¿Qué reuniones debe incluir un proceso de incorporación y cómo llevarlas a cabo?

Un proceso de incorporación de empleados cuidadosamente diseñado es fundamental para que los nuevos empleados se sientan seguros en sus nuevas funciones y para mejorar la retención y el compromiso de los empleados.

Pero eso ya lo sabe. Lo que quiere saber es cómo mejorar la experiencia de incorporación de sus empleados. O cómo elaborar un buen programa de incorporación si aún no lo tienes.

La respuesta a una mayor integración social es celebrar reuniones.

¿Cómo? Las reuniones de incorporación presenciales y virtuales ayudan a reforzar la integración social y a que los nuevos empleados se sientan más cómodos en el trabajo. A través de estas reuniones, los recién contratados pueden completar su documentación, conocer a sus compañeros de trabajo y comprender lo que se espera de ellos. 

Puede conseguir mucho si lo hace bien, por eso hemos creado esta guía. Siga leyendo para conocer las reuniones de incorporación que debe incluir su proceso de incorporación para implicar a los nuevos empleados.

🚀 ¿Qué es el onboarding de los empleados?

La incorporación de empleados se refiere a las actividades estratégicas diseñadas para integrar a los nuevos empleados en la empresa y su cultura. Consiste en dar a los nuevos empleados acceso a herramientas e información que les ayuden a realizar su trabajo con confianza y de forma productiva.

📅 ¿Qué reuniones deben tener lugar durante un gran proceso de incorporación?

Los profesionales de RRHH están de acuerdo en que una incorporación efectiva debería durar al menos tres meses. En Zavvy, creemos que el proceso de incorporación debe adaptarse a las necesidades de la organización y de los empleados. 

Este proceso debe incluir varias reuniones de incorporación para sacar lo mejor de sus nuevos empleados, que se repartirán en las cuatro fases principales de la incorporación: orientación de nuevos empleados, formación sobre funciones, transición de funciones y desarrollo continuo.

Teniendo esto en cuenta, veamos las reuniones de incorporación que deben celebrarse para ofrecer una gran experiencia de incorporación.

🧭 Reunión el día de la orientación

Momento ideal para celebrar la reunión: Primer día

La reunión de orientación se centra en los nuevos empleados durante su primer día o semana en la oficina. Permite gestionar las expectativas y ofrecer apoyo general y tranquilidad para que se sientan cómodos en el nuevo entorno.

Ofrézcales una visita a la oficina y una presentación realista del puesto de trabajo para evitar malentendidos y frenar expectativas poco realistas. Durante la reunión de orientación, proporcione a los empleados acceso al hardware y al software que necesitan para hacer su trabajo. Explíqueles cómo pueden utilizar el software para eliminar cualquier tipo de ansiedad o incertidumbre.

Si tiene un entorno de trabajo híbrido, establezca desde el principio expectativas claras para los empleados remotos y presenciales. La coordinación entre departamentos también es importante para eliminar la confusión administrativa y garantizar que los nuevos empleados tengan lo que necesitan, donde lo necesitan y cualquier otra cosa que necesiten para ser productivos desde el primer día.

👋 Reunión de presentación del equipo

Momento ideal para celebrar la reunión: En los tres primeros días

Programe una reunión para que los nuevos empleados conozcan y saluden a otros miembros del equipo y establezcan contactos. Aunque puede optar por una configuración formal, le recomendamos que cree un entorno más informal en el que los equipos puedan conectar. Por ejemplo, organizar una comida de equipo o una fiesta después de la hora de trabajo es un entorno de probada eficacia para las presentaciones informales del equipo. 

Asegúrese de que el resto de su plantilla sabe cuándo llegan los nuevos empleados y anímeles a planificar algún tiempo de calidad. También puede organizar juegos divertidos para causar una impresión duradera. Por ejemplo, juega a la Caza de fotos, en la que darás a los nuevos empleados fotos de sus compañeros de trabajo junto con una lista de nombres que tienen que emparejar.

👬 Reuniones individuales con el mentor o el compañero

Momento ideal para celebrar la reunión: Al principio de la primera semana, seguida de reuniones semanales periódicas.

