La guía definitiva para crear una cultura del feedback

Muchos responsables de RRHH temen el feedback: es el monstruo de las culturas laborales.

Tener que sentarse cara a cara con un empleado puede ser una pesadilla.

Sin embargo, crear una cultura de feedback es uno de los mejores regalos que puede hacer a su equipo. El 33% de los empleados afirman que prefieren recibir más comentarios de sus supervisores. Les ayuda a reconocer sus puntos fuertes, abordar las carencias de habilidades y crecer dentro de la organización.  

A medida que los empleados pasan a la fase de desarrollo y compromiso, deben recibir reconocimiento y revisiones constructivas del rendimiento para mejorar su productividad. Pero, por desgracia, no todos los directivos saben dar feedback de forma eficaz.

💼 ¿Qué es unacultura de retroalimentación?

Una cultura de feedback es el hábito de compartir, responder y actuar en función del feedback entre los empleados y la dirección. La cultura de la retroalimentación debe aplicarse a cualquier persona, independientemente de su cargo, ya sea directivo o personal de bajo nivel.

Una cultura de feedback saludable tiene los siguientes componentes:

1. Finalidad: la información debe ser objetiva. Las partes implicadas deben sentirse libres para expresar sus opiniones y preocupaciones.
2. Comunicación bidireccional: la respuesta no se centraliza en un interlocutor. El receptor tiene libertad para responder y dar su opinión. 
3. Continuidad: proporcione feedback regularmente hasta que se convierta en una parte natural de la experiencia del empleado.
4. Diferentes tipos de feedback: los empleadores utilizan diferentes formas de dar feedback, por ejemplo, uno a uno, 360 grados, feedback anónimo y otros.

🚦 ¿Por qué es vital tener una cultura de feedback saludable?

Aumenta la productividad

El principal objetivo de dar feedback es aumentar la calidad del trabajo y, si es posible, su cantidad. Al hacer saber a tu equipo qué parte de su trabajo podría mejorarse y cómo hacerlo, estás creando el camino para alcanzar el objetivo.

Además, una vez que el equipo ha encontrado los mejores métodos para realizar sus tareas, se espera de ellos que sean proactivos. Como resultado, los directivos tienen la seguridad de que la empresa puede funcionar sin problemas incluso sin mucha interferencia de los jefes de equipo.

En este punto, la comunicación será fluida y casi "sin palabras" porque todo el mundo está de acuerdo. El equipo entiende lo que es aceptable y lo que no en función del flujo de trabajo de la organización. 

Aumentar la mentalidad de crecimiento y el compromiso

Cuanto más grande sea su empresa, mayor será el número de empleados y más fácil resultará ignorar las opiniones de los demás. En consecuencia, los empleados podrían sentirse ignorados, no escuchados y no apreciados por sus contribuciones.

Los empleados que reciben feedback con frecuencia están 4,6 veces más dispuestos a dar lo mejor de sí mismos en la consecución de objetivos y el cumplimiento de tareas. Además, las organizaciones con trabajadores comprometidos son un 22% más rentables y menos propensas a sufrir pérdidas por bajas y recontrataciones.

Reducir la rotación

La creación de una cultura de retroalimentación puede evitar que su organización sufra pérdidas económicas.

Sustituir a un empleado cuesta el 20% del sueldo de un mes. Ayudar a tus trabajadores a aprender de sus errores puede mejorar su rendimiento y desarrollar sus capacidades. 

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Clarificar las expectativas

Adoptar la cultura del feedback desde los primeros 30-60-90 días laborables garantiza que todo el mundo conozca su papel.

Los nuevos empleados se sentirán más vinculados a su organización cuando conozcan las expectativas de la empresa y puedan ajustar su trabajo para cumplir los objetivos.

🤝 8 pasos para crear una cultura de feedback

Dar feedback no es fácil. Practicar la cultura del aprendizaje y la evaluación va más allá de decir a sus empleados en qué área son buenos y qué dominio necesitan mejorar. 

Dicho esto, proporcionar feedback es una herramienta integral para el éxito de la organización y debe tratarse con la máxima prioridad.

He aquí ocho buenas prácticas de la cultura del feedback que puede aprovechar para el éxito de su organización.

Fomentar una mentalidad de crecimiento

Un líder con mentalidad de crecimiento desarrolla una pasión por el aprendizaje y está abierto al cambio. Comprenden que, aunque los empleados estén capacitados, siempre hay margen de mejora.

Cuando le dices a alguien que puede hacer mejor su trabajo, es fácil que se malinterprete como un ataque.

