Há sempre espaço para melhorias, especialmente no que diz respeito à integração de funcionários.
Num ambiente empresarial em que as elevadas taxas de rotatividade se tornaram cada vez mais comuns, cabe às organizações reformular a forma como se reúnem, colaboram e cultivam o desenvolvimento profissional.
Os líderes de opinião no mundo empresarial também concordam.
Perguntar Chatelle LynchVice-Presidente Sénior e Directora de Pessoal da McAfee:
"A sua empresa está em constante evolução, o mesmo acontecendo com a integração dos novos colaboradores. Reveja as suas práticas operacionais para garantir que estão a ser tomadas medidas para actualizações de material atempadas. Dar o seu melhor é fundamental para estabelecer expectativas para o novo contratado."
Mas se não tem ideias para a integração de novos funcionários, não tema - veio ao sítio certo para o ajudar.
Descubra 29 métodos comprovados que irão melhorar a sua experiência de integração. Continue a ler para saber mais sobre as nossas dicas e sugestões favoritas.
A integração dos colaboradores tem muitas vantagens, pelo que é ainda mais importante que seja efectuada corretamente.
Afinal de contas, não quereria que todo o investimento feito no seu processo de contratação fosse desperdiçado.
Além disso, todos os trabalhadores (novos e experientes) podem beneficiar de um processo de integração sólido.
Se ainda não está convencido, então deixe que estes números falem por si:
O argumento a favor de um programa de integração claro, estruturado e reativo é forte.
Mas quais são algumas das características comuns a todos os programas de integração?
A experiência de integração de cada empresa será um pouco diferente, mas existem seis características fundamentais que cada uma deve incluir.
Os melhores programas de integração promovem ligações sociais entre os novos contratados e os actuais funcionários.
Sugestão: Adopte uma integração orientada para a experiência, centrada em mais do que o processo. As interacções com os empregados serão mais cativantes, significativas e memoráveis.
O principal objetivo da integração é que os novos contratados aprendam tudo o que precisam para serem bem sucedidos na sua nova função.
Há muito a aprender quando se começa num novo emprego:
Um bom programa de integração também ajuda os novos contratados a concetualizar e desenvolver os seus objectivos profissionais a longo prazo. Deve ir além das competências técnicas de que necessitam para serem bem sucedidos na sua nova função.
Todos os programas de integração bem sucedidos incluem processos administrativos e de formação críticos que acrescentam um sentido claro de estrutura.
Mas, atualmente, uma abordagem muito baseada em processos é algo que deve ser evitado na integração.
Encher os programas das novas contratações com processos complicados pode parecer esmagador e monótono.
Dica: Certifique-se de que a integração é intuitiva e acessível para as novas contratações.
Todos os grandes programas de integração incluem objectivos e expectativas para as novas contratações.
Uma forma de medir o sucesso do seu programa de integração é acompanhar o desempenho de todos os colaboradores envolvidos, incluindo os novos contratados e os actuais.
Precisade inspiração para definir os objectivos certos para os trabalhadores? Explore 35 exemplos baseados em funções de objectivos SMART para os trabalhadores.
Dica: Efectue controlos de rotina para acompanhar os progressos das novas contratações ao longo do percurso.
Um objetivo igualmente importante na integração é apresentar os valores e a missão da organização aos novos contratados. Pretende-se que os novos contratados se sintam bem-vindos e confortáveis na sua nova função e na organização.
Dica: Pode contar os valores da sua empresa e apresentar a equipa como uma história num conjunto divertido de vídeos de integração?
A Annie's, uma empresa de alimentos biológicos, tem um dos melhores vídeos de missão, partilhando a história da marca ao mesmo tempo que mostra os rostos por detrás do trabalho. É-se imediatamente sugado para o mundo da Annie's e quer-se saber como se pode fazer parte dele.
Uma estratégia de integração eficaz incluirá a recolha de feedback em todas as fases do percurso.
Este feedback é crucial para saber o que está a funcionar, o que não está e como abordar os desafios que os empregados encontram ao longo do processo.
Sugestão: No final do processo de integração, considere a possibilidade de adicionar mais avaliadores, especialmente colegas. O recém-contratado aprenderá como funciona o seu sistema de avaliação 360º e obterá informações valiosas dos seus pares.
Quando bem feito, o onboarding é um processo contínuo e evolutivo. Na prática, isto significa que a integração começa antes do primeiro dia e continua muito depois do fim do período de estágio.
