Lista de control para la incorporación de nuevos empleados

Has contratado a alguien. Te felicito.

Es hora de incorporarlos. Una parte crucial pero molesta de cada incorporación es el papeleo de incorporación del nuevo empleado.

Cada nuevo empleado de su empresa tiene que pasar por una serie de documentos antes de convertirse en empleado oficial. Pero el proceso de documentación de los nuevos empleados puede resultar pesado tanto para ti como para el nuevo miembro de tu equipo.

Por ejemplo, tiene que asegurarse de que los nuevos contratados reciben todos los documentos pertinentes. En el mejor de los casos, también hay que comprobar su progreso para asegurarse de que lo completan todo a tiempo. 

Aunque facilitar el papeleo de incorporación de los nuevos miembros del equipo puede no parecer emocionante, tiene un impacto significativo. Un estudio de Glassdoor muestra que una buena experiencia de incorporación puede mejorar la retención de nuevos empleados en un 82 % y la productividad en un 70 %.

Siga leyendo para conocer las distintas categorías de papeleo de nuevas contrataciones que necesita y cómo puede automatizar todo el proceso para reducir el trabajo manual repetitivo.

📝 ¿Qué es el papeleo de incorporación? 

En pocas palabras, el papeleo de incorporación garantiza que sus nuevos empleados reciban, lean y firmen los documentos que necesitan para empezar sin problemas en su empresa.

El papeleo para nuevos empleados incluye documentos que cubren diversos aspectos del empleo y la incorporación, como:

• Formularios de trabajo específicos, como cartas de oferta formal y contratos de trabajo
• Documentos internos de la empresa, como manuales del empleado
• Formularios de remuneración y prestaciones para nuevos empleados

Disponer de estos documentos no es sólo un requisito contractual y legal. También permite que todas las personas implicadas, incluidos los nuevos empleados y sus jefes, entiendan cómo deben trabajar juntos.

✅ Una lista de control de 4 puntos con los documentos esenciales que necesita

Antes de ver los documentos que necesita, tenga en cuenta que son necesarios, no importa si le resultan tediosos o engorrosos.

A través de estos documentos, tus nuevos empleados conocerán lo que esperas de ellos, las políticas de tu empresa y los beneficios que van a obtener.

También merece la pena facilitar a los nuevos empleados el proceso de incorporación, ya que la mayoría de ellos lo consideran pesado, como puede verse aquí y aquí.

Para simplificar el proceso de fichaje de los nuevos miembros del equipo, intente:

• Digitaliza el método de firma utilizando herramientas como DocuSign o PandaDoc. Evita los PDF adjuntos a hojas de cálculo porque suelen ser difíciles de entender.
• Utilice vídeos explicativos breves grabados con herramientas como Loom para ofrecer una visión general de los documentos y el proceso de firma. 

"Independientemente de si este nuevo empleado es un autónomo con contrato, a tiempo parcial o a tiempo completo, tiene que rellenar algunos documentos durante el proceso de incorporación".

Una forma sencilla de estructurar y documentar el proceso de incorporación consiste en organizar todos los formularios en las cuatro categorías que te mostramos a continuación:

1. 🗺️ Documentos legales de empleo específicos de cada país

La legislación laboral difiere según el país. Por lo tanto, el primer paso es comprender las leyes laborales locales de su país para mantener compliance. 

Asegúrese de que cumple:

• Horario de trabajo
• Salario y primas
• Seguro de enfermedad
• Permisos de maternidad/paternidad
• Cualquier otro tipo de hojas

Nuevos requisitos fiscales para los trabajadores

Una vez que se haya familiarizado con la legislación local, el siguiente paso es conocer los formularios de requisitos fiscales que debe cumplimentar un nuevo empleado en su país. 

Este formulario ayudará a su empresa a:

• Determinar la información fiscal exacta.
• Informa al nuevo empleado de que le retendrás cierta cantidad de su nómina en concepto de impuestos.
• Realice un registro adecuado para estar preparado para las auditorías.

Asegúrese de conocer el nombre del formulario fiscal de su país que deben rellenar los nuevos contratados. Por ejemplo, en Estados Unidos se llama formulario W-4.

Además de cumplir los requisitos fiscales, debe asegurarse de que el nuevo empleado tiene permiso de trabajo en su país. Los sitios web oficiales del gobierno pueden facilitarle la información necesaria. 

