Cómo diseñar flujos de trabajo de incorporación eficaces

La incorporación de nuevos empleados requiere que piense en la orientación del nuevo empleado a la empresa y en la formación basada en funciones que necesitará para alcanzar rápidamente la productividad.

Con tantos requisitos que abarcan departamentos, equipos y funciones, es fácil que las tareas de incorporación se pasen por alto. Ahí es donde entra en juego un flujo de trabajo de incorporación.

Cuando desarrolle un flujo de trabajo de incorporación, creará una visión coherente de todas las tareas que debe realizar un nuevo empleado en sus primeros seis meses o un año de trabajo. Desde el papeleo previo a la incorporación hasta su primera revisión anual, dispondrás de un proceso de incorporación estructurado y coherente para todos los nuevos empleados.

Siga leyendo para obtener más información sobre cómo un flujo de trabajo de incorporación puede mejorar la productividad de su organización y cómo crear usted mismo un flujo de trabajo de incorporación.

🚀 ¿Qué es el onboarding de los empleados?

La integración de los empleados consiste en aclimatar a los recién contratados a la empresa y a su función. 

Una incorporación eficaz dura al menos tres meses y hasta un año. Durante este tiempo, los recién incorporados reciben orientación sobre la empresa, formación basada en sus funciones, etc., antes de pasar al desarrollo continuo. 

📶 ¿En qué consiste el proceso de incorporación?

El proceso de incorporación se refiere a todo lo que tendrá que pasar el nuevo empleado durante sus primeros seis a doce meses en la empresa. 

La mayoría de las organizaciones dividen su proceso de incorporación en distintas fases, con objetivos específicos asignados a cada una de ellas. A medida que el nuevo empleado avanza en el proceso de incorporación, irá cumpliendo los hitos necesarios para cada fase. 

Puede adaptar las fases del proceso de incorporación a las necesidades de su empresa. Muchas organizaciones dividen su proceso de incorporación por el período de tiempo posterior a la contratación. La siguiente lista ofrece un breve resumen de las principales fases de la incorporación y los objetivos de cada sección. 

• Preembarque: Completar el papeleo de nueva contratación y dar la bienvenida al empleado a la empresa.
  

• Primer día: Presentar al nuevo empleado a sus compañeros y enseñarle la oficina. Comienza el proceso de integración u orientación en la empresa.
  

• Primera semana: Fijar objetivos para los primeros 90 días con un plan de 30-60-90 días. Comenzar la formación basada en funciones.
  

• 30-60-90 días: Compruebe el cumplimiento de los objetivos por parte del recién contratado. Ofrézcale comentarios y tareas relacionadas con su función para que tenga éxito desde el principio.
  

• Revisión semestral: Evalúe la capacidad del empleado para trabajar de forma independiente en su puesto. Proporcione formación o recursos adicionales para apoyar las áreas débiles.
  

Personalice su proceso de incorporación en función de las necesidades de su empresa y sus departamentos. Por ejemplo, puedes optar por hacer hincapié antes en la formación basada en funciones para la incorporación de ventas, mientras que los representantes de atención al cliente pueden dedicar más tiempo a desarrollar sus conocimientos sobre productos.  

Proceso de incorporación frente a flujo de trabajo de incorporación

Un proceso y un flujo de trabajo parecen muy similares porque organizan necesidades complejas en tareas digeribles, pero ambos términos no son intercambiables. 

Un proceso de incorporación reúne todas las piezas del rompecabezas de la incorporación. Abarca todo, desde el papeleo previo a la incorporación hasta la integración social del nuevo empleado. 

Un flujo de trabajo de incorporación destila su proceso de incorporación en una serie de tareas concretas que cada nuevo empleado debe completar. Es más como una lista de comprobación de elementos de acción, mientras que el proceso de incorporación ofrece una visión de más alto nivel de este tiempo.

Dicho de otro modo, un flujo de trabajo de incorporación está diseñado para completar acciones o tareas específicas. El proceso de incorporación esboza los objetivos más amplios de la incorporación en general. 

❓ ¿Por qué utilizar un flujo de procesos para el onboarding?