La incorporación es emocionante y estresante a partes iguales, pero un programa eficaz de compañeros de incorporación puede eliminar la mayor parte de la ansiedad del nuevo empleado y garantizar una experiencia positiva y productiva con su empresa.

Los "compinches" son compañeros que ayudan a los recién contratados durante un periodo determinado, haciendo que se sientan cómodos dentro de la cultura de la nueva empresa. Otra posibilidad es asignar mentores a los recién contratados. Los mentores son personas que no son compañeros o empleados veteranos de la empresa que se encargarán del desarrollo de la carrera profesional de los nuevos empleados a corto y largo plazo.

Programe reuniones individuales con el mentor o compañero del nuevo empleado para que se familiarice con el funcionamiento de su empresa y le proporcione información útil para hacer mejor su trabajo.

👔 Reuniones de presentación con el director general

Momento ideal para celebrar la reunión: Al principio de la primera semana, seguida de reuniones mensuales o semestrales periódicas.

Dependiendo del tamaño de la empresa, los nuevos empleados pueden o no tener acceso regular al CEO o al equipo ejecutivo. 

Si su empresa es más pequeña, organice una sesión individual entre los nuevos empleados y el director general. Si esto no es posible por motivos de ubicación o de tiempo, necesita de todos modos una reunión que permita a los nuevos empleados interactuar con el CEO o el equipo ejecutivo. Piense en celebrar una reunión de grupo para reunir a todos. 

Haz que el director general charle con los recién contratados, estableciendo expectativas y motivándoles para que den lo mejor de sí mismos. Esto infundirá un sentimiento de confianza en tus nuevos trabajadores, lo que les hará ser más proactivos y tener más iniciativa en el trabajo.

🏢 Reuniones de departamento

Momento ideal para celebrar la reunión: Al principio de la primera semana, seguida de cada reunión intradepartamental.

Programe breves reuniones interdepartamentales entre los recién contratados y los jefes de departamento y miembros de los equipos con los que los nuevos empleados vayan a trabajar durante su mandato. 

Aproveche la ocasión para compartir actualizaciones y planes futuros. Anime a los nuevos empleados a participar en las reuniones y a abordar cualquier problema o preocupación que puedan tener. Esto ayudará a profundizar en las relaciones interdepartamentales y a aumentar la colaboración, al tiempo que hará que los recién contratados se sientan más cómodos en el nuevo ambiente de trabajo.

Además de con los jefes de departamento, también puede programar reuniones con expertos internos en la materia (PYME) para que se pongan al día y comprendan mejor su propósito en la empresa.

📱 Reuniones sobre productos

Momento ideal para celebrar la reunión: Segunda o tercera semana

A menudo, los empleados tienen excelentes ideas burbujeando bajo la superficie pero carecen del foro para expresarlas. Las reuniones de producto les dan la estructura necesaria para compartirlas y colaborar más eficazmente.

Invitar a los nuevos empleados a asistir a las reuniones de producto les mantiene informados y abre las líneas de comunicación entre los miembros. También les proporciona una fuente de inspiración para pensar con más libertad y aportar nuevas sugerencias.

Por ejemplo, pida a cada nuevo empleado que comparta entre 1 y 3 ideas que considere útiles y productivas para la reunión. Esto no sólo les hará sentirse más cómodos, sino que también aportará ideas prácticas e innovadoras a los directivos.

💪 Reuniones de formación

Momento ideal para celebrar la reunión: Al principio de la primera semana, seguida de reuniones periódicas.

Dado que un programa de incorporación y formación ayuda a familiarizar a los nuevos empleados con la empresa y sus responsabilidades, la celebración de reuniones de formación es un paso fundamental.

Estas reuniones pueden referirse a la incorporación, la formación en materia de cumplimiento, la formación en procesos, la formación específica para cada función y la formación optativa que beneficiará a los nuevos empleados a lo largo de su permanencia. Por ejemplo, la formación sobre funciones y procesos específicos les ayuda a aclimatarse a su puesto de trabajo, mientras que la formación optativa permite a los empleados desarrollar las competencias y habilidades que más les interesan.