Formularios jurídicos para contratistas

También es vital que conozcas los formularios para el personal no permanente en tu país. En algunos países, es ilegal que los contratistas empiecen a trabajar sin cumplimentar determinados documentos.

Por ejemplo, en Estados Unidos, un formulario para contratistas se llama formulario W-9 . Le ayudará a

• Sepa que su personal no permanente cumple las políticas de su organización
• Pague fácilmente a sus contratistas
• Incorpore autónomos de forma eficaz.

Para ayudarle a empezar, le damos algunos consejos sobre cómo rellenar el formulario W9.

2. 💼 Documentos de empleo

Carta de oferta de empleo

Una carta de oferta de empleo resume el puesto en la empresa. Por tanto, garantiza que tanto usted como el nuevo contratado están de acuerdo en los detalles básicos del puesto. Además, una carta oficial de oferta de empleo contiene información esencial como:

• Puesto
• Tipos de empleo, como a tiempo completo o a tiempo parcial
• Fecha de inicio
• Estructura de los informes
• Información sobre salarios, primas y prestaciones
• Condiciones y acuerdos, como la comprobación de antecedentes

Si encaja, el candidato aceptará la oferta de trabajo, la firmará y le devolverá el documento.

Formulario de contrato de trabajo

Tras aceptar su oferta de trabajo, los nuevos empleados pueden tener que revisar y firmar un contrato en el que se explican sus obligaciones y responsabilidades.

El contrato de trabajo suele contener información como

• Horas de trabajo
• Vacaciones
• Salario
• Responsabilidades
• Procedimientos de renovación y rescisión de contratos
• Política de empresa

En caso de desacuerdo o litigio sobre las condiciones de trabajo, tú y tu empleado podéis remitiros al contrato.

Formulario de objetivos y expectativas específicos de la función

Cualquier información adicional sobre las expectativas o responsabilidades de los nuevos empleados que no figure en la carta de oferta de empleo también debe figurar en un documento escrito.

Por ejemplo, puede incluir las expectativas concretas del jefe sobre el nuevo empleado, cómo debe realizar determinadas tareas, cuándo hay revisiones del rendimiento, etc. 

Unas expectativas claras eliminan la confusión de los nuevos miembros de tu equipo sobre lo que esperas de ellos, como el preocupado empleado de abajo.

Documentos de trabajo del personal no permanente

A menudo, las organizaciones no facilitan documentos específicos del puesto a sus contratistas, como los autónomos, durante el proceso de incorporación. Pero, dependiendo de la legislación de tu país, puedes estar legalmente obligado a hacerlo. 

Un proceso de incorporación deficiente también puede dar a sus nuevos autónomos la impresión de que no los valora.

Para construir una buena relación con tus contratistas, haz lo siguiente:

1. Obtenga información completa sobre ellos, incluida la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, la ubicación y los nombres completos.
2. Send them the needed legal documents like an NDA following your company's policies.
3. Recopila su información de pago y configúralos con tu sistema de nóminas.
4. Déles acceso a las herramientas de trabajo que necesitan.
5. Ten claras tus expectativas.

Establecer una buena relación con los trabajadores no permanentes, por ejemplo, mediante una excelente incorporación de contratistas, garantiza que siempre tendrá acceso a autónomos con talento.

3. 📄 Documentos internos de la empresa 

Los documentos internos de la empresa ayudan a los nuevos empleados a entender bien su organización y cómo deben comportarse. De ahí que utilicen los documentos como referencia para realizar su trabajo.

Dependiendo de su empresa, aquí tiene algunos documentos internos comunes que sus nuevos empleados deben recibir:

Business Playbook (SOP)

Un libro de jugadas empresarial alberga todos los procesos, políticas y procedimientos de su empresa. Este documento puede ayudar a los recién contratados a tener independencia y ahorrar tiempo mientras trabajan:

• Utilizarlo para aprender sus funciones y responsabilidades
• Remitirse a ella en lugar de pedir ayuda constantemente a sus jefes
• Identificar las áreas en las que deben mejorar

Su libro de jugadas empresarial puede tener tantas políticas como desee, como políticas de trabajo híbrido, políticas éticas y políticas medioambientales.

Políticas de trabajo híbridas

Establecer políticas de trabajo híbridas le permite fijar directrices, eliminar confusiones y dar a sus empleados la posibilidad de fijar sus propios horarios de trabajo.

