Revisioni di metà anno: Come farle fruttare per la vostra organizzazione e le vostre persone

La vostra azienda ha deciso di passare da una valutazione annuale delle prestazioni a una valutazione intermedia?

Siete un manager o un datore di lavoro che si chiede come gestire con successo il nuovo processo di revisione di metà anno?

O forse avete bisogno di aiuto per impostare tutto?

Siete arrivati nel posto giusto.

Dai consigli per prepararsi in modo efficace alle tecniche per dare un feedback significativo, iniziamo a demistificare questo processo importante ma a volte scoraggiante.

Prima ancora, sapevate che il turnover si riduce del 14,9% con un feedback adeguato? Questo è un perfetto promemoria di come la revisione di metà anno possa cambiare le carte in tavola, se fatta bene.

Questa guida intensiva vi mostra come affrontare al meglio le revisioni di metà anno. Alla fine della guida avrete una ricetta per ottenere un impegno costante da parte di tutti i vostri assunti.

📈 Che cos'è una revisione di metà anno?

La revisione di metà anno è un processo di valutazione formale che si svolge a metà anno per valutare: 

• prestazioni dei dipendenti; 
• progressi verso gli obiettivi; 
• sviluppo professionale. 

La revisione di metà anno mira a: 

• Creare un rituale di condivisione dei feedback.
• Considerare i dati sulle prestazioni dei dipendenti in modo olistico, consentendo a tutti i soggetti coinvolti di capire meglio come i loro sforzi incidano sul successo complessivo dell'azienda.
• Valutare l'allineamento del dipendente con i valori, la cultura e le aspettative dell'organizzazione.
• Identificare le aree di sviluppo relative al comportamento, al lavoro di squadra o alla comunicazione (fondamentali per l'analisi del gap di competenze).
• Riconoscere i risultati ottenuti dai dipendenti.
• Stabilire le aspettative per il resto dell'anno: Stabilire aspettative chiare per le prestazioni, gli obiettivi e lo sviluppo del dipendente nel secondo semestre, assicurandosi che i dipendenti siano sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi annuali.
• Fornire una piattaforma ai dipendenti per dare voce alle loro preoccupazioni o sfide e collaborare con i loro leader per trovare soluzioni o supporto.
• Facilitare una comunicazione aperta tra i dipendenti e i loro manager.

Fedele al suo nome, si svolge in genere a metà di un anno commerciale o di un ciclo finanziario per consentire di valutare la posizione dell'organizzazione e di fornire un feedback agli stakeholder su come migliorare.

Impegnandosi in regolari revisioni di metà anno, è possibile definire un piano di successo che garantisca una produttività costante e incoraggi tutti i dipendenti a massimizzare il proprio potenziale.

👀 Perché le revisioni di metà anno sono importanti?

"Le aziende si evolvono e migliorano grazie al nostro apprendimento, quindi guardare al passato è una delle chiavi del successo in tanti modi diversi". Melitta Campbell, autrice di bestseller e business coach.

Le revisioni di metà anno consentono ai dipendenti di riflettere sui progressi compiuti nel corso dell'anno e di pianificare strategicamente gli obiettivi futuri. 

Inoltre, vi permette di comprendere i loro punti di forza, le loro debolezze e i loro successi, in modo da poter fornire risorse e sostegno. 

Sono anche ideali per guardare indietro e vedere come sta andando un determinato dipendente. 

Ad esempio, supponiamo che un dipendente sia con voi da cinque anni. In questo caso, se avete sempre condotto le valutazioni intermedie, avrete dieci recensioni da esaminare, il che renderà facile decidere le valutazioni delle prestazioni e le promozioni. 

Tra le aziende che utilizzano valutazioni biennali delle prestazioni figurano Microsoft, Dell Technologies, Apple, Adobe e Intel Corporation.

Se la valutazione delle prestazioni diventa un evento annuale, ogni margine di miglioramento individuato dovrà attendere l'anno successivo. 

Il risultato potrebbe essere che i vostri dipendenti impareranno più lentamente, con pochi feedback su cui lavorare. Inoltre, potrebbero essere lasciati a identificare da soli gli obiettivi di sviluppo. 

