Automatizar el proceso de incorporación de empleados y cómo hacerlo bien

Pero hay una forma mejor de simplificar estas tareas, que garantiza la eficacia, la calidad y una experiencia de contratación más fluida. Se trata de los procesos de incorporación automatizados, que ofrecen coherencia, eficiencia en el tiempo y una experiencia mejorada para dar la bienvenida y retener a los nuevos empleados, independientemente de si trabajan en un entorno híbrido o remoto.

Para ayudarle a empezar a automatizar la incorporación, aquí tiene algunos consejos y estrategias que debe tener en cuenta. 

❓ ¿Qué es la automatización del onboarding? 

La automatización de la incorporación de empleados consiste en crear una experiencia estructurada que guíe a los nuevos empleados a través de cada paso del programa de incorporación, sin ningún esfuerzo manual. Requiere una única configuración para procesos como la formación de los nuevos empleados, el envío de recordatorios, la conexión con los compañeros, etc. 

Pasar del onboarding manual al automatizado ayuda a su departamento de RR.HH. a ahorrar tiempo, pero también influye positivamente en la primera impresión que los nuevos talentos tienen de su organización. Con este aumento de beneficios, muchas personas contratadas ven la automatización como una opción más personalizada y de buena fe para obtener ayuda con sus problemas.

🖐 Incorporación manual frente a automatizada

Muchas organizaciones, incluso hoy en día, siguen procesos manuales y con muchos documentos para flujos de trabajo críticos. Esto ralentiza considerablemente la productividad de los nuevos empleados y su crecimiento general. Estos son algunos de los retos a los que se enfrenta la incorporación manual:

• Programa de incorporación fragmentado
• Menos control sobre los procesos de contratación y reclutamiento
• Confusión en el proceso de comunicación interdepartamental
• Proceso lento y propenso a errores, incluso cuando se utilizan plantillas de incorporación.
  

Por otro lado, los procesos de incorporación automatizados están dotados de inteligencia que fomenta el autoservicio de asistencia. Examinaremos detenidamente cada una de estas ventajas y algunas más, más adelante en este artículo. Pero a continuación resumimos algunas de las principales ventajas:

• Proporciona resoluciones más rápidas a sus nuevos empleados 
• Reduzca las consultas de los clientes a su equipo 
• Ahorre tiempo, trabajo manual y costes
• Más oportunidades para crear vínculos humanos
• Seguimiento de la formación obligatoria

⚒️ ¿Cómo automatizar los procesos de incorporación de empleados?

El primer paso para dar la bienvenida a los nuevos empleados en su organización es ofrecerles la mejor experiencia de incorporación. Para maximizar su éxito, las organizaciones de hoy en día están introduciendo la automatización en su onboarding para ofrecer una experiencia satisfactoria e informativa. Aprenda a diseñar un potente flujo de trabajo de incorporación con Zavvy.SHRM recomienda a las organizaciones que sigan las cuatro C de un proceso de incorporación automatizado:

• Cumplimiento: Informar a los nuevos empleados sobre las normas y reglamentos legales y relacionados con las políticas. 
• Clarificación: Garantizar que los empleados entienden sus nuevas funciones y todas las expectativas específicas del puesto.
• Cultura: Garantizar que los empleados puedan conectar con la cultura de la organización, tanto formal como informal.
• Conexión: Crear oportunidades para desarrollar relaciones significativas entre los empleados nuevos y los existentes.

