Automatice los comentarios de los empleados: Ahorre tiempo y dinero en las evaluaciones del rendimiento

¿Tiene su empresa una máquina de gestión del rendimiento bien engrasada? ¿O se encuentra atrapado en un ciclo de papeles, postergación y oportunidades de desarrollo profesional perdidas? 

Si es esto último, no está solo, ya que sólo un 8% de las empresas describen su enfoque de gestión del rendimiento como altamente eficaz para impulsar el valor empresarial. 

¿Por qué se quedan cortas las empresas en este ámbito? Porque recopilar y documentar las opiniones de los empleados para las evaluaciones anuales del rendimiento implica mucho trabajo, montañas de papeleo y hojas de cálculo. 

Sabemos que a usted, a sus compañeros de RR.HH. y a la alta dirección les lleva tiempo dedicarse al proceso de revisión. Además, al hacerlo, os apartáis de vuestro trabajo habitual. 

Pero no tiene por qué ser así. 

Existe una solución tecnológica para cada aspecto de RR.HH., incluida la gestión del rendimiento. Esta guía explora cómo automatizar los comentarios de los empleados para que los ciclos de revisión se realicen a tiempo, sin estrés y sin que nadie pierda el sueño. 

⚙️ ¿Qué es la automatización del feedback de los empleados?

Automatizar las opiniones de los empleados significa apoyarse en la tecnología para agilizar cada etapa del proceso de evaluación del rendimiento. 

En lugar de un papeleo interminable, una solución automatizada de retroalimentación lo lleva todo a Internet. 

Almacenarás todos los datos de feedback en una base de datos centralizada y alertarás sin problemas a los gestores, a los subordinados directos y a los responsables de RR.HH. cuando deban tomar medidas. Incluso puedes elegir dónde enviar las notificaciones, por ejemplo, por correo electrónico, Slack o MS Teams. 

"La automatización de los comentarios es una excelente forma de garantizar que los empleados sean escuchados y se sientan seguros para expresar sus opiniones. La clave es asegurarse de que se dispone de un sistema que pueda recibir opiniones, almacenarlas y hacer un seguimiento de ellas, y gestionarlas." Krittin Kalra, Fundador de la herramienta de contenido de IA, Writecream.

💡 7 Ventajas de automatizar el feedback de los empleados

¿Le interesa saber más? Veamos las siete ventajas principales de la automatización de este elemento esencial de RR.HH.

1. Mejora de la eficiencia del proceso 

A la cabeza de la lista se encuentran las numerosas ventajas de productividad que aporta la incorporación de la tecnología a su proceso de retroalimentación. 

La transferencia de sus formularios de opinión en línea acelera el tiempo de los directivos y empleados para rellenar las casillas de evaluación y valoración. Como resultado, podrá dedicar muchas menos horas a tareas administrativas, lo que le permitirá disponer de más tiempo para realizar tareas empresariales estratégicas. 

¿Y cuando no se invierte tanto tiempo en un proceso manual? Así es, también se ahorran muchos costes. 

Es difícil calcular cuánto ahorrará. Aun así, un estudio revela que los procesos ineficaces cuestan a las empresas entre el 20 y el 30% de sus ingresos anuales. 

2. Seguridad reforzada 

Estudios recientes revelan que uno de cada 20 documentos en papel se pierde o traspapela, y las empresas pueden perder hasta 25 horas recreando este trabajo. ¡No dejes que eso le ocurra a tus datos confidenciales de feedback!

Por el contrario, la automatización garantiza un nivel de protección que no obtendría con el papeleo esparcido por la mesa de un directivo o almacenado en un archivador.El software de opinión de los empleados puede cifrarse y protegerse con contraseña, lo que garantiza una confidencialidad del 100%. Puede buscar software autenticado con el certificado de firma de código de Comodo, que garantiza que la solución de software es legítima y segura para descargar.

Pasar del papeleo a soluciones informáticas seguras significa que hay cero posibilidades de que los documentos se queden en un tren o de que los datos confidenciales caigan en manos equivocadas.

