¿Qué es la incorporación virtual y cómo hacerlo bien?

Una investigación de BambooHR reveló: El 49% de los empleados que pasaron por un proceso de incorporación eficaz empezaron a contribuir a su equipo en la primera semana.

Y como hoy en día respiramos y vivimos todo en línea, la necesidad de un proceso de incorporación virtual sistemático y sin fisuras se eleva aún más. 

Una incorporación ideal ayuda a los empleados a poner en marcha su función y dibuja una visión clara de los próximos tres días, tres semanas o tres años que pasarán en la organización.

El proceso de incorporación no pretende otra cosa que sentar unas bases sólidas para la relación entre la empresa y el empleado. Por regla general, cuanto más sólida sea la incorporación, más duradera será la relación.

Sin embargo, desde el inicio de la pandemia, los responsables de RRHH, los reclutadores y los fundadores siguen teniendo dificultades para cambiar el engranaje de la configuración offline al onboarding online.

💻 ¿Qué es el onboarding virtual?

La incorporación virtual utiliza la tecnología para facilitar la integración de los nuevos empleados en un equipo remoto.

Las organizaciones utilizan iniciativas de incorporación virtual o remota para que los empleados remotos se sientan bienvenidos a una nueva organización y alcancen antes la productividad. 

Es un momento crucial tanto para el empresario como para el empleado, ya que marca la pauta para el resto de su relación laboral.

Aunque la incorporación en persona es una forma excelente de fomentar una cálida bienvenida y ayudar a los empleados a sentirse apreciados, es sólo una parte de la ecuación, tanto si su empresa es "remote-first" como si no.

Combinando vídeos perspicaces, mensajes pregrabados de altos ejecutivos y una completa ruta de aprendizaje en línea, las empresas pueden garantizar que los trabajadores remotos se sientan miembros valiosos del equipo desde el primer día.

🏢 ¿En qué se diferencia de la incorporación en la oficina?

Ausencia de experiencias físicas

Es una sensación diferente cuando estás cerca del recién incorporado en persona, para darle la bienvenida a su mesa, enseñarle la cafetería y presentarle a sus compañeros. Pero cuando se ejecutan todos estos pasos en línea, no se puede esperar que las cosas encajen tan rápidamente. 

Las cosas resultan mucho menos personales y humanas cuando las personas se conocen a través de una pantalla.

No podrían captar las conversaciones que tendrían lugar si estuvieran en una oficina física. Cuando se producen conversaciones significativas o informales en línea entre reuniones, es de forma consciente.

Pero la mayoría de las veces, no ocurren en absoluto.

Exige esfuerzos constantes

En este tuit de Kunal Shah, fundador del unicornio indio Cred, habla de los retos del trabajo a distancia. 

Naturalmente, el proceso de incorporación virtual se rige por principios similares. El diseño del viaje de iniciación debe ser tan atractivo que los nuevos compañeros sepan en todo momento lo que les espera. 

Los responsables de RRHH pueden encontrar desafiante esta necesidad de realizar esfuerzos constantes. 

Una de las formas de conseguir cierto control sobre esto es automatizando el proceso de incorporación virtual con la ayuda de software que ofrezca soluciones integrales. Más adelante exploraremos esta parte en detalle.

Alcance del malentendido 

Aunque las aplicaciones de videoconferencia hayan conectado el mundo de la mejor manera posible, aún nos queda mucho camino por recorrer para comprender las emociones humanas a través de las pantallas. 

Es difícil medir el lenguaje corporal, los gestos o las expresiones de la gente en las videollamadas, y más difícil aún saber si te han interpretado correctamente. 

A diferencia de la configuración fuera de línea, en la que los recién llegados podían entender claramente sus funciones y la empresa gracias a sus jefes y compañeros, la incorporación virtual puede no ofrecerles esa claridad si uno de los pasos no va bien.

Falta de pasión y entusiasmo

Durante un proceso de incorporación fuera de línea, comprendimos los diferentes matices de la persona a medida que abordaba diversas tareas a lo largo del día. A veces, cuando no tenían la confianza suficiente para desenvolverse, éramos testigos del aliento conmovedor que les daban sus compañeros.