La digitalización de la incorporación es sólo el principio, pero para aprovechar sus ventajas es necesario automatizar los procesos. Aquí tienes algunas formas de incluir la automatización en tu onboarding con Zavvy:

• Rellenar/actualizar documentos automáticamente: Desde la incorporación a la baja y todo lo que hay entre medias, los responsables de RRHH pueden acelerar esta parte de sus responsabilidades automatizando los procedimientos de papeleo recurrentes. Esto incluye el intercambio de documentos para aprobaciones, contratos de empleados y firmas requeridas en papeles necesarios. Puedes integrar aplicaciones como DocuSign, o una aplicación de almacenamiento en la nube como NordLocker o Box que te permita guardar de forma segura los contratos firmados.
• Automatice las conexiones con las personas: Designa automáticamente compañeros de incorporación para que los nuevos empleados se sientan bienvenidos en su primer día. Con Zavvy, puede ampliar esta cálida experiencia organizando paseos y charlas, citas para tomar un café y conectando a los recién llegados con el resto de su equipo en Slack. ‍
• Añada nuevos empleados a los flujos de trabajo de incorporación con facilidad: Tanto si desea que su nuevo empleado participe en un proyecto en curso como si desea informarle sobre uno nuevo, la automatización de este proceso le ahorrará tiempo y le proporcionará toda la información necesaria de una sola vez. De este modo, podrá contribuir a los objetivos de su equipo y se sentirá estrechamente vinculado a su función. ‍
• Cree cuentas automáticamente para los nuevos usuarios: Es importante que los nuevos empleados puedan acceder a sus cuentas lo antes posible. Esto les ayuda a empezar desde el primer día. Con Zavvy, puedes sincronizar cuentas fácilmente y conceder acceso a los gestores de redes sociales, a los responsables de TI y a tu fuerza de ventas a sus respectivas cuentas. ‍
• Forme a su personal con el piloto automático: La formación y el aprendizaje son un proceso continuo de desarrollo de los empleados. Y guiar manualmente a cada uno a través de las mismas herramientas no sólo lleva mucho tiempo, sino que además es ineficaz. Puede automatizar este proceso grabando su programa de formación una vez y compartiéndolo con todos sus nuevos empleados cuando sea necesario. Esto les permite aprender a su propio ritmo y capacidad.
• Seguimiento automatizado: La incorporación de empleados no es un proceso que se realice una sola vez. Garantizar que los nuevos empleados se incorporan de forma eficiente requiere comprobaciones constantes. Para aliviar esta carga, puede programar recordatorios automatizados con Zavvy para controlar a los nuevos empleados, realizar un seguimiento de su progreso individual y proporcionar un cumplimiento continuo.‍
• Feedback automatizado: Para que cada empleado pueda sobresalir en su función es necesario darle un feedback valioso. Aprovecha al máximo las plantillas de Zavvy que te permiten programar y reflexionar sobre las sesiones de feedback 1:1.
• Paquete de bienvenida: Utilice formularios automatizados para recopilar otra información sobre los empleados, como tallas de ropa, estilos preferidos / opciones de aperitivos para el botín de la empresa, confirmación de la información de sus tarjetas de visita y mucho más. El uso de estos formularios automatizados puede ayudarte a recopilar todos los datos por adelantado para que estés bien preparado para entregar los paquetes de bienvenida a los nuevos empleados en su primer día. 

📈 Por qué deberías implementar la automatización del onboarding de empleados : 7 Beneficios

1. Tramita la documentación con mayor rapidez

Con un proceso de incorporación automatizado, puede empezar con el proceso de documentación incluso antes del primer día de su nuevo empleado. Esto les da la oportunidad de dedicar más tiempo a las presentaciones, las conversaciones 1:1 y la creación de conexiones con sus compañeros. Consulta nuestra lista de comprobación para trabajadores remotos o híbridos y nuestra guía para la incorporación de especialistas en éxito del cliente.

Cuanto menos tiempo dediquen a completar todo el papeleo, más tiempo tendrán para centrarse en su trabajo. Puedes utilizar herramientas como DocuSign, Box y otros softwares para crear paquetes de bienvenida con todos los documentos: manuales de contratos de los empleados, políticas, etc. Pueden revisarlos con mucha antelación y aclarar todas las dudas antes de empezar a trabajar.

