Guía definitiva para la incorporación eficaz de nuevos empleados

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A todos nos encanta la motivación y el positivismo que un nuevo empleado aporta a la empresa. Y es muy importante corresponder a ese entusiasmo en todos los sentidos, desde la creación de valiosas conexiones humanas hasta el establecimiento de expectativas profesionales. Porque, es durante este tiempo, cuando su empleado decidirá si se queda o empieza a buscar otro trabajo. 

Es habitual que las empresas fracasen a la hora de ofrecer estas experiencias fructíferas. Olvidan pasos esenciales de la incorporación o la descuidan por completo. 

La incorporación de los empleados es uno de los pasos más cruciales del proceso de contratación y una de las tareas más importantes de los departamentos de RRHH y personal.

Para saber por qué y cómo crear un buen programa de incorporación, siga leyendo este artículo.

❓ ¿Qué es la incorporación de empleados?

La incorporación de un empleado es el proceso de integrar a un nuevo empleado en una organización y familiarizarlo con su cultura, procedimientos, funciones y responsabilidades.

Se trata de un enfoque sistemático y exhaustivo para dar la bienvenida a los nuevos empleados y garantizar que disponen de las herramientas, los recursos y los conocimientos necesarios para convertirse en miembros eficaces y productivos del equipo.

Una incorporación eficaz es la primera impresión que un nuevo empleado tendrá de su organización. Y para que sea duradera, es importante proporcionarle todas las herramientas y la información necesarias para que se implique a fondo en su nuevo puesto y en su empresa. 

Ayúdeles a familiarizarse con temas como la visión de la empresa, las políticas y las necesidades de desarrollo de habilidades, como las herramientas de formación funcional.

La duración de la incorporación varía en función de muchos factores, como el sector y la antigüedad del puesto. Sin embargo, la mayoría de los profesionales de RRHH afirman que el periodo medio de incorporación dura más de 3 meses. Cuanto más complejo sea el puesto, más larga será la incorporación.

Huelga decir que una incorporación eficaz sienta las bases del éxito entre los recién contratados. He aquí algunas estadísticas que demuestran su importancia.

Un buen proceso de incorporación puede mejorar la retención de los empleados en un 82% y su productividad en un 70%.

El 33% de los recién contrat ados empiezan a buscar un nuevo trabajo 6 meses después de ser contratados y el 23% de ellos no dura un año entero en una nueva empresa. Las principales razones son: Incorporación insuficiente y expectativas no cumplidas.

El 58% de las empresas se limitan a enviar listas de comprobación. Esto no solo lleva mucho tiempo, sino que además no resulta muy atractivo para los nuevos empleados.

Los empleados que tienen un proceso de incorporación satisfactorio tienen 18 veces más probabilidades de sentirse comprometidos con una empresa. Una pequeña inversión inicial puede tener un enorme retorno de la inversión en los años venideros.

Viendo todas estas ventajas, debería hacer todo lo posible por impulsar un proceso de incorporación eficaz. No solo ahorrará dinero, sino que también llevará a sus empleados al éxito.

¿Cómo es un buen proceso de incorporación? 

📊 RRHH Fases del proceso de incorporación de los empleados

Dar la bienvenida a un nuevo empleado es algo más que presentarle a su equipo y guiarle a través de sus herramientas preferidas. Todo buen proceso de incorporación consta de al menos dos fases: la previa y la de incorporación.

Preembarque

Esta es su oportunidad de crear experiencias memorables para los nuevos empleados incluso antes de su incorporación. El envío de paquetes de bienvenida con productos de la empresa o la entrega de artículos útiles son formas estupendas de entusiasmarles con su nuevo trabajo. Y cuando se crean estas experiencias únicas previas a la incorporación, se les anima a compartirlas en plataformas digitales como LinkedIn o Glassdoor. Y, con toda seguridad, esto elevará la reputación de su empresa dentro de su sector.

Otra forma de darles la bienvenida sería a través de reuniones (virtuales) que alivien la ansiedad del primer contacto. Este sería el momento perfecto para conectar a todos los recién contratados, haciéndoles sentir acompañados y bienvenidos. Mientras tanto, asegúrate de configurar sus dispositivos, compartir información sobre la accesibilidad de la cuenta y temas de seguridad importantes.

Por último, pero no por ello menos importante: establezca prioridades. Evite sobrecargar de trabajo a los recién contratados antes de que se incorporen a la empresa. Sea consciente y no se exceda.

Incorporación

El proceso de incorporación puede durar meses, y hacer un seguimiento de los progresos de cada uno lleva su tiempo. Por lo tanto, hay que ser paciente y comprobar constantemente todo el proceso. Aprovecha al máximo las herramientas, plantillas y listas de comprobación de Zavvy que acelerarán tus procesos de incorporación. 