En consecuencia, a menudo se entierra el feedback bajo la alfombra para evitar estas delicadas conversaciones, y todo el mundo sigue a lo suyo. 

Los empleados pueden ponerse a la defensiva y seguir trabajando con normalidad. No ven nada malo en su rendimiento ni sienten la necesidad de mejorar.

Consejo: Evite ser el malo de la película ofreciendo programas y cursos de formación para todos, líderes incluidos. 

Para evitar algunos malentendidos, siga estos consejos:

• Anime a los trabajadores a ofrecer y obtener opiniones. Comparta cómo dar y recibir opiniones de los empleados.
• Dé algunos ejemplos de cómo formular preguntas para obtener claridad a la hora de recibir comentarios.
• Estimule la curiosidad y desafíeles a pensar con originalidad.
• Enseñe determinación. Enseñe a los empleados a perseverar ante tareas y retos complejos.
• Personalice la formación con diferentes vías y estilos de aprendizaje para adaptarse a las necesidades de cada uno.

Empezar por arriba

Sólo el 14,5% de los directivos da un feedback eficaz, mientras que el resto se divide en dos grupos(Leanne Renninger, fundadora de LifeLabs Learning).

Un grupo está formado por gestores indirectos y blandos, y el otro describe lo contrario.

Mantener el equilibrio puede ser complicado, sobre todo si nunca has tenido experiencia o recibido formación para hacerlo. 

En ese sentido, debes practicar lo que predicas.

Consejo: Mírate en el espejo. Si estás haciendo cosas contrarias a la mentalidad de crecimiento que has construido como líder, detenlas y empieza a poner límites. 

Desde la cúspide de la jerarquía hasta la base, todos deben comprender el valor de la cultura del feedback. Conviértete en un modelo a seguir a la hora de dar feedback con los siguientes pasos:

• Asista a programas de formación para directivos. Aprenda a proporcionar feedback en cada etapa de la experiencia del empleado, desde la incorporación hasta la separación.
• Buscar herramientas de desarrollo junto con los empleados.
• Realizar pruebas de evaluación de competencias.
• Dedique tiempo a los empleados.

Crear una pauta de retroalimentación

Una directriz ayudará a definir el esquema, la estructura y las mejores estrategias para dar a conocer a los destinatarios los resultados de su actuación. 

La directriz debe responder a estas cuatro preguntas:

• Por qué: los objetivos y metas de la retroalimentación
• Quién: Las personas que deben entregarlo y recibirlo
• Cómo: el proceso y los canales que deben utilizar
• Cuándo: La frecuencia de la entrada, es decir, la frecuencia con la que debe producirse.

Apoye la directriz con materiales o vídeos sobre buenas y malas interacciones de feedback. A continuación, puede llevarlo al siguiente nivel realizando una demostración en directo con un empleado. Pueden practicar el acto de revisar entre iguales y demostrar que la retroalimentación no siempre debe venir de arriba a abajo en la jerarquía.

Practicar una política de puertas abiertas

Animar a los empleados a acudir a usted en busca de ayuda genera confianza y mejora la comunicación. Puedes descubrir puntos débiles que ni siquiera sabías que existían si abordas sus preocupaciones, preguntas o sugerencias fuera de la cadena de mando habitual. 

Aunque una política de puertas abiertas suena bien, es crucial establecer el tono. Su finalidad es que los empleados no abusen de la oportunidad que se les brinda, por ejemplo, convirtiendo la evaluación del rendimiento en una sesión de cotilleo. 

Para que una política de puertas abiertas funcione, ponga en práctica los siguientes pasos:

• Establezca el enfoque recomendado. Sea claro sobre las conversaciones bienvenidas y las que no lo son.
• Si es necesario, implique al director en un debate a tres.
• Concierta una reunión y limítala a una duración corta para que tu tiempo esté bien empleado.
• Sugiere una reunión de seguimiento si el tiempo no es suficiente y el problema no se aborda del todo. 

Crear una rutina

Haga de la retroalimentación un proceso sistemático. No lo posponga a finales de año. Lo más probable es que los empleados olviden todo lo que han vivido y retomen su estilo de trabajo. 

Para los proyectos individuales, la interacción 1 a 1 es la mejor estrategia. Dedica algo de tiempo a debatir los obstáculos y encontrar soluciones juntos. 

Para obtener información sobre los proyectos de grupo, organiza una reunión de cohorte. Cree un orden del día de la reunión de grupo en el que todos puedan contribuir. Anima al equipo a compartir los retos y las ganancias de trabajar en el proyecto. Así evitarás que las reuniones se desvíen del tema y aumentarás la colaboración en equipo.