2. Introduce automáticamente los datos de los empleados

Un proceso de incorporación automatizado le permite recopilar automáticamente todos los datos necesarios de los nuevos empleados. Nos referimos a su nómina, sus vacaciones pendientes y acumuladas, su ubicación laboral, etc. 

La actualización automática de esta información en cualquiera de sus sistemas de registro como ERP, o cualquier software de contabilidad, elimina el error humano. Le permiten generar informes precisos sobre los datos demográficos, el recuento y el historial laboral de los empleados bajo demanda.

La automatización de las cuentas a pagar complementa la eficiencia automatizando los procesos financieros, garantizando el registro y la gestión precisos de los pagos efectuados y mejorando la transparencia general de los flujos de trabajo financieros de su organización.

3. Aumenta el compromiso con los nuevos empleados

El 40% de los recién contratados afirman que obtener una respuesta de RR.HH. lleva demasiado tiempo. Esto ocurre cuando los equipos de RR.HH. están demasiado ocupados gestionando papeleo y tareas administrativas redundantes que se realizan con lentitud y dejan a su equipo expuesto a cometer errores significativos.

La automatización de estos procesos les liberará tiempo para que puedan centrarse en lo que realmente importa: llegar a los nuevos talentos y ser un recurso útil para ellos.

La automatización permite a los responsables de RR.HH. dedicar más tiempo a tareas importantes como responder a las preguntas de los nuevos talentos, coordinar más la comunicación saliente y crear una biblioteca de preguntas frecuentes.

4. Hace que el recién llegado se sienta bienvenido

Hoy en día, los empresarios diseñan paquetes de bienvenida a medida para retener a los nuevos talentos. Y la automatización desempeña un papel destacado en la creación del perfecto botín de empresa. He aquí cómo: el uso de sistemas automatizados como los formularios web permite recopilar información sobre los empleados, como la talla de ropa, los estilos preferidos, la personalización de los equipos de oficina y mucho más. 

Así estará bien preparado de antemano para el primer día de su nuevo empleado. Todos los regalos y paquetes pueden entregarse sin problemas para causar una primera impresión duradera. 

5. Permite centrarse más en la interacción humana

Hay una razón por la que el 72% de los empleados afirman que mantener conversaciones individuales con sus jefes es una parte importante del proceso de incorporación. Les ayuda a crear una claridad específica para cada función, a construir relaciones significativas y a establecer expectativas.

La automatización de la incorporación facilita esta tarea programando automáticamente visitas a la oficina, sesiones de orientación y formación, una sesión de fotos profesionales y otras tareas para los nuevos empleados. 

6. Automatiza la inscripción en las prestaciones

Ofrecer un generoso paquete de beneficios se ha convertido en algo esencial para atraer y retener nuevos talentos. Según la Encuesta de Confianza en el Empleo 2015 de Glassdoor, alrededor del 60 % de las personas afirman que los beneficios y las ventajas son un factor importante a la hora de decidir si aceptan o no una oferta de trabajo.

Sabiendo esto, es importante que envíes correos electrónicos automáticos a los nuevos empleados en su primer día explicándoles tu paquete de beneficios. Esto incluye instrucciones sobre cómo aprovechar los descuentos corporativos, las ventajas de desplazarse al trabajo, los planes sanitarios y dentales, las ventajas de afiliación... todo lo que ofrece tu empresa.

Aunque estos programas puedan tener diferentes sistemas de gestión, un proceso automatizado puede reunirlos todos en una sola plataforma para facilitar la incorporación de los empleados.

7. Le proporciona información valiosa

Recibir a tiempo las opiniones de los empleados le proporcionará información muy valiosa sobre su programa de incorporación. Automatice este proceso enviando encuestas a los nuevos empleados al finalizar su primer día, el trigésimo día o el nonagésimo día de su programa de incorporación.