💡 Condividete 14 esempi di obiettivi di sviluppo e i modi per raggiungerli con i vostri dipendenti.

Dal punto di vista organizzativo, questo stato si tradurrebbe in un progresso organizzativo più lento. L'effetto a lungo termine sarebbe un'azienda complessivamente meno competitiva, con in testa dipendenti semi-motivati. 

🪜 5 passi per consentire le revisioni delle prestazioni a metà anno

Passare da una valutazione annuale delle prestazioni a un sistema semestrale è un ottimo modo per tenere traccia dei progressi e consentire ai dipendenti di fissare obiettivi con periodi di realizzazione più brevi. 

Inoltre, un processo di revisione semestrale allevia anche lo stress associato all'incombente revisione annuale.

Ecco alcuni passaggi che abbiamo dettagliato per maggiore chiarezza. 

1. Stabilire i criteri di prestazione 

Considerate le metriche che misurerete per le prestazioni e i miglioramenti dei dipendenti. Questi serviranno come indicatori di progresso. 

Garantirete un approccio equo che premia il duro lavoro e che responsabilizza i dipendenti per le loro carenze.

Suggerimento n. 1: consultate la nostra eccellente guida alla definizione degli obiettivi dei dipendenti per dare il via al processo di valutazione.

Suggerimento n. 2: fate capire ai vostri collaboratori che prendete sul serio la loro revisione formale di metà anno e che li seguite.

2. Comunicare le aspettative di prestazione e garantire la chiarezza del ruolo

In questo modo, si stabilisce esplicitamente uno standard di cui i membri del team sono consapevoli. 

La chiarezza dei ruoli è altrettanto importante. Dovete allinearvi con i vostri collaboratori sulle responsabilità, i compiti, gli obiettivi e le misure critiche di successo di ciascun membro del team. 

Entrambe le fasi assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che si vada avanti. Una volta completate queste due fasi, si può procedere alla revisione delle prestazioni a metà anno per valutare i progressi e fornire un feedback efficace per il miglioramento.

Suggerimento: Prima di definire le vostre aspettative di performance quest'anno, leggete i nostri articoli sugli elementi vitali della misurazione delle prestazioni e il nostro elenco completo di metriche di performance. 

3. Stabilire gli obiettivi 

Gli obiettivi annuali aiutano i dipendenti a stabilire le priorità dei loro sforzi e a determinare le metriche da migliorare. 

Gli obiettivi più piccoli li rendono più raggiungibili, suddividendoli in caselle misurabili che i dipendenti possono controllare man mano.  

Per esempio, supponiamo che una piccola impresa voglia aumentare il proprio fatturato da 1,5 a 2 milioni di dollari quest'anno. 

Piuttosto che avere l'obiettivo di aumentare le entrate, potrebbe fissare obiettivi più piccoli nel corso dell'anno, come ad esempio: 

• Miglioramento del processo di vendita nel primo trimestre. 
• Implementazione di un piano di marketing per il secondo trimestre.
• Espansione in nuovi mercati per il terzo trimestre. 

Allo stesso modo, se un dipendente ha l'obiettivo annuale di aumentare la soddisfazione dei clienti del 10%, una potenziale strategia potrebbe essere quella di fissare obiettivi mensili o trimestrali più piccoli. 

Ad esempio, il dipendente potrebbe decidere che per raggiungere l'obiettivo finale del 10%, dovrà aumentare la soddisfazione dei clienti del 2% ogni mese. 

4. Considerare l'utilizzo di strumenti software per facilitare i processi di prestazione

Inviare sondaggi, anonimizzare i dati e compilare fogli di calcolo, vi sembra un'enorme seccatura? Ebbene, lo è, e lo abbiamo sentito ripetere più volte dai nostri clienti. 

Gli strumenti software consentono di monitorare costantemente i progressi e gli obiettivi, con un impegno minimo dopo l'impostazione.

Sono un modo completo per valutare le capacità della vostra forza lavoro e individuare le lacune che potrebbero sfuggirvi durante l'implementazione di un feedback continuo con un sistema manuale.

