¿Cuáles son las 4(+1) fases de la incorporación?

La mayoría de las empresas piensan que su trabajo termina cuando contratan a un empleado. Pero lo cierto es que el verdadero trabajo no empieza hasta que el nuevo empleado firma los papeles.

¿Qué es eso? Se conoce como proceso de incorporación del empleado y es crucial para crear un entorno de trabajo saludable. Veamos este proceso en detalle.

🚀 ¿Qué es el onboarding de los empleados?

La incorporación de los empleados es el proceso de aclimatación de los nuevos empleados a la empresa. 

Esto incluye familiarizarles con: 

• sus responsabilidades
• herramientas informáticas necesarias para el trabajo
• misión de la empresa
• valores y cultura.

Este proceso comienza el primer día de trabajo y puede durar entre un mes y un año.

Un proceso de incorporación eficaz debe adaptarse a las 5 C.

©️ Las 5 C del onboarding

Compliance

A menudo se conoce como la parte del papeleo de la incorporación y se refiere a la parte en la que se enseña a los nuevos empleados las políticas, las normas de seguridad, los acuerdos de confidencialidad y la prevención del acoso.  

Aclaración‍

El siguiente paso consiste en aclarar las responsabilidades del empleado, sus objetivos a largo plazo en la empresa y sus expectativas laborales. Esto les ayudará a saber exactamente cómo será su futuro en la empresa. 

Esto puede incluir responder a preguntas de los empleados como:

"¿Cuáles son mis objetivos tanto mensuales como anuales?".

"¿Cómo encajan mis objetivos individuales con mi trabajo? ¿Cómo me ayudará esta organización a alcanzarlos?".

Cultura

Cada organización tiene una cultura, y esta parte se centra en exponer a su nuevo empleado a ella. Por ejemplo, una empresa puede tener una cultura muy informal en la que no se imponen jerarquías y todos trabajan juntos. En este paso, se establece realmente el tono de la forma en que las personas trabajan juntas.

Establecer una cultura desde el principio es mucho más fácil que intentar cambiarla o imponerla al cabo de los años.

Inspírese con 7 ejemplos prácticos de cultura de empresa

Conexión

Las relaciones interpersonales con compañeros y directivos son esenciales en cualquier organización, y esta C ayuda a los recién contratados a establecerlas. Un buen ejemplo de ello es asignar un compañero de incorporación.

Volver‍

Esta parte incluye volver a consultar periódicamente a los recién contratados, obtener su opinión y devolvérsela. Estos son los datos necesarios que recopilarás para mejorar el proceso para todas las partes.

📊 Las 4 (+1) fases del onboarding de los empleados

Las 4 fases son

• Preembarque
• Orientación
• Formación específica
• Desarrollo continuo

(Nota: Algunos añaden la "transición de roles" como 5ª fase después de ésta)

Fase 1: Preintegración 

La preincorporación (o preincorporación ) es la primera fase del proceso de incorporación de un empleado. Comienza en cuanto el empleado acepta la oferta de trabajo y firma los papeles, y dura hasta su primer día de trabajo. 

Puedes aprovechar este tiempo para ocuparte de todo el papeleo y preparar el acceso a todas las herramientas y conocimientos que necesitan para el trabajo. Esto puede incluir una muestra de la cultura de la empresa con un cálido mensaje de bienvenida, ayudándoles a trasladarse, enviándoles un vídeo con los detalles de lo que les espera en su primer día e incluso asignándoles un compañero de incorporación. Enviarles un lote de regalos es una gran ventaja.

Pero, ¿por qué es importante el preembarque si ni siquiera han empezado a trabajar para mí?

Todo el mundo está nervioso el primer día. Esto se debe a que siempre hay incertidumbre sobre lo que depara el nuevo trabajo. El preembarque ayuda en este sentido y alivia la ansiedad.

