Orientación para nuevos empleados: 10 ideas para dar la bienvenida a sus empleados

Después de superar múltiples rondas de entrevistas, una persona está entusiasmada por incorporarse a su nuevo trabajo. Se levanta con ilusión y ansiedad el día de la incorporación y llega puntual a la oficina. Pero pronto se dan cuenta de que no tienen ni idea de adónde ir, con quién hablar ni cómo será su día. Nada está preparado, nadie sabe siquiera que van a empezar.

Y ahí va: Llegan las primeras dudas, justo el primer día.

"Si así es mi primer día, me pregunto cómo me tratará esta organización en el futuro", murmuran para sus adentros.

Supongamos que los nuevos empleados de su empresa pasan por algo similar. En ese caso, tiene que mejorar mucho su proceso de orientación e incorporación de nuevos empleados. Según un estudio, el 93 % de los empresarios está de acuerdo en que una buena experiencia de incorporación es fundamental para que un empleado decida quedarse más tiempo.

Pero, ¿quién es el responsable de garantizar que el proceso de orientación de una empresa sea excelente?

Muchas empresas llevan a cabo un proceso de orientación monótono y aburrido, ya que los equipos de People Ops están muy ocupados y desbordados por otras tareas. 

En este artículo, hablaremos de ideas para la orientación de nuevos empleados que facilitarán el trabajo de RR.HH. y crearán una experiencia atractiva para los nuevos empleados. 

🧭 ¿Qué es la orientación para nuevos contratados?

La orientación de nuevos empleados (también llamada orientación de nuevos empleados) es el proceso de dar la bienvenida a los nuevos empleados a una organización. Es la presentación formal de los recién contratados a 

• la empresa,
• sus políticas, 
• y su cultura.  

Es una oportunidad para que los empleados conozcan su nuevo entorno y a sus compañeros de trabajo, comprendan sus funciones y responsabilidades y se familiaricen con las prestaciones disponibles.

El objetivo es contribuir a que los empleados se sientan cómodos, dispongan de lo necesario para hacer bien su trabajo y sepan a quién y cómo pedir ayuda.

La orientación forma parte del proceso de incorporación, y tiene lugar durante los primeros o iniciales días de incorporación. 

❓ ¿Por qué es importante la orientación de los nuevos empleados?

Según una encuesta de Digitate, los nuevos empleados que han experimentado una acogida negativa tienen dos veces más probabilidades de buscar otro trabajo. Dado que la orientación para nuevos empleados es una parte integral del proceso de incorporación, desempeña un papel fundamental en la retención y el compromiso de los nuevos empleados.

El éxito del proceso de incorporación de un empleado puede influir en su percepción de la nueva empresa y es una oportunidad para que RR.HH. cause una buena impresión. 

Además, una orientación bien ejecutada y planificada hace que el empleado se sienta parte integrante del equipo y viceversa. Una vez que se convierten en parte esencial del equipo, les resulta más fácil ponerse al día en sus tareas y objetivos, lo que les hace más productivos y menos propensos a cometer errores.

💡 10 ideas para la orientación de tu nuevo empleado

Aunque tener un plan para el proceso de orientación es vital, no tiene por qué ser complicado ni caro. Hay muchas formas de hacer que el proceso de orientación sea divertido e informativo para los nuevos empleados. 

He aquí algunas ideas para la orientación de nuevos empleados que RR.HH. puede utilizar para llevar a cabo un programa atractivo:

1. 🪄 Bienvenida con estilo
2. 📈 Explicar la misión, la estructura y la cultura de la empresa.
3. 📝 Describir las políticas de la empresa
4. 🏢 Dar una vuelta por la oficina
5. 👩 Presentar a los nuevos empleados al equipo.
6. 📦 Crea un regalo de bienvenida
7. 📅 Programar una reunión 1:1 con el gerente. 
8. 🗺️ Proporcionar una hoja de ruta para las próximas semanas.
9. 🥘 Lleva a comer a los recién contratados
10. 👬 Ponles un compañero de oficina

🪄 Bienvenida con estilo

Dé la bienvenida a cada nuevo empleado con una bebida de bienvenida o aperitivos como magdalenas o donuts.

