Orientación para nuevos empleados: 6 maneras de hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos desde el primer día

El primer día de trabajo puede ser angustioso. 

¿No nos cree? Eche un vistazo a lo que buscan en Internet los recién contratados:

Desde preguntarse qué pasará el primer día de trabajo hasta plantearse la posibilidad de renunciar si llega una oferta mejor, los recién contratados pasan por toda una serie de emociones, y ninguna de ellas es del todo positiva.

Puede que haya hecho un trabajo excelente en preboarding, pero el primer día de trabajo puede ser decisivo para la retención y la productividad. Una experiencia negativa puede provocar la desvinculación de los empleados y, posiblemente, el abandono, pero una experiencia de orientación positiva puede capacitar a los empleados desde el primer día y ayudarles a dar lo mejor de sí mismos.

🧭 ¿Qué es la orientación para nuevos empleados? 

La orientación de nuevos empleados es un proceso para dar la bienvenida e introducir a los recién contratados en el lugar de trabajo. Los nuevos empleados se preparan para el éxito en un esfuerzo de colaboración en el que participan RR.HH., el departamento de contratación y otros equipos. 

🆚 Diferencia entre orientación y onboarding.

Espera, ¿en qué se diferencia esto de la incorporación? 

Por un lado, la orientación de los nuevos empleados dura sólo unas horas o unos días, mientras que la incorporación es un proceso mucho más largo que puede durar hasta un año.

Además, la orientación no cubre los aspectos específicos. Normalmente, se reúne a los nuevos empleados de toda la empresa para compartir información que facilite su transición. 

En cambio, la incorporación es específica del puesto y del departamento y requiere un plan estratégico. Así que, en esencia, la orientación es una parte importante del proceso general de incorporación.

💬 ¿Qué ocurre durante la orientación de un nuevo empleado?

He aquí una rápida lista de comprobación que explica cómo debe ser la orientación de un nuevo empleado: 

• Misión, visión y valores de la empresa
• Trámites obligatorios
• Debate sobre los planes de prestaciones
• Revisión de la política de seguridad
• Revisión de los procedimientos administrativos
• Distribución del material de la empresa
• Visita al lugar de trabajo
• Formación obligatoria sobre el código de conducta
• Compartir contactos clave de la organización

💪 Beneficios de la orientación a nuevos empleados

Por supuesto, la orientación para nuevos empleados ayuda a familiarizarlos y a prepararlos para el éxito. Pero, ¿qué significa eso realmente?

Los empleados quieren que se les trate como personas, no como recursos. 

La orientación de los empleados le ayuda a conseguirlo haciendo que los nuevos empleados se conviertan en una parte valiosa de la organización. 

De forma similar al concepto de adecuación producto-mercado, la orientación le ayuda a establecer la adecuación persona-organización. Puede conseguir que los nuevos empleados se entusiasmen por trabajar con usted y ayudarles a ponerse en marcha. 

Estas son las principales ventajas de contar con una buena orientación para los nuevos empleados, tanto para los empresarios como para los trabajadores:

Para los empresarios

• Reduce los índices de rotación de personal
• Mejora los índices de retención de empleados
• Disminuye el tiempo de productividad
• Crea una plantilla comprometida y capacitada

Para los empleados

• Reduce el estrés y la ansiedad ante el inicio de nuevas funciones
• Ayuda a los recién contratados a entender cómo pueden contribuir
• Hace que los nuevos miembros del equipo se sientan seguros y bienvenidos
• Les permite compartir su punto de vista

📈 6 Buenas prácticas para dar en el clavo en la orientación de nuevos empleados 

El miedo al cambio es fruto tanto de la naturaleza como de la crianza. Y empezar un nuevo trabajo es un cambio enorme. Así que elimina los factores estresantes y las incógnitas para ayudar a los recién contratados a sentirse cómodos en su nuevo lugar de trabajo y entusiasmarlos con su función. 

He aquí cómo: 

Incluir información práctica

Durante el proceso de contratación ya les has dado una visión realista del puesto. 

Ahora, enséñales la empresa y responde a las preguntas que puedan tener, desde dónde deben aparcar el coche hasta cuestiones sobre su jefe, su equipo y en quién pueden apoyarse para obtener ayuda técnica y de recursos humanos.

Tranquilícelos y presénteles su buddy

Empezar un nuevo trabajo es estresante. 