3. Mayor productividad para los equipos de RRHH

Cuando su equipo de RR.HH. no está atascado en ciclos de rendimiento, puede invertir en otros asuntos departamentales. 

¿Qué hará con las horas extra? ¿Quizá revisar sus estructuras retributivas, estudiar el compromiso de los empleados, explorar iniciativas de formación y desarrollo o reajustar las prestaciones? 

En resumidas cuentas: la automatización del proceso de feedback ofrece a su organización numerosas formas de obtener beneficios. 

4. Acceso a tendencias de rendimiento en tiempo real 

La recopilación de las opiniones de sus empleados le da acceso a las principales tendencias de rendimiento en toda su organización. 

Con un proceso manual, es posible que no pueda identificar fácilmente estas tendencias. Cuando se utilizan revisiones manuales del rendimiento de los empleados para recopilar comentarios, alguien tendrá que coger un peine de dientes finos para extraer los hechos críticos de sus datos. 

Pero si recopila y agrega los datos automáticamente, le resultará más fácil analizarlos. 

Descubrirás una mina de oro de información sobre los puntos fuertes y débiles de tu equipo. 

Como alternativa superior, la automatización proporciona información de un vistazo en tiempo real sobre temas de desarrollo profesional, índices de finalización de revisiones y mucho más. No sólo puede utilizar estos datos para perfeccionar su proceso de evaluación del rendimiento, sino que también los utilizará para:

- determinar la asignación de la indemnización, 

- elaborar planes de sucesión, y 

- influir en su oferta de formación. 

Esencialmente, le permite aumentar los procesos clave de toma de decisiones. 

"En lugar de recopilar y hacer un seguimiento manual de las opiniones, puede utilizar un sistema que lo haga por usted. De este modo, podrá ver fácilmente patrones y tendencias en el comportamiento y el rendimiento de los empleados, evitando posibles problemas antes de que se produzcan. Además, será más fácil de encontrar si alguna vez necesitas sacar los datos de un empleado o periodo de tiempo específico." Chris LewandowskiPresidente de Princess Dental Staffing, empresa de selección de personal para el sector dental.

5. Mayor calidad de la información

La coherencia es fundamental en las evaluaciones del rendimiento porque evita que se introduzcan prejuicios.

Cuando las empresas utilizan un sistema automatizado con directrices de buenas prácticas, los directivos pueden seguir un proceso establecido para evaluar a cada empleado con precisión. También sabrán exactamente cómo gestionar las valoraciones positivas y los comentarios constructivos. Y cuando se realiza como parte de una estructura de evaluación de 360 grados, la automatización garantiza una mejor calidad de la retroalimentación.

6. Mejora de la alineación organizativa 

Supongamos que su empresa tiene unos objetivos organizativos claros y necesita hacer un seguimiento de las metas para asegurarse de que cada engranaje de la rueda se alinea con estos objetivos. 

En ese caso, una cultura de retroalimentación positiva y un sistema de revisión racionalizado garantizan que el rendimiento individual y el del equipo se ajusten perfectamente a la empresa. 

"Con un sistema estandarizado, es más fácil para su personal situar su trabajo -desde las actividades cotidianas de menor importancia hasta los objetivos empresariales generales- al ser testigos de la conexión entre sus actividades diarias y su impacto en el rendimiento de la empresa." Mark Seemann, fundador de Staff Circle, una plataforma de éxito del sector de la contratación.

7. Mayor compromiso de los empleados 

Las estadísticas sobre las opiniones de los empleados confirman que es más probable que los miembros de un equipo rindan más cuando sienten que la empresa escucha su voz. Sentirse escuchado mejora la satisfacción laboral de sus empleados. 

Por tanto, pedir la opinión de los empleados como parte de una evaluación del rendimiento no es sólo un gesto amable, sino que puede afectar a sus resultados.