La mayoría de los equipos de RR.HH. tienen planes de incorporación para los primeros 90 días. Aquí tienes un desglose del proceso típico de incorporación de un empleado:

El primer día - Salude a sus empleados con calidez y franqueza, dándoles un motivo para relacionarse con ellos. Asigne compañeros de incorporación que les lleven a visitar la oficina, dejen un mensaje de bienvenida en su mesa y les orienten sobre las ventajas de la empresa. Asegúrese de que los nuevos empleados tengan una serie de tareas estructuradas en su primer día. De lo contrario, se quedarán de brazos cruzados, esperando a que alguien les asigne algo.

La primera semana - Su empleado ha tenido un gran primer día de trabajo, ¿qué sigue? Empiece por introducirlo en la cultura de su empresa, asígnele tareas básicas y controle su evolución con regularidad. Asegúrese de ponerle en contacto con su jefe, que le familiarizará en profundidad con su función. Al final de la primera semana, ten una reunión de recapitulación y resuelve sus dudas.

Consejo: procure compartir información fácil de entender. De este modo, podrán conectar a un nivel humano con sus compañeros durante las reuniones en lugar de quedarse atascados en los detalles.

Los primeros 30 días - El primer mes pasa en un abrir y cerrar de ojos. A estas alturas, tu empleado ya debería haber conocido a todas las personas de la empresa que necesita conocer. Es importante que conozca las herramientas y sistemas de la empresa, el producto/servicio que se vende y sea más consciente de su público. Un manual del empleado sería de gran ayuda en este punto. Siga manteniendo reuniones individuales periódicas con ellos.

Los primeros 60 días - ¡Ya llevamos dos meses! El nuevo empleado debe colaborar con otros departamentos y miembros del equipo. Debería resultarle más fácil encontrar problemas en sus procesos y sugerir formas de resolverlos. Ofrecer un feedback coherente es la clave de su éxito a largo plazo en su organización.

Los primeros 90 días - Después de tres meses, se trata de trabajar de forma independiente. Desde la resolución de problemas hasta la búsqueda de soluciones y su aplicación, ¡haz que lo hagan todo ellos solos!

Consulte también nuestro plan completo de 30-60-90 días para obtener una visión completa.

📝 Guía paso a paso: Cómo ofrecer una gran experiencia de onboarding

Ahora que ya conoce las fases principales, aquí tiene algunos consejos prácticos para que la experiencia de incorporación de sus nuevos empleados sea excelente.

• No se salte el embarque previo. Una buena experiencia empieza con la preparación adecuada. Emociona a tus nuevos empleados, haz que se sientan preparados y alivia su ansiedad desde el primer día.
• Las sencillas estructuras de incorporación garantizan un flujo de trabajo fluido. Aproveche al máximo nuestra herramienta de listas de comprobación para aumentar la productividad. 
• Fomente las reuniones periódicas entre sus directivos en cada fase del proceso de incorporación.
• Sea constante a la hora de controlar a sus nuevos empleados. Resuelve sus dudas y preguntas con rapidez.
• Comunicar eficazmente los KPI y los objetivos es un peldaño hacia el éxito. Familiarícelos con todos los elementos que mejoran su rendimiento. 

➡️ ¿Qué le parece ir por la vía rápida? Aquí tienes las más de 15 plantillas de onboarding imprescindibles.

🏢 Ejemplos de onboarding en otras empresas

Siempre se puede mejorar, a veces inspirándose en otras empresas que tienen un proceso de incorporación excelente. Echemos un vistazo a algunas. Si quieres inspirarte un poco más, hemos escrito un artículo entero sobre ejemplos de incorporación de empleados.

Google

Google es una de las empresas más conocidas del mundo y uno de los empleadores más deseados. Conocida por sus divertidas actividades en la oficina, así como por un gran paquete de beneficios, es una fuente de inspiración para muchos empleadores.

Su incorporación no es diferente.

• Antes incluso de que sus empleados empiecen a trabajar, se les guía a través de un proceso de formación de dos semanas en el que se profundiza en el funcionamiento interno de todas las herramientas necesarias. 
• A continuación, se imparten una serie de lecciones sobre la cultura de la empresa en las que se profundiza en la idea de formar parte de la familia Google. 
• A medida que se ponen manos a la obra, se les da acceso a listas de comprobación, tutoriales de CodeLabs (por si se atascan) y otros materiales diversos con los que aprender. 
• Su primer proyecto se denomina "proyecto inicial" y dura dos semanas. El objetivo es que el recién contratado aprenda los entresijos del trabajo y cuente con la orientación constante de su mentor. En Google, la tutoría y el aprendizaje son un proceso continuo.

Echa un vistazo a nuestro caso práctico completo sobre cómo Google incorpora a los nuevos empleados. También te mostramos cómo puedes reproducirlo fácilmente.