También fomenta la lealtad al hacer saber a sus empleados que usted se compromete a hacerles sentir lo más bienvenidos posible, reduciendo así la rotación de personal.

Además, su carga de trabajo como responsable de RRHH también disminuye porque la mayor parte del papeleo ya está hecho.

Fase 2: Acogida de los nuevos empleados: Orientación 

La fase 2 comienza el primer día del empleado y puede durar hasta una semana. La fase de orientación o incorporación a la empresa es esencial para que el nuevo empleado se aclimate a la organización y se sienta cómodo.

La orientación puede incluir:

• Dar la bienvenida al nuevo empleado y presentarle a los miembros clave de la organización (incluido su equipo).
• Mostrarles dónde está cada cosa, como su cubículo, la sala de descanso, el aseo, los armarios de suministros, la cafetería y las instalaciones médicas.
• Tratar temas clave como el seguro médico, los días de vacaciones y cualquier otra política de la empresa. 
• Introducirles en la cultura de su oficina 
• Cualquier otra información no cubierta durante el proceso de preembarque
• Formación en seguridad
  

Esta fase ayudará a sus empleados a ver cómo funciona todo y a aclarar cualquier duda que puedan tener.

Cuanto más exhaustivo sea el trabajo previo al embarque, más fluida (y breve) será la orientación.

Consejo profesional: No haga esperar al recién contratado el primer día. Prepárate para darles la bienvenida en cuanto entren en la oficina/llamada virtual. No hay nada peor que sentirse perdido e inseguro el primer día.

Fase 3: Formación específica para cada función 

Esta fase comienza después de la orientación y es la más crítica para el rendimiento continuado de un nuevo empleado en la empresa. Sin una formación formal, su empleado puede sentirse perdido en cuanto a cuáles son exactamente sus responsabilidades, lo que provoca sentimientos de insatisfacción y un menor índice de productividad. 

Formule un plan de formación comprometido para sus nuevos empleados a fin de evitar esta situación de pérdida. Una vez más, un compañero de incorporación con experiencia puede ser útil en este caso, ya que puede proporcionar formación personalizada y ayudar a los nuevos empleados hasta que confíen en su capacidad para trabajar de forma independiente.

Esta fase debe incluir:

• Definir claramente su papel y sus expectativas
• Revisión de los objetivos de rendimiento
• Presentación del producto o servicio
• Asignarles tareas para facilitarles la incorporación a su nuevo puesto.
• Formación relacionada con las funciones (aquí tienes una útil lista de control) 
• Seguimiento laboral
• Familiarizar a sus empleados con el Sistema de Gestión del Aprendizaje
  

Mantenga objetivos a 30, 60 y 90 días, y haga una revisión del rendimiento de los empleados después de cada punto de control. 

Fase 3.5: Facilitar la transición a la nueva función 

Una vez finalizado el periodo de formación, llega el momento de que el recién contratado se convierta en un empleado fijo de pleno derecho. A partir de esta fase, el empleado estará preparado para abordar proyectos más importantes y depender directamente de su supervisor inmediato.

Dado que su periodo de prueba ha terminado, lo más probable es que las responsabilidades laborales del recién contratado aumenten a partir de este momento. Por tanto, pide a sus jefes que les comuniquen cualquier cambio y que les vuelvan a presentar sus objetivos. Ayúdales a visualizar cómo es el éxito. 

¡Enhorabuena! Ha incorporado con éxito a un nuevo empleado a su organización. ¿Y ahora qué?

Fase 4: Desarrollo continuo 

El objetivo es que su empleado permanezca con usted a largo plazo y ascienda en la empresa a medida que adquiere más experiencia. El desarrollo continuo se asegura de que así sea trazando un plan integral de crecimiento profesional y desarrollo personal para el empleado.

Por ejemplo, alguien que se incorporó como ayudante de redactor puede llegar a querer convertirse en redactor jefe. El desarrollo continuo le ayudará a conseguirlo, al tiempo que se asegura de que está preparado para desempeñar el cargo. 