A través de esas interacciones cercanas, la gente experimentaba emociones y creaba recuerdos. Además, los nuevos empleados siempre aportan un extra de energía y positividad. Es difícil replicar su pasión y entusiasmo en la configuración virtual con sus compañeros.

Falta de conocimientos técnicos 

La falta de dominio de herramientas técnicas específicas es uno de los mayores retos de la incorporación remota. 

Es posible que el empleado que entra en la organización nunca haya utilizado las herramientas de videoconferencia, gestión, CRM o las herramientas estándar que ofrece su nueva organización. Por lo tanto, la brecha será prominente, que usted puede eliminar con una documentación clara y una explicación sobre el software al nuevo integrante.

🏗 ¿Cómo construir un proceso de onboarding virtual?

El proceso de incorporación virtual debe ser lo más fluido posible. Es probable que los nuevos empleados experimenten una mezcla de emoción y ansiedad en su primer día, por lo que es esencial hacer que esta experiencia sea lo más positiva posible.

Prepárelos y prepárese pronto

Puedes fallar en la planificación, pero la planificación nunca te falla. 

Lo mejor es crear expectación por el primer día, incluso antes de que llegue. Esto es lo que llamamos fase de preembarque. Entonces, ¿cómo prepararse para el gran acontecimiento?

Internamente

• Compruebe con su equipo técnico si todos los aparatos que se van a entregar al nuevo empleado están listos y si se encuentran en las mejores condiciones.
• Asegurarse de que se preparan y envían por correo electrónico sus identificadores y contraseñas de acceso.
• Centrarse en su compañero, que será su pilar de apoyo más destacado y un amigo durante sus primeros días (hablaremos de esto más adelante).
• Ten preparados los documentos que quieres que revisen y firmen para completar el proceso de adhesión.

Con el nuevo empleado

Envíeles un correo electrónico de bienvenida antes de su primer día. A través de esta comunicación, puedes transmitirles los pasos iniciales que quieres que den y compartir una idea aproximada de su primer día. 

Aparte de esto, también puedes preguntarles si necesitan algo o tienen alguna duda antes de su jornada inicial.

Manténgales informados de si van a tener alguna llamada especial de presentación con los ejecutivos de la C-suite, vicepresidentes, jefes de departamento, etc. Esto les ayudará a prepararse mejor y, en consecuencia, a triunfar el primer día.

Un preembarque adecuado es un tema en sí mismo, pero también es su oportunidad de destacar.

Enviar un paquete de bienvenida

¿A quién no le gustan los regalos?

Y aún mejor cuando se trata de un paquete de bienvenida cuidadosamente elaborado por su nuevo empleador.

Es una gran oportunidad para deleitar a los nuevos empleados y motivarles para que publiquen una foto en Linkedin. Sin lugar a dudas, un paquete de bienvenida tiene que formar parte de tu proceso de incorporación virtual. 

¿Qué podría meter en esos paquetes? No hay ninguna regla rígida. 

Como regla general, piense en cosas que son 

• reflejar su cultura y sus valores
• reflejar su producto
• ayudar a su gente en su vida diaria

Para empezar, he aquí algunas cosas que podrían constituir un gran paquete de bienvenida:

Un manual del empleado

Debe contener las cosas más importantes que quieres que sepan antes de empezar sus tareas, como por ejemplo:

• Explicación de la cultura de la empresa
• Incentivos/bonificaciones a los que tienen derecho los empleados
• Una política de permisos detallada
• Horarios de trabajo y de comidas (pero cuidado, a los empleados no les gusta que los microgestionen). 

Estos y muchos otros detalles básicos pero cruciales pueden encontrar cabida en este manual.

Material y aparatos de oficina

• Cuadernos y artículos de papelería con la marca de la empresa, pegatinas o cualquier cosa que ayude a los empleados a decorar sus escritorios.
• Ordenador portátil, tableta, disco duro, teclado, micrófono y cualquier otro soporte técnico necesario según la naturaleza de su trabajo.