Consejo profesional: utilice nuestra plantilla lista para usar para crear una política de trabajo flexible en cuestión de minutos.

Políticas éticas

La ética empresarial orienta a todos los empleados sobre cómo actuar con clientes, organismos públicos y proveedores.

Políticas medioambientales

Es beneficioso disponer de políticas que muestren cómo cumple su empresa con la protección del medio ambiente. Por ejemplo, puede incluir estrategias que su empresa aplicará en los próximos cinco años.

Manual del empleado

Dependiendo del tamaño de su empresa y de sus procedimientos operativos, puede decidir tener tanto un manual de empresa como un manual del empleado, o sólo uno de los dos.

Un manual del empleado está hecho específicamente para orientar a sus empleados. Lo ideal es que el documento contenga toda la información que sus empleados necesitan saber, como el código de vestimenta, las políticas de comportamiento y los procedimientos de emergencia. 

Nota: Puede añadir el resto de los temas de esta sección a su manual del empleado, pero no obstante trataremos cada documento por separado.

Cultura, misión y valores de la empresa

La misión de su empresa es la razón de su existencia. Además, según un estudio de LinkedIn, el 53 % de los nuevos empleados considera importante que se les presente la cultura y los valores de la empresa durante su proceso de incorporación. 

Además, una investigación de Gallup concluyó que una mayor conexión entre los empleados y la misión de su lugar de trabajo conduce a un aumento de la rentabilidad.

Acuerdo de confidencialidad y de no competencia

Estos dos documentos son esenciales para evitar la fuga de información, procesos y propiedad intelectual importantes de la empresa.

Acuerdo de confidencialidad

Este acuerdo impide que sus empleados o contratistas independientes revelen cualquier información sensible adquirida mientras trabajan para su organización.

Sin embargo, tenga cuidado de no crear acuerdos de confidencialidad que fomenten una cultura tóxica en el lugar de trabajo. Una cultura tóxica puede incluso hacer que la gente dimita. 

Acuerdo de no competencia

El acuerdo de no competencia debe impedir que los empleados inicien o inviertan en un negocio de la competencia mientras trabajen con usted o después de hacerlo. Los acuerdos de no competencia postcontractuales suelen tener una duración determinada.

Por ejemplo, una organización podría impedir a un empleado crear una empresa en un radio de 24 millas de su sede durante dos años.

Organigrama

Un organigrama es un diagrama que muestra la estructura de una organización. Incluye los niveles de liderazgo en una empresa y las relaciones entre los distintos puestos. Tus nuevos empleados deben saber, por ejemplo, a qué persona deben rendir cuentas de determinadas tareas.

Formularios de evaluación del rendimiento

Los procesos de gestión del rendimiento difieren de una empresa a otra. Para que los nuevos empleados tengan éxito, deben familiarizarse con su configuración específica. 

Algunos documentos de evaluación del rendimiento que puedes entregar a los nuevos empleados son:

• Formularios de evaluación del rendimiento
• Documento sobre el proceso de gestión del rendimiento
• Carta de evaluación del rendimiento
• Plan de mejora del rendimiento
• Carta de advertencia sobre el rendimiento

Además, si tiene un procedimiento establecido para la promoción profesional en su organización, este es un lugar adecuado para añadir información al respecto. 

Por ejemplo, si un ascenso en su equipo de ventas se basa en el número de ventas que un empleado ha realizado al año, comunicarlo por adelantado permite a sus nuevos empleados saber lo que tienen que hacer para avanzar.

Trato ético y legal de los empleados

Los nuevos miembros del equipo deben comprender el código de conducta. No sólo evita sucesos drásticos como el despido improcedente, la discriminación y el acoso. También ayuda a los nuevos miembros del equipo a asentarse y conectar con el resto del equipo.

Asegúrese de mencionar cómo sus líderes toman medidas contra el comportamiento poco ético porque, según un nuevo informe de investigación de 2022 de Gallup, sólo 4 de cada 10 empleados denuncian un comportamiento poco ético.

Datos personales de los empleados

Cuando incorpore a nuevos empleados, tendrá que pedirles sus datos personales, como contactos personales e información financiera y médica. Los nuevos empleados deben saber cómo va a almacenar y utilizar su información personal.