Mas para executar o processo com sucesso, a sua estratégia de integração deve ser dividida em cinco fases distintas, cada uma com tarefas, objectivos e melhores práticas específicas.
Uma vez que um terço dos empregados decide se fica ou não numa empresa no primeiro mês, é crucial começar logo a trabalhar. Antecipar o trabalho do seu processo de integração garante o desenvolvimento de uma viagem suave e coerente para os seus novos contratados. No entanto, isso significa que terá de tratar de muita coisa do ponto de vista administrativo. Algumas das tarefas que irá encontrar durante o pré-embarque incluem, mas não estão limitadas a:
A gestão destas tarefas administrativas antes do primeiro dia permite-lhe fazer mais e ir mais longe nas fases posteriores do seu percurso de integração. Também pode ajudar a aliviar o nervosismo e a ansiedade dos novos contratados no primeiro dia.
No entanto, o pré-embarque é uma peça frequentemente negligenciada do puzzle do embarque, embora a sua incorporação na sua estratégia possa ajudar a deixar uma excelente primeira impressão. Para a maioria das organizações, trata-se de uma mistura de papelada e uma breve orientação sobre a cultura da empresa.
A vantagem do preboarding é que pode adaptar a sua estratégia de acordo com os valores e a missão da sua empresa.
Eis algumas dicas para dar um impulso à sua estratégia de pré-embarque.
Quer se trate de um pacote de brindes da empresa ou de uma reunião informal no Zoom antes do primeiro dia, existem muitas formas inovadoras de dar as boas-vindas aos seus novos contratados.
A plataforma de vídeo de marketing Wistia é um excelente exemplo de uma organização que faz isto corretamente. Os actuais funcionários enviam aos seus futuros colegas vídeos de apresentação personalizados. Estes vídeos procuram quebrar a monotonia que se acumula com as conversas repetitivas durante as primeiras semanas de integração.
Mas mesmo que os seus empregados sejam um pouco tímidos em relação às câmaras, pode encontrar outras formas de personalizar os seus pacotes de boas-vindas. A chave é estar atento aos pequenos pormenores que transmitem aos novos contratados que os valoriza muito para além do que eles podem fazer pela empresa.
A combinação de um vídeo de introdução personalizado ou de um pacote de cuidados com actualizações de rotina de trabalho e lembretes contribui para um pré-embarque sólido. Estes lembretes incluem normalmente informações e horários para a primeira semana e uma oportunidade para perguntas, comentários e preocupações antes de começar.
Está a pensar quando é que deve começar a enviar estes lembretes regulares?
Aconselha-se que o objetivo seja alcançado entre uma a duas semanas antes da data de início.
Sugestão: Não se esqueça de enviar informações adicionais pelo menos três dias antes da data de início.
A eliminação da maior quantidade de papelada possível antes do primeiro dia liberta muito tempo e espaço para o resto do programa. Entre formulários de impostos, formulários de depósito direto e outros documentos importantes, há muita documentação de integração para preencher e enviar.
É essencial manter os novos contratados actualizados sobre tudo o que vão precisar no primeiro dia. É igualmente importante informar os empregados actuais que vão ganhar novos colegas de trabalho em breve.
Além disso, assegure-se de que as partes interessadas da empresa também estão a par das últimas rondas de contratação.
Uma comunicação eficaz e cruzada antes do primeiro dia contribuirá para um percurso de integração mais suave e sólido.
Sugestão: Um fluxo de trabalho de integração automatizado incluirá etapas específicas para as novas contratações e outras partes interessadas na integração.
O objetivo da primeira semana é causar uma excelente primeira impressão e fazer com que os novos contratados se sintam bem-vindos.
Pode desenvolver a sua estratégia de pré-embarque com uma primeira semana de trabalho dinâmica e repleta de actividades.
A boa notícia é que pode dar as boas-vindas aos seus novos empregados de muitas formas divertidas e refrescantes.
Que melhor forma de começar a trabalhar do que preencher o primeiro dia com actividades divertidas e oportunidades de contacto? Uma vez que um dos principais objectivos da Primeira Semana é fomentar o relacionamento, é importante envolver os novos contratados desde o início.
A integração não é só diversão e jogos - ou será que é?
O argumento a favor da gamificação na formação é difícil de bater. Por uma boa razão: mantém os funcionários envolvidos, acelera o processo de aprendizagem e incentiva a interação.