👥 Reuniones de conexión

Momento ideal para celebrar la reunión: Cada dos semanas

Las reuniones de conexión permiten a los empleados crear conexiones significativas, independientemente de su ubicación geográfica y rango dentro de la organización. 

Por ejemplo, Zavvy ofrece programas de conexión que conectan automáticamente a los compañeros a través de Slack u otras herramientas para encuentros informales, reuniones a pie y conversaciones significativas para mejorar el espíritu de equipo, la salud mental y la productividad. Este tipo de reuniones de incorporación son especialmente útiles para los trabajadores remotos, ya que les hacen sentirse menos estresados, agotados y solos.

📊 Reuniones de desempeño, retroalimentación y desarrollo.

Momento ideal para celebrar la reunión: Cada tres o seis meses

La revisión del rendimiento de los nuevos empleados les prepara para el éxito en sus respectivos puestos, lo que también reduce la rotación. 

Estas reuniones son evaluaciones tempranas para que los empleados sepan que usted tiene un gran interés en ayudarles a alcanzar sus objetivos profesionales y mejorar sus competencias. También le permiten detectar y corregir deficiencias en el rendimiento, asegurándose de que no se conviertan en un perjuicio para su crecimiento y su puesto de trabajo.

Otra ventaja de las reuniones de feedback es que permiten comprobar los progresos y el bienestar de los empleados. También les ofrece una plataforma para expresar sus sugerencias y dar su opinión.

📝 Ejemplo de agenda de orientación para nuevos contratados

Utilice la siguiente agenda de orientación para nuevos empleados como plantilla para la reunión de orientación del primer día.

9:00 - Inscripción y desayuno de bienvenida 

En la mesa de inscripción, entregue a los empleados toda la documentación necesaria y un botín, seguido de un desayuno con servicio de catering en el que los recién contratados puedan conocerse entre sí y con los empleados existentes para crear una primera impresión acogedora.

10:00 - Presentación de la incorporación y revisión del orden del día

Reúna a sus nuevos empleados para una presentación de incorporación, dándoles una visión general de lo que pueden esperar de la orientación y cómo utilizar la información para ejecutar con éxito sus responsabilidades.

10:30 - Historia, misión y valores de la empresa

En esta fase, explique la historia de la organización, la misión y los valores fundamentales de la empresa y profundice en la cultura de la empresa. Haga que los nuevos empleados se sientan entusiasmados de trabajar con su equipo.

11:30 - Sesiones de trabajo con responsables de departamentos específicos

Divida a los recién contratados en grupos por divisiones para que conozcan mejor a los miembros de su equipo. Esto también crea un entorno menos intimidatorio para conocer a sus jefes inmediatos.

12:00 - Pausa para comer

Dé a los recién contratados un descanso mental y ofrézcales un almuerzo con servicio de catering, preparándoles para la siguiente fase de la orientación.

13:00 - Bienvenida del equipo ejecutivo

Haga que los miembros del equipo ejecutivo hablen con los nuevos empleados y les den la bienvenida a la empresa. También puedes poner un vídeo de bienvenida del equipo ejecutivo para que se reproduzca durante este momento.

14:00 - Revisión de políticas, procedimientos y manual del empleado 

Cubra la información más importante relativa a su empresa, como sus políticas y procedimientos clave. Entregue los manuales a los nuevos empleados y hágales firmar un acuse de recibo tras la orientación.

15:00 - Visita a la oficina

Dé a los empleados la oportunidad de estirar las piernas dándoles una vuelta por la oficina. También puedes aprovechar este momento para darles más información sobre la cultura de la empresa y el entorno de trabajo.

16:00 - Procedimientos de nómina y preguntas frecuentes

Completa la orientación para nuevos empleados explicando los procedimientos clave y haciendo que rellenen la documentación necesaria. Repase las preguntas más frecuentes y responda a las que no tengan respuesta. Infórmales también de lo que les depararán las próximas semanas en términos de incorporación.

