Cómo crear un horario de trabajo híbrido para armonizar el trabajo a distancia y en la oficina

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Muchos de nosotros nos hemos adaptado a la nueva rutina de trabajar a distancia y crear un equilibrio entre la vida laboral y personal. Mientras disfrutamos de esta nueva flexibilidad, con las vacunas desplegándose, las empresas se centran en traer a su gente de vuelta a la oficina.

Cuando salgamos de la pandemia, sólo el 46% de las empresas seguirán permitiendo el trabajo a distancia. Otras volverán a la oficina o adoptarán un modelo híbrido, en el que sea posible trabajar tanto a distancia como desde la oficina.

Aunque tenemos experiencia en el trabajo desde la oficina y una idea bastante aproximada del trabajo a distancia, es poco lo que sabemos sobre el modelo híbrido. 

En este artículo, aprenderás sobre el horario de trabajo híbrido, cómo empezar con él y cómo utilizarlo para obtener lo mejor de ambos mundos. Si quieres la comodidad de trabajar a distancia con las ventajas de ver a tus compañeros de equipo, todo en un mismo modelo de trabajo, sigue leyendo.

❓ ¿Qué es un modelo de trabajo híbrido?

Un modelo de trabajo híbrido es como diseñar una estructura de la que puedan beneficiarse tanto los empleados como las organizaciones. En este caso, los empleados pueden trabajar a distancia, desde la oficina o combinando ambas opciones, todo al mismo tiempo. 

Este modelo de trabajo no se limita a la ubicación de sus empleados. Se tienen en cuenta otros factores: cómo se estructura su jornada, cómo realizan el trabajo y, lo que quizá sea más importante, cómo se comunican con sus compañeros y comunican su trabajo.

📅 ¿Qué es un horario de trabajo híbrido?

Un horario de trabajo híbrido es un acuerdo que informa de cuándo los empleados deben trabajar a distancia o desde la oficina. Aquí se tienen en cuenta las necesidades de cada empleado al tiempo que se da prioridad a los objetivos de la organización. Hay distintos tipos de horarios de trabajo híbridos, y cada uno tiene sus pros y sus contras. 

❗️ Por qué el trabajo híbrido no va a desaparecer pronto

Para empezar, da a sus empleados la libertad de trabajar cuando les convenga. Aunque el trabajo a distancia es estupendo y da margen a la flexibilidad, no es ideal para todos. Algunas personas prefieren las interacciones sociales con sus compañeros, otras se sienten más productivas trabajando desde la oficina. 

Lo que hace que un horario de trabajo híbrido sea una idea es que los empleados no están obligados a trabajar totalmente desde casa o desde la oficina. 

El futuro del trabajo sigue siendo nebuloso e imprevisible. A pesar de que las vacunas se han desplegado con toda su fuerza, un gran número de personas no están vacunadas y temen volver a la oficina. Todo ello contribuye a que muchas empresas sigan utilizando el modelo híbrido o experimenten con un horario totalmente a distancia.

📊 ¿Cuáles son los pros y los contras del trabajo híbrido para los empleados?

Averiguar cómo implantar un modelo de trabajo híbrido dista mucho de ser sencillo. Al igual que el trabajo a distancia o en la oficina, los horarios de trabajo híbridos también tienen sus ventajas e inconvenientes. He aquí algunas de las más comunes.

Como puedes ver en el gráfico anterior, la mayoría de los inconvenientes del trabajo híbrido se derivan de la falta de comunicación. Por eso, en breve hablaremos de ellos con más detalle.

🧳 Las mejores prácticas para dominar el reto del trabajo híbrido

A la hora de diseñar un modelo de trabajo híbrido, es importante comprender los distintos factores que impulsan la productividad: energía, concentración, coordinación, transparencia y responsabilidad. A continuación, hay que estudiar cómo superar los retos que plantean estos factores. Veámoslos uno por uno:

Transparencia

La transparencia es la base del éxito de un modelo de trabajo híbrido. Para que funcione, tus empleados deben ser abiertos y honestos sobre cómo y desde dónde trabajan. No se trata de microgestionar o espiar a tus empleados, sino de que todos sepan cómo y dónde pueden ponerse en contacto con ellos.

