Incorporación a través de Slack: Cómo sacar el máximo partido a los flujos de trabajo inteligentes

Hemos pasado del trabajo de 9 a 5 al horario flexible, y del trabajo desde la oficina al trabajo desde cualquier lugar. Las empresas han adoptado estos cambios progresivos para ofrecer una gran experiencia a sus empleados. 

Y, sin embargo, muchas de ellas siguen utilizando powerpoints de la vieja escuela, wikis estáticos y montones de papel para su incorporación, el período que marca la pauta de toda la experiencia del empleado en el futuro.

Los procesos anticuados no sirven con los trabajadores de hoy en día. Así que, para cautivarlos desde el primer día, necesita una forma mejor de incorporarlos. Una que sea atractiva, envolvente y que se realice a través de una herramienta en la que pasen la mayor parte de sus horas de trabajo, como por ejemplo Slack.

Nos encanta Slack.

Y hemos visto que guiar a los nuevos empleados a través de Slack es una forma eficaz de hacer que su primera impresión sea significativa e impactante.

A continuación le explicamos por qué debe incorporar a los empleados a través de Slack, cómo hacerlo paso a paso y cómo puede sacarle aún más partido aprovechando los flujos de trabajo de Zavvy para Slack.

💬 Por qué es mejor el onboarding a través de Slack

La incorporación a través de Slack garantiza una experiencia más natural en el flujo de trabajo. Es una herramienta perfecta para dar la bienvenida a un solo empleado o a un grupo de empleados a la vez. Veamos otras razones para incorporar a los nuevos empleados a través de Slack:

1. Crear canales #newhire(s) para eliminar los nervios del primer día

Muchas organizaciones han hecho de Slack su espacio oficial para presentar a los nuevos empleados. Tener un canal dedicado a los #nuevosempleados genera compromiso. Permite a todos los nuevos empleados conectarse entre sí, hacer preguntas o encontrar los mejores lugares para comer algo.

2. No abrume al recién contratado

Dado que el contenido de la incorporación suele ser "arrojado" a los nuevos empleados sin estructura, un proceso racionalizado puede ayudar a mantener la visión de conjunto. Slack puede ser su único eje central para el viaje de incorporación de un nuevo empleado.

3. Garantizar tasas de finalización más elevadas

En Zavvy, hemos descubierto que los empleados que reciben tareas a través de Slack tienen una tasa de finalización 3 veces superior a la de los correos electrónicos. Esto se debe a que Slack facilita el acceso a la información a los nuevos empleados. Es donde pasamos la mayor parte de nuestro tiempo de trabajo. Por tanto, es más atractivo y cómodo.

4. Fomentar las conexiones

El trabajo a distancia ha hecho que para todos nosotros sea un reto seguir conectados. Slack es donde los equipos se conectan de forma natural, por lo que también es el lugar más natural para conectar a las personas entre sí. Piensa en presentaciones de equipos, incorporaciones buddies, y mucho más.

⚙️ Cómo ayuda Slack a automatizar tareas sencillas

Slack utiliza su propio Workflow Builder que permite a People Ops automatizar procesos rutinarios dentro de su espacio de trabajo Slack .

Para crear la tuya propia, necesitas:

Haga clic en su espacio de trabajo -> Herramientas -> Workflow Builder

Allí también puede seleccionar un flujo de trabajo a partir de una plantilla existente. 

A continuación le explicamos cómo puede utilizar ese generador de flujos de trabajo para incorporar a los nuevos empleados:

1. Enviar mensajes personalizados a los recién contratados

Da la bienvenida a tus nuevos empleados con mensajes personalizados y conéctalos con el resto de tu equipo. Puedes enviar un Mensaje Directo o escribir uno en tu canal #new-hires. Puedes pedir a los recién incorporados que se presenten o compartan sus intereses mientras animas al resto de tu equipo a saludarles. 

Además, también puede añadir un botón para una experiencia más interactiva. Añadir este botón les incita a actuar y pasar al siguiente paso de tu proceso de onboarding.
Nota: El botón suele tener sentido para mensajes directos, menos en canales.

2. Enviar formularios para recoger información

Los formularios son una excelente forma de recibir respuestas personalizadas de sus nuevos empleados. Esto incluye información sobre paquetes de bienvenida de la empresa, comentarios, detalles del puesto y mucho más. 

He aquí algunas preguntas que podría formular durante la incorporación:

• ¿Cuál es su elección de aperitivos y tamaño de camiseta? // por ejemplo, para los paquetes de bienvenida
• ¿Qué preguntas le quedan?
• ¿Cómo calificaría su experiencia de incorporación?
• En una escala del 1 al 10, ¿cómo se siente acogido en su equipo?
  