🗓️ Orientación para nuevos empleados: Consejos para la primera reunión 1:1

Atrás quedaron los días en los que la orientación de los nuevos empleados incluía el seguimiento manual de las tareas en Excel y la proyección de diapositivas de incorporación obsoletas. 

Por suerte, las cosas han cambiado para mejor.

He aquí un breve resumen de cómo puede celebrar su primera reunión con su empleado para construir una relación sana entre jefe y empleado:

1. Cursar una invitación oficial

Informe a sus nuevos empleados sobre la primera reunión de orientación, incluyendo la fecha y la hora. 

Envíe una invitación por correo electrónico explicando el propósito y compartiendo el orden del día de la reunión, en el que se resuma lo que se va a tratar en ella. De este modo, los empleados sabrán qué esperar y podrán venir preparados.

2. Establecer un documento 1:1 compartido 

Cree un documento central compartido en el que se registren todas las conversaciones desde el primer día. Toma notas, comparte agendas, asigna tareas, registra comentarios y documenta decisiones. 

De este modo, los nuevos empleados pueden acceder a información importante en cualquier momento y desde cualquier lugar, y todos están en sintonía para garantizar la responsabilidad y evitar errores de comunicación. Además, disponer de un archivo de conversaciones anteriores sirve como punto de referencia y facilita el seguimiento de los problemas.

También puedes utilizar un software de reuniones de empleados como Zavvy para automatizar este proceso.

3. Esbozar un orden del día flexible

Su programa de orientación para nuevos empleados debe incluir los siguientes puntos clave:

1. Presentaciones y preguntas para conocerse
2. Cuestiones de incorporación y orientación
3. Breve explicación de lo que cabe esperar en el equipo, en la empresa, etc.
4. Objetivos y desarrollo personal
   

Asegúrese de que los temas y prioridades en los que se centra son relevantes para su nueva plantilla. Elabore una agenda flexible con antelación para no perderse nada.

⚙️ Programe automáticamente sus reuniones de incorporación con Zavvy

Para que la incorporación de sus empleados se produzca sin contratiempos, debe celebrar varias reuniones, tanto puntuales como periódicas. El problema es que programar estas reuniones requiere mucho tiempo. 

Una gestora de incorporación a tiempo completo dijo al equipo de Zavvy que dedica el 50% de su tiempo a programar reuniones, yeso sin incluir la asistencia y la gestión de esas reuniones. Imagina cuánto tiempo le quedaría para centrarse en las partes más importantes de su trabajo si automatizara la programación de reuniones. 

Precisamente por eso, Zavvy permite a los usuarios programar todas sus reuniones automáticamente. 

Cómo funciona

• Conecta tu calendario de Google o Outlook
• Crea un nuevo tipo de evento en Zavvy y añade una descripción. Piensa en presentaciones de fundadores, presentaciones de departamentos, etc.
• Defina sus criterios de programación, incluidas sus horas preferidas: por ejemplo, todos los meses los días 1 y 15 a las 13.00 horas.
• La plataforma buscará ahora huecos libres en el calendario y programará automáticamente tantas sesiones por adelantado como desee
• Defina sus criterios de invitación: por ejemplo, todas las personas que empiezan un nuevo trabajo en Berlín.

El resultado

• Todas las nuevas contrataciones que cumplan determinados criterios serán invitadas a sus reuniones cada mes. Lo mismo ocurre con los anfitriones de las reuniones (por ejemplo, el director general).
• Ahorrará horas de trabajo manual y no tendrá que hacer nada más que centrarse en las reuniones propiamente dichas.
  

Utiliza la función de automatización de eventos de incorporación de Zavvy para configurar eventos recurrentes (orientación para nuevos empleados, reuniones, almuerzos y visitas a la oficina) que se programan automáticamente en los calendarios de los nuevos empleados. Solo tienes que indicar el día y la hora que prefieras, tras lo cual nuestra plataforma comprobará la disponibilidad de tus nuevos empleados antes de programar automáticamente una reunión para ti.

➡️ Solicite una demostración y le mostraremos cómo funciona.