Orientación vs. Incorporación: Cuáles son las diferencias y cómo hacer las dos cosas bien

Después de dedicar horas y esfuerzo a contratar a un nuevo empleado, retenerlo es una prioridad absoluta. Las primeras semanas de un nuevo empleado son cruciales para su percepción de la empresa.

En las operaciones de personal, es fundamental comprender la diferencia entre orientación e incorporación y aprovechar al máximo ambas para preparar a los nuevos empleados para el éxito.

🆚 ¿Cuál es la diferencia entre orientación y onboarding?

Orientación es una bienvenida general para los nuevos empleados. Es un acontecimiento que se produce una sola vez y tiene lugar al principio de la estancia de un empleado en una empresa. La orientación de los empleados suele incluir

• visita a la oficina
• un almuerzo con servicio de catering,
• información sobre la historia de la empresa, su misión, su cultura,...
• discursos de la dirección dando la bienvenida a todos los nuevos contratados, independientemente de su función.

Incorporación es un proceso a largo plazo diseñado para preparar a un empleado para el éxito en su puesto y departamento específicos. Puede incluir

• 1-a-1 con su supervisor directo,
• Indicadores clave de rendimiento,
• Formación sobre herramientas específicas para cada función,
• y un plan de 6 meses.

Además, la palabra "incorporación" se utiliza habitualmente para referirse al proceso en su conjunto.

Por qué son fundamentales la orientación y la incorporación

Sólo hay una oportunidad para causar una primera impresión. Sí, usted ha traído nuevos empleados a su empresa. Pero la mirada que recibieron durante el proceso de entrevista palidece en comparación con sus primeros días como empleados. 

Este es el momento en el que deciden si sus ideas preconcebidas sobre un puesto de trabajo se ajustan a la realidad, y eso puede marcar o romper su experiencia. La orientación y la incorporación son momentos clave que determinan si un recién contratado se quedará en tu equipo o buscará otra oportunidad.

¿Cuánto tiempo deben durar la orientación y la incorporación?

La incorporación puede durar hasta un año, pero la orientación suele durar entre unos días y una semana. Los aspectos clave de la orientación, como las presentaciones de la empresa y las oportunidades para que los nuevos empleados hagan preguntas sobre su nuevo trabajo, pueden cubrirse en un plazo relativamente corto. 

La incorporación, por otra parte, es un proceso continuo que tiene lugar mientras los nuevos empleados trabajan activamente en su puesto. Durante esta experiencia, los nuevos empleados asumen proyectos, participan en sus propias presentaciones y aportan su experiencia al equipo.

Dado que la orientación y la incorporación deben adaptarse a su empresa y a las funciones específicas de los nuevos empleados, su duración variará de una empresa a otra. 

🧭 Orientación

Objetivos: Crear una experiencia acogedora, transmitir valores, responder preguntas, dar sensación de seguridad.

La orientación suele incluir:

1. Introducción general a la misión y la cultura de la empresa
2. Visión general de la estructura del equipo
3. Presentación del producto
4. Manual del empleado
5. Incorporación de TI (acceso a herramientas, configuración de hardware, etc.)
6. Políticas de salud y seguridad, si procede
7. Compliance formación en seguridad informática, privacidad, DEI...
8. vacaciones, baja por enfermedad, política de trabajo híbrido y periodos de pago
9. Políticas administrativas, incluida la seguridad, los sistemas informáticos y los inicios de sesión.

Cualquier información general que los nuevos empleados necesiten saber al comenzar su permanencia en una empresa debe incluirse en la orientación. Si se trata de información más específica sobre su función y no sería pertinente para otra persona recién contratada, déjala para más adelante en el proceso de incorporación.

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Buenas prácticas

He aquí algunas buenas prácticas de orientación:

• Pagar a los empleados por la orientación (sí, lamentablemente esto todavía hay que decirlo).
• Cree una lista de comprobación para asegurarse de que no se olvida nada importante
• Comunique a los nuevos empleados el programa de orientación con una semana de antelación.
• Utilice elementos interactivos en lugar de vídeos tradicionales para mantener el interés de los asistentes
• Asignar a los nuevos empleados un trabajo buddy para facilitar su primer día
• Integrar firmemente las reuniones 1:1 con los supervisores inmediatos para plantear preguntas y expectativas a lo largo de la semana

La jornada de orientación ideal es una introducción enérgica que entusiasme a los nuevos empleados con su futuro laboral. Una vez que tu equipo haya incorporado a los candidatos que te has ganado, llega el momento de la formación preliminar específica del puesto a través de la incorporación.