Una de las formas más fáciles de hacerlo es establecer un estado en Slack. Junto a tu nombre, puedes escribir cuándo y dónde estarás en la oficina. Por ejemplo:

• En la oficina de 10.00 a 18.00
• Trabajo a distancia 8 AM-4 PM
  

Esto permitirá a tus compañeros de trabajo ver cuándo estás disponible para comunicarte con ellos. Además, si quieres ser 100% transparente, tienes que asegurarte de que se aplica el mismo horario de trabajo híbrido para todos y de que no hay lugar para tratos especiales. 

Reuniones significativas 1:1

Para que un horario de trabajo híbrido funcione, es importante programar reuniones periódicas con los empleados. Pregúntales por sus preferencias, tareas clave o comentarios sobre esta nueva organización del trabajo. Además de las reuniones departamentales habituales, las reuniones individuales te ayudarán a entender cómo se coordinan tus empleados entre sí. Acuerde una fecha y hora concretas o utilice un planificador de reuniones para organizar una reunión improvisada.

También es más fácil detectar signos de agotamiento o cualquier problema que un empleado pueda tener en su trabajo diario. Por muy ocupado que estés, asegúrate de encontrar un hueco para estas reuniones al menos una vez al mes con cada empleado que dirijas directamente.

Rendición de cuentas

Para prosperar en un modelo de trabajo híbrido, es importante confiar en que tus empleados harán su trabajo a tiempo. Hacerles responsables de su trabajo no solo fomentará su independencia, sino que también les hará ser conscientes de los plazos. 

En un acuerdo de trabajo híbrido, los empleados pueden ser responsables de diferentes maneras. Algunas de ellas son:

• Envío de informes diarios con su trabajo y planes
  

• Reuniones semanales o mensuales para ponerse al día sobre el trabajo realizado.
  

• Seguimiento de su rendimiento en el software de gestión de proyectos que utilice
  

• Establecimiento y cumplimiento de los indicadores clave de rendimiento a nivel semanal, mensual y trimestral.
  

En un horario híbrido, es mucho más difícil para un directivo hacer un seguimiento de la productividad de sus empleados. Por eso, tus empleados deben ser responsables de gestionar, completar e informar de su trabajo.

Cuando tus empleados trabajan desde casa, es importante que utilicen el método preferido por tus jefes para informar. Si eres el fundador de una start-up, es esencial contratar a personas que sean responsables y puedan informar de su propio trabajo.

🗓️ Horarios de trabajo híbridos para ayudarle a empezar

Para que el híbrido tenga éxito, hay que diseñar el modelo que mejor se adapte a las necesidades de su organización. No existe un enfoque único. Con el tiempo han surgido muchos modelos, cada uno favorable para un entorno de trabajo específico.

Aquí tiene algunas para elegir:

Calendario de cohortes

Este es uno de los horarios más habituales para el trabajo a distancia. En este esquema, todos siguen una norma común establecida por el jefe. Por ejemplo, todos los empleados tienen que trabajar desde la oficina todos los días de la semana excepto los viernes, que pueden hacerlo en el lugar que elijan.

Se trata de un modelo clásico porque es predecible y fácil de acostumbrar para todos los implicados. Si ves una empresa que ofrece un horario de trabajo híbrido, lo más probable es que trabajen con esta configuración. Este modelo apenas tiene inconvenientes, salvo que no es demasiado flexible.

Calendario escalonado

Es similar al modelo de trabajo en cohortes (sólo algunos días son a distancia/híbridos), con una diferencia clave. Los empleados que acuden a la oficina tienen flexibilidad para trabajar dentro de su propio horario. Por ejemplo, de 8 de la mañana a 11 de la mañana. Esto da aún más libertad y flexibilidad a sus empleados.

Horario flexible

Este es el modelo original de trabajo híbrido. En esta configuración, la dirección y los empleados deciden cuándo trabajarán a distancia o desde la oficina. 

Dependiendo de quién esté al mando, hay dos subtipos diferentes de este modelo.

Un horario flexible dirigido por la dirección es aquel en el que la dirección de la empresa decide quién trabaja en un entorno híbrido y cuándo. La mayor ventaja es que puedes cambiar a los empleados de sitio según los necesites en la oficina. Este modelo puede ser una bendición si la dirección es eficiente. Si no es así, tendrás a los directivos llamando a la gente por los asuntos más insignificantes. Además, este modelo requiere un esfuerzo adicional por parte del gestor para planificar y crear un horario.