Aperitivos

Sin duda, este sería el elemento más querido del paquete de bienvenida. Puede asociarse con una agencia de servicios que ofrezca cajas de aperitivos personalizadas según sus instrucciones o añadir una tarjeta regalo a una aplicación de entrega de comida. Además, puedes utilizar la planificación de rutas de entrega por equipos para garantizar la entrega eficiente de los aperitivos y las tarjetas regalo a tu gente.

Recursos para el desarrollo

Algunos ejemplos de estos recursos son libros, cursos, afiliaciones, entradas para conferencias o, simplemente, cualquier cosa sobre la que quieran aprender más. Aunque les gusten más los aperitivos y otros regalos, esta parte del paquete de bienvenida les llevará a ser mejores profesionales y personas.

Hemos escrito extensas ideas de regalos de bienvenida, que puedes explorar más a fondo aquí Explora algunas ideas más interesantes de paquetes de bienvenida. 

Póngase en su lugar

A veces, es mucho más fácil encontrar respuestas si nos ponemos en la piel de la persona a la que intentamos ayudar.

En este caso, esa persona es su empleado, y el planteamiento del problema consiste en crear un proceso de incorporación virtual impactante para él. Así que pregúntate: 

• ¿Cómo te sentirías si fueras un recién contratado? 
• ¿Qué es lo que más apreciará? 

Y después del primer día, reflexiona:

• ¿Qué se podría haber hecho mejor? 
• ¿Qué es lo que más le ha decepcionado?

Para ayudarle a planificar el programa de incorporación, puede consultar nuestro plan de incorporación de 30-60-90 días, que desglosa meticulosamente los pasos que debe dar un nuevo empleado en su primer, segundo y tercer mes de incorporación. 

🪝 8 Buenas prácticas para que el onboarding virtual sea eficaz

1. Ser flexible

"Las expectativas de los empleados están cambiando, y tendremos que definir la productividad de forma mucho más - que incluya la colaboración, el aprendizaje y el bienestar para impulsar la promoción profesional para todos los trabajadores, incluidos los de primera línea y los del conocimiento, así como para los recién licenciados y los que ya forman parte de la plantilla. Todo esto debe hacerse con flexibilidad en cuándo, dónde y cómo trabajar". - Satya Nadella, consejero delegado de Microsoft.

Ser flexible es probablemente el aprendizaje más significativo que destaca en los dos últimos años para la contratación y la gestión de empleados. 

Es un gran ejercicio ofrecer un proceso de incorporación planificado y organizado a sus nuevos empleados, pero al mismo tiempo también es esencial darles un muy necesario respiro entre las tareas. 

Hazles saber que pueden hacer las cosas a su ritmo y ponerse en contacto contigo si algo les resulta demasiado estresante. Esto no significa que no puedas poner plazos, pero hazlo conscientemente donde más se necesiten.

Ser flexible con los recién incorporados es una de las mejores maneras de obtener un resultado más cualitativo que cuantitativo. Recuerde que el proceso debe dar prioridad al aprendizaje, no a los resultados. 

2. Consígueles un amigo virtual

A pesar de compartir una extensa documentación y recursos con el nuevo empleado, su curiosidad aumentará a medida que profundice en su función, y de vez en cuando le surgirán más preguntas. Preguntar cada vez al jefe puede resultar un poco incómodo; aquí es donde entra en juego el compañero virtual. 

¿Cómo debe ser un compañero? 

• Un compañero es una persona que da confianza a los nuevos empleados, alguien que siempre está ahí para responder abiertamente a las preguntas, incluidas las aparentemente estúpidas. 
• A la hora de elegir un compañero, recomendamos alguien con:

1) Conocimiento suficiente de la función del nuevo empleado 

2) Un sólido historial de rendimiento laboral

3) Capacidad para ayudar al recién contratado

¿Cómo ayuda este compañero al nuevo empleado?