Quanto à forma de gamificar o seu onboarding, existem algumas opções.
Por exemplo, o software de integração da Zavvy inclui lembretes automáticos e mensagens de celebração de marcos que cultivam uma ligação emocional entre o novo contratado e o resultado da formação.
Outra opção é incentivar o sucesso, atribuindo distintivos aos novos contratados que concluam as suas tarefas com maior rapidez ou precisão.
A BazaarVoice incorpora caças ao tesouro no seu processo de integração. Estas caçadas incluem tarefas como reuniões de apresentação com os actuais funcionários, acompanhamento de chamadas de clientes e resposta a perguntas triviais sobre a empresa. Estas são actividades em que os funcionários se envolverão como parte das suas rotinas diárias.
Dica: Não se esqueça, no entanto, que todos os funcionários se vão apaixonar por uma experiência de integração gamificada. Dar aos novos contratados alternativas que transmitam as mesmas informações essenciais é uma óptima forma de tornar a sua estratégia de integração mais inclusiva.
Os sistemas de apoio são uma das mais valiosas adições a uma estratégia de integração eficaz.
Não só pode reduzir os custos aproveitando os talentos actuais da empresa, como também pode ajudar as novas contratações a sentirem-se mais bem-vindas.
Os amigos e mentores podem responder às perguntas e preocupações dos novos contratados durante e após a integração.
No entanto, os papéis de amigo são diferentes dos de mentor da empresa. Embora a maioria dos funcionários de todos os níveis possa ser um bom amigo para novas contratações, as funções de mentor são normalmente mais adequadas para funcionários de nível sénior.
No final da primeira semana, os novos contratados devem compreender os objectivos e as expectativas do seu programa de integração.
Mais importante ainda, devem também ser claros quanto às expectativas da sua nova função. Na prática, isto parece-se normalmente com uma lista de objectivos únicos que devem ser atingidos nos 30, 60 e 90 dias.
Dica: Quanto mais cedo comunicar e clarificar os parâmetros do seu programa de integração, mais benéfico será o percurso para os novos contratados.
Dar aos novos contratados acesso a ferramentas de integração aumentará o seu sentido de autonomia e permitir-lhes-á aceder a ajuda sempre que necessário. Isto é crucial para a primeira semana, quando os novos contratados recebem muitas informações novas.
No final do primeiro mês, os recém-contratados devem estar instalados na sua função e a ganhar confiança nas novas competências que estão a desenvolver.
Essencialmente, esta fase consiste em manter o ritmo e resolver eventuais problemas.
No entanto, para garantir um primeiro mês de sucesso, há mais alguns aspectos a ter em conta.
Mesmo que os novos contratados estejam a contactar regularmente com os coordenadores do programa, amigos ou mentores, vale a pena fazer uma análise do progresso no final do primeiro mês.
Esta revisão é a oportunidade perfeita para determinar se as novas contratações cumprem os objectivos de integração ou se há margem para melhorias.
Uma das melhores alturas para começar a recolher feedback sobre o seu programa de integração é no final do primeiro mês.
Assim que os conhecimentos dos colaboradores chegarem, pode resolver quaisquer problemas iniciais e ainda ter tempo suficiente para reequipar as fases posteriores do programa.
No entanto, a chave aqui é fazer as perguntas certas ao solicitar feedback, que pode incorporar num inquérito de integração de funcionários.
Se precisar de ajuda para começar com uma lista de perguntas de inquérito, consulte o nosso inquérito de integração de funcionários para obter ideias.
É uma boa prática verificar se todos os novos contratados têm acesso aos vários sistemas da empresa, tais como folhas de pagamento e benefícios dos empregados. Além disso, certifique-se de que as PTO estão a ser acumuladas conforme previsto.
Para além de analisar o progresso das novas contratações até ao momento, é essencial definir objectivos para o segundo mês e seguintes.
Quando os recém-contratados começam a adaptar-se às suas funções, a integração passa a ter menos a ver com a aprendizagem das tarefas diárias e mais com o desenvolvimento profissional.
Embora este desenvolvimento varie de pessoa para pessoa, os objectivos profissionais nesta fase podem ser o aperfeiçoamento de competências transversais específicas ou a resolução de determinados pontos fracos. Quaisquer que sejam os objectivos, certifique-se de que não acrescentam demasiado ao que os novos contratados estão a fazer atualmente.
Não há melhor altura para transmitir os valores e a missão da sua empresa do que durante o processo de integração.