Tu trabajo es quitarles ese estrés y darles recursos para afrontarlo. Contar con un sitio web de incorporación buddy, por ejemplo, puede ayudar a los recién contratados a sentirse respaldados y acelerar el tiempo de productividad.

Hable de la cultura de su empresa

La cultura de su lugar de trabajo influye enormemente en el compromiso de los empleados. Muestre a los recién contratados cómo se desarrolla el programa y qué suelen hacer otros empleados para relajarse en el lugar de trabajo.  

Consejo profesional: Organice un almuerzo en el que los recién contratados conozcan al equipo para que puedan sumergirse orgánicamente en el entorno de trabajo.

Preparación para el primer día

Asegúrese de que los recién contratados tienen toda la información que necesitan para llegar a la oficina y prepáreles su portátil de empresa y todo el software necesario. 

Además, prepara a su jefe para que esté listo para su primer día y pueda empezar a enseñarle el oficio. 

Para evitar la sobrecarga manual por tu parte, puedes programar mensajes a los gestores de personas y a los compañeros, por ejemplo, a través de Slack.

Utilice una lista de control exhaustiva

Las listas de comprobación pueden ayudarle a usted y a los nuevos empleados a mantener el rumbo durante la orientación. Dado que hay muchas partes interesadas, un sistema organizado es crucial. 

Aquí tienes una lista de control para la incorporación y orientación de los empleados :

Consejo profesional: Recopile datos importantes de los empleados antes de su primer día.

Recoger opiniones y mejorar

Pida a los recién contratados que cuenten cómo fue su experiencia y cómo puede mejorar el proceso en el futuro. El momento es clave. Pregúntales justo después de terminar la orientación, para que aún la tengan fresca en la memoria. 

Recopile los comentarios para ver qué carencias tiene su proceso de orientación y qué necesita mejorar. Además, invite a los empleados más antiguos para ver qué recuerdan de su orientación. Esos acontecimientos memorables son los que usted quiere crear más, minimizando al mismo tiempo el estrés. 

⏰ ¿Cuánto debe durar la orientación de un empleado?

Algunas organizaciones tienen un día de orientación, mientras que otras tienen un programa de orientación mucho más largo de 30, 90 o incluso 120 días, durante el cual una parte del día se reserva a la orientación y el resto se dedica al trabajo real. 

La respuesta honesta es que depende de su organización. Cuando recojas opiniones sobre tu programa de orientación, pregunta a tu equipo si consideran que la duración ha sido suficiente y si se beneficiarían de un programa de orientación más largo. 

También es específico de cada empleado. Algunos pueden necesitar más ayuda que otros. Una orientación personalizada que permita a cada empleado hacer su mejor trabajo puede ser el camino adecuado para usted.

📝 ¿Qué incluir en la orientación para nuevos empleados?

Según la SHRM, la reunión de orientación para nuevos empleados debe celebrarse en la primera semana de contratación y consistir en lo siguiente:

Recursos Humanos

• Presentar la empresa, la misión, la función y la cultura
• Revisar la estructura y el organigrama de la empresa
• Revisar el manual del empleado
• Discutir el plan de prestaciones 
• Inscribir a los nuevos empleados en el plan de prestaciones

Seguridad

Revisar las políticas de seguridad y salud en

• Seguridad
• Fuego
• Evacuación de emergencia
• Seguridad en el trabajo

Políticas administrativas

• Revisar y debatir las políticas contra el acoso
• Revisar las políticas sobre periodos de pago, viajes, uso de vehículos y solicitudes de formación.
• Discutir los procedimientos administrativos de seguridad, amenazas de malware informático y sistemas, suministros y equipos.

Resumen del departamento

• Compartir una visión general del departamento de cada equipo
• Responder a las preguntas más frecuentes y animar a los nuevos empleados a hacer preguntas

💻 O rientación virtual: Cómo adaptar tu proceso para empleados remotos

Puedes adaptar fácilmente estas buenas prácticas a un lugar de trabajo remoto o híbrido. En lugar de celebrar estas reuniones cara a cara, puedes utilizar una herramienta de videoconferencia y tachar todo de la lista.

De hecho, el trabajo a distancia puede incluso eliminar algunos de los factores de estrés tradicionales que tendría que abordar de otro modo. 

