Cómo redactar un mensaje de bienvenida a un nuevo empleado para empezar con buen pie

Se ha demostrado muchas veces que la experiencia de incorporación de un empleado le prepara para el éxito en su puesto.

Puede ser el ingrediente secreto que 

• los mantiene en la organización más tiempo...
• ...produciendo un trabajo de mayor calidad.

Uno de los primeros puntos de contacto de una experiencia de incorporación de alta calidad es el mensaje de bienvenida, una pieza de comunicación que establece el tono de la relación del empleado con la empresa.

Unas palabras amables y entusiastas pueden contribuir en gran medida a que alguien empiece su trabajo. Un mensaje para un nuevo empleado es demasiado importante como para redactarlo al azar; tiene que tener una intención detrás.

Un buen mensaje de bienvenida debería ser 

• bienvenida a
• informativa,
• atento
• útil

Pero, ¿cómo se elabora?

¿Cómo redactar y transmitir su mensaje de forma que esta nueva relación laboral comience con buen pie?

Te mostraremos ejemplos de algunos de los mejores mensajes de bienvenida de los que todos podemos aprender. Además , explicaremos por qué son tan eficaces a la hora de dar a alguien la confianza, el ánimo y la motivación necesarios para empezar con fuerza.

❗️ Por qué son importantes los mensajes a los nuevos empleados

Un mensaje de empleado es la primera interacción real que una persona contratada tiene con su empresa.

La entrevista es su experiencia como candidatos, pero una vez que consiguen el trabajo, tienes que cambiar tu forma de interactuar con ellos y demostrarles que ahora forman parte de tu equipo.

1. Establece el tono de su relación con la empresa: si no se sienten bienvenidos, puede comprometer su capacidad para encajar en el puesto.
2. Proporciona un comienzo positivo a una nueva etapa de su carrera profesional, ofreciéndoles apoyo emocional para este cambio de vida.
3. Les abre una nueva etapa y les permite dar el primer paso para romper con su antiguo trabajo.
4. Les prepara para su empresa. Aunque una persona esté técnicamente preparada para el puesto, tendrá que formarla en la cultura, la perspectiva y el funcionamiento de su empresa.
5. Les da una idea de tu cultura y del tipo de ambiente que pueden esperar como empleados.
6. Te permite reiterar tus valores fundamentales para que sepan de qué van a formar parte.
7. Les entusiasma el trabajo que van a realizar y les anima a contribuir a la consecución de su misión.
8. Les permite conocer la empresa y su funcionamiento.
9. Crea un empleado más comprometido desde el principio.
10. Responde a las preguntas que un nuevo empleado tendrá inmediatamente en las primeras horas y días, preparándole para el éxito.
11. Es crucial en un mundo remoto. Dado que muchas funciones son totalmente virtuales, los empleados no van a conocer a su nuevo equipo en persona desde el principio.

🕐 Cuándo enviar el primer mensaje

Antes de empezar a redactar su mensaje, hay una cuestión importante que debe tener en cuenta: 

¿Cuándo se lo envía exactamente al empleado?

Esto determina lo que tendrás que decir y cuántos mensajes enviarás (más adelante hablaremos de ello).

¿Por qué?

Te lo enseñaremos.

En cuanto son contratados

Aunque el trabajo vaya a empezar dentro de unas semanas o meses, enviar el mensaje en este momento hará que el empleado se encariñe con usted y empezará a construir una relación.

Además, cuanto antes contrate a los nuevos empleados, menos probable será que busquen alternativas incluso antes de empezar.

El inconveniente es que tendrás que enviarles más mensajes cuando se acerque la fecha de inicio.

Una semana antes de que empiecen

Antes de que empiecen a desempeñar sus funciones, puede enviarles un mensaje de bienvenida para crear expectación y hacerles saber que el equipo está deseando que se incorporen.

Es absolutamente crucial, ya que es la única comunicación que ayuda a la gente a saber qué esperar el primer día, cuándo empezar, etc.

Esto le da tiempo a escalonar varios mensajes, pero, por otro lado, también puede resultar abrumador para ellos mientras atan cabos sueltos en su anterior trabajo.

