Todo o trabalho que está a fazer para atrair, entrevistar e contratar a pessoa certa para o trabalho não valerá de nada se não conseguir que ela fique o tempo suficiente para colher os frutos do seu investimento.
O processo de integração é fundamental para construir parcerias duradouras com os colaboradores e criar um local de trabalho que favoreça a sua felicidade, satisfação e desempenho.
A sua estratégia de integração tem de ser estruturada e intencional para garantir uma experiência positiva para os trabalhadores. Isto significa fazer com que os novos recrutas se sintam ligados e motivados para continuar a trabalhar e dar o seu melhor.
Este artigo irá mostrar-lhe a importância de integrar correctamente as novas contratações e como criar uma estratégia de integração que reduza a rotatividade dos trabalhadores e as ineficiências.
Alguns gestores de RH pensam que a integração dos trabalhadores consiste em garantir que o novo contratado assina toda a documentação necessária. Depois, dão-lhe acesso a ferramentas de trabalho, apresentam-no a alguns membros da equipa e mostram-lhe o escritório.
Esta abordagem é equivalente a atirar os novos contratados para um rio e deixá-los aprender a nadar sozinhos. Claro que alguns podem descobrir como se manter à tona, mas muitos afogar-se-ão.
Deixar os recém-contratados sozinhos sem apoio não só é mau para a experiência do empregado, como também é mau para o negócio. As experiências negativas dos trabalhadores afectam o seu desempenho, o seu empenho e até a sua marca enquanto empregador.
É este o tipo de resultado que uma estratégia de integração pretende evitar.
A sua estratégia de integração de novos contratados é um plano e um sistema definidos para:
Em vez de se concentrar apenas em ajudar os empregados a instalarem-se no seu primeiro dia ou semana, uma boa estratégia de integração visa o envolvimento a longo prazo e o desenvolvimento da carreira ao longo do ciclo de vida do empregado.
A força da sua estratégia de integração determinará se os seus empregados permanecerão felizes consigo durante anos ou se abandonarão o barco quando encontrarem uma oferta ligeiramente melhor.
Uma estratégia minuciosa irá moldar as primeiras impressões que os novos contratados têm da sua empresa. O objectivo é fazer com que se sintam bem-vindos e valorizados, em vez de os encher de arrependimento e frustração.
No entanto, cerca de 88% das organizações têm dificuldades em efectuar uma integração adequada. Por este motivo, os seus recrutas têm duas vezes mais probabilidades de procurar um novo emprego pouco tempo depois de serem contratados.
Quando não se dedica tempo a ajudar os novos recrutas:
Está a prepará-los para lutar.
E as dificuldades que os novos contratados podem tolerar são limitadas antes de decidirem desistir. Esta é a razão pela qual processos de integração ineficientes são responsáveis por mais de 20% da rotatividade de trabalhadores nos primeiros 45 dias.
As más estratégias de integração custam muito dinheiro às empresas. Em média, são necessários cerca de 4.000 dólares para contratar novos talentos. E quando os empregados saem, a sua substituição custa cerca de 16% a 20% do salário do trabalhador.
Entretanto, as empresas com estratégias de integração eficazes e positivas registam um aumento de mais de 59% na retenção de colaboradores e um aumento de 70% na produtividade dos novos contratados.
Os funcionários que beneficiam de um bom processo de integração atingem a competência completa nas suas funções 34 vezes mais depressa do que os seus pares. Além disso, a possibilidade de se manterem empenhados numa organização aumenta em 82%.
Estas estatísticas mostram que o investimento em novas contratações desde o início do seu percurso compensa generosamente a longo prazo. Não só lhe dá uma grande vantagem na área da retenção de talentos, como também coloca os seus empregados em posição de prosperar.
Não é possível criar uma estratégia de integração eficaz num dia. Tem de ser intencional na concepção de uma experiência de integração que apoie a assimilação harmoniosa dos empregados no local de trabalho. Também tem de dar prioridade à redução do risco de desinteresse e de demissão antecipada.
Se está pronto para reformular ou optimizar o processo de integração da sua empresa, eis como o fazer.
Não se parte numa viagem sem ter um destino em mente.
Antes de começar a definir estratégias, é necessário ter objectivos claros que indiquem o que se pretende alcançar no processo.