Esto no solo le ayuda a ofrecer una experiencia fluida, sino que también le permite identificar cualquier error al que se enfrenten sus empleados. Hoy en día, muchas empresas utilizan programas de IA que destacan por su capacidad para predecir, identificar y resolver problemas incluso antes de que se produzcan. 

⚙️ Automatiza tu onboarding con Zavvy

La automatización no es un concepto nuevo, pero con Zavvy puedes automatizar la incorporación de empleados. Todos hemos tenido alguna experiencia con recordatorios automáticos y chatbots. Pero ofrecer una experiencia de incorporación intuitiva requiere más que eso. Necesitas comunicarte con tu gente para saber qué falta, qué se puede improvisar o simplificar para ofrecer una experiencia de incorporación completa. 

En el software de incorporación de empleados de Zavvy, nuestras plantillas están diseñadas para cumplir sus objetivos de incorporación. Puede crear las suyas propias en cuestión de minutos o seleccionar una de nuestra cuidada gama de plantillas. Son fáciles de usar, personalizables y le permiten proporcionar resoluciones más rápidas a sus empleados, sin sacrificar una gran experiencia.

Estas son algunas aplicaciones comunes de las herramientas de onboarding de Zavvy:

1. Simplifique los flujos de trabajo previos al embarque

La incorporación previa comienza unos días/semanas antes de que el nuevo candidato empiece a desempeñar sus funciones.

Una vez que su empleado acepte la oferta de trabajo, puede utilizar nuestra plataforma para automatizar el proceso de incorporación del empleado para las acciones como:

• Avisar a TI para crear cuentas de usuario.
• Envía un correo electrónico de bienvenida explicando las ventajas, la cultura y las políticas de la empresa. Puede crear estos correos electrónicos de bienvenida sin esfuerzo utilizando un creador de plantillas de correo electrónico gratuito.
• Avisa a alguien para que envíe un paquete de bienvenida.
• Prepare a sus compañeros para bloquear sus calendarios.
• Realice un seguimiento de su proceso previo a la incorporación y pase sin problemas a la fase de incorporación. 

Obtenga más información sobre nuestro software de preembarque aquí.

2. Integración instantánea de aplicaciones

Aplicaciones de comunicación como SlackTeams, Notionetc. han hecho posible el trabajo a distancia. Automatiza y agiliza tu proceso de comunicación conectando a las personas estén donde estén.

Conectando aplicaciones como Microsoft Teams o Slack puedes hacerlo fácilmente:

• Añadir automáticamente a los nuevos empleados a un canal de incorporación
• Fomentar conversaciones sanas entre ellos
• Envíeles periódicamente información, tareas y recordatorios por partes
• Conecte a los nuevos empleados con sus compañeros de incorporación y notifíqueselo a ambos a través de Slack/Teams
• Programar reuniones de orientación e incorporación 

Por otro lado, está el contenido que ya puede tener. Hablamos de vídeos de empresa, documentos y mucho más.

La automatización también implica integrar contenidos de distintas fuentes en un lugar central.

• Conecte herramientas de creación de vídeo como LoomVimeo o Youtube para que sus viajes sean más atractivos.
• Muestra directamente tus presentaciones, hojas de cálculo y otras suites de productividad desde Google Drive o Sharepoint/OneDrive.

Y sí, también puedes integrar tus divertidos GIF, imágenes y emojis.

3. Integrar más rápidamente a los recién contratados con reuniones periódicas

Alivia la ansiedad de las primeras semanas de tu nuevo empleado pasando tiempo de calidad con él durante el almuerzo o tomando un café. Esto puede hacerse en persona o virtualmente a través de Microsoft Teams/Zoom.

Conecta automáticamente a tus compañeros para que se reúnan de forma informal o a pie para fortalecer las relaciones en el lugar de trabajo y descansar de la pantalla. Las sesiones dan lugar a conversaciones significativas que pueden mejorar el espíritu de equipo, la productividad y la salud mental.