Además, si tu mensaje contiene información sensible de la empresa, quizá quieras esperar a que empiecen.

El primer día

Esta es una forma de dar entrada a los nuevos empleados nada más empezar.

Esto les permite participar más mentalmente en la incorporación, ya que no tienen que ocuparse de su función anterior.

También significa que puede hacerlo todo a través de los canales de comunicación internos de la empresa.

🧠 La mentalidad detrás del mensaje

Póngase en el lugar del nuevo empleado

Cuando un nuevo empleado se incorpora a su organización, entra en un territorio desconocido en muchos sentidos.

Están ansiosos por causar una buena impresión, demostrar que han sido contratados correctamente y nerviosos por dar el salto a algo completamente diferente.

Incluso si el trabajo para el que acaba de contratarles es el mismo que su último puesto, su empresa, sus sistemas y su cultura son algo que tendrán que aprender.

Ellos no saben 

• con quién trabajarán
• cómo se llevarán con sus nuevos colegas
• la facilidad con la que pueden aprender el papel,
• y si tendrán éxito en el trabajo.

Todo esto conlleva mucha presión y dudas.

Puede que un mensaje de bienvenida no responda a todas y cada una de estas preguntas, pero sin duda puede hacer que se sientan más bienvenidos y menos solos en esta experiencia.

Defina su objetivo

La clave para elaborar un mensaje de bienvenida convincente para un nuevo empleado es establecer un propósito y una intención claros y reflexionar profundamente sobre la sensación que quieres que tengan cuando terminen de leerlo.

Esto debería estar relacionado con sus valores fundamentales y con lo que le importa como organización.

Piensa en 3 cosas que quieres que consiga el mensaje.

Tal vez quieras 

• inspirarles
• reflejar la calidez de su organización
• quitar la ansiedad
• prepárelos para el día 1
• Expresa tu confianza en sus capacidades y en el impacto que tendrán en la organización.

Sea cual sea tu intención, informará exactamente de lo que se supone que debe decir el mensaje.

Empezar pensando en el final

Cuando se incorpora a un empleado, a menudo se piensa en cómo se quiere que salga del proceso.

No sólo quiere que sepan hacer el trabajo; quiere que estén tan alineados y bien formados que sean capaces de formar a la siguiente persona para que tenga éxito en la organización.

Su mensaje de bienvenida es similar: debe ser tan eficaz que si les encargara escribir un mensaje de bienvenida para un futuro nuevo empleado, podrían hacerlo sin esfuerzo.

📝 Qué incluir

Estas son las cosas que definitivamente no debes perderte en el mensaje.

• Una apertura cálida y acogedora, que demuestre que está encantado de tenerle a bordo (por ejemplo, "estamos encantados de tenerle aquí").
• Su fecha de inicio
• Con quién trabajarán y a quién rendirán cuentas
• Inicio de sesión e introducción a las herramientas de gestión de proyectos y comunicación
• Información sobre la dirección de correo electrónico de su empresa y cómo se configurará
• Un resumen de cómo será su primera semana y qué se espera de ellos.

Otras cosas que puedes incluir;

• Organigrama de la empresa
• Enlaces a un blog sobre la historia de la empresa
• Presentación a un buddy que les apoyará en sus primeras semanas
• Fotos del equipo interactuando y capturas de pantalla de reuniones virtuales
• Una cita empoderadora
• Una lista de los miembros de su equipo y datos curiosos sobre cada uno de ellos
• La mentalidad que desea que cultiven en sus funciones: por ejemplo,[Ogilvy y Mather], que enumeró el valor, el idealismo, la curiosidad, el espíritu lúdico, la franqueza, el espíritu libre y la persistencia.

❌ Por qué un mensaje no basta

Un empleado nuevo tiene mucha información nueva que consumir y, si somos sinceros, transmitirla en un solo mensaje resultaría abrumador, además de poco eficaz.

Un mensaje de incorporación no sería suficiente, y esto le da información para diseñar realmente un camino para que aprendan y se preparen para el éxito.

Una experiencia moderna se asemeja más bien a una serie de correos electrónicos en los que se dispensa lentamente información en trozos del tamaño de un bocado, ayudando al lector a comprender cada concepto antes de pasar al siguiente.