Todos los trabajadores prefieren un horario flexible dirigido por el empleado. En este caso, pueden decidir cuándo quieren trabajar a distancia o en la oficina. Este modelo aprovecha las ventajas de flexibilidad y libertad de que disfrutan los empleados. Uno de los inconvenientes es que tus empleados pueden no estar disponibles cuando los necesites en la oficina. Si quieres practicar este modelo, es importante que comuniques tus necesidades y que contrates a personas que puedan responsabilizarse de su trabajo.

¿Qué modelo le conviene más?

Es realmente difícil elegir el mejor modelo sin tener en cuenta las características únicas de su empresa, su dirección y sus empleados. Lo cierto es que cada empresa tiene su propia forma de hacer el trabajo y de comunicarse. Nuestro mejor consejo es que mezcles y combines distintos modelos hasta que encuentres (o crees) el que mejor se adapte a ti.

💬 Cómo comunicar tu horario de trabajo híbrido

Como todas las cosas buenas de la vida, un modelo de trabajo híbrido debe planificarse e intencionarse para que funcione para su empresa y sus empleados.

Empiece por elegir un modelo que se adapte a sus necesidades organizativas. Puede que no acierte a la primera, pero elija uno para empezar. El programa de cohortes es probablemente el más fácil para empezar. Después puede evolucionar a partir de ahí una vez que vea lo que le funciona.

En segundo lugar, no implantes un horario híbrido de la nada. Dé pasos de bebé introduciendo una política de DPM de un día. Con el tiempo, puedes ir modificando y mejorando tu modelo. También es una buena idea seleccionar un departamento o un grupo de personas para experimentar, antes de ampliar el modelo híbrido a toda la organización.

En tercer lugar, documenta cómo y dónde trabajas. Piensa en ello como tu manifiesto del trabajo híbrido, un conjunto de directrices sobre cómo estructurar el trabajo en tu empresa. Es más fácil informar a todo el mundo una vez que lo tienes por escrito y es una herramienta excelente para la incorporación de nuevos empleados.

Por último, pero no por ello menos importante, decide qué herramientas quieres utilizar para gestionar un calendario de trabajo híbrido. Además de herramientas de comunicación (como Slack), también necesitarás un conjunto de herramientas para la gestión de proyectos y la elaboración de informes que garanticen que todo el mundo está alineado con sus KPI y objetivos.

🏢 Las mejores prácticas para las oficinas que se centran en el híbrido

Si estás listo para introducir el trabajo híbrido en tu propia oficina, aquí tienes algunos de los mejores ejemplos de hábitos, herramientas y técnicas que necesitarás para empezar.

1. Establecer KPI claros

Para tener una visión más clara del impacto que están teniendo sus empleados, lo mejor es basarse en los KPI. Por ejemplo, el número de llamadas de ventas realizadas, el número de artículos escritos, los tickets de soporte resueltos, etc. 

2. Invertir en herramientas adecuadas

Invertir en herramientas de comunicación como Slack o Zoom facilita la comunicación con tu gente. Herramientas como Google Workspace son buenas para empezar, pero tienen sus limitaciones. Proporcionar a tu equipo las herramientas adecuadas les permite trabajar de forma eficiente y colaborativa desde casa.

3. Establezca horarios (y cúmplalos)

Si utilizas un horario de cohortes o escalonado, redacta esos horarios en un documento y añádelos a tus calendarios en línea. De este modo, tus empleados sabrán cuándo y desde dónde van a trabajar. Como directivo, predica con el ejemplo y respeta el horario que has creado para ti y para tu equipo.

4. Determina cómo y cuándo te comunicas

Muchas empresas híbridas y remotas mantienen reuniones asíncronas / un estilo de comunicación asíncrono, en el que los empleados responden a los mensajes no en tiempo real, sino cuando están disponibles. Ésta es sólo una forma de establecer la comunicación, así que elijas el modelo que elijas, anótalo. Además, determine qué tipo de comunicación se adapta mejor a sus necesidades. Por ejemplo, las llamadas de cara al cliente se hacen en Zoom, las llamadas internas de la empresa se hacen en Slack, las tareas importantes van por correo electrónico, los mensajes relacionados con el trabajo van en tu herramienta de gestión de proyectos, etc.

❌ Errores que hay que evitar

Reimaginar la forma de trabajar conlleva sus propios retos. Tanto si estás introduciendo el modelo híbrido por primera vez, como si estás improvisando el que ya tienes, aquí tienes algunos errores comunes que puedes evitar. 