5. Raccogliere dati qualitativi, non solo quantitativi.

La raccolta di dati qualitativi è essenziale per ottenere un quadro completo delle competenze, dei risultati e delle potenziali aree di miglioramento dei dipendenti. I dati qualitativi rivelano la comprensione che il dipendente ha del proprio lavoro e il modo in cui si misura rispetto agli standard di prestazione dell'azienda.

Mentre le metriche quantitative sono fondamentali per conoscere il fatturato generato o gli obiettivi di vendita dei clienti raggiunti, i dati qualitativi valutano le capacità di pensiero critico e le strategie di risoluzione dei problemi di un dipendente. 

Questa combinazione consente di ottenere un quadro chiaro delle prestazioni dei dipendenti a più livelli nel corso dell'anno, anziché l'occasionale istantanea di una volta all'anno che le revisioni tradizionali consentono di ottenere.

💡 Preparare le valutazioni di metà anno: 10 consigli per i manager

Le valutazioni delle prestazioni di metà anno aiutano a gestire i team e a sviluppare relazioni di lavoro efficaci. I nostri suggerimenti vi aiuteranno a condurne una senza problemi.

1. Prepararsi in anticipo 

Analizzate le revisioni precedenti per dare ai risultati attuali un contesto più ampio. Una revisione storica vi permetterà di riconoscere i successi e di identificare facilmente le aree di miglioramento.

Sarete in grado di rispondere a domande quali:

• La persona è migliorata dall'ultima revisione?
• Hanno raggiunto gli obiettivi che si erano prefissati?

2. Verifica dei progressi dei dipendenti verso gli obiettivi annuali

La revisione regolare delle prestazioni consente a voi e ai vostri collaboratori di discutere apertamente i successi, le sfide o le opportunità che emergono nel corso dell'anno. 

Queste conversazioni ricordano ai dipendenti le aspettative di ruolo e li motivano a lavorare per soddisfare tali aspettative.

3. Valutare i punti di forza e le aree di miglioramento dei dipendenti (ma lasciare spazio all'ascolto dei dipendenti stessi).

Le revisioni di metà anno sono un'ottima occasione per valutare i punti di forza dei dipendenti e identificare le risorse che possono sfruttare per creare ulteriore valore. Allo stesso tempo, questo è il momento ideale per esaminare le aree in cui i dipendenti hanno bisogno di maggiore supporto. 

Quando si preparano queste importanti discussioni, è essenziale lasciare che i dipendenti possano dire la loro. 

Incoraggiateli a pensare a ciò che è andato bene nelle loro prestazioni negli ultimi sei mesi e perché. Chiedete poi di indicare eventuali cambiamenti o comportamenti da parte vostra che li aiutino a continuare a crescere e a svilupparsi durante il resto dell'anno. 

4. Preparare un feedback costruttivo

Una revisione intermedia è inutile se non si forniscono ai dipendenti modi praticabili per migliorare, ovvero un feedback costruttivo. 

Suggerimento: si consiglia di condividere feedback valutativi e di sviluppo. 

Il feedback valutativo analizza le prestazioni di un dipendente o di un team fino a quel momento. Al contrario, il feedback di sviluppo si concentra sui piani di miglioramento e crescita futuri. 

Questa combinazione è utile per individuare le opportunità di miglioramento, monitorare i progressi e mantenere un rapporto di lavoro positivo. Articolando in modo ponderato e rispettoso, fornirete ai dipendenti gli strumenti necessari per avere successo ora e in futuro.

5. Preparare alcune domande per la valutazione delle prestazioni e impostare una conversazione sullo sviluppo.

Lo sviluppo di domande specifiche, mirate agli obiettivi dell'organizzazione, è un ottimo esempio di come prepararsi ad avere una conversazione coinvolgente ed efficace durante la revisione di metà anno.

Ad esempio, supponiamo che un particolare obiettivo sia legato all'aumento delle vendite. In questo caso, si potrebbe chiedere ai dipendenti quali strategie hanno utilizzato nel loro ruolo per migliorare i tassi di conversione dei lead o per chiudere più affari. 

Come secondo esempio, supponiamo che un team abbia l'obiettivo di aumentare i punteggi di soddisfazione dei clienti per i servizi forniti. In questo caso, chiedete informazioni su eventuali cambiamenti nei processi o nei flussi di lavoro che hanno avuto un impatto positivo sull'esperienza dei clienti. 