Esta fase debe incluir:

• Fijación de objetivos personales y profesionales
• Evaluar sus competencias
• Formación profesional acorde con los objetivos futuros del empleado
  

Esto ayuda tanto al empleado como a la organización a alcanzar sus objetivos. El desarrollo continuo también es una gran herramienta a la hora de planificar la sucesión.

¡Estupendo! Pero hay un pequeño problema. Nuestro lugar de trabajo es totalmente remoto, así que ¿cómo encaja el onboarding en esto? 

💻 ¿Cómo se traduce esto al onboarding virtual?

Aquí tienes algunos consejos para que tu proceso de incorporación virtual sea divertido y exitoso.

1. Dado que todo el proceso de incorporación tendrá lugar en línea, utilice herramientas y software que te faciliten la vida , sobre todo la parte previa a la incorporación y la orientación. Por ejemplo, puedes utilizar Calendly para programar reuniones, DocuSign o PandaDoc para firmar documentos y comunicarte a través de Internet. Slack.
2. Envíales un portátil proporcionado por la empresa con todo el software precargado. También puedes incluir vídeos tutoriales sobre cómo utilizarlos para facilitarles el trabajo.
3. Establezca expectativas claras e infórmeles sobre sus responsabilidades laborales. Si es posible, cree ejemplos atractivos en vídeo para que el recién contratado capte perfectamente los conceptos. También puedes crear listas de control para facilitarles el seguimiento de todo lo que tienen que hacer.
4. Conozca a su nuevo empleado y programe reuniones con los miembros de su equipo y sus jefes. Haz que sea divertido para que se sientan bienvenidos. Haga que todos se presenten y anime al recién contratado a conocer a sus compañeros.
5. Asígneles un compañero de incorporación y organice varias reuniones entre ambos. 
6. Comprueba que se están adaptando bien a lo largo del proceso. Pregúntales si necesitan algo y ajusta el proceso en consecuencia, ¡y listo!
   

Utiliza esta lista de control de incorporación de empleados remotos para asegurarte de que lo haces todo bien.

Además, también hemos recopilado 15 plantillas de incorporación adicionales, que cubren elementos como la presentación de incorporación, la incorporación de compañeros y muchos otros.

Para facilitar aún más la incorporación virtual, puede automatizar todo el proceso utilizando programas informáticos de incorporación.

❓ Preguntas frecuentes 

¿Por qué es importante la incorporación? 

Ayuda a los recién contratados a adaptarse a su nuevo lugar de trabajo y les proporciona todas las herramientas y la formación necesarias para desempeñar con éxito su función. También ayuda a que los recién contratados sepan que usted está comprometido con su crecimiento en la empresa, aumentando así su satisfacción laboral.

¿Cuál es el objetivo de la incorporación? 

El objetivo de la incorporación es ayudar a los recién contratados a aclimatarse al nuevo entorno de trabajo e informarles sobre sus responsabilidades laborales. 

¿Hay alguna diferencia entre la incorporación y la orientación? 

Pues sí. La incorporación es un proceso que consta de varias etapas. Comienza con el preboarding, justo después de que el nuevo contratado firme los papeles, y puede durar entre 3 meses y un año. La orientación forma parte del proceso de incorporación. Comienza el primer día del empleado y dura hasta una semana.

¿Cuánto tiempo debe durar un buen onboarding? 

El tiempo ideal para un buen proceso de incorporación es de 6 meses. Pero todo depende de su empresa y de las responsabilidades del nuevo empleado. Utiliza estos factores y adapta el calendario de incorporación a tus necesidades.

¿Cómo acelerar la incorporación? 

Puede acelerar el proceso de incorporación utilizando un software de incorporación automatizado y diseñando un buen proceso de preincorporación. Pero asegúrate de que no estás dejando de lado cosas importantes solo porque quieres acelerar todo el proceso.