3. Integrar aplicaciones para una experiencia más holística 

Slack le permite integrar aplicaciones como Loom, Notion y Zapier para lograr un proceso de incorporación atractivo. Las organizaciones las utilizan para crear vídeos tutoriales introductorios, gestionar su flujo de trabajo y mucho más.

Conectar aplicaciones es una buena manera de reunir diferentes herramientas en un solo lugar. Puede ayudar a crear automatizaciones sencillas o incrustar contenidos de sitios como Loom en Slack.

4. Más funciones para una colaboración fluida

Tanto si trabajas de forma remota como híbrida, Slack facilita la colaboración entre equipos. He aquí algunas formas probadas de utilizar el generador de flujos de trabajo de Slack en el proceso de incorporación:

• Notifique automáticamente a todo el canal cuando se añada una nueva contratación.
• Envíe un mensaje a un nuevo miembro para darle consejos pertinentes el primer día.
• Cree un proceso de incorporación personalizado para equipos específicos, como Ventas, Ingeniería o Experiencia del cliente, que se active cuando entren en el canal de ese equipo.
• Presentea los nuevos miembros del equipo.
  

Slack cree que la incorporación más eficaz es la continua. Y estamos totalmente de acuerdo. Es fundamental hacer un seguimiento de los nuevos empleados en cada etapa del proceso. Ofrézcales ayuda y asegúrese de que pueden seguir y tener éxito en su formación. De este modo, los recién contratados podrán influir positivamente en su espacio de trabajo. 

5. Seguimiento del progreso

El creador de flujos de trabajo tiene una función integrada que le permite seguir el progreso en todo momento. De este modo, siempre verá quién está actualmente en sus flujos de trabajo.

6. Personaliza la apariencia de tu bot

El pequeño logotipo de Zavvy que ves aquí, junto con el nombre "Welcome Bot", puedes personalizarlo en el panel "Configuración" del flujo de trabajo.

De este modo, podrá crear una experiencia de empleado más personalizada.

📝 Flujo de trabajo ejemplar

Este es un ejemplo de un flujo de trabajo de incorporación que hemos creado para

• Anunciar la nueva contratación
• Saludar al recién contratado
• Pídeles su talla de camiseta para que podamos enviarles una camiseta de empresa
• Enviar a nuestro nuevo colega enlaces importantes

Genial, ¿verdad?

Pero..: Aunque esta secuencia es sin duda un buen complemento para su proceso general de incorporación, seguramente no será suficiente para un proceso completo.

❌ Limitaciones de la utilización del creador de flujos de trabajo de Slack para la incorporación.

Nunca insistiremos lo suficiente en la importancia de un programa de incorporación en profundidad. Aunque Slack es un buen comienzo para dar la bienvenida a los nuevos empleados, ¿es suficiente para ofrecer un proceso completo?

Aunque el generador de flujos de trabajo es un buen punto de partida, las cosas se te irán rápidamente de las manos en cuanto te plantees un proceso holístico que acompañe a las personas durante más de un día.

Algunas de las limitaciones del uso de Slack para la incorporación son las siguientes:

1. Sin plazos

Desafortunadamente, el constructor de flujos de trabajo de Slack no tiene una opción para añadir "retrasos" entre pasos individuales. Esto significa que las personas sólo pueden ser guiadas a través de pasos individuales pulsando botones. Aunque un enfoque interactivo suele ser favorable, se pierde por completo la oportunidad de crear una experiencia guiada que dure más de un día.

En Zavvy, recomendamos que los procesos guiados de incorporación duren al menos 90 días para optimizar las finalizaciones y la propia experiencia. Podrías añadir retrasos mediante herramientas como Zapier, pero eso nos llevaría al siguiente problema:

2. Se pierde rápidamente la visión de conjunto

Un proceso de incorporación decente de 30-90 días (o incluso más ) implica muchos pasos. Incluye conocer la organización, seguir programas de formación y coordinarse con los jefes y los miembros del equipo. Es todo un reto gestionar todas las tareas simultáneamente.

Más aún si tiene que ir a varias herramientas para crear un flujo de trabajo, por no hablar de personalizarlo en función de funciones concretas o de gestores de personas.

Esto afecta en gran medida a la escalabilidad de toda la solución.

3. No hay una ubicación centralizada para todos sus datos

Slack le permite conectar herramientas externas a través de herramientas como Zapier para crear automatizaciones inteligentes. Sin embargo, esto también significa que no existe un único lugar al que siempre se pueda acudir. Pero los nuevos empleados necesitan una estructura. Necesitan saber lo que les espera, y necesitan un lugar al que acudir para consumir información en profundidad.