Mejor aún, los datos proporcionados por Bonusly revelan que el 94,7% de los empleados altamente comprometidos creen que su empresa se toma en serio sus opiniones. 

Cuando las empresas toman la temperatura a sus empleados y miden su rendimiento, observamos un repunte de la satisfacción y el compromiso de los empleados. 

Consejo: Mantenga altos los niveles de compromiso demostrando que se acepta la retroalimentación.

Aunque estas métricas parecen independientes del rendimiento de los empleados, tienen un efecto en cadena. 

El 68% de los empleados que reciben un feedback preciso y coherente se sienten realizados en el trabajo. 

Automatice el proceso para garantizar que las revisiones del rendimiento son:

1. bien estructurado, 
2. arraigada en la cultura de su empresa,
3. se producen con regularidad,
4. vinculan claramente con el crecimiento y el desarrollo de su mano de obra.

🖐 Feedback del empleado manual vs automatizado

¿Qué ocurre cuando enfrentamos sistemas de retroalimentación manuales y automatizados? 

Podemos considerar algunos criterios clave para la comparación: consumo de tiempo, costes, puntualidad, calidad de los conocimientos, oportunidad de mejora.

Eche un vistazo a las siguientes comparaciones: seguro que elige la columna de la derecha en su próximo ciclo de feedback.

⚒️ Cómo automatizar sus procesos de feedback en 5 pasos

Automatizar los comentarios de sus empleados es un proceso sencillo. Configúrelo una vez y, a continuación, corrija el rumbo según sea necesario. 

1. Cree y publique su política de comentarios

Una política de evaluación es un elemento esencial de su sistema de evaluación. Cree un conjunto claro de directrices sobre la entrega y la recepción de comentarios, para que sus empleados estén de acuerdo con el proceso. 

Su política de feedback puede incluir información sobre calificaciones, directrices de puntuación y cómo utilizará el feedback para elaborar estrategias de desarrollo individual. 

2. Ajustar la frecuencia de retroalimentación 

Decida con qué regularidad pedirá a los empleados que den su opinión y con qué frecuencia esperan recibirla. 

La certeza de un horario automatizado ofrece la seguridad de que la empresa invierte en sus empleados y es fiel a su palabra. 

3. Establezca recordatorios automáticos

Los recordatorios automáticos te mantendrán al día si estás muy ocupado y corres el riesgo de pasar por alto una tarea relacionada con la gestión del rendimiento. 

Su software le avisará si se le ha pasado un plazo crucial o si necesita programar personalizaciones. También avisará a la siguiente persona en la cadena de comentarios para que el proceso siga avanzando. 

¿Cuál es la principal ventaja? Los equipos de RR.HH. no tienen que perseguir y hacer un seguimiento de los comentarios, sino que éstos se producen en segundo plano sin que usted se salte ningún detalle. 

4. Automatizar las aprobaciones de los gestores

Las aprobaciones de los directivos forman parte integrante del sistema de gestión del rendimiento, ya sea dando el visto bueno a las autoevaluaciones o acordando la asignación de los recursos de formación pertinentes. 

Estas aprobaciones son pan comido con la automatización. 

5. Plantillas de encuestas

Puede utilizar plantillas de feedback de empleados o elegir entre varias competencias y preguntas precargadas, normalmente almacenadas en una base de datos de software.

Las plantillas le ofrecen un atajo para crear su encuesta automatizada personalizada para la opinión de los empleados.

➡️ Consulte nuestro artículo dedicado para obtener más consejos sobre la creación de su encuesta de evaluación de 360 grados.

➡️ Automatice los procesos de evaluación de sus empleados con Zavvy

¿Está preparado para mejorar su gestión del rendimiento? El software de feedback de 360 grados de Zavvy le devolverá tiempo y dinero valiosos, al tiempo que aumentará el compromiso de los empleados. 

Cree su proceso automatizado utilizando plantillas de feedback de empleados o construyendo sus formularios personalizados utilizando una variedad de competencias y preguntas de encuesta precargadas. 