• El compañero, que es uno de sus compañeros de trabajo, actúa como guía y amigo al mismo tiempo para ayudarles a instalarse en su nueva oficina.
• Resuelven problemas y ayudan al recién llegado a conocer mejor la empresa y a los demás compañeros.
• Hacen que el proceso de incorporación sea más fácil y agradable al ser la persona a la que acudir siempre que el recién llegado se enfrente a un problema.
• El compañero hace que se abran y socialicen libremente con todos en la oficina
• Se convierten en sus primeros amigos en los que pueden confiar y expresarse plenamente.

Tener un compañero ayuda mucho. Aquí encontrará todo lo que necesita saber para poner en marcha un programa de compañeros de incorporación en su empresa, incluidas listas de comprobación gratuitas. Y si necesitas ayuda para emparejar a los nuevos empleados con sus compañeros, también tenemos lo que necesitas.

3. Celebrar las pequeñas victorias

Al empezar en una nueva organización, la mayoría de los empleados se apasionan por su nuevo papel y se esfuerzan por dar más de lo esperado. 

Otra cara de este escenario también incluye que se sientan ansiosos y duden de si son lo suficientemente buenos cuando se reúnan con sus compañeros y mentores en el trabajo. Para ayudarles a superar este sentimiento, puedes asignarles tareas fáciles y fijarles hitos más pequeños que deban alcanzar como primer paso.

Por ejemplo, supongamos que son profesionales de ventas. En ese caso, podéis decidir de mutuo acuerdo que el objetivo para la primera semana sea concertar una reunión con un posible cliente, en lugar de elegir algo poco realista y a la larga frustrante.

Automáticamente se sentirán confiados e inspirados para superar esas cifras si alcanzan ese objetivo. Aparte de los objetivos de rendimiento, también puede animarles a participar en actividades más informales, como tomar un café virtual con un compañero todos los días. O completar el 25% de los vídeos de formación en la primera semana.

4. Buscar una retroalimentación constante

Las empresas pueden tener procesos de incorporación extraordinarios, pero sólo unas pocas piden opiniones, lo cual es bastante alarmante. Por ejemplo, solo el 26 % de los recién incorporados recuerdan que sus empleadores les pidieron su opinión sobre la contratación y la incorporación. 

Como los recién contratados están aún más aislados cuando pasan por una incorporación virtual, no hay forma de evitar la recogida constante de opiniones.

Pedir opiniones también da a los empleados la oportunidad de expresar las partes buenas y malas del proceso que podrían cambiarse o modificarse. Puedes automatizar estas comprobaciones (por ejemplo, mediante encuestas y programando reuniones) utilizando soluciones de software (como Zavvy).

Algunas preguntas que podrían ayudar a RRHH a obtener información precisa:

• ¿Cómo ha sido su experiencia hasta ahora con el proceso de incorporación?
• ¿Te ayuda el proceso a entender bien tu puesto de trabajo y la empresa?
• ¿Tiene ganas de continuar con el proceso de incorporación?
• En una escala de 0 a 10, ¿cuánto le ha gustado la experiencia de incorporación?
• ¿Tiene algún comentario específico sobre alguna parte del proceso de incorporación?
• ¿Hay algo que le gustaría cambiar en el proceso de incorporación?
• ¿Es cooperativo y servicial el compañero que te han asignado?

5. Automatizar el proceso

Un proceso de incorporación virtual podría incluir múltiples rondas de documentación, formación, interacciones en grupo, reuniones 1:1 con el nuevo empleado, reuniones de orientación y tareas administrativas. 

Al igual que el nuevo empleado necesita un enfoque sistemático para navegar por este proceso, lo mismo ocurre con los equipos de RRHH.

Para ahorrar tiempo y energía, es una sabia decisión automatizar el proceso de incorporación con la ayuda del software y las herramientas disponibles. Supone una gran diferencia para los responsables de RRHH de las organizaciones en crecimiento, que tienen que hacer malabares constantemente con montones de tareas aparte de la incorporación.

Incluso los gestores dedicados a la incorporación no deberían dedicar gran parte de su tiempo a enviar manualmente correos electrónicos repetitivos, invitaciones a reuniones o a presentar las mismas herramientas una y otra vez. En su lugar, los equipos modernos de People Ops se basan en la experiencia y los datos.