Utilice nuestras plantillas para automatizar este proceso para todo su equipo. Le explicamos cómo:

• Empareja automáticamente a las personas de forma aleatoria o en función de criterios. Notifica a ambos a través de Slack/Teams/Mail y ayúdales a concertar una reunión.
  
• Como opción, tanto el nuevo empleado como el miembro del equipo reciben tarjetas regalo de restaurantes o aplicaciones de reparto de comida.

Para más información sobre estos programas, consulte nuestros programas de conexión.

4. Enviar cuestionarios y encuestas

Los concursos son una forma estupenda de aprender de forma fácil y divertida. 

Las encuestas son una poderosa estrategia para mejorar su programa de incorporación. Le permiten comprender cómo ven y actúan sus empleados durante los procesos de incorporación. También puede conocer otros datos de los empleados a través de las encuestas para preparar un botín de empresa a medida.

• Envíe automáticamente encuestas a los nuevos empleados para conocer sus preferencias sobre el botín de la empresa.
• Reciba notificaciones cuando el nuevo empleado complete el primer día, el día 30 o el día 90 de la incorporación para enviar formularios de comentarios.
  
• Envíe recordatorios automáticos de sesiones de formación, cuestionarios, etc.

5. Automatizar un programa de compañeros de incorporación

Un programa de compañeros es exactamente lo que parece: asignar a un empleado existente la tarea de saludar y orientar a los nuevos empleados en su organización.

Los compañeros ayudan a los recién contratados a familiarizarse con toda la información esencial mientras comparten conocimientos no estructurados sobre temas como la cultura del lugar de trabajo, las políticas de la empresa, las ventajas y beneficios, etc.

Con Zavvy, puede hacer que los programas de compañeros de incorporación sean una parte central de su proceso de incorporación.

• Paso 1: 👤 Encuentra al compañero adecuado para tu nuevo empleado
• Paso 2: 📅 Crea pasos para los compañeros en tu Onboarding Journey. Te asegurarás de que los compañeros reciban orientación sobre su papel en el proceso de incorporación.
• Paso 3: ⚙️ Ponga todo en piloto automático: Envíe recordatorios automáticamente a través de Slack o Teams durante semanas, meses o años.

🫂 Por último, ¿la automatización elimina la interacción humana?

Cuando uno piensa en la automatización, lo natural es pensar si nos aísla de los demás seres humanos. Contrariamente a la creencia popular, la automatización no nos aísla de las interacciones humanas. De hecho, crea más oportunidades para que las personas conecten y establezcan relaciones.

Pues bien, contrariamente a la creencia popular, la automatización, de hecho, crea más oportunidades para que las personas conecten y establezcan relaciones. Cuando automatizas tu proceso de incorporación, la mayoría de las consultas y tareas sencillas se gestionan automáticamente, independientemente de si trabajan en un entorno híbrido o remoto.

La automatización libera a su equipo de tareas administrativas redundantes para que pueda dedicar su valioso tiempo a conversaciones reales en lugar de presentaciones repetitivas o invitaciones manuales. Te permite centrarte en lo más importante: las personas.

Cuando se es director de RR.HH. de una organización en crecimiento, las actividades recurrentes de incorporación, como la documentación, el envío de recordatorios y la respuesta a preguntas habituales, empiezan a parecer un conjunto de responsabilidades cada vez mayor. En la carrera por ahorrar tiempo, empiezan a surgir incoherencias y la experiencia del nuevo empleado se resiente.

Cuando automatizas tu onboarding con Zavvy, tus nuevos empleados serán más productivos en sus primeras semanas de trabajo. Pasarán menos tiempo archivando papeleo y dedicarán más tiempo a conocer a sus compañeros mientras toman un café, visitan la oficina o entre reunión y reunión. 

Programe una demostración con uno de nuestros expertos y vea en acción nuestra herramienta de flujo de trabajo de incorporación automatizada.