Sus equipos se beneficiarán de una colaboración sobrealimentada, del reconocimiento entre compañeros y de ventajas como el feedback en tiempo real y las oportunidades de coaching. 

Solicite hoy mismo una demostración de nuestro software de feedback de 360 grados.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Todavía tienes dudas? Consulte nuestras respuestas a las preguntas más frecuentes sobre la automatización de los comentarios de los empleados. 

¿Recomendaría un proceso manual o automatizado para gestionar las opiniones de los empleados? 

Las pequeñas empresas con menos de 20 empleados pueden encontrar que un sistema manual de feedback de los empleados funciona si el número de empleados sigue siendo pequeño. Pero a medida que su negocio crece, la mayoría de las empresas se beneficiarán de una solución de feedback automatizada. 

Recuerda: nunca es demasiado tarde para hacer el cambio, pero cuanto antes lo hagas, antes cosecharás los beneficios.

¿Qué es el software de evaluación de empleados? 

El software de evaluación de empleados es una tecnología que automatiza todo el proceso de evaluación. Entre sus funciones se incluyen:

• Añadir encuestas y formularios a una base de datos.
• Añadir privilegios de seguridad.
• Compártalos según sea necesario con los miembros de su equipo.

También podrás personalizar el sistema para que se adapte a las necesidades de tu empresa. Además, puedes activar las notificaciones por correo electrónico para avisar a tus compañeros de cualquier acción pendiente. Por ejemplo, si tienen que rellenar una casilla de revisión antes de una fecha límite. 

¿Cómo se proporciona retroalimentación continua? 

Según HBR, las empresas llevan utilizando algún tipo de evaluación del rendimiento al menos desde la década de 1940. 

Pero, tradicionalmente, se trata de un acto anual en el que un directivo informa a sus subordinados directos sobre su rendimiento durante el año anterior. 

Este sistema está plagado de defectos, como el sesgo en la retroalimentación y el hecho de que los empleados tengan que esperar un año para recibir un 1:1 sobre sus progresos. 

En su lugar, la retroalimentación continua se produce como parte de un proceso de revisión de 360 grados. Los empleados reciben orientación en tiempo real a través de controles periódicos, intercambios de opiniones en grupo, revisiones entre compañeros, etc. 

¿Cómo se crea un sistema de feedback de los empleados?

Utilizamos sistemas de evaluación de los empleados para recopilar y compartir las opiniones de los empleados en toda la organización. En primer lugar, usted elegirá su herramienta de retroalimentación, como el software de retroalimentación 360 de Zavvy, para crear un sistema automatizado de retroalimentación. A continuación, tendrá que hacer lo siguiente:

1. Elija la frecuencia con la que desea solicitar comentarios. 

2. Elegir el tipo de feedback adecuado (por ejemplo, descendente, ascendente, entre compañeros y autoevaluaciones). 

➡️ ¿Necesita ayuda para decidir qué tipo de feedback se adapta mejor a sus equipos? Consulte nuestros recursos específicos. 

3. Elija cómo compartir las solicitudes de opinión (por ejemplo, enviando solicitudes de encuestas a través de Slack, correo electrónico o similar). 

4. Cree su encuesta de opinión a los empleados. Puedes empezar con una plantilla de encuesta personalizable. 

5. Con la base, automatizar su sistema de retroalimentación de los empleados utilizando Zavvy para funcionar sin problemas. 

¿Cómo captar las opiniones de los empleados?

A menos que esté aplicando un enfoque vertical arcaico a la gestión del rendimiento, querrá recabar información vital de los empleados. 

Estas valiosas percepciones pueden proceder de autoevaluaciones (en las que los empleados califican su rendimiento individual), comentarios de compañeros (en los que los colegas se evalúan entre sí) y comentarios ascendentes (en los que los empleados dan su opinión sobre los equipos de liderazgo). 

Utilice formularios automatizados para captar las opiniones, analizarlas y actuar en consecuencia.