Si quiere ofrecer una experiencia de incorporación virtual sin concesiones, haga de la automatización una parte innegociable del proceso.

Con la automatización, los sistemas inteligentes se configuran una sola vez: adiós al trabajo desordenado de última hora.

También le ahorra el tedioso proceso de repetir tareas cada vez que incorpora a un nuevo empleado. Además, es sin duda más eficiente, puntual y coherente que el proceso de incorporación manual.

Puede utilizar el tiempo ahorrado para interactuar más con el nuevo empleado y establecer una relación más estrecha con él desde su primer día.

6. Aprovechar las herramientas de colaboración 

Un buen proceso de incorporación virtual también se integra al máximo en el flujo de trabajo.

Esto significa utilizar herramientas como Asana, Slack, Monday y Microsoft Teams. Aquí es donde el equipo pasa la mayor parte de su tiempo mezclándose en grupos y conectando con sus compañeros de trabajo uno a uno a nivel personal. Además, se afirma que enviar mensajes a través de Slack es 3 veces más eficaz que los correos electrónicos para completar una tarea.

Para que se inicien en estas comunidades, puedes programar actividades como:

• Cree un canal independiente para todos los nuevos miembros. Involúcralos con rompehielos y eventos desenfadados y forja vínculos que duren años.
• Programar mensajes a intervalos determinados para celebrar hitos y enviar datos y curiosidades divertidas sobre la empresa.

7. Ir más allá de la conexión formal

Las reuniones y los mensajes de Slack no garantizan necesariamente que conozcas al nuevo empleado más allá del trabajo, y una forma de hacerlo es poniéndote al día 1:1 en reuniones sin agenda. 

Del mismo modo, también puede organizar llamadas ocasionales o sesiones de juego con los miembros de su equipo o con personas de otros departamentos. 

Pequeños esfuerzos como enviarles un mensaje de vez en cuando para comprobar si están disfrutando de su tiempo en la organización contribuirán en gran medida a establecer una conexión personal.

8. Esfuérzate por crear la mejor experiencia de incorporación

Dejando a un lado las cosas serias, hablemos de cómo jugar con herramientas e ideas para diseñar un viaje de incorporación que el recién llegado apreciará toda la vida. Estas son algunas de nuestras sugerencias.

Solicite la creación de un vídeo introductorio creativo

Para hacerlo más interesante, puedes recopilar algunas preguntas del equipo y compartirlas como atrezzo. Puede llegar a ser tan disparatado como hablar de qué dibujo animado les gustaba más de pequeños, su momento facepalm más memorable, su afición más querida o compartir lo que querían ser de niños.

Organizar una actividad de grupo divertida 

Puede ser cualquier cosa, desde una sesión de yoga hasta una ronda de "verdad y desafío" para ayudar al recién incorporado a relacionarse con sus nuevos compañeros.

Los empleados que comen juntos permanecen juntos

Si hay algo que todo el mundo echa mucho de menos en el trabajo a distancia son esas pausas para comer en la oficina, ya que eran un medio fantástico para conocer a tus compañeros sin esfuerzo. 

Sin embargo, podemos reproducir esas pausas para comer a través de videollamadas, en las que quizá no podamos probar lo que ha preparado la madre de nuestro colega, pero sí disfrutar del tiempo juntos.

Juega a romper el hielo pero con una pizarra de bienvenida

Normalmente, cuando alguien dice rompehielos, pensamos en preguntas interesantes y divertidas que hace la gente. 

Puedes mantener la parte divertida, pero en lugar de hacer preguntas a los demás, crea un tablón de bienvenida. En el tablón se presentará visualmente un dato, una afición o un hábito extraño de los miembros del equipo, y el nuevo empleado deberá identificar a quién pertenece esa información. Sería un divertidísimo juego de adivinanzas seguido de las reacciones de todos los que lo vieran.

➡️ Eso no es todo. Aquí tienes otras 17 ideas divertidas para crear una experiencia estupenda para tus nuevos empleados.

❌ Errores comunes del onboarding virtual que hay que evitar

Un enfoque único para todos

Al igual que dos personas no pueden ser similares, sus capacidades y preferencias difieren. 