Os objectivos que definir orientarão a forma como estrutura o seu processo de integração.
Por isso, pergunte a si próprio o que quer que os novos contratados aprendam com a experiência. Além disso, qual é o objectivo final da empresa? Desempenho, envolvimento? Tudo isto tem de ser evidente para si e para os seus colegas.
Assim que perceber isto, torna-se mais fácil garantir que o seu conteúdo e todos os diferentes elementos do seu processo de integração estão a trabalhar em conjunto para ajudar a atingir esses objectivos.
Alguns exemplos de objectivos de integração que pode definir para a sua organização incluem:
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Dica: Não se esqueça de definir os seus objectivos com a maior precisão possível. Não basta dizer que quer aumentar a satisfação dos empregados. É preciso indicar o nível de satisfação actual e o nível que se pretende atingir.
Por exemplo, um dos seus objectivos pode ser aumentar a satisfação no trabalho de 3 para 4,5 numa escala de 5.
Não há lugar para adivinhações ou incertezas numa estratégia de integração. Tem de haver um plano concreto que comunique claramente a forma como pretende fazer avançar as novas contratações ao longo do percurso de integração.
Uma lista de controlo de integração é uma excelente forma de o fazer:
Sugestão: Utilize uma lista de verificação de integração para definir as funções e responsabilidades de todos os intervenientes envolvidos no processo de integração e garantir que todos os novos funcionários têm uma experiência consistente.
A nossa lista de verificação da integração dos trabalhadores começa a partir do momento em que um candidato diz sim à sua oferta de emprego.
As tarefas da lista de controlo estão divididas em prazos que começam na fase de aceitação da oferta e terminam quando o novo contratado se adapta totalmente à função e à organização.
Algumas das coisas que pode fazer para ajudar os candidatos a prepararem-se para entrar na empresa incluem:
A realização destas actividades no primeiro dia de trabalho de um candidato ajudá-lo-á a começar com uma boa nota.
Eis algumas tarefas de integração que deve realizar antes do fim da primeira semana:
A integração é um processo contínuo. Por isso, procure manter os seus empregados ocupados e empenhados e faça com que se sintam mais em sintonia com a empresa e os seus objectivos gerais.
Comece por dar aos novos contratados a estrutura que lhes permita trabalhar de forma independente e dar contributos que tenham um impacto positivo na empresa.
Concentrar-se nestas actividades nos primeiros três meses ajudará os recém-contratados a fazer uma transição completa para as suas funções:
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A realização de controlos de pulso por volta do sexto mês e da marca de um ano é uma excelente forma de manter o seu percurso de integração em curso e de reengajar os funcionários que estão a começar a vacilar no seu compromisso com a empresa:
Trate o seu plano de integração como uma maratona e não como uma corrida de velocidade. Tentar reunir demasiadas actividades ou demasiada informação num curto espaço de tempo fará com que o novo empregado se sinta sobrecarregado.
O stress de ter de gerir o tempo e executar uma pilha de tarefas de integração de uma só vez arruinará a experiência de integração positiva que tanto se esforçou por criar.
É essencial distribuir o seu percurso de integração para dar aos empregados tempo suficiente para absorverem novos conhecimentos.
Classifique cada tarefa de acordo com a sua urgência ou importância para a integração do trabalhador na empresa. Depois, apresente-as aos novos contratados por esta ordem, utilizando uma mistura de:
Facilite aos novos contratados a identificação do que têm de fazer e quando o devem fazer: quanto mais claro, melhor.
Além disso, não se esqueça de configurar lembretes automáticos e a entrega de conteúdos para garantir que tudo é feito a tempo.
A tarefa de criar confiança e sentimentos de pertença recai sobre todos. Não deixe que sejam os seus empregados a resolver o problema sozinhos.
Envolver pessoas de diferentes níveis da empresa e atribuir-lhes tarefas.
Dica: Certifique-se de que todos os colaboradores internos conhecem o seu papel na criação de uma experiência de integração significativa para os novos funcionários.
A sua estratégia de integração pode parecer perfeita no papel, mas, na realidade, pode estar a falhar em várias áreas.
Cada novo recruta permite-lhe avaliar a eficácia do seu processo de integração.