4. Falta de experiencias a medida

La incorporación es la oportunidad de crear una primera impresión: cuanto más personalizada sea la experiencia, mejor. Pero, por desgracia, no es fácil asignar funciones como "Gestor de personas" o "Compañero de incorporación" solo con Slack . Esto significa que no podrás involucrar a varias personas a lo largo de un periodo de tiempo.

5. 5. Falta de flexibilidad

El desencadenante que utilizará para iniciar su flujo de trabajo de incorporación será normalmente "Se inicia cuando alguien se une a un canal". Sin embargo, hay varias razones por las que podría tener que añadir a un empleado a su flujo de trabajo manualmente, desde colaborar en proyectos hasta iniciar juntos un programa de formación. En Slack, no puedes hacerlo sin añadir a tus empleados a los canales existentes.

Aunque "haga una copia" de ese flujo de trabajo, seguirá necesitando utilizar el mismo disparador (naturalmente "nuevo miembro del canal"). Así que la única salida es reconstruir el flujo de trabajo desde cero. 

6. No hay espacio real para contenidos

Slack limita a la gente a enviar únicamente mensajes cortos, formularios o enlaces. Pero para que estas tareas resulten más divertidas y atractivas, hay que respaldarlas con contenido enriquecido. Esto incluye vídeos de formación, información detallada sobre la empresa, la tarea (de qué trata, por qué es esencial, etc.). Esto significa que, con el tiempo, seguirá necesitando un lugar donde alojar el (rico) contenido.

Slack es el canal de distribución más importante para sus contenidos, pero no es el lugar donde alojarlos.

7. No se puede crear automáticamente un canal

Si su empresa está creciendo con bastante rapidez, lo normal es que tenga más de un nuevo miembro del equipo al mes. Esto significa que querrás conectar automáticamente a todos los nuevos empleados entre sí.

La mejor manera de hacerlo es reuniéndolos en un canal específico. Sin embargo, esto no es algo que se pueda automatizar a través de la herramienta nativa de Slack. 

📈 Flujos de trabajo profundos en Slack con Zavvy: sacar lo mejor de ambos mundos

La plataforma de incorporación de Zavvy se basa en una experiencia del empleado sin fisuras. Cada paso, trayecto o plantilla está diseñado para garantizar que sus empleados experimenten el mejor proceso de incorporación posible. No sólo eso, sino que también automatizamos las tareas manuales para aliviar su carga de trabajo.

He aquí algunas formas de integrar Slack con Zavvy para conseguir un programa de incorporación más guiado y holístico que le quite de encima una carga de trabajo innecesaria:

1. Llevar a la gente en un viaje guiado

Existe un peligro real en la entrega de todo su contenido de incorporación a la vez. No sólo resulta demasiado abrumador para el recién contratado, sino que también conduce a una experiencia negativa. En lugar de eso, crea un programa de incorporación estructurado y paso a paso con los viajes guiados de Zavvy. 

Esto garantiza que la información se proporcione cuando es importante, permite a los nuevos empleados procesar los conocimientos en cada paso y les ayuda a mantenerse centrados. Mientras tanto, los responsables de operaciones de personal y los gestores pueden seguir fácilmente el progreso o guiar a los nuevos empleados a lo largo del proceso.

2. Conectar y emparejar a los empleados

Desde la asignación de buddies hasta el nombramiento de directivos, con Zavvy puede conectar automáticamente a los recién contratados con las personas adecuadas. Esto crea un espacio para que los empleados desarrollen conexiones personales, intercambien información, hagan preguntas y tengan un comienzo cómodo en su empresa. 

También puede enviar recordatorios espaciados a un buddy dedicado o a un gestor asignado a su nuevo empleado. Así se asegurará de que estén preparados con toda la información, listos para programar reuniones y con una lista de tareas de las que deben ocuparse. 

Lea nuestro proceso paso a paso para diseñar un programa de incorporación buddy en Zavvy.

Bonus: ¡Echa un vistazo a estas plantillas gratuitas para Programas de Compañeros!

3. Crear automáticamente canales para cohortes 

La incorporación de un grupo de empleados es un proceso continuo en las grandes organizaciones. Facilitamos este proceso asignando automáticamente trayectos a los nuevos contratados y creando un grupo específico para ellos. Esta es una forma excelente de que los contratados se relacionen entre sí, al tiempo que se evitan las molestias de crear nuevos flujos de trabajo en Slack. 