La incorporación es un viaje, no un mensaje único.

En Zavvy, recomendamos considerar la incorporación como un proceso que dura al menos 90 días.

Un periodo de tiempo considerable lleno de mensajes, celebraciones, reuniones sociales y contenidos informativos.

He aquí un ejemplo de flujo de trabajo para los 3 primeros días en nuestra plataforma.

✉️ Elegir los canales de comunicación con los empleados

El tipo de mensaje de bienvenida tiene mucho que ver con el canal o la plataforma a través de la cual se transmite el mensaje.

Correo electrónico

Si el mensaje está en un correo electrónico, tiene más palabras para utilizar, por lo que puede ser más extenso e incluir más secciones.

Herramientas de colaboración como Slack o MS Teams

Por otro lado, un mensaje de Slack también puede resultar más amistoso y cercano, aportando sin duda un toque más humano a la interacción.

También crea espacio para el compromiso y la conversación bidireccional, lo que puede proporcionar una sensación de community desde el principio.

➡️ Lea nuestro tutorial paso a paso sobre la creación de flujos de trabajo de incorporación a través de Slack

Ten en cuenta que no estás limitado a un solo canal.

Es posible enviar un correo electrónico de bienvenida más largo y un mensaje a Slack para crear más puntos de contacto. Slack también te permite presentar a alguien a un grupo, donde todo el mundo puede enviar mensajes de ánimo, lo que también contribuye en gran medida a crear una experiencia positiva.

Redes sociales

Las redes sociales de tu empresa también son un canal estupendo para enviar un mensaje de bienvenida a un empleado, además del correo electrónico y Slack. Es de cara al público y muestra la ilusión y el optimismo de toda la empresa.

Puedes utilizar LinkedIn para publicar un mensaje de bienvenida sencillo, formal pero amistoso. 

Si tu marca publica en canales en Instagram, puedes divertirte más con el mensaje. En este ejemplo de everyone social, puedes anunciar tu nueva contratación y contar a tus seguidores detalles sobre ella, como sus aficiones e intereses.

El auge del kit de bienvenida

Algunas empresas van más allá.

Crean un paquete de bienvenida repleto de información útil y artículos divertidos que hacen que la experiencia de unirse a la empresa sea más memorable.

Ogilvy and Mather entregó a los nuevos empleados una caja con una tarjeta con 

• ✉️ una carta de bienvenida personalizada
• 📓 un libro de marca
• 📖 diario
• 🖊️ bolígrafo
• ✏️ lápiz
• 💾 Memoria USB

Otros kits de bienvenida personalizados incluyen 

• Tazas
• 🍾 botellas
• 🎧 auriculares
• 🎒 bolsas

...y otros elementos que les prepararán para el éxito. 

Un kit es una agradable sorpresa que hace que su personal se sienta más valorado desde el primer día.

🏢 Buenas prácticas y ejemplos

Felicíteles

Descubrir que te han contratado es una gran sensación.

Hay entusiasmo, optimismo y motivación en la sala.

Pero cuanto más te acercas a la fecha de inicio, más se apoderan de ti los nervios.

Felicitar a los recién contratados por su éxito les devuelve la sensación de confianza y entusiasmo que tenían cuando recibieron la notificación de "estás contratado".

Les recuerda que son valiosos.

Es tan sencillo como decir

"¡Hemos oído por ahí que una superestrella se une a nuestro equipo!"

Pocas palabras, pero llegan muy lejos.

Llévalos al redil

Entrar en una nueva empresa es emocionante, pero también puede resultar aislante.

Puede parecer el primer día de colegio otra vez.

El empleado deja atrás una organización en la que ha trabajado durante años.

 Un lugar en el que hicieron amigos.

Y ahora, ha vuelto a cero.

Su mensaje de bienvenida debe acogerles con los brazos abiertos y mostrarles que hay un equipo de personas dispuestas a hacerles sentir como en casa.

Proporcióneles los recursos que necesitan

Una de las cosas que hace que las primeras semanas sean tan abrumadoras para un nuevo empleado es enfrentarse a todas las herramientas, recursos y cosas que desconoce.