À medida que a viagem avança, pode integrar os novos contratados na cultura da empresa, encontrando paralelismos com os seus objectivos profissionais e mostrando-lhes onde podem contribuir.
Sugestão: também pode organizar encontros informais regulares com outros funcionários para demonstrar melhor o que a sua organização representa.
Desta forma, os seus novos contratados podem desenvolver ainda mais a camaradagem de uma forma que promova ao máximo os seus valores organizacionais.
Todos os funcionários precisam de se manter actualizados sobre os processos internos, KPIs departamentais e afins, e as novas contratações não são exceção. Estes recursos também darão aos novos contratados uma compreensão mais abrangente do principal produto ou serviço da organização.
Mantenha a dinâmica do seu programa, mantendo linhas de comunicação abertas com os seus novos contratados. Estudos demonstram que as equipas que experimentam um elevado sentido de segurança psicológica são mais eficientes e produtivas no local de trabalho.
Outra forma de reforçar esse sentimento de segurança psicológica é celebrar os marcos das novas contratações.
Dica: Tanto as grandes como as pequenas conquistas merecem ser celebradas.
Pode ir ainda mais longe, oferecendo pequenos prémios e recompensas aos novos contratados que atinjam os seus objectivos e se integrem com sucesso na empresa. Pode utilizar este facto como uma oportunidade para reforçar os valores e a cultura da empresa.
A formação formal de novos contratados para a maioria das organizações termina por volta do segundo ou terceiro mês. No entanto, este é o momento para qualquer formação suplementar para garantir que as novas contratações se mantenham no caminho certo.
Para além de encerrar a fase de formação formal do programa, os objectivos profissionais a longo prazo serão aqui mais visíveis.
Uma vez que o período de formação provavelmente terminará aqui, os novos contratados entrarão agora em "modo de manutenção". Dito isto, manter essa dinâmica é igualmente importante.
Infelizmente, muitas empresas não consideram que o fim da formação é o início do desenvolvimento da carreira a longo prazo dos novos contratados.
Dica: As conversas sobre o desenvolvimento da carreira podem começar cedo, mesmo antes da conclusão da integração.
Os novos contratados não são os únicos funcionários a quem deve prestar atenção durante a integração. Também vale a pena contactar os amigos, os mentores e os funcionários de nível superior relevantes.
Por exemplo, se sentir que alguns dos seus novos contratados estão hesitantes em partilhar os seus verdadeiros sentimentos sobre o seu desempenho, os outros funcionários envolvidos no programa podem oferecer uma perspetiva diferente.
Uma visão holística como esta pode ajudá-lo a identificar alguns dos pontos fracos do seu percurso de integração e pode tomar medidas para os remediar, se necessário.
Analisar o progresso das novas contratações deve ser uma tarefa semanal. No entanto, à medida que a formação vai terminando, pode ser fácil enfraquecer a estrutura do seu programa.
Dica #1: Recomendamos reuniões 1:1 frequentes para manter as novas contratações no caminho certo.
➡️ Consulte os nossos modelos de reuniões 1:1 para realizar reuniões 1:1 mais estruturadas, definir itens de ação e conduzir conversas mais significativas.
O final do primeiro mês é também uma altura oportuna para verificar o bem-estar geral dos seus novos contratados. Uma forma de o fazer é através de um inquérito de pulso aos empregados, que pede aos novos contratados feedback sobre o seu bem-estar no local de trabalho.
Dica #2: O final deste período é uma óptima altura para recolher mais feedback sobre a eficácia geral do seu programa de integração.
Durante os meses três a seis, os novos contratados devem atingir alguns dos objectivos a curto prazo que definiram para o seu desenvolvimento profissional. Devem também sentir-se à vontade para realizar as tarefas diárias da sua função e pedir ajuda aos colegas.
Tal como no segundo mês, deve abordar o mais rapidamente possível quaisquer questões relacionadas com o desempenho no local de trabalho.
Dica n.º 1: A aprendizagem e o desenvolvimento são fundamentais para qualquer programa de integração excelente e vão muito para além do fim do período de estágio.
Mas à medida que o fim do programa de integração começa a aparecer, é altura de começar a definir o percurso pós-integração dos novos contratados.
Dica #2: À medida que a integração entra na fase final, pode encorajar os novos contratados a criar os seus primeiros planos de crescimento.
Muitas empresas têm um período de estágio para as suas novas contratações.
