Dopo il colloquio e la firma della lettera di offerta da parte del nuovo assunto, potreste pensare che il vostro lavoro sia già finito. Ciò che resta da fare è compilare tutti i documenti, distribuire risorse documentate e avere qualcuno pronto per la posizione... giusto?
Beh, non è mai così.
Dopo aver ottenuto la firma, inizia uno dei processi più importanti per le persone all'interno della vostra organizzazione. Il processo di onboarding. In cui non solo si finisce di compilare le temute scartoffie, ma ci si assicura che l'introduzione del nuovo assunto nell'organizzazione avvenga senza intoppi e lo si predispone al successo.
E il ritorno che ne deriva è piuttosto significativo.
Questo blog post, supportato da dati e prove dei benefici dell'onboarding, vi farà riconsiderare alcuni dei vostri processi.
Un processo di onboarding dei dipendenti è una serie di fasi in cui un nuovo assunto viene introdotto alla cultura, alle politiche, ai prodotti o a qualsiasi conoscenza necessaria di un'organizzazione per avere successo. Questo processo fornisce ai nuovi dipendenti un percorso chiaro su ciò che devono raggiungere nei primi mesi di lavoro.
Il processo di onboarding dura solitamente 3 mesi. Ma può durare da 6 mesi a un anno, a seconda della posizione, del settore o dell'azienda.
Circa il 75% dei selezionatori dichiara di aver visto un candidato cambiare idea dopo aver firmato la lettera di offerta. Il motivo è probabilmente da ricercare in una roadmap di onboarding mal progettata, che lascia una cattiva impressione ai nuovi assunti.
D'altra parte, se il processo di onboarding ha un quadro chiaro e le fasi introducono il nuovo assunto dalle conoscenze generali a quelle specifiche, si sentirà più coinvolto. Un processo di onboarding deve essere personalizzato per far ambientare i dipendenti nella nuova organizzazione e creare fiducia fin dall'inizio.
Inoltre, un'indagine condotta su oltre 50.000 dipendenti ha rilevato che i dipendenti impegnati hanno 5 volte meno probabilità di lasciare l'azienda rispetto a quelli non impegnati. E circa l'87% dei dipendenti impegnati ha dichiarato che resterà.
Anche gli esperti del settore non sono sicuri di quello che devono fare il primo giorno. Ogni persona ha il proprio modo di fare le cose. Quindi, non potete aspettarvi che un nuovo dipendente svolga un lavoro nello stesso modo di uno dei vostri dipendenti veterani. Potrebbero utilizzare metodi diversi che non sono in linea con le vostre linee guida.
Lasciare che i dipendenti imparino man mano non funziona, ed è per questo che uno dei vantaggi di un processo di onboarding adeguato è la produttività.
I neoassunti con programmi di formazione più lunghi acquisiscono la competenza nel loro ruolo quattro mesi prima rispetto a quelli con programmi più brevi.
Secondo uno studio di Glassdoor, l' 84% di chi cerca lavoro afferma che la reputazione di un'azienda, come datore di lavoro, è importante. I migliori candidati vogliono lavorare nelle migliori aziende, che in cambio offrono il miglior percorso di carriera e la migliore formazione.
Se il primo passo per presentare la vostra azienda ai nuovi assunti è un processo di onboarding disorganizzato e mal progettato, i tassi di turnover aumentano.
I neoassunti che hanno avuto un' esperienza di onboarding negativa sono due volte più propensi a cercare un'altra opportunità. Di conseguenza, si ottengono recensioni negative su siti di lavoro come Glassdoor, Indeed e Lensa. Non è l'ideale per il vostro employer branding.
Se non avete un processo di onboarding adeguato, quando i nuovi assunti non sanno cosa fare, andranno a cercare i manager o i colleghi per fare domande sui processi. Processi che avrebbero dovuto essere insegnati durante il processo di onboarding.
E non sorprende che i dirigenti e i collaboratori abbiano già il loro carico di lavoro e non abbiano il tempo di insegnare ai nuovi assunti le procedure generali.