 A esto hay que añadir

• sin saber a quién preguntar
• cómo preguntar,

Entonces, ¿por qué no hacerlo en sus mensajes de bienvenida?

Este ejemplo de Sinc sitúa a todo el equipo como un recurso disponible para cualquier pregunta en cualquier momento.

Algunas preguntas que se haría un nuevo empleado;

• ¿Con quién trabajaré en el día a día?
• ¿Qué se espera que sepa al final de la semana 1, 2, 3 o 4?
• ¿A quién debo dirigirme si tengo un problema?
• ¿A qué reuniones debo asistir?
• ¿Dónde puedo acceder a mi correo electrónico y otras aplicaciones vitales?

Tono coherente

El tono es esencial para elaborar un mensaje de bienvenida convincente.

• ¿Debe ser formal o más informal y relajado?

• ¿Quiere hablar el idioma de los más jóvenes?

La respuesta a esta pregunta se reduce básicamente a su marca de empleador.

Pregúntese a sí mismo: ¿Quién quiere ser su empresa para su gente?

Y luego, sigue adelante y deja que eso guíe tu forma de escribir. Lo que digas tiene que ser auténtico para la organización y el tipo de voz.

Exponga sus valores fundamentales

Un mensaje de bienvenida es una oportunidad para exponer sus valores fundamentales, explicarles la visión más amplia y, lo que es más importante, cómo encajarán en ella.

En este ejemplo de Apple, el mensaje no es sólo de bienvenida; es inspirador y entusiasta: hace saber al nuevo empleado que está contribuyendo significativamente a mejorar el mundo.

No se trata sólo de trabajar; se trata de formar parte de algo más grande, de la oportunidad de unirse a un equipo de innovadores de talla mundial y hacer un trabajo que importa.

Puede utilizar su mensaje de bienvenida para compartir el propósito más amplio de su organización y entusiasmar a alguien con lo que hará a diario.

He aquí un ejemplo de nuestro propio mensaje de bienvenida.

• Durante preboarding, los nuevos empleados reciben una invitación a nuestro software preboarding .
• Este mensaje es el primer paso que ven allí.
• Y, por supuesto, acompañado de viajes atractivos que guían a los recién contratados durante semanas.
  

Utilizar comillas

¿Por qué no te apoyas en un poco de sabiduría empezando tu mensaje de bienvenida con una gran cita?

Desde Simon Sinek hasta Martin Luther King y T.S Eliot, puede recurrir a algunas de las mentes más brillantes para dar la bienvenida a alguien a su organización y ofrecerle motivación para empezar.

Algunas ideas;

El visionario empieza con una hoja en blanco y reimagina el mundo. Malcolm Gladwell

Da el primer paso con fe. No tienes que ver toda la escalera, sólo dar el primer paso. Martin Luther King, Jr.

Estar dispuesto a ser un principiante cada mañana. Meister Eckhart

Un viaje de mil millas comienza con un solo paso. Lao Tzu

No te limites a contar, muestra

Puede conseguirlo compartiendo instantáneas y capturas de pantalla de reuniones y eventos del equipo, mostrando cómo se comunican los miembros del equipo y haciéndoles partícipes de una broma interna.

Recuerde que la cultura no es lo que usted les dice; es lo que el equipo muestra incluso cuando no se esfuerza.

Incluir vídeos

En cuanto al tema de "mostrar, no contar", puede introducir el vídeo en su mensaje para añadir un elemento humano.

Aunque se trate de un vídeo de 60 segundos para darles la bienvenida al equipo, ver una cara amable puede contribuir en gran medida a implicar a un empleado desde el principio de su trayectoria profesional.

Puedes crear un vídeo de diferentes miembros del equipo dándoles la bienvenida y ofreciéndoles ánimos.

➡️ Crear experiencias onboarrding excepcionales con Zavvy

Un mensaje a un nuevo empleado puede parecer un detalle insignificante

Pero si piensa en el enorme papel que desempeña en su proceso de incorporación, se dará cuenta de que necesita más atención e intención.

¿Tiene curiosidad por ofrecer a sus empleados la experiencia de incorporación realmente acogedora que se merecen y que les permita ser productivos más rápidamente?
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