Un flujo de procesos es una visualización detallada de todo lo que interviene en el proceso en cuestión. Va más allá de los elementos de acción para incluir a las partes interesadas, las listas de recursos y los materiales, entre otras cosas. 

Eche un vistazo a este ejemplo de flujo de proceso de incorporación basado en la lista de control de incorporación de nuevos empleados de Zavvy:

Al principio, desarrollar el flujo del proceso de incorporación puede ser un gran proyecto. Tendrás que pensar en todo lo que necesita un nuevo empleado para tener éxito en tu empresa. 

Pero no se deje intimidar. Crear un proceso de incorporación para su organización merece la pena. Una vez que hayas creado la base de tu proceso, podrás actualizarlo y ampliarlo a medida que tu empresa crezca.

La creación de su flujo de trabajo de incorporación será muy sencilla si dispone de un flujo de proceso de incorporación exhaustivo. Se trata básicamente de una única fuente de información para el flujo de trabajo de incorporación. 

⚒️ Cómo crear un flujo de trabajo de incorporación en 5 pasos

¿Listo para crear su flujo de trabajo de incorporación? Siga estos pasos y consejos para esbozar su proceso de incorporación y convertirlo en un potente flujo de trabajo de incorporación para su empresa.  

1. Empezar con una lista de comprobación 

Lo primero es lo primero: encuentra o crea una lista de todo lo que un nuevo empleado debe hacer o experimentar como parte de la incorporación. 

Puede utilizar la lista de control de incorporación de nuevos empleados de Zavvy para idear su propio proceso.

Asegúrese de tener en cuenta las tareas de incorporación que tendrá que realizar antes del primer día de trabajo del nuevo empleado, así como las tareas sociales, como las presentaciones. 

En este punto, la lista de comprobación no tiene por qué estar especialmente organizada. Dicho esto, cuanto más detalle pueda añadir a cada elemento, más fácil le resultará convertir una simple lista de comprobación en un proceso de incorporación y un flujo de trabajo completos.

Recuerde que su lista de control preliminar de incorporación es sólo un punto de partida. Los pasos siguientes le ayudarán a organizar la lista en un flujo de trabajo.

2. Visualizar la lista de control con una herramienta 

Divida las tareas de la lista de comprobación por plazos. Si ha utilizado la lista de comprobación descargable del enlace anterior, ya tendrá una idea de cuándo debe realizarse cada tarea durante la incorporación.  

Observa cada tarea de tu lista y ten en cuenta lo siguiente:

• Quién es responsable de hacerlo
• Los materiales o recursos necesarios para completar la tarea
• Si la tarea depende de otras
  

A continuación, utilice una herramienta de visualización para crear una visión coherente de todo el proceso de incorporación. El flujo del proceso debe indicar visualmente los plazos de cada tarea y quién es responsable de llevarla a cabo. 

Una herramienta de flujo de procesos como Miro es increíblemente útil en este caso. Con una de ellas, puedes trazar más fácilmente las relaciones y dependencias entre tareas. Utiliza flechas para indicar el orden de las tareas, sobre todo cuando se mueven entre departamentos. 

3. Recopilación de materiales de incorporación

Incluso si no ha tenido un proceso formal de incorporación hasta este punto, es probable que tenga información importante para los nuevos empleados en diferentes lugares de su espacio de trabajo.

Una vez que el proceso de incorporación se ha creado en la herramienta de visualización, es hora de recopilar estos materiales y correlacionarlos con la parte correcta del flujo de trabajo de incorporación. 

He aquí algunos tipos de materiales de incorporación que conviene buscar:

• Presentaciones de orientación empresarial
• Guías de correo electrónico y herramientas empresariales
• Materiales de formación basados en funciones
• Plantilla del plan de 30-60-90 días
• Formularios de revisión semestral o anual
  

Es fácil ver por qué los materiales de incorporación se pierden entre los diferentes departamentos o supervisores. El proceso de incorporación es polifacético y a menudo requiere la intervención de varias personas para que el nuevo empleado se familiarice con él.

La recopilación de estos recursos le ofrece una visión única de todo el proceso de incorporación. Una vez que tenga estos materiales organizados en su flujo de procesos, estará casi listo para crear su flujo de trabajo de incorporación. 