No final deste período, que pode ir de 60 dias a um ano, é normalmente efectuada uma avaliação do desempenho.
Durante a avaliação do estágio, os responsáveis da empresa avaliam o desempenho do novo contratado.
Sugestão: Pode iniciar a preparação para a avaliação do período experimental convidando os novos contratados a efectuarem uma autoavaliação do seu desempenho. Segue-se uma lista de perguntas sugeridas:
A lista continua, mas incluir várias das perguntas acima na sua avaliação dar-lhe-á um feedback valioso. Também compreenderá como é que os seus novos contratados se vêem a si próprios no quadro geral da empresa.
Não queremos parecer um disco riscado, mas recolher feedback periódico é a forma mais valiosa e eficiente de ver o que está a funcionar (e o que não está) no seu programa.
Reúna-se com os funcionários de nível superior para obter as suas opiniões. Além disso, incentive as novas contratações a darem o seu feedback. Estas informações podem reforçar a sua integração para futuras contratações.
Se algumas das suas novas contratações estão a prosperar nas suas funções e estão ansiosas por progredir na sua carreira, considere atribuir-lhes tarefas adicionais.
Por exemplo, pode delegar tarefas diárias mais exigentes ou nomear um colega para uma nova contratação que venha depois dele.
Terá de compreender quais as competências ou conhecimentos que o trabalhador específico pretende desenvolver.
Embora os novos contratados devam liderar a conversa sobre o que se sentem à vontade para fazer, não faz mal encorajá-los a experimentar algo novo.
A participação de mentores da empresa ou de funcionários de nível superior também pode oferecer uma perspetiva equilibrada sobre a quantidade de trabalho adicional que um novo contratado pode assumir.
Sugestão: Para determinar se as novas contratações necessitam de formação adicional para estas novas funções, efectue uma avaliação das necessidades de formação para identificar áreas de melhoria.
Uma vez que os gestores de RH irão provavelmente liderar grande parte da experiência de integração, é importante abordar diferentes formas de melhorar todo o processo.
Começar um novo cargo é, por si só, uma tarefa difícil, por isso, mantenha as ferramentas de integração dos funcionários num único local, tanto quanto possível.
Felizmente, se estiver a utilizar um software de integração, manterá as informações e a documentação pertinentes num único local de fácil acesso.
A automatização é o caminho a seguir para simplificar o seu processo de integração. Algumas actividades de nível superior devem ser sempre realizadas pessoalmente, por exemplo, reuniões 1:1 com funcionários de nível superior ou mentores.
Mas pode automatizar tarefas administrativas como a apresentação de documentos e a marcação de reuniões.
Informe os seus novos contratados sobre as oportunidades de desenvolvimento profissional na sua organização desde o início. Assim, mostra-lhes que quer vê-los crescer para além da sua nova função e que tem as ferramentas para os ajudar a atingir os seus objectivos a longo prazo.
Manter os novos contratados envolvidos durante todo o processo de integração não é tarefa fácil. No entanto, o trabalho vale a pena.
Uma sondagem da Gallup revelou que 43% das empresas com elevada participação dos trabalhadores têm baixas taxas de rotatividade.
Tudo se resume a proporcionar, de forma consistente, clareza de papéis, equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada, oportunidades de contacto com outros trabalhadores e segurança psicológica no local de trabalho.
Identificar áreas de melhoria para os funcionários pode parecer uma tarefa assustadora, e é por isso que é sempre melhor abordá-la de forma construtiva. Nós próprios somos adeptos do "método da sanduíche": associar uma área de melhoria a duas coisas que estão a fazer de forma positiva.
Por exemplo, "Olá (nome), gostaria de dar algumas sugestões relativamente à sua organização. Apesar de ser excelente a criar ideias na hora, por vezes é difícil de as seguir se não as escrever em algum lado. No entanto, é excelente a criar resumos de reuniões, por isso, tente incorporar as suas ideias nas suas actas daqui para a frente."
Se algum dos seus empregados tiver preocupações específicas ao longo do percurso, dê-lhes seguimento. Isto não só indica aos seus empregados que a sua opinião é valiosa, como também cria uma experiência de integração mais sólida em geral.
Não há melhor ferramenta para o ajudar a criar experiências de integração únicas do que o software de integração de funcionários da Zavvy.
O Zavvy dispõe de várias funcionalidades, incluindo:
Zavvy é o seu balcão único para tudo o que diz respeito à capacitação dos empregados.
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