Quora

Probablemente hayas oído hablar de Quora, pero ¿conoces su proceso de incorporación? En él, a cada nuevo empleado se le asigna un mentor personal que le guía durante sus primeras semanas de trabajo. La empresa admite que los mentores pierden alrededor del 25% de su tiempo de trabajo durante la incorporación, pero la inversión parece merecer totalmente la pena. 

Nota: La preparación de temas de debate, la programación automática de reuniones, etc., podrían ayudar a sus mentores a ahorrar tiempo de trabajo manual innecesario.

Buffer

Famosa por ser una empresa de SaaS 100% remota, Buffer cuenta con más de cien empleados y no hace falta decir que hacen las cosas de forma un poco diferente. Su programa de integración incluye un sistema de "tres amigos" que acompaña a los nuevos empleados durante seis semanas. Cada compañero ayuda al recién contratado en un aspecto diferente de la incorporación.

Flink

Es seguro decir que su proceso de incorporación es tan rápido como su servicio de entrega. Para ello, se toman muy en serio el aspecto cultural de su plan de incorporación. En sus primeros días, todos los nuevos empleados reparten ellos mismos la compra en bicicleta, experimentando así de primera mano las tareas y retos diarios. Difícilmente podría haber una forma mejor de familiarizarse con su propio servicio.

💻 Consejos para el onboarding remoto e híbrido

La pandemia de coronavirus ha redefinido nuestra forma de trabajar e interactuar. Con la mayoría de nosotros trabajando a distancia, crear y mantener conexiones humanas puede ser todo un reto. Sin duda, tenemos formas de superarlo con eficacia.

• Defienda su proceso de preincorporación y establezca expectativas para sus nuevos empleados. 
• Sé proactivo. Resolver sus dudas y presentarlas a tu gente fomentará un trabajo en equipo unificado.
• Programe llamadas en línea, envíe mensajes de bienvenida y presénteles a su equipo el primer día. 
• Adapte todos los materiales de formación para que puedan utilizarse en línea. Compartir instrucciones pregrabadas es una forma estupenda de hacerlas memorables, ahorrando tiempo por el camino. 
• Asigne un compañero a cada nuevo empleado. Es una forma cómoda de guiarles por el flujo de trabajo y la cultura de la empresa. Tener a alguien a quien puedan dirigirse fácilmente les hará sentirse bienvenidos y cómodos.

• La falta de oportunidades para mantener conversaciones informales hace que aumenten las preguntas. Repartir el manual de la empresa es una forma estupenda de resolver rápidamente sus dudas.
• Supervise el crecimiento de sus empleados mediante videoconferencias periódicas.
• Diseñe rutinas basadas en el emparejamiento entre compañeros. Esto abre nuevas oportunidades para que los empleados conecten entre sí, compartan sus experiencias y aprendan a un nivel más profundo.

Si desea profundizar en el tema, no deje de consultar también nuestra lista de comprobación para la incorporación de empleados remotos.

🙅 Errores que debes evitar en tu proceso de onboarding

Tanto si se trata de una nueva empresa de dos personas como de una empresa de 500 empleados, establecer el programa de incorporación adecuado es un proceso de ensayo y error. Para que te resulte más fácil, hemos recopilado algunos errores comunes que debes evitar. 

• Falta de estructura y de un proceso de incorporación documentado.
• Centrarse sólo en el corto plazo (días, semanas) y descuidar el proceso a largo plazo (3 meses)
• Saltarse por completo la fase previa al embarque
• Proporcionar demasiada información a la vez

• Retrasar la incorporación durante días/semanas y dejar que el nuevo empleado se las arregle por su cuenta.
• No tener programas para introducir la cultura de la empresa
• No fijar objetivos específicos para que un empleado los alcance en el plazo establecido. 
• No ofrecer una retroalimentación valiosa, y comprobar con los nuevos empleados
  

El objetivo principal de la incorporación es que el viaje de su nuevo empleado sea lo más fluido posible. Haz que cada paso cuente a través de las herramientas de incorporación de Zavvy. No te conformes con improvisar: asegúrate de utilizar plantillas y listas de comprob ación de eficacia probada en distintos sectores y para cada función.

💪 Crea experiencias de incorporación positivas con Zavvy

Onboarding es el comienzo de la relación de un empleado con su empresa, al tiempo que alivia el estrés y la carga de trabajo de los RRHH.

El software de experiencia de incorporación de empleados de Zavvy le proporciona las plantillas y herramientas que sus nuevos empleados necesitan para tener éxito. Esto les ayudará a ver el valor de su función, y les dará sentimientos de compromiso y propósito.

No sólo ahorrará tiempo y dinero, sino que también tendrá un equipo de trabajadores más felices. Esto no significa que elimines el componente humano de tu onboarding.

De hecho, es todo lo contrario: Pasará menos tiempo recordando manualmente a las personas y presentándoles procesos estáticos, y dedicará más tiempo a comprender sus necesidades.

Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre cómo crear la experiencia de incorporación adecuada para su personal.