Aunque está muy bien ofrecer estos aperitivos tradicionales, no todos los empleados prefieren magdalenas o donuts. Algunos apreciarán opciones más saludables. Considere también la posibilidad de ofrecer comidas con proteínas, como sándwiches de carne magra, wraps vegetarianos o batidos proteicos. Ofrecer una gama más amplia de opciones alimentarias demuestra a tus empleados que valoras sus diferentes necesidades y preferencias dietéticas.

Si la cultura de su empresa lo permite, quizá pueda recibir a un nuevo empleado con una copa de champán.

Envíe un tentempié o una caja de regalo a los empleados remotos utilizando servicios de regalo como SnackNation o Snackmagic.

De este modo, el empleado se sentirá especial y encantado de incorporarse a su empresa. 

Antes de repasar las políticas y los procedimientos:

1. Haga preguntas abiertas sobre temas como cómo fue su viaje al trabajo y si tuvo problemas para encontrar la oficina.
2. Aproveche este momento para presentarse y compartir su experiencia positiva en la empresa.
3. Proporcione a los empleados una visión general de los próximos días (lo ideal es enviar el programa de orientación antes de la fecha de incorporación).
   

Ayudará a que el nuevo empleado se sienta cómodo.

📈 Explicar la misión, la estructura y la cultura de la empresa.

Presente al nuevo empleado la misión de la empresa, los valores que defiende y la estructura organizativa. Explícale cómo se interrelacionan los distintos departamentos y funciones y cómo podría ser su progresión profesional dentro de la empresa.

Presénteles brevemente la cultura de la empresa y dígales en qué se diferencia o se parece a la de otras organizaciones.

Por ejemplo, si su organización tiene la cultura de dirigirse a todo el mundo por su nombre de pila, dígale al nuevo empleado que no llame a nadie "señor/señora". Informarles de estas cosas profundizará su comprensión del nuevo entorno y les hará sentirse inclusivos.

Puede ver el vídeo del programa de incorporación a la logística de Amazon que figura a continuación para inspirarse para su programa de orientación. 

¿Le apetece una plantilla útil para su presentación de orientación? Nosotros te ayudamos.

📝 Describir las políticas de la empresa

Cada organización funciona de forma diferente, y algunas pueden tener políticas exclusivas basadas en el tipo de industria. Por ejemplo, una empresa de consultoría como McKinsey & Company, que concede a sus empleados acceso a datos confidenciales de clientes, puede tener políticas más estrictas en materia de confidencialidad de datos que una empresa fabricante de juguetes como Lego. 

La política de permisos y las prestaciones también varían de una empresa a otra. Y los recién contratados pueden tener dudas a la hora de hacerte preguntas sobre los permisos el primer día. 

Durante la orientación de nuevos empleados, explique las políticas que giran en torno a: 

• Código de conducta
• Remuneración y estructura salarial
• Política de asistencia y permisos
• Prestaciones como el seguro médico
• Política de contratación y separación del servicio
• Seguridad en el trabajo 
  

Describa todos los matices de cada categoría y organice una sesión de preguntas y respuestas para resolver cualquier duda. El orientador debe hacer que los nuevos empleados se sientan cómodos haciendo preguntas libremente. 

🏢 Dar una vuelta por la oficina

Todos necesitamos acceder a espacios de la oficina como la despensa o la fotocopiadora. Pero si no le das un recorrido por la oficina a un recién contratado, navegar por las instalaciones del lugar de trabajo se convierte en algo tedioso.

Enseñe la oficina a los recién contratados para que se hagan una idea de cómo es la oficina, dónde está todo y dónde trabajarán la mayoría de los días. Así se sentirán más vinculados a la organización desde el primer día.

Dé la bienvenida a sus nuevos empleados permitiéndoles registrarse mediante un código QR, proporcionando una primera impresión positiva y minimizando los tiempos de espera.

Si es posible, incluya la visita a otros lugares relevantes, como cafeterías o restaurantes cercanos donde los empleados suelan almorzar. Muestre a los recién llegados las plazas de aparcamiento, cómo funciona el sistema de gestión de aparcamientos y a quién deben dirigirse para cualquier pregunta sobre nóminas y prestaciones, etc.