Además: si ha conectado su sistema HRMS y ha configurado un activador automático, ni siquiera tendrá que asignar nada manualmente.

4. Enviar formularios de opinión 

Envíe encuestas personalizadas al final de cada fase de incorporación. Conocer a fondo la experiencia de sus empleados es el requisito clave para mejorar el proceso.

 Además, también puedes hacerles preguntas que te ayuden a prepararte para su preboarding. Por ejemplo, pregúntales cuál es su elección de tentempiés/talla de camiseta/tipo de equipamiento necesario, etc. 

Con Zavvy, puedes crear una encuesta - o simplemente incrustar tus herramientas favoritas como Typeform o Google Forms para hacerla más atractiva. 

5. Añadir contenido visual

Integre contenidos de distintos formatos en cada nuevo viaje. Estamos hablando de incluir vídeos de bienvenida y de formación, enlaces a cursos, podcasts, etc. Este es tu espacio para hacer que el aprendizaje sea lo más ameno posible, ¡sin limitaciones!

De este modo, sus empleados podrán completar la tarea y retendrán mejor los conocimientos.

Aprovecha al máximo nuestras integraciones de aplicaciones como Loom, YouTube, Typeform, ¡y muchas más!

6. Compartir contenidos relevantes

Un programa de incorporación es valioso cuando se personaliza para satisfacer las necesidades de los nuevos empleados. Esto incluye enviar tareas específicas a los directores de marketing o compartir detalles con un compañero de incorporación. 

En Zavvy, puede entregar rápidamente tareas, recordatorios y mensajes dedicados sin el caos de crear varios canales Slack . Esto garantiza una experiencia fluida y personalizada, independientemente del departamento y la función del nuevo empleado.

Asigne tareas automáticamente:

• El día de la incorporación 
• Una vez que entren en Zavvy
  

7. Enviar empujoncitos suaves

Un pequeño acto de agradecimiento u orientación puede ayudar mucho a motivar a su empleado durante la incorporación. Envíale palabras de ánimo y orientación en cada paso del proceso. 

Utilice esta función en Zavvy para:

• Recordar a los gestores de personas que deben debatir los planes de desarrollo
• Recordar a los empleados que deben hacer pausas periódicas
• Comprobar el progreso de una nueva contratación
• Compartir contenidos inspiradores 
  

8. Activar la incorporación de una nueva función

En Zavvy creemos que la incorporación no debe limitarse a los nuevos empleados. Nuestros viajes cuidadosamente planificados ayudan a los empleados a reincorporarse a una configuración remota. O cuando son ascendidos a un puesto de liderazgo. Esto les aclimata a las nuevas habilidades y responsabilidades necesarias para alcanzar su máximo potencial. 

Puede seleccionar el momento y la duración del proceso de reincorporación, enviar tareas específicas y realizar un seguimiento sencillo del progreso en cada paso. 

9. Más allá de la incorporación: Programas de conexión

Durante el proceso de incorporación, los nuevos empleados conocen a sus compañeros, buddies, o a sus jefes. Haz que cada conversación o una acción meditada cuenten integrando Slack en nuestros Programas de Conexión. 

Construye vínculos más profundos con nuestras plantillas como Meetup Rituals, Coffee Dates, Walk and Talk y muchas más.

¿No encuentra la plantilla que busca? Cree su propia rutina de conexión totalmente automatizada.

Hable con nuestros expertos para saber cómo unir más a su equipo remoto.  

10. Seguimiento del progreso, formación, desarrollo, etc.

Puede hacer mucho más con los flujos de trabajo de incorporación de Zavvy. Sigue leyendo para descubrirlo.

📝 Flujo de trabajo ejemplar

Con Zavvy, puede configurar todo su proceso de incorporación, desde preboarding hasta incluso la baja. Te permite guiar a las personas a lo largo de toda la experiencia, en lugar de dejarlo en un par de automatizaciones prácticas.

➡️ Integración de Zavvy en Slack para lograr el máximo impacto

Cuando diseñe su programa de incorporación, pregúntese: ¿Cómo se beneficiará de ello un empleado? ¿Hay alguna forma de simplificar este proceso? ¿Cómo puedo hacerlo más atractivo? 

La integración de Slack en nuestra plataforma garantiza un proceso fluido, bien conectado y fácil de seguir. Con un poco de previsión y planificación, reinventamos la forma en que las empresas incorporan a sus empleados híbridos o remotos. 

💡 Storyblok's utiliza Slack para incorporar nuevos empleados - y ahorra 15 horas cada semana haciéndolo.

¿Tiene curiosidad? Obtenga más información sobre nuestra solución de incorporación aquí.