Por eso es importante recibir regularmente comentarios sobre la incorporación. Te ayudará a abordar los bucles que podrían hacerse más amigables y te dará una idea de lo que necesitas cambiar en el sistema para el próximo empleado.

No pensar en el futuro

Planificar el primer día o la primera semana no basta para que el empleado se familiarice con su función y sus responsabilidades. 

Cuando diseñe y automatice su proceso de incorporación, piense a largo plazo y planifique al menos un mes para el empleado, incluso antes de su incorporación. Para que sea una experiencia extensa y satisfactoria para ellos, asegúrate de proporcionarles suficientes recursos, asistencia y la colaboración necesaria en cada paso.

Utilizar los mismos sistemas de incorporación fuera de línea

El mundo ha dado un giro de 180º desde el inicio de la pandemia, y la experiencia de incorporación no es una excepción.

No sólo ha cambiado la organización del trabajo de offline a online, sino que también ha evolucionado drásticamente la forma en que la gente se comunica, colabora y estructura su trabajo.

Como resultado, el enfoque de 2019 ha dejado de existir, y si sigues aplicando el mismo método, es hora de cambiar.

Abrumarlos con demasiadas tareas pendientes

No es ningún secreto que, por lo general, un recién contratado tendrá que realizar ingentes tareas administrativas durante la incorporación. 

La cifra puede ser desalentadora, pero el proceso no tiene por qué serlo. Puedes dividir estas tareas en trozos más pequeños e hitos que alcanzar. No olvides priorizarlas en función de su urgencia e importancia. 

De este modo, el empleado también tendrá un horario estructurado para el día a día y completará sistemáticamente sus tareas de incorporación.

🏁 ¿Cómo puede ayudar la automatización?

La automatización se hace cargo de tareas repetitivas, poco emocionantes y monótonas, dejándole más espacio para ser innovador en su puesto de trabajo. 

Lo mejor de todo es que, una vez racionalizados todos los aspectos del proceso de incorporación, la automatización proporcionará una experiencia más coherente que la humana.

El software de incorporación de empleados de Zavvy está diseñado para ayudarle a ofrecer una experiencia de incorporación excepcional y de primera calidad a sus nuevos empleados sin agotar sus recursos humanos. 

A medida que el mundo sigue evolucionando, entendemos que los sistemas que funcionaban para los responsables de RRHH en 2019 ya no serán relevantes en 2024. Por eso, en Zavvy, prosperamos con la innovación. 

En paralelo a esta trayectoria, le ofrecemos un proceso de incorporación que incluye:

• Construya su primera experiencia de incorporación con la ayuda de plantillas personalizables y la posibilidad de incrustar vídeos, imágenes o incluso gifs en el panel de control.
• Asignación de tareas con un clic, programación de recordatorios.
• Gestione automáticamente sus eventos de orientación en todas las ubicaciones y departamentos.
• Seguimiento de los progresos del empleado y obtención de sus comentarios sobre el viaje.
• Integre sus herramientas de gestión de contenidos, comunicación, colaboración y proyectos en un único lugar para no confundir al nuevo empleado.

➡️ Echa un vistazo a nuestra galería de plantillas listas para usar. Obtendrá acceso a viajes reales de Zavvy realizados por nuestros diseñadores de aprendizaje, clientes y otras empresas con visión de futuro.

🥇Crea experiencias de onboarding virtuales extraordinarias, con Zavvy

El trabajo a distancia exige una incorporación virtual.

Aunque la mayoría de los elementos deben realizarse en línea, esto no significa que la incorporación virtual no tenga sus ventajas.

Incorpore actividades virtuales, como subir un vídeo de bienvenida y la gamificación en el aprendizaje, y aproveche las herramientas de colaboración en línea.

Para maximizar el impacto de sus esfuerzos de incorporación, delegue las acciones repetitivas y mecánicas al software de incorporación de empleados, como Zavvy, y utilice el valioso tiempo para crear una interacción personal con los nuevos empleados. 

Reserve una demostración para descubrir cómo crear experiencias de incorporación virtuales extraordinarias para sus nuevos empleados.