Dependiendo de su ubicación, las leyes sobre recopilación, almacenamiento y uso de la información personal de sus trabajadores difieren.

Por ejemplo, las leyes GDPR en la Unión Europea tienen medidas estrictas sobre cómo los empleadores deben manejar los datos de los empleados.

Código de vestimenta

Dependiendo de la cultura y el sector de su empresa, es posible que exista un código de vestimenta concreto. Documente claramente el código de vestimenta para reducir la incertidumbre de los nuevos contratados.

Los dibujos y las fotos pueden ser útiles, así como las listas detalladas de ropa adecuada.

Por último, asegúrese de que los nuevos empleados firmen el manual del empleado para demostrar que conocen y aceptan sus políticas y procedimientos internos.

4. 💰 Documentos de remuneración y pago de los empleados.

Huelga decir que los recién contratados deben conocer su retribución y prestaciones. Los siguientes formularios pueden ser útiles.

Documento detallado de indemnización

Según una encuesta reciente de LinkedIn, el 60% de los empleados quieren beneficios compensatorios a la hora de elegir un nuevo trabajo. 

Por tanto, si su empresa ofrece prestaciones a los empleados, puede que le interese entregar a los nuevos empleados documentación de incorporación en la que se expliquen los términos y condiciones para recibir prestaciones.

En muchos casos, los nuevos empleados deben firmar documentos específicos para aceptar formalmente las prestaciones. Las más comunes son el seguro médico y de vida, las opciones sobre acciones, el plan de jubilación y el tiempo libre remunerado.

Seguro médico y de vida

Todos los nuevos empleados deben conocer su seguro y sus prestaciones sanitarias: deben saber si les ofrecerá un paquete de seguros completo o si pagará una parte del mismo.

Opciones sobre acciones

Supongamos que su empresa ofrece opciones sobre acciones como compensación. En ese caso, es fundamental explicar su funcionamiento en un lenguaje sencillo para garantizar que incluso los nuevos miembros del equipo que no tengan conocimientos sobre opciones sobre acciones entiendan perfectamente lo que reciben.

Plan de jubilación

In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.

‍

Política de vacaciones y tiempo libre retribuido (incluidos los días festivos retribuidos)

Es posible que su manual del empleado ya contenga información sobre el tiempo libre remunerado. Es crucial aclarar cómo los nuevos empleados deben hacer el seguimiento del PTO, los días libres y los días de enfermedad.

Suele haber mucha confusión sobre el funcionamiento de las políticas de PTO.

Especialmente cuando el tiempo libre retribuido aumenta con el tiempo o si existen restricciones sobre cuándo se puede disfrutar del tiempo libre retribuido.

Ventajas adicionales

La mejor práctica consiste en describir por escrito cualquier beneficio adicional o ventaja no monetaria. 

Pueden incluir prestaciones como:

• Coche de empresa
• Planes de telefonía
• Afiliación al gimnasio
• Reembolso de educación

Facilitar información precisa sobre estas prestaciones adicionales evita futuros malentendidos.

Formulario de ingreso directo (sistema de nóminas)

El depósito directo permite a las empresas transferir las nóminas de los empleados directamente a sus cuentas bancarias, eliminando la necesidad de cheques en papel.

Lo más importante es que proporcione información detallada sobre cómo pueden configurar los empleados esas cuentas y que sea claro sobre el día de la semana en que recibirán su pago.

📈 ¿Cómo documentar y automatizar la finalización/compliance?

Entregar a los recién contratados todos los documentos que necesitan suele ir seguido de un ir y venir con múltiples correos electrónicos y llamadas para saber si han firmado y entendido todo.

Este ir y venir se convierte rápidamente en algo abrumador tanto para ti como para los nuevos miembros de tu equipo.

Puede automatizar el seguimiento de tareas, programar recordatorios automáticos y controlar el progreso de sus nuevos empleados utilizando nuestra herramienta de incorporación de empleados para simplificar este proceso.

Además, asegúrese de que todo se ha solucionado y comunicado antes de la fecha de inicio utilizando nuestro Zavvy Workflow Builder, que le proporcionará un proceso fácil de seguir para garantizar la incorporación y la comunicación eficaz con sus nuevos empleados.

Nos encantaría conocer su opinión. 

No dude en ponerse en contacto con nosotros para ver Zavvy en acción.