Si è arrivati al punto che il 40% dei nuovi assunti afferma che ricevere una risposta dalle risorse umane alle loro domande richiede troppo tempo.
Un altro vantaggio di un processo di onboarding adeguato è quello di avere dipendenti consapevoli dei valori e della cultura della vostra azienda. Rendendoli chiari fin dall'inizio, si stabiliscono degli standard per il modo in cui le cose vengono fatte e si offre ai dipendenti un'esperienza migliore.
Se una delle filosofie della vostra azienda è "qualità nel tempo", sapete che i dipendenti si concentreranno sulla consegna di un lavoro di alta qualità senza badare al tempo che ci vuole. E funziona allo stesso modo se avete tolleranza zero per le scadenze non rispettate.
Se inviate tutti i documenti per le procedure al vostro nuovo assunto, sperando che li legga una volta e che il giorno dopo sia pronto ad applicarli, avrete una sorpresa.
L'apprendimento è un processo in cui la lettura è efficace solo per il 5%, mentre la pratica consente di trattenere il 75% delle conoscenze.
Ecco perché i processi di onboarding più lunghi e adeguati funzionano meglio. In questo modo i dipendenti hanno la possibilità di imparare, sbagliare e perfezionare ciò che hanno imparato. Inoltre, si evita di essere l'organizzazione che invia un mucchio di documenti o processi e poi non segue le proprie linee guida.
Se i dipendenti non sono adeguatamente formati sulle procedure organizzative, non sapranno a chi chiedere o dove andare per trovare risposte alle loro domande in un processo che può sembrare semplice per i dipendenti più abituati.
E se i dipendenti non sanno come il loro lavoro influisce sugli obiettivi dell'organizzazione, non avranno un forte senso dello scopo.
Alcuni studi hanno dimostrato che i dipendenti hanno il 54% di probabilità in più di essere motivati da uno scopo forte per dare il meglio sul lavoro.
Con un processo di onboarding adeguato, i dipendenti possono apprendere tutti gli obiettivi e le procedure dell'organizzazione. Questo va a vantaggio anche di voi, in quanto aumenta la vostra produttività e il morale dei vostri dipendenti.
Un buon processo di onboarding offre sicuramente molti vantaggi. Ma un modo per renderlo più efficace è utilizzare un software di onboarding per automatizzare (in parte) il processo di onboarding, in modo che non richieda tante azioni ripetitive.
Fare bene l'onboarding significa occuparsi di molte cose contemporaneamente. Per ogni singolo nuovo arrivato.
Alcuni esempi:
I nostri amici di Storyblok hanno ridotto il tempo di onboarding manuale da oltre 15 ore ogni settimana a 30 minuti. Si tratta di 2.448 € risparmiati ogni mese.
"Ciò che mi ha sorpreso di più è che è possibile automatizzare così tanto senza sacrificare l'esperienza. Inviamo alle persone compiti tracciabili, contenuti coinvolgenti, promemoria divertenti tramite Slack e li colleghiamo ai loro compagni di onboarding. Il tutto con un solo clic". Markus Schwarz, People Experience Manager di Storyblok.
Invece di introdurre manualmente tutti i nuovi assunti nei processi aziendali ogni settimana e di ripetere sempre le stesse cose, il principale "lavoro" che svolgono ora è una chiacchierata informale di 30 minuti con tutti.
Tutto il resto avviene con un clic.
➡️ Per una descrizione dettagliata di come hanno ottenuto questo risultato, leggete il caso di studio completo qui.
I nuovi assunti non dovranno scorrere tutte le loro e-mail alla ricerca del compito successivo. Un altro vantaggio del software di onboarding è che, utilizzando un'interfaccia user-friendly, la struttura del processo di onboarding diventa più chiara e più facile da consultare.
In seguito al caso di studio di Alasco, l'esperienza complessiva dei dipendenti è migliorata e i nuovi assunti hanno assegnato un punteggio di 4,7/5 al nuovo processo di onboarding. Gli aspetti più apprezzati dai nuovi assunti sono stati:
Tutto ciò ha contribuito a far sì che i nuovi assunti avessero un'esperienza divertente e semplice durante il processo di onboarding.