🚀 Incorporación

Objetivo: Permitir que las nuevas contrataciones sean productivas, integrarlas con éxito

La incorporación es un proceso exhaustivo, personalizado y a largo plazo que tiene lugar al principio de la permanencia de un empleado en una empresa. Al ser más especializado que la orientación y la inducción, los jefes de equipo desempeñan un papel más activo en la incorporación de los nuevos empleados. 

Mientras los nuevos empleados completan su incorporación, participan activamente en reuniones de equipo, presentaciones e incluso asumen la responsabilidad de los proyectos. 

Parte del proceso de incorporación es un espacio para crecer y obtener información preliminar sobre las habilidades que un nuevo empleado aporta a su equipo. Anima a los recién contratados a que muestren dónde brillan a medida que completan el proceso de incorporación, ofreciéndoles información práctica cuando sea necesario.

¿Cuáles son las 4 (+1) fases de la incorporación?

Muchas empresas prefieren dividir su proceso de incorporación en 4 fases distintas. 

• Fase 0: Preboarding
• Fase 1: Orientación
• ‍Fase2: Formación de roles
• ‍Fase3: Transición de roles
• Fase4: Desarrollo continuo

Preembarque - El preembarque comienza con la firma del contrato de trabajo. Se trata de un periodo delicado porque los candidatos aún pueden revisar su decisión de trabajar en su empresa. Es importante aprovechar este tiempo para entusiasmar al nuevo empleado con su primer día en la oficina y asegurarse de que su decisión ha sido la correcta.

Orientación - Los primeros días en una empresa. Aquí es donde las expectativas se encuentran con la realidad. El mayor margen para la decepción.

Formación sobre funciones - La formación sobre funciones específicas es una de las fases más importantes de la incorporación. Su objetivo es colmar las lagunas existentes entre lo que el recién contratado ya sabe y lo que necesita para ser eficaz en su nuevo trabajo.

Sin un proceso de formación formal en el que participen los supervisores, los miembros del equipo y los recién contratados, un nuevo empleado puede sentirse perdido e insignificante en el conjunto de la organización. Para evitar la insatisfacción de los recién contratados y fomentar una productividad saludable, demuéstreles que se preocupa por ellos y que se alegra de que estén aquí. 

Transición de funciones: la fase 3 del proceso de incorporación traslada al recién contratado a una función en la que se sienta seguro y confiado, con tareas para las que esté preparado tras la formación.

Desarrollo continuo - La fase final de la incorporación es un plan a largo plazo para que los empleados prosperen en su nuevo puesto. 

💡 La falta de desarrollo profesional es una de las principales razones por las que los empleados dejan un lugar de trabajo por otro. Un plan de desarrollo claro puede marcar la diferencia entre un empleado productivo y otro descontento.

¿Qué quieren los nuevos empleados de la incorporación?

A la hora de diseñar un programa de incorporación eficaz, las opiniones de los nuevos empleados son la información más valiosa que se puede conocer. 

Según un estudio de LinkedIn, Inside the Mind of Today's Candidate (En la mente del candidato actual), el 72% de los encuestados afirmaron que el tiempo 1 a 1 con un jefe directo era lo más útil para su proceso de incorporación.

Aunque muchas empresas gastan mucho dinero en regalos de bienvenida, sólo el 17% de los encuestados los considera "muy útiles". 

En cambio, los encuestados clasificaron sistemáticamente cinco factores como los más útiles en la incorporación:

1. Tiempo personal con un jefe directo
2. Esbozo de objetivos de rendimiento
3. Planificar sus primeras semanas de trabajo
4. Introducción a la cultura y los valores de la empresa
5. Lista de personas con las que reunirse

Los nuevos empleados quieren información práctica, una imagen realista de su lugar en el equipo y una idea de quién es usted como empresa. Esto les permite determinar dónde encajan y cómo pueden tener éxito a largo plazo como empleados. 

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