Pero ser remoto no significa no reunirse nunca cara a cara. Empresas como Zapier, Buffer y Prezly suelen organizar retiros anuales o semestrales en persona. Esta es una excelente oportunidad para presentar la empresa a los nuevos miembros del equipo y crear esos momentos orgánicos de unión del equipo.

💡 6 ideas de orientación para nuevos empleados que puedes robar

La presión por asombrar a los nuevos empleados es demasiado real. Así que aquí tienes una lista de ideas que puedes utilizar para que tu orientación sea un éxito:

1. Envíales regalos de empresa

Aunque sus empleados trabajen a distancia, no escatime en regalos. Los regalos de empresa hacen que los empleados se sientan vinculados a la organización. 

Y tampoco tienes por qué seguir el camino tradicional. En lugar de camisetas, bolígrafos y tazas de empresa, regala pegatinas para el portátil, cargadores inalámbricos, plantas, aperitivos de lujo o incluso esterillas de yoga.

¿Tiene curiosidad? Aquí tienes 10 ideas para el paquete de bienvenida de tu nuevo empleado

2. Organizar una búsqueda del tesoro

Una yincana física que divida a todo el mundo en equipos para que los recién contratados puedan interactuar sin problemas con sus compañeros es una gran idea, pero no es exactamente nueva. Puedes mejorar la búsqueda del tesoro utilizando códigos QR para compartir las pistas y una aplicación para saber quién resuelve más pistas. 

Para los empleados remotos, pruebe con una búsqueda del tesoro en la intranet o wiki. Pide a los empleados que busquen archivos en la intranet o en tu wiki para reproducir la experiencia.

3. Organizar una visita virtual de la oficina

Grabe un vídeo para mostrar la oficina a los nuevos empleados y compártalo con ellos antes de su primer día. Si tu lugar de trabajo es híbrido, puedes incluso enviar gafas de realidad virtual a los empleados remotos para que disfruten de una visita inmersiva dentro de la oficina. 

4. Dales un saludo 

Presenta a los nuevos empleados en el blog de tu empresa y publícalos en las redes sociales. Sé creativo con tus publicaciones.

Quizá les gusten Los Vengadores, así que prueba con estas plantillas de póster para crear un póster inspirado en la película en lugar de la foto y el texto habituales.

5. Jugar a la ruleta del almuerzo/café 

Deja que la tecnología tome las riendas y decida quién debe ir a comer juntos. Si tus empleados remotos trabajan en un espacio de co-working, a ver si estarían dispuestos a organizar algo parecido.

6. Organizar un concurso de trivialidades

Revisar las políticas de la empresa es obligatorio, pero ¿tiene que ser aburrido? Comparta los documentos con los nuevos empleados con antelación y convierta la reunión de orientación en un concurso de trivialidades. Nada mejor que una competición amistosa para que el primer día sea memorable. 

¿Quiere automatizar su orientación? Hable con un experto en orientación de nuevos empleados en Zavvy hoy mismo.

📈 Y un potente hack

¿También pierde horas invitando a cada uno de los nuevos empleados a sus respectivos actos de orientación, en función de su ubicación, fecha de incorporación, departamento, etc.?

Con Zavvy, puede configurar sus eventos de orientación una sola vez e invitar a los nuevos empleados automáticamente.

• En función de los criterios exactos que establezca
• Y con los datos de su sistema HRIS
• Junto con atractivos recorridos para la preinclusión y la incorporación.

Descubre cómo funciona el software de programación de eventos de orientación de Zavvy.

❓ Preguntas frecuentes sobre la orientación de nuevos empleados

¿Cuál es un término alternativo para la orientación de los empleados?

La orientación de los empleados también se conoce como inducción. 

Algunos también lo denominan onboarding. Es importante no confundir las dos cosas. La orientación no es la incorporación, sino una parte de ella. Por tanto, puede omitirse aunque se cuente con un excelente programa de incorporación. 

¿Cuáles son las 4 reglas básicas de la orientación de los empleados?

No olvide las 4 C: clarificación, Compliance, conexión y cultura. Su programa de orientación debe abordar todos estos aspectos. 

¿Qué ocurrirá si no hay una orientación adecuada?

Aparte de la impresión negativa que puede causar el abandono de la empresa, la falta de orientación predispone a los empleados al fracaso y reduce la velocidad de productividad, lo que obviamente es malo para la empresa.