Como escrever uma mensagem de boas-vindas a um novo empregado para começar com o pé direito

Já foi provado várias vezes que a experiência de integração de um empregado o prepara para o sucesso na sua função.

Pode ser o ingrediente secreto que 

• mantém-nos na organização durante mais tempo...
• ...produzindo um trabalho de maior qualidade.

Um dos primeiros pontos de contacto de uma experiência de integração de alta qualidade é a mensagem de boas-vindas - uma peça de comunicação que define o tom da relação do funcionário com a empresa.

Algumas palavras amáveis e entusiásticas podem contribuir muito para a forma como alguém começa o seu trabalho. Uma mensagem para um novo empregado é demasiado importante para ser elaborada ao acaso; tem de ter uma intenção subjacente.

Uma boa mensagem de boas-vindas deve ser 

• acolhedor
• informativo,
• atencioso
• útil

Mas como é que se faz isso?

Como é que escreve e transmite a sua mensagem de forma a iniciar esta relação com o novo colaborador com o pé direito?

Vamos apresentar-lhe exemplos de algumas das melhores mensagens de boas-vindas com as quais todos podemos aprender. Acompanharemos esta apresentação com os motivos pelos quais são tão eficazes para dar a alguém a confiança, o encorajamento e a motivação para começar com força.

❗️ Porque é que as mensagens para os novos funcionários são importantes

A mensagem do empregado é a primeira interacção real que um empregado tem com a sua empresa.

A entrevista é a sua experiência enquanto candidatos, mas quando conseguem o emprego, tem de mudar a forma como interage com eles e mostrar que fazem agora parte da sua equipa.

1. Se se sentirem indesejáveis, isso pode comprometer a sua capacidade de se adaptarem ao cargo.
2. Proporciona um início positivo para uma nova parte da carreira, fornecendo apoio emocional para esta mudança de vida.
3. É o início de um novo capítulo para eles, permitindo-lhes dar o primeiro passo para se libertarem do seu antigo emprego.
4. Prepara-os para a sua empresa. Mesmo que alguém esteja tecnicamente preparado para o trabalho, terá de o formar na cultura, perspectiva e operações da sua empresa.
5. Dá-lhes uma ideia da sua cultura e do tipo de ambiente que podem esperar enquanto empregados.
6. Permite-lhe reiterar os seus valores fundamentais para que saibam do que estão prestes a fazer parte.
7. Isso deixa-os entusiasmados com o trabalho que vão fazer e prepara-os para contribuírem para a realização da sua missão.
8. Dá-lhes uma visão geral da empresa e do seu funcionamento.
9. Cria um empregado mais empenhado desde o início.
10. Responde às perguntas que um novo empregado terá imediatamente nas primeiras horas e dias, preparando-o para o sucesso.
11. É crucial num mundo remoto. Com muitas funções a tornarem-se totalmente virtuais, os empregados não vão conhecer a sua nova equipa pessoalmente desde o início.

Quando enviar a primeira mensagem

Antes de começar a escrever a sua mensagem, há uma questão importante que deve ser abordada: 

Quando é que o envia exactamente ao empregado?

Isto determina o que precisa de dizer e o número de mensagens que vai enviar (mais sobre isso adiante).

Como assim?

Nós mostramos-lhe.

A partir do momento em que são contratados

Mesmo que o trabalho comece dentro de algumas semanas ou meses, o envio da mensagem nesta altura irá cativar o empregado para si e começar a construir uma relação.

Além disso, quanto mais cedo se envolverem os novos contratados, menor será a probabilidade de procurarem alternativas mesmo antes de começarem.

A desvantagem é que terá de lhes enviar mais mensagens mais perto da data de início.

Uma semana antes de começarem

No período que antecede o início das funções, pode enviar-lhes uma mensagem de boas-vindas para criar entusiasmo e fazer-lhes saber que a equipa está ansiosa por tê-los a bordo.

Esta é absolutamente crucial, pois é a única comunicação que ajuda as pessoas a compreender o que esperar no primeiro dia, quando começar, etc.

Isto dá-lhe tempo para escalonar as várias mensagens, mas, por outro lado, também pode ser complicado para eles, uma vez que estão a resolver as questões pendentes no emprego anterior.