👩 Presentar a los nuevos empleados al equipo.

La camaradería entre compañeros es vital para un equipo eficaz y productivo. Pero puede llevar tiempo que un empleado establezca una relación con cada miembro. Puedes ayudar a los recién contratados a socializar más rápido haciendo presentaciones. 

Intente añadir algunos rompehielos para que las presentaciones resulten amenas. Aquí tienes algunas ideas para romper el hielo en la orientación de nuevos empleados:

• Haz una foto: Que cada miembro del equipo elija una foto de su galería y comparta una historia. 
• Jenga con una vuelta de tuerca: Coge los bloques de Jenga y utiliza un rotulador para escribir en ellos algunas preguntas divertidas. Forma una torre de Jenga con los bloques y pide a cada miembro del equipo que tire de un bloque. Si el empleado tira de la torre, debe responder a la pregunta. 

• ¿Cuál es la canción de tu vida? Pídeles que elijan una canción que resuene con su vida hasta el momento. La música es una forma estupenda de relacionarte con tus compañeros.
  

Éstas son sólo algunas formas divertidas de hacer que los recién contratados se sientan más cómodos con su nuevo equipo.

He aquí 17 ideas más para que la incorporación de los empleados sea divertida.

📦 Crea un regalo de bienvenida

Los mensajes de bienvenida de los nuevos empleados en LinkedIn son difíciles de pasar por alto. Desde el comienzo de la pandemia, casi se ha convertido en una tradición incorporar a los empleados mediante regalos. Los empresarios utilizan estos obsequios para demostrar a los nuevos (y futuros) empleados que la empresa se preocupa por sus trabajadores. 

Regalar cosas como tazas de café, artículos de papelería y pegatinas con el logotipo de la empresa se ha convertido en algo muy habitual. No hay nada malo en obsequiar a los empleados con regalos con la marca de la empresa, pero ¿cómo destacar?

Tú personalizas los regalos. 

Antes del día de incorporación, envíe a todos los recién contratados un cuestionario preguntándoles por sus favoritos:

• Programas de televisión y películas
• Aperitivos y cocina
• Novelas
• Deportes
• Intereses y aficiones
  

Después de recopilar datos sobre los favoritos de tus nuevos empleados, dales la bienvenida con regalos personalizados como:

• Una caja de aperitivos
•  Un accesorio de su programa de televisión favorito 
•  Un libro
• O cualquier cosa que coincida con las aficiones de un empleado

Puedes utilizar los servicios de empresas como Caroo y Swagup para que regalar sea más fácil. 

Para más ideas sobre cajas de bienvenida para nuevos empleados, lea:

➡️ Paquete de bienvenida para empleados: 10 ideas

📅 Programar una reunión 1:1 con el gerente. 

Una reunión individual o 1:1 con el jefe de proyecto o de equipo permite a los recién contratados hacer preguntas libremente sin temor a ser juzgados por otros empleados.

También permite al directivo prestar toda su atención a un nuevo miembro del equipo, haciendo que la persona contratada se sienta respetada. Los directivos también pueden aprovechar este tiempo para compartir los aspectos técnicos del trabajo y resolver simultáneamente cualquier duda.

En las grandes empresas puede que no sea posible celebrar una reunión individual el primer día, ya que suelen incorporar a varias personas el mismo día. Pero los beneficios de añadir una son inmensos. Además, una reunión con el director puede ayudar a los empleados a empezar su función con buen pie.

🗺️ Proporcionar una hoja de ruta para las próximas semanas.

Una hoja de ruta proporciona al recién contratado un plan de acción para las próximas semanas. 

¿Pero por qué compartir uno en primer lugar? 

Una hoja de ruta puede ayudar a los empleados recién incorporados a evitar confusiones sobre sus responsabilidades y mejorar así la productividad. Orienta a los nuevos empleados para que trabajen con entusiasmo hacia sus objetivos y los de la organización. No dar consejos a los empleados puede hacer que no canalicen su espíritu y energía hacia el trabajo.