Aunque el feedback no tiene por qué producirse todos los días, puedes incorporarlo a tu comunicación diaria. Por ejemplo, puedes hacer preguntas breves y rápidas como: "Sarah, ¿cómo va la campaña en las redes sociales?" o "¿Tienes algún problema con el proyecto?". 

Otras formas de hacer comentarios sutiles son las siguientes: 

• Reuniones matinales. Reconozca el rendimiento de los empleados mediante revisiones diarias. Anímeles a proporcionar actualizaciones y a compartir los últimos avances desde el último feedback. 
• Envíe correos electrónicos de ánimo al grupo. 
• Organice almuerzos en los que los empleados puedan comunicarse libremente y compartir opiniones positivas.
• Cree un sistema de recompensas y conceda puntos para motivar el trabajo duro.
• Responsabilice a los empleados. Utiliza funciones de registro en tu plataforma de feedback para hacer un seguimiento del progreso individual.

Mejorar la inteligencia emocional (IE)

Deja de ser un jefe robótico y sé consciente de las emociones de las personas que te rodean. Ponte en su lugar y muestra auténtica empatía hacia su rendimiento. Este punto es vital para evitar cualquier efecto secundario no deseado del intercambio de opiniones.

Por lo tanto, equilibrar la empatía con las críticas constructivas es esencial para dar un feedback eficaz. Puedes detectar cómo proporcionar feedback y qué enfoque se adapta a esa persona o situación. El desarrollo de tu inteligencia emocional comienza con el siguiente paso:

• Observa tu reacción ante las personas y tu entorno. Mide lo rápido que te enfadas y juzgas.
• Antes de emprender cualquier acción, calcula cómo afectará a las personas que te rodean.
• Sé mejor persona. Si has cometido errores, discúlpate e intenta arreglar las cosas.

Utilizar diversos canales de información

Puede que algunos empleados respondan mejor al feedback en reuniones individuales, mientras que otros prefieren hacerlo de forma anónima. Por eso sugerimos tener un sistema de feedback flexible.

No todos los empleados son iguales, por lo que debe adaptar los comentarios al nivel de comodidad de cada uno. También ahorra tiempo en un entorno rápido y dinámico en el que las funciones de los empleados cambian constantemente. 

Hemos recopilado algunos canales de retroalimentación que debería aprovechar en su organización para garantizar la imparcialidad en la comunicación de los comentarios:

• Comentarios por escrito: cartas, memorandos, manuales y avisos
• Encuestas en línea: Google Forms, Typeform, o SurveyMonkey
• Comunicación móvil: mensajes cortos, recordatorios, reacciones emoji
• Aplicaciones de productividad: Slack y Asana
• Opinión anónima: buzones de sugerencias
• Interacciones cara a cara: grupo y feedback 360
• Feedback virtual: videollamadas a través de Zoom, Google Meet y Google Duo

Automatice los comentarios con herramientas

Sustituya las encuestas en papel y complemente las interacciones cara a cara con software de feedback. Redacte encuestas dinámicas y únicas para obtener respuestas eficaces y, a continuación, utilice software de feedback para analizar los datos automáticamente. Esto reducirá las tasas de error humano de los procesos manuales y le ayudará a tomar decisiones informadas.

Además, algunas herramientas son de código abierto y pueden adaptarse al tamaño de su organización y a su sistema de información. 

Tenga en cuenta los siguientes factores antes de elegir un software de feedback:

• Soporte multicanal: el software puede analizar respuestas de canales cuantificables y cualitativos, por ejemplo, comentarios mecanografiados y valoraciones de encuestas en línea.
• Integración API: se conecta con herramientas de productividad como Slack, Trello y Dropbox.
• Facilidad de uso: ofrece un panel de control sencillo tanto para principiantes como para expertos.
• Volumen de feedback: calcule el volumen de feedback que espera y si la herramienta puede gestionarlo.
• Precios: Comprueba si hay una prueba gratuita antes de decidir el pago. Algunos SaaS ofrecen demos para probar si su producto se ajusta a lo que buscas.

🌈 Consejos para dar y recibir feedback

Retroalimentación

Evite los comentarios intercalados: inicie la conversación con una afirmación positiva. Felicite al receptor por algo que haya hecho recientemente. A continuación, haz una crítica constructiva. Explica con detalle en qué ha destacado y en qué debe mejorar. 

Mantente objetivo - No metas en la conversación asuntos personales. Los comentarios no tienen que ver con tus diferencias, sino con los hechos. Y lo más importante, ve directo al grano para no confundirles.