Além disso, se a sua mensagem contiver informações confidenciais da empresa, talvez seja melhor esperar até que comecem.

No seu primeiro dia

Esta é uma forma de introduzir os novos contratados assim que começam a trabalhar.

Permite-lhes estar mais envolvidos mentalmente na integração porque não estão a lidar com a sua função anterior.

Significa também que pode passar tudo através dos canais de comunicação interna da empresa.

A mentalidade por detrás da mensagem

Ponha-se no lugar do novo empregado

Quando um novo funcionário se junta à sua organização, está a entrar em território desconhecido e inexplorado em muitos aspectos.

Estão ansiosos por causar uma boa impressão, provar que foram a contratação certa e nervosos com o salto para algo completamente diferente.

Mesmo que a função para a qual acabou de o contratar seja a mesma que a anterior, a sua empresa, os seus sistemas e a sua cultura são algo que ele terá de aprender.

Eles não sabem 

• com quem vão trabalhar
• a forma como se vão dar bem com os seus novos colegas
• a facilidade com que aprendem o papel,
• e se serão bem sucedidos no trabalho.

Tudo isto vem acompanhado de muita pressão e dúvidas.

Uma mensagem de boas-vindas pode não responder a todas estas perguntas, mas pode certamente fazê-los sentir-se mais bem-vindos e menos sozinhos nesta experiência.

Defina o seu objetivo

A chave para elaborar uma mensagem de boas-vindas convincente para um novo empregado é definir um objectivo e uma intenção claros e pensar profundamente sobre o sentimento que quer que ele tenha quando acabar de a ler

Isto deve estar relacionado com os seus valores fundamentais e com o que lhe interessa enquanto organização.

Pense em 3 coisas que quer que a mensagem alcance.

Talvez queira 

• inspirá-los
• reflectir o calor da sua organização
• eliminar a ansiedade
• prepará-los para o dia 1
• exprima a sua confiança nas suas capacidades e no impacto que terão na organização.

Seja qual for a sua intenção, ela informará exactamente o que é suposto a mensagem dizer.

Começar com o fim em mente

Quando se integra um empregado, pensa-se frequentemente na forma como se pretende que ele saia do processo.

Não se pretende apenas que saibam fazer o trabalho; pretende-se que estejam tão alinhados e bem formados que sejam capazes de formar a pessoa seguinte para ter sucesso na organização.

A sua mensagem de boas-vindas é semelhante - deve ser tão eficaz que, se lhe pedisse para escrever uma mensagem de boas-vindas para um futuro novo empregado, ele conseguiria fazê-lo sem esforço.

O que incluir

Eis o que não pode faltar na mensagem.

• Uma abertura calorosa e acolhedora, mostrando que está entusiasmado por os ter a bordo (por exemplo, "estamos entusiasmados por o ter aqui!")
• A sua data de início
• Com quem vão trabalhar e a quem vão reportar
• Início de sessão e introdução às ferramentas de gestão de projectos e de comunicação
• Informações sobre o endereço electrónico da empresa e a forma como este será configurado
• Um esboço de como será a primeira semana e o que se espera deles

Algumas outras coisas que pode incluir;

• Organigrama da empresa
• Ligações para um blogue sobre a história da empresa
• Apresentação a um buddy que os apoiará nas suas primeiras semanas
• Fotografias da equipa a interagir e capturas de ecrã de reuniões virtuais
• Uma citação que dá força
• Uma lista dos membros da sua equipa e factos interessantes sobre cada um deles
• A mentalidade que pretende que eles cultivem nas suas funções - por exemplo,[Ogilvy e Mather] que enumerou a coragem, o idealismo, a curiosidade, a diversão, a franqueza, o espírito livre e a persistência

Porque é que uma mensagem não é suficiente

Um novo funcionário tem muita informação nova para consumir e, para sermos honestos, distribuí-la numa única mensagem seria esmagador e também não seria eficaz.

Uma mensagem de integração não seria simplesmente suficiente, e isto dá-lhe informações para criar um verdadeiro caminho de aprendizagem e preparação para o sucesso.

Uma experiência moderna assemelha-se mais a uma série de mensagens electrónicas em que a informação é lentamente distribuída em pequenos pedaços, ajudando o leitor a compreender cada conceito antes de passar ao seguinte.