Pode até descobrir pontos cegos no seu percurso que precisam de ser melhorados para aumentar o envolvimento dos novos operadores.
Lembre-se de que as novas contratações podem reagir de forma diferente, mesmo quando proporciona uma experiência de integração consistente. Afinal de contas, cada pessoa tem as suas expectativas sobre como deve ser a integração.
A recolha de mais dados permitir-lhe-á identificar padrões e optimizar a sua experiência para beneficiar todos os tipos de candidatos.
Dica: utilize um inquérito de integração de funcionários. Através de inquéritos de feedback sobre a integração, pode recolher novas impressões sobre os processos da sua empresa no início do percurso das novas contratações.
Não só está a manter os seus processos sob controlo, como também mostra aos novos contratados que valoriza a transparência e está aberto à mudança.
Eis alguns exemplos de perguntas que pode incluir no seu inquérito de integração:
➡️ Consulte outras perguntas do inquérito de integração 39 exemplos de perguntas e práticas recomendadas para tirar o máximo partido do feedback dos novos contratados.
Depois de criar e implementar um processo de integração estruturado, é necessário medir o seu impacto. Esta medição ajudá-lo-á a compreender se a experiência dos seus novos funcionários foi gratificante e satisfatória.
As respostas a estas e outras perguntas contêm dados essenciais sobre o onboarding. Só tem de os descobrir e torná-los accionáveis.
Sugestão: A acessibilidade dos dados é uma vantagem crucial do investimento num software de integração de colaboradores. Utilize as ferramentas de integração para acompanhar a participação, o progresso, o desgaste, os resultados, a produtividade e a saúde geral do programa de integração.
Estas dicas práticas podem ajudá-lo a colmatar o fosso entre a sua cultura de trabalho e as expectativas dos novos talentos. As recompensas que advirão da sua implementação na estratégia de integração incluem um melhor desempenho, satisfação no trabalho, retenção de conhecimentos e um sentimento de pertença.
➡️ Explore a nossa galeria de modelos de programas de ligação. Terá acesso a jornadas reais de Zavvy . Praticamos o que pregamos, e os nossos funcionários beneficiam destes programas para se sentirem ligados mesmo a partir de locais remotos.
A utilização de um software de integração especializado como o Zavvy permite-lhe reduzir o trabalho manual, poupar tempo e melhorar a produtividade, automatizando todo o seu fluxo de trabalho de integração. Desta forma, os novos funcionários podem dedicar o seu tempo a fazer um trabalho significativo em vez de se afogarem em papelada.
Embora muitas organizações falhem o alvo com a sua estratégia de integração de funcionários, há algumas que estão a arrasar com os seus programas de novas contratações.
Eis alguns grandes exemplos de empresas que desenvolveram estratégias de impacto e de apoio para acolher os recém-chegados.
A estratégia de integração da empresa centra-se em ajudar o novo contratado a aprender tudo o que precisa de saber para trabalhar e destacar-se na Hubspot.
Utilizam tutoriais e vídeos gravados para ensinar os funcionários sobre os valores, objectivos e produtos inovadores da Hubspot.
Ao fazê-lo, transformam os principiantes em defensores competentes da marca e do produto.
Como é que uma empresa com mais de 130 000 trabalhadores satisfaz as expectativas de integração da sua enorme força de trabalho?
Resposta: Estruturando e automatizando o seu processo de integração.
Todas as tarefas de integração que os novos contratados têm de realizar são claramente definidas e classificadas por ordem de prioridade com base em quatro atributos: relevantes, oportunas, delicadas e fáceis de executar.
As tarefas e os "nudges" (o termo sofisticado da Google para lembretes) são sempre entregues atempadamente, para que os novos funcionários nunca tenham de pensar no que fazer a seguir.
O nosso estudo de caso de integração da Google aborda o processo de integração na Google e como o pode replicar. Aprenda com uma das empresas mais influentes do mundo.
O objectivo da estratégia de integração da Salesforce é garantir que todos os novos contratados se sintam bem-vindos e tenham a oportunidade de se relacionar com os seus colegas a um nível pessoal.
A empresa cria planos de desenvolvimento personalizados e pacotes de boas-vindas com autocolantes, livros, certificados de oferta, uma etiqueta com o nome e uma pistola nerf.