Intercambie ideas sobre soluciones prácticas - Termine la conversación con soluciones realistas sobre cómo puede mejorar su interlocutor. No le diga lo que tiene que hacer. En su lugar, sugiera opciones. Cuando sea posible, menciona casos prácticos en los que esas sugerencias hayan funcionado antes. 

Seguimiento - Haga planes para celebrar otra reunión. Decide una fecha conveniente para ambas partes. Las reuniones de seguimiento deben centrarse en comparar los progresos realizados desde la última sesión. Establezca objetivos SMART que ambos puedan alcanzar antes de cada reunión. 

Recibir comentarios

No interrumpas: escucha al orador hasta que termine de hablar. Aunque la respuesta no sea la adecuada, ten paciencia. Toma notas mientras escuchas y comenta la información que se le haya escapado al orador.

Sea receptivo : lo más probable es que su interlocutor le haga sugerencias durante la retroalimentación. No te pongas a la defensiva. Acoge sus ideas y haz preguntas que te ayuden a comprender mejor su punto de vista. Mantén un lenguaje corporal acogedor y el contacto visual. No te apartes del orador ni pongas los ojos en blanco cuando diga algo con lo que no estés de acuerdo.

Reflexiona - Utiliza un máximo de cinco minutos para revisar la discusión y asegurarte de que ambas partes están de acuerdo. Si se te ha escapado algún detalle, aprovecha este tiempo para tocarlo. A continuación, pregúntate internamente ¿Qué he aprendido de todo esto? ¿Las sugerencias son factibles o no?

Obtenga una segunda opinión - Si es necesario, pida a otra persona que le dé su opinión sobre el mismo asunto. Al fin y al cabo, la aportación es una opinión en un mar de muchas. Entonces podrás empezar a hacer planes para ajustar tu comportamiento basándote en las múltiples evaluaciones.

👍 Ejemplos de cultura de feedback de empresas ganadoras

Intercambiar tarjetas de felicitación, realizar revisiones frecuentes del rendimiento y fomentar un entorno de colaboración hacen que Henkel, Zoom y Google destaquen entre la competencia. Puedes utilizar sus ejemplos de cultura laboral para inspirar tu estrategia de feedback.

Taktile

Taktile es una empresa B2B saas que creció muy rápido.

En función de su fecha de incorporación, se asigna automáticamente a los empleados un feedback a lo largo de determinados hitos (durante la incorporación, cada 6 meses después).

De este modo, la retroalimentación forma parte natural del viaje de todos desde el principio.

➡️ Lea el estudio completo aquí.

Henkel

La nueva cultura de retroalimentación de Henkel se ha alejado de los métodos convencionales. La empresa creó un sistema que distribuye horizontalmente el feedback en lugar del enfoque de arriba abajo. Con un gran equipo de 53.000 empleados, esta estrategia garantizó la visibilidad para todos. 

Los jefes ya no son la única fuente de información. Los empleados pueden recibir tarjetas Kudos y críticas de sus compañeros. Henkel refuerza este sistema incentivando a los empleados de alto rendimiento con recompensas.  

Zoom

Zoom figura entre los ganadores de los premios Glassdoor Employees Choice Awards en 2021. Las opiniones de los empleados en Comparably.com revelan que los empleados de Zoom reciben comentarios constructivos cada semana. Al mismo tiempo, cada trimestre se organiza una reunión de todos los empleados. 

A los nuevos miembros del equipo se les asignan entrenadores o mentores que les inician en la cultura y les enseñan los entresijos de la empresa. Además, se forma un Happy Crew para crear experiencias que ayuden a los empleados a seguir siendo productivos y levantar la moral para complementar esta cultura.

Google

Google tiene una estructura organizativa plana, lo que permite un entorno de colaboración. Los empleados de bajo nivel pueden intercambiar opiniones y expresar sus preocupaciones directamente con el director general, y la revisión por pares se trata con gran importancia. 

La empresa también organiza sesiones de motivación en las que se anima a los empleados con incentivos a compartir sus ideas innovadoras. También se les proporcionan los recursos necesarios para convertir esas ideas en realidades.

Conclusiones

Dar feedback puede ser tan incómodo como tener "la charla" con los adolescentes. Pero al no hablar de los puntos fuertes y débiles, se pierde la oportunidad de introducir mejoras graduales en el equipo. Presenta inmensos beneficios para las organizaciones, como la retención de los empleados, el aumento de la moral y la productividad.

Pero el feedback es sólo una parte del rompecabezas del desarrollo de las personas.

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