A integração é uma viagem, não uma mensagem única.

Em Zavvy, recomendamos que a integração seja vista como um processo que demora pelo menos 90 dias.

Um período de tempo considerável cheio de mensagens, celebrações, encontros sociais e conteúdos informativos.

Eis um exemplo de um fluxo de trabalho para os primeiros 3 dias na nossa plataforma.

✉️ Escolher os canais de mensagem para os trabalhadores

O tipo de mensagem de boas-vindas que irá receber tem muito a ver com o canal ou a plataforma através da qual a mensagem será transmitida.

Correio electrónico

Se a mensagem for enviada por correio electrónico, tem mais palavras para utilizar, pelo que pode ser mais longa e incluir mais secções.

Ferramentas de colaboração como Slack ou MS Teams

Por outro lado, uma mensagem Slack também pode parecer mais amigável e acessível, dando definitivamente um toque mais humano à interacção.

Também cria espaço para o envolvimento e a conversação nos dois sentidos, o que pode proporcionar uma sensação de community desde o início.

➡️ Leia o nosso tutorial passo-a-passo sobre a criação de fluxos de trabalho de integração através de Slack

Não se esqueça de que não está limitado a um só canal.

É possível ter um e-mail de boas-vindas mais longo e uma mensagem Slack para criar mais pontos de contacto. Slack também lhe permite apresentar alguém a um grupo, onde todos podem publicar mensagens de incentivo, o que também contribui muito para criar uma experiência positiva.

Redes sociais

As redes sociais da sua empresa são também um excelente canal para publicar uma mensagem de boas-vindas a um colaborador, para além do e-mail e do site Slack. É um canal público, que mostra o entusiasmo e o optimismo de toda a empresa.

Pode utilizar o LinkedIn para publicar uma mensagem de boas-vindas simples, formal mas ainda assim amigável. 

Se a sua marca publica em canais no Instagram, pode divertir-se mais com a mensagem. Neste exemplo da everyone social, pode anunciar a sua nova contratação e contar aos seus seguidores pormenores sobre ela, como os seus passatempos e interesses.

A ascensão do kit de boas-vindas

Algumas empresas vão mais longe.

Criam um pacote de boas-vindas repleto de informações úteis e objectos divertidos que tornam a experiência de entrar para a empresa mais memorável.

A Ogilvy and Mather ofereceu aos novos empregados uma caixa com um cartão com 

• ✉️ uma carta de boas-vindas personalizada
• 📓 um livro de marca
• 📖 diário
• 🖊️ caneta
• ✏️ lápis
• Pen drive USB

Outros kits de brindes de boas-vindas personalizados incluem 

• ☕ canecas
• 🍾 garrafas
• 🎧 auscultadores
• 🎒 sacos

... e outros itens que os prepararão para o sucesso. 

Um kit é uma surpresa agradável que faz com que os seus colaboradores se sintam mais valorizados desde o primeiro dia.

Melhores práticas e exemplos

Felicitá-los

Descobrir que se está contratado é uma sensação óptima.

O entusiasmo, o optimismo e a motivação estão presentes na sala.

Mas quanto mais se aproxima a data de início, mais os nervos se instal am.

Felicitar os novos contratados pelo seu sucesso traz de volta a sensação de confiança e entusiasmo que tiveram quando receberam a notificação "está contratado".

Lembra-lhes que são valiosos.

É tão simples como dizer

"Ouvimos dizer que uma superestrela se vai juntar à nossa equipa!"

Poucas palavras, mas que são muito úteis.

Trazê-los para o grupo

Entrar numa nova empresa é excitante, mas também pode ser isolante.

Pode parecer o primeiro dia de escola outra vez.

O trabalhador está a deixar para trás uma organização onde trabalhou durante anos.

 Um sítio onde fizeram amigos.

E agora, voltou a zero.

A sua mensagem de boas-vindas deve abraçá-los de braços abertos e mostrar que existe uma equipa de pessoas prontas a fazê-los sentir-se em casa.

Dar-lhes os recursos de que necessitam

Uma das coisas que torna as primeiras semanas tão complicadas para um novo funcionário é o facto de ter de lidar com todas as ferramentas, recursos e coisas que não conhece.