Netflix comparte la hoja de ruta para la primera semana de sus nuevas contrataciones. La hoja de ruta es clara, amplia y específica, lo que la convierte en el comienzo perfecto para cada empleado. Sus recién contratados se sienten motivados para volver al día siguiente y rendir bien.

🥘 Lleva a comer a los recién contratados

¿Sabes qué es peor que la confusión absoluta el primer día?

Es sentirse como el chico nuevo a la hora de comer. Y no es culpa de nadie.

A la mayoría de la gente le gusta quedarse con la gente que conoce. Pero eso significa que el recién contratado puede sentirse excluido. Si se incorporan muchas personas el mismo día, puedes llevar a los recién contratados a comer y pedir a los directivos de la empresa que les acompañen.

La idea es facilitar la socialización y evitar la sensación de soledad. Y al igual que los rompehielos, los almuerzos en grupo también pueden potenciar la cordialidad, lo cual es beneficioso para su empresa y para el recién contratado.

Y para almorzar de forma continuada en toda la organización, considere la posibilidad de organizar ruletas de almuerzo.

👬 Ponles un compañero de oficina

¿Quién es un amigo? 

Un compañero es un empleado existente que entiende la cultura de la empresa, tiene una designación similar o idéntica a la del recién contratado y puede ayudar al nuevo empleado con tareas ad hoc. Puede reunirse con el recién contratado en su primer día, enseñarle la oficina y ayudarle con sus dudas sobre el trabajo y la empresa. 

Un programa de compañeros es una forma estupenda de hacer que los recién contratados se sientan cómodos y reducir la ansiedad asociada a la incorporación a un nuevo lugar de trabajo. 

Empresas como Microsoft consideran que tener un "programa de compañeros" es una parte importante para garantizar una experiencia de incorporación positiva.

¿Quieres saber cómo crear un programa de compañeros de incorporación?

Lee: Cómo y por qué crear un programa de compañeros de incorporación (plantilla gratuita + lista de comprobación)

❌ 6 errores que debes evitar durante la orientación de un nuevo empleado

La orientación de un nuevo empleado no consiste sólo en lo que debe hacer, sino también en lo que debe evitar. Todo su esfuerzo será en vano si comete estos errores en el programa de orientación de sus nuevos empleados.

Desorganización

A nadie le gusta el caos, sobre todo en una empresa nueva. Si los procesos y los horarios son siempre un caos, el empleado sentirá que así es como funciona la empresa. Y a nadie le gusta trabajar en un entorno caótico. 

Los nuevos empleados se sentirán valorados y preparados para el puesto si la orientación de la empresa está bien preparada. Tenga un plan para la orientación de los nuevos contratados, cíñase a un calendario y envíe a los empleados el programa de orientación antes de la fecha de incorporación.

Mala primera impresión

La primera impresión importa. 

Si el responsable de RRHH llega tarde, comunicará que la empresa no hace hincapié en la puntualidad. O supongamos que el equipo y los responsables de RRHH actúan de forma grosera u ocupada en la primera interacción; en ese caso, los recién contratados se sentirán poco apreciados. Y podría afectar a su entusiasmo por el trabajo y reducir su productividad. 

Aspirar a ofrecer las mejores experiencias de orientación a los nuevos empleados. 

Hacer suposiciones

Aunque dé por sentado que los profesionales con experiencia saben cómo funcionan las cosas en su oficina, es fundamental empezar cada orientación explicando cómo funciona su empresa. Describa sus operaciones en detalle para que los nuevos empleados sepan lo que se espera de ellos.

Falta de claridad sobre las expectativas

La orientación es una buena manera de sentar las bases y ser sincero sobre el alcance total del trabajo. Si no eres capaz de compartir objetivos claros, puede que los nuevos empleados se sientan confusos, y esa no es la mejor forma de canalizar su entusiasmo. 

Y la claridad no es el único factor crucial. No subestimes ni exageres las responsabilidades de un empleado en contraste con lo que la empresa comunicó durante las rondas de contratación. Se sabe que la falta de comunicación dificulta la productividad y la cohesión del equipo. 

