare i progressi e sostenere i dipendenti

4. Feedback costruttivo

5. Conversazioni a due vie