 Para além disso, há

• não saber a quem perguntar
• como perguntar,

Então, porque não fazê-lo nas suas mensagens de boas-vindas?

Este exemplo da Sinc posiciona toda a equipa como um recurso disponível para questões a qualquer momento.

Algumas perguntas que um novo empregado pode ter;

• Com quem vou trabalhar no dia-a-dia?
• O que é que se espera que eu saiba no final da semana 1, 2, 3 ou 4?
• A quem devo dirigir-me se tiver um problema?
• A que reuniões tenho de assistir?
• Onde posso aceder ao meu correio electrónico e a outras aplicações vitais?

Tom consistente

O tom é uma parte essencial da elaboração de uma mensagem de boas-vindas convincente.

• Deve ser formal ou mais informal e descontraído?

• Quer falar a língua dos membros mais jovens da sua força de trabalho?

A resposta a esta pergunta resume-se basicamente à sua marca de empregador.

Pergunte a si próprio: Quem é que a sua empresa quer ser para os seus colaboradores?

E depois, continue e deixe que isso guie a sua forma de escrever. O que quer que diga tem de parecer autêntico para a organização e para o tipo de voz.

Declare os seus valores fundamentais

Uma mensagem de boas-vindas é uma oportunidade para declarar os seus valores fundamentais, dizer-lhes qual é a sua visão mais alargada e, acima de tudo, como é que eles se vão encaixar nela.

Neste exemplo da Apple, a mensagem não é apenas de boas-vindas; é inspiradora e estimulante - permite que o novo funcionário saiba que está a dar um contributo significativo para melhorar o mundo.

Não se trata apenas de trabalho; trata-se de fazer parte de algo maior, a oportunidade de se juntar a uma equipa de inovadores de classe mundial e de fazer um trabalho importante.

Pode utilizar a sua mensagem de boas-vindas para partilhar o objectivo maior da sua organização e entusiasmar as pessoas com o que vão fazer diariamente.

Eis um exemplo da nossa própria mensagem de boas-vindas.

• Durante o preboarding, os novos contratados recebem um convite para o nosso software preboarding .
• Esta mensagem é o primeiro passo que vêem no sítio.
• E é claro que é acompanhada por jornadas envolventes que orientam as novas contratações durante semanas
  

Utilizar aspas

Por que não se inspirar num pouco de sabedoria iniciando a sua mensagem de boas-vindas com uma grande citação?

De Simon Sinek a Martin Luther King e T.S Eliot, pode recorrer a algumas das melhores mentes para dar as boas-vindas a alguém na sua organização e dar-lhe alguma motivação para começar.

Algumas ideias;

O visionário começa com uma folha de papel em branco e reimagina o mundo. Malcolm Gladwell

Dá o primeiro passo na fé. Não é preciso ver toda a escadaria, basta dar o primeiro passo. Martin Luther King, Jr.

Estar disposto a ser um principiante todas as manhãs. Meister Eckhart

Uma viagem de mil quilómetros começa com um único passo. Lao Tzu

Não se limite a dizer, mostre

Pode conseguir isso partilhando instantâneos e capturas de ecrã de reuniões e eventos da equipa, mostrando como os membros da equipa comunicam e envolvendo-os numa piada interna.

Lembre-se, a cultura não é o que lhes diz; é o que a equipa demonstra mesmo quando não está a tentar.

Incluir vídeos

Quanto ao tema "mostrar e não dizer", pode incluir um vídeo na sua mensagem para acrescentar um elemento humano.

Mesmo que seja um vídeo de 60 segundos a dar as boas-vindas à equipa, ver uma cara simpática pode contribuir muito para envolver um funcionário desde o início da sua carreira.

Pode criar um vídeo com diferentes membros da equipa a dar-lhes as boas-vindas e a encorajá-los.

➡️ Crie experiências de navegação excepcionais com a Zavvy

Uma mensagem para um novo empregado pode parecer um pequeno pormenor

Mas se pensar no enorme papel que desempenha no seu processo de integração, perceberá que precisa de mais atenção e intenção.

Curioso para dar aos seus colaboradores a experiência de integração verdadeiramente acolhedora que merecem - e que os leva à produtividade mais rapidamente?
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