‍1. Las mismas reglas no se aplican a todos

A la hora de implantar su horario híbrido, es imprescindible que haya una regla que se aplique a todos.

No hay nada más desmoralizador que trabajar desde una oficina de 3 a 5 días a la semana sólo para ver a los altos directivos trabajando a distancia a tiempo completo. Para garantizar un juego limpio en el que todos se beneficien de tu modelo, es importante que todos tus empleados sigan la misma regla.

2. Volver a los antiguos métodos de seguimiento de la productividad

Controlar la productividad de sus empleados mediante aplicaciones intrusivas de seguimiento del tiempo o dispositivos de grabación de pantalla no es más que redundante. No sólo se sentirán desconfiados, sino que además supondrá un revés para su crecimiento en tu empresa. La mejor forma de medir su rendimiento es a través de los KPI.

3. Fijarlo y olvidarlo

El desarrollo continuo de nuevas prácticas y procesos híbridos es esencial para que su modelo sea eficaz. Preste especial atención a las cuestiones de inclusión y equidad, y vea cómo se adaptan sus empleados a este nuevo acuerdo. Tus empleados no deben sentir que se les trata injustamente o que eres parcial con un equipo concreto. Es fundamental crear un horario que satisfaga las necesidades de cada empleado. 

4. Dar diferentes oportunidades en función de la presencia en la oficina

Algunas personas pueden permitirse estar más presentes en la oficina, dependiendo de cómo estructuren su vida. Otras, como los padres o quienes tienen a alguien a quien cuidar, no pueden acudir a la oficina con regularidad. Asegúrate de que todos tengan las mismas oportunidades de promoción profesional, siempre que realicen su trabajo con eficacia y a tiempo. Nunca pongas a nadie en desventaja por el mero hecho de que no pueda estar más tiempo en la oficina, ya que se pierde el objetivo de tener un modelo y un horario híbridos.

5. Micromanejo de horarios

En el pasado, cuando las empresas empezaban a experimentar con modelos de trabajo flexibles, solían dejar que los directivos dirigieran el proceso. Muchos de ellos presionaban a sus empleados para que acudieran a la oficina sin una buena razón. Esto hacía que se sintieran decepcionados con el horario. Si has introducido recientemente un modelo híbrido, evita microgestionar a tus empleados hasta el punto de que quieran abandonar. Establezca sus normas y cúmplalas.

6. Deshacerse de los hábitos que funcionan

Adaptarse a las herramientas híbridas puede llevar tiempo. Pero si sus empleados se han acostumbrado a utilizar esas herramientas de forma habitual, evite sustituirlas. Una vez que permitas parcialmente a los empleados trabajar desde la oficina, puedes sentir la tentación de volver a las antiguas reuniones de oficina. Pero es importante que hagas que todos se sientan incluidos, especialmente los que siguen trabajando a distancia. 

♥️ Cómo crear conexiones significativas en un entorno de trabajo híbrido

Para prosperar en un entorno de trabajo híbrido, muchos de nosotros confiamos en herramientas como Slack o Zoom para conectar con nuestros compañeros. Para que las conversaciones resulten atractivas para tu equipo, hemos lanzado nuevas funciones en nuestra plataforma. Desde la organización de microclases semanales hasta la incorporación o la formación de tus empleados, cada función está pensada para satisfacer tus necesidades.

Duran sólo 5 minutos y le permiten adoptar un enfoque más estructurado del trabajo híbrido y mantener el compromiso con sus empleados, sin perturbar sus flujos de trabajo ni atarlos a largas reuniones.

Además de temas relacionados con el trabajo, también puedes utilizar Zavvy para asignar a todos tareas semanales sobre resiliencia, gratitud y autorreflexión. Damos un paso más integrando tus herramientas de comunicación favoritas en tu flujo de trabajo (híbrido) actual. 

Siempre puede ponerse en contacto con nosotros para solicitar una demostración gratuita.  

➡️ Conclusión

Aunque todavía no es seguro que el trabajo a distancia sea el futuro, es bastante seguro que los horarios híbridos han llegado para quedarse. Aunque tienen algunos inconvenientes, sus ventajas superan con creces a los inconvenientes y pueden constituir un gran sistema para empresas de todos los tamaños. Con un gran equipo de personas, puede empezar a implantar su horario híbrido hoy mismo y disfrutar de las ventajas tanto para la dirección como para sus empleados.