A arma é um convite para o novo contratado se juntar à divertida tradição da empresa de organizar guerras de armas nerf entre diferentes departamentos.
Se isso não é sinónimo de um ambiente de trabalho descontraído, o que é que é?
BufferA estratégia de integração dos trabalhadores da empresa é única, uma vez que entra em acção assim que um candidato aceita uma oferta de emprego.
A partir daí, a empresa envia cinco mensagens de correio electrónico para dar as boas-vindas ao recruta, recolher informações básicas, apresentá-lo aos colegas e aos gestores, fornecer-lhe as suas novas ferramentas de trabalho e explicar-lhe como será o seu primeiro dia.
Além disso, o Buffer atribui aos recrutas não apenas um, mas três amigos de integração: um amigo líder, um corpo de cultura e um corpo de função.
Estes buddies contactam com o novo contratado antes do primeiro dia e servem de sistema de apoio ao longo do processo de integração.
➡️ Encontre mais exemplos de estratégias de integração de empresas aqui.
A única forma de saber se as suas estratégias de integração de recrutas produzem os resultados desejados ou ficam aquém das expectativas é avaliar os seus resultados.
É possível alterar a estratégia para aumentar a sua eficácia quando se dispõe das informações correctas.
Naturalmente, as métricas ou KPIs que utiliza para acompanhar o progresso dependem dos seus objectivos de integração anteriores. Mas eles podem incluir:
1. Satisfação dos novos contratados. Esta métrica indica o grau de satisfação dos novos contratados com o seu processo de integração. Pode obter os dados através de entrevistas, inquéritos de feedback ou da sua pontuação de promotor líquido (NPS).
2. Taxa de rotação dos novos contratados. Uma taxa elevada de trabalhadores que abandonam ou são forçados a abandonar a empresa pouco depois de entrarem na mesma pode indicar problemas com a sua estratégia de integração ou com a experiência no local de trabalho.
3. Taxa de retenção. A medição desta métrica pode ajudar a determinar o impacto da sua estratégia de integração na permanência de um empregado ou se a sua cultura e experiência estão a cumprir as promessas feitas no processo de recrutamento.
4. Taxa de conclusão da formação. Se os novos funcionários não concluírem os requisitos de integração, isso pode significar que o conteúdo não é suficientemente cativante, que o seu programa carece de estrutura ou que não está a prever tempo suficiente para a conclusão. Todos estes factores podem prejudicar o desempenho profissional e o desenvolvimento pessoal.
5. Tempo para a produtividade. Quanto tempo é necessário para que um novo funcionário aprenda a trabalhar e comece a contribuir plenamente para a sua empresa? O acompanhamento desta métrica de integração mostrará até que ponto a sua estratégia de integração está a ser bem sucedida quando se trata de ajudar os recrutas a atingirem a produtividade esperada.
Agora que tem uma visão da estratégia e do processo de integração dos colaboradores da sua empresa, está na altura de vender as suas ideias e obter a adesão da administração e de outros intervenientes importantes da organização.
Tem de os fazer ver o valor do planeamento estratégico do onboarding e a forma como este contribuirá para a missão e os objectivos mais amplos da organização. Mas se não sabe por onde começar, pode precisar de um modelo de estratégia.
Um modelo é uma óptima maneira de transmitir as suas ideias de forma mais eficiente e mostrar o ROI da implementação de uma estratégia de integração adequada num formato simples e directo.
Poupa-lhe o stress de organizar inúmeras reuniões ou de criar inúmeros diapositivos de apresentação para que a administração veja os méritos da sua proposta.
Aqui está um modelo de estratégia que pode utilizar para apresentar as suas ideias e convencer os líderes da sua organização a investir num processo de integração estruturado.
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Os primeiros dias do percurso de um novo contratado dão o mote para o resto do seu ciclo de vida na sua empresa.
Comece a encarar a sua experiência de integração como uma oportunidade para mostrar o empenho da sua empresa em fazer com que os empregados se sintam valorizados, cuidados e motivados para serem bem sucedidos nos seus cargos.
Com uma plataforma moderna de capacitação dos colaboradores como Zavvy, pode estruturar o seu processo de integração, automatizar a formação e acelerar o tempo de produtividade dos novos membros da equipa.
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