Desbordamiento de la información

Es tentador acelerar la orientación para que los nuevos empleados puedan empezar a trabajar cuanto antes. Pero un exceso de información puede hacer que los recién contratados se sientan abrumados y confusos.

Planificar un evento que dure todo el día puede hacer que los recién contratados pierdan el interés a la hora de comer. ¿Y quién puede culparles? Nadie quiere pasar todo el primer día sentado asistiendo a presentaciones.

Así que, en lugar de eso, divida el día en varias sesiones más cortas repartidas a lo largo de varios días. 

Ve despacio y dales tiempo para que se asienten. Tómate unos días para completar el proceso de orientación en lugar de acelerarlo en un solo día.

Descuidar la recogida de opiniones

Por una buena razón, mucha gente insiste en la necesidad de recibir comentarios. Ayuda a iterar y a mejorar el proceso. Tanto si se trata de la experiencia del candidato como de la orientación de los nuevos empleados, es crucial saber si es eficaz o no.

¿Cómo puede saber si su proceso está anticuado?

Pidiendo información detallada. 

Al final de la orientación, pregunte a los nuevos empleados su opinión y qué cosas podrían haber sido mejores. Pida al facilitador que hable brevemente con cada nuevo empleado para conocer sus opiniones sobre el proceso de orientación. 

⏱ ¿Con qué frecuencia debe cambiar la orientación para nuevos contratados?

Si los comentarios sugieren cambios de forma sistemática, es necesario examinar a fondo los procesos. Si la aportación es buena, no hay necesidad de cambiar significativamente el proceso de orientación. 

Es posible que muchos profesionales se hayan incorporado a su empresa después de trabajar en otra de la competencia. Aproveche esta oportunidad para comprender cómo se realiza la orientación y la incorporación de los empleados en otras organizaciones de éxito y mejore en consecuencia.  

Siga actualizando su proceso de orientación basándose en las últimas tendencias y datos. Si te llama la atención algo prometedor, ponlo en práctica. 

Dado que ha integrado la retroalimentación en su proceso, puede ver la eficacia de cada actividad para el compromiso de sus nuevos empleados.

❤️ Cree una experiencia de incorporación que encante a su personal

¿También pierde horas invitando a cada uno de los nuevos empleados a sus respectivos actos de orientación, en función de su ubicación, fecha de incorporación, departamento, etc.?

Con Zavvy, puede configurar sus eventos de orientación una sola vez e invitar a los nuevos empleados automáticamente.

• En función de los criterios exactos que establezca
• Y con los datos de su sistema HRIS
• Junto con atractivos recorridos para la preinclusión y la incorporación.

Descubre cómo funciona el software de programación de eventos de orientación de Zavvy

Zavvy también te permite ofrecer experiencias de incorporación únicas en piloto automático. Con sus funciones de ahorro de tiempo para los profesionales de RRHH, puedes incorporar, formar y conectar con tus nuevos empleados en piloto automático.

Impulse y canalice el entusiasmo, las ganas y la productividad de sus nuevos empleados mediante nuestro software de eficacia probada. 

❓ Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia la orientación de la incorporación?

La orientación de empleados es un subconjunto de la incorporación de empleados y se utiliza para dar la bienvenida oficial a un empleado a la organización. El objetivo de la orientación es comunicar al nuevo empleado la misión, la cultura y las políticas de la organización. También es una oportunidad para que el empresario aclare cualquier duda sobre la nómina, las prestaciones y el código general de conducta. 

La orientación es la primera fase de la incorporación y suele tener lugar el día de la incorporación y termina en la primera semana.

La incorporación de un empleado es un proceso largo en comparación con la orientación, e incluye la formación y la puesta al día del empleado. La incorporación comienza cuando el empleado acepta la oferta de trabajo y se prolonga durante varias semanas o incluso meses en algunos casos. 

¿Quién es responsable de la orientación de los nuevos empleados?

Idear y coordinar la orientación de un nuevo empleado es principalmente responsabilidad del departamento de RRHH. Pero todas las partes interesadas (desde el director de proyecto hasta un compañero) deben asumirla trabajando juntos para crear una experiencia acogedora para cada nuevo empleado.