4. Adquirir herramientas complementarias

Su software de incorporación tendrá montones de funciones para mejorar su flujo de trabajo, pero es posible que también pueda integrar herramientas complementarias para mejorar su incorporación. 

Por ejemplo, Zavvy ofrece integraciones con herramientas de mensajería como Slack y plataformas de people ops como BambooHR. La API Zapier te permite crear aún más conexiones con las herramientas que ya utilizas.

Elija integraciones que realmente mejoren la experiencia de incorporación de los nuevos empleados. De lo contrario, estarás añadiendo una herramienta más que todo el mundo tendrá que configurar sin ningún motivo. 

Las herramientas de mensajería como Slack son especialmente potentes. Llevan el flujo de trabajo de incorporación a la plataforma en la que su equipo pasa más tiempo. Otras herramientas pueden ayudarle a crear automatizaciones o ahorrar tiempo importando datos. 

5. Crear el flujo de trabajo en el software de incorporación

Utilice su flujo de procesos de incorporación como punto de referencia para crear el flujo de trabajo en su software. Si ha desarrollado un flujo de procesos exhaustivo, puede crear su flujo de trabajo de incorporación rápida y fácilmente siguiendo ese plan. 

Empiece por la fase previa a la incorporación y vaya construyendo el flujo de trabajo cronológicamente. Recuerda incluir tareas no solo para el nuevo empleado, sino también para su supervisor directo y sus compañeros de trabajo. 

Cada paso del flujo de trabajo de incorporación debe incluir:

• Tareas pendientes
• Materiales necesarios para realizar la tarea
• Persona responsable
• Cuándo debe enviarse el paso
  

Puede hacer que los pasos dependan de uno anterior o enviarlos en función del día de contratación del nuevo empleado (es decir, Día 1, Día 30). 

Una vez que un nuevo empleado ha completado el proceso de incorporación, puede asignarle automáticamente procesos de formación y desarrollo. 

⚙️ Cómo el software de flujo de trabajo de incorporación automatiza su proceso

Cuando crea su flujo de trabajo de incorporación en un software específico, está creando una visión cohesiva de todo el proceso. Al estar todo en una única plataforma, es fácil crear conexiones entre las partes del proceso de incorporación que antes estaban separadas. 

Con las funciones de automatización del flujo de trabajo de una plataforma como Zavvy, puede crear un flujo de trabajo de incorporación que prácticamente se ejecute solo. Estas son solo algunas de las cosas que puedes hacer con la automatización de la incorporación:

• Invitar a los nuevos empleados a la plataforma de incorporación
• Asignar trayectos de formación en función de la ubicación o la función
• Enviar recordatorios a intervalos para completar las tareas de incorporación
• Empareje a los recién contratados entre sí o con su compañero de incorporación a través de Slack
• Crear y enviar invitaciones de calendario para llamadas de presentación
  

Eche un vistazo a esta vista de algunas opciones de automatización en el software de flujo de trabajo de incorporación de Zavvy: 

La automatización del flujo de trabajo de incorporación le ayuda a ampliar el proceso a medida que crece su empresa. También obtendrá datos y perspectivas útiles sobre la evolución de las nuevas contrataciones en el proceso de incorporación. 

➡️ Automatice su flujo de trabajo de incorporación con Zavvy

La incorporación de nuevos empleados puede ser un proceso complejo, pero puede convertirse en una de las partes más fluidas de su organización con un flujo de trabajo de incorporación. 

Adoptar un enfoque sistemático de la incorporación mediante la creación de un flujo de procesos le ayuda a tener una visión general de todo lo relacionado con la incorporación. Con todo en un solo lugar, es más fácil crear un flujo de trabajo de incorporación completo que realmente obtenga resultados. 

Un software de flujo de trabajo de incorporación como Zavvy añade aún más ventajas. Puede automatizar el proceso de incorporación para mantener las cosas en movimiento incluso a medida que crece. Las integraciones de herramientas aceleran aún más el trabajo, ya que ofrecen la parte correcta del proceso de incorporación en el medio adecuado y en el momento adecuado. 

➡️ Eche un vistazo a Zavvy hoy mismo para ejecutar potentes flujos de trabajo de incorporación en piloto automático.