Un processo di onboarding è solitamente costituito da un quadro generale di compiti e documentazione da completare. Ciò significa che è uguale per ogni ruolo. Con il software di onboarding, invece, si ha il vantaggio di creare un percorso più personalizzato.
E ai dipendenti vengono assegnati automaticamente i viaggi corretti in base al loro ruolo.
Alcuni ruoli richiedono molte più informazioni, mentre altri hanno bisogno dell'essenziale per iniziare rapidamente. Un percorso personalizzato in base ai ruoli dei dipendenti può aumentare la loro produttività e aiutarvi a risparmiare tempo.
E le cose di cui si può avere bisogno nel proprio ruolo possono essere molto diverse:
Nelle vendite, il ROI è particolarmente facile da calcolare: Prima le persone sono produttive, prima creano entrate effettive per l'azienda.
Nell'esempio di Alasco, il team ha dimezzato i tempi di produttività.
La pandemia ha stabilito nuovi standard per il modo in cui le persone preferiscono lavorare oggi. Ecco perché Storyblok è cresciuta come azienda completamente remota, ma nonostante ciò si è impegnata a creare legami umani e a essere veramente accogliente nei confronti dei nuovi dipendenti remoti.
Hanno strutturato un processo con interazione umana assicurandosi che:
Questo ha fatto sì che i nuovi assunti abbiano assegnato a Zavvy un punteggio di 9/10 come software di onboarding e recensioni positive.
Invece di controllare direttamente con ogni nuovo assunto se ha già completato le pratiche o i compiti assegnati, il che richiede molto tempo. Potete accedere all'account del vostro manager per qualsiasi software di onboarding e controllare se il compito è stato contrassegnato come completo.
Inoltre, il software di onboarding rende l'esperienza fluida e coerente, poiché i progressi del nuovo dipendente vengono salvati. E grazie a ciò, i dipendenti possono tornare ai loro account ogni volta che vogliono e ricominciare da dove avevano lasciato.
Un buon processo di onboarding inizia con un piano di 30-60-90 giorni, che si chiama così perché la regola empirica vuole che l'onboarding di un dipendente duri almeno tre mesi (90 giorni). Il piano prevede tre fasi, che verranno descritte di seguito.
Questa fase consiste nell'apprendere la cultura e le procedure all'interno della vostra organizzazione e dei vostri prodotti. È caratterizzata da:
L'obiettivo è quello di far ambientare il nuovo assunto e di farlo sentire più coinvolto nell'azienda. Questo aiuta anche a fidelizzare i dipendenti, che vedono che vi prendete il tempo di mostrargli i dintorni e non li fate imparare in fretta e furia.
È qui che avviene la formazione. Ora che il dipendente è più abituato agli strumenti e ai colleghi, è il momento di assegnare progetti più elaborati. I dipendenti saranno più indipendenti nelle loro consegne, ma lavoreranno comunque con i dipendenti più anziani in progetti di collaborazione.
Ecco cosa ci si può aspettare dalla fase di formazione:
Nella fase di formazione si vuole verificare se il nuovo dipendente è in grado di gestire le nuove responsabilità assegnategli. È anche il momento di verificare se avranno bisogno di più tempo per abituarsi ad alcuni dei vostri processi. O se è necessario rafforzare le conoscenze aziendali o colmare alcune lacune.
In quest'ultima fase, si dà ai nuovi assunti un lavoro più indipendente e poco guidato.
Ecco come si presenta l'ultimo mese:
Il punto culminante di questa fase è verificare se il nuovo collaboratore è pronto a essere completamente autonomo. Per ottenere il successo, è necessario comunicare gli obiettivi per i prossimi sei mesi.
Se siete curiosi di ottenere tutti questi vantaggi senza annegare nella complessità, date un'occhiata alla nostra soluzione di onboarding intuitiva ma potente.
Con Zavvy potete costruire un percorso unico e motivante per i vostri nuovi dipendenti e offrire esperienze con un solo clic.
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