6. Creare un ordine del giorno della riunione (e condividerlo) 

Creare un ordine del giorno per discutere di:

• chiare aspettative di miglioramento delle prestazioni;
• successi e sfide del semestre precedente;
• idee per opportunità di sviluppo professionale significative. 

Condividere l'ordine del giorno in anticipo per garantire che tutti i partecipanti arrivino alla riunione preparati. 

Adottando queste misure supplementari in anticipo, le revisioni di metà anno diventano uno strumento prezioso per la crescita, invece di essere solo una formalità necessaria.

7. Chiedete al vostro dipendente di quale supporto ha bisogno 

Un ulteriore supporto potrebbe includere l'opportunità di discutere i progressi compiuti negli ultimi sei mesi o di chiarire eventuali obiettivi di performance su cui hanno bisogno di assistenza. 

8. Discutere se è necessario rivedere gli obiettivi 

Obiettivi chiari e significativi possono fornire una base su cui misurare le prestazioni e i progressi dei dipendenti. Pertanto, è essenziale rivalutare gli obiettivi a intervalli periodici per assicurarsi che siano ancora pertinenti, stimolanti e raggiungibili nel breve termine.

Prendersi il tempo necessario per adeguare gli obiettivi lo garantisce: 

• Gli obiettivi rimangono realistici. 
• È possibile individuare eventuali ostacoli prima che diventino problemi gravi e correggere la rotta.

Suggerimento: La revisione degli obiettivi non deve essere fatta solo in preparazione di una revisione formale.

Dovrebbe invece diventare un processo continuo durante l'anno, per aiutare le persone a concentrarsi sul raggiungimento di successi a lungo termine e sul completamento delle attività quotidiane.

9. (Se necessario) Creare un piano di miglioramento delle prestazioni.

Aiuta i dipendenti a rimanere organizzati e motivati durante l'anno, in modo da non avere sorprese al momento della revisione. 

Per realizzare un piano efficace, è necessario includere obiettivi specifici che devono essere raggiunti entro una determinata scadenza. 

Identificare le opportunità di apprendimento e di sviluppo personale che possono contribuire a garantire il successo. 

I dipendenti dovrebbero anche sviluppare metodi per tracciare i progressi e misurare i successi, in modo da rimanere in carreggiata e imparare dagli errori, preparandosi a ottenere prestazioni ottimali durante le revisioni di metà anno.

10. Decidere le riunioni di verifica per il follow-up dopo la revisione. 

Riunioni di verifica regolari consentono di rimanere in contatto con il team e di aprire una via di comunicazione bidirezionale che consente ai dipendenti di porre domande, discutere dei progressi e fornire feedback. 

Gli incontri di verifica dovrebbero essere programmati almeno ogni trimestre per aggiornare gli obiettivi e le aspettative e per riconoscere i risultati o i successi ottenuti dopo l'ultimo incontro. 

Un impegno in tal senso garantirà che i vostri dipendenti si sentano sostenuti nel raggiungimento dei loro obiettivi professionali, rendendo in ultima analisi il processo di revisione di metà anno più fluido e informativo.

📝 Modello di valutazione delle prestazioni di metà anno

Con il nostro Modello di valutazione delle prestazioni di metà annoi vostri responsabili del personale snelliranno il processo di valutazione delle prestazioni e ridurranno la quantità di lavoro manuale necessario.

Utilizzate tutto il tempo risparmiato dalle attività amministrative per concentrarvi su altre attività strategiche, come la creazione di risorse che consentano ai vostri dipendenti di raggiungere i loro obiettivi di performance.

Il nostro modello comprende quanto segue:

• accordi dalla precedente valutazione delle prestazioni;
• note sulle prestazioni complessive;
• punti di forza dei dipendenti;
• aree di miglioramento;
• domande da porre al dipendente durante la riunione di valutazione delle prestazioni di metà anno;
• Guardare avanti: obiettivi per il resto del periodo di revisione successivo;
• Un elenco di azioni che il dipendente deve completare prima del periodo di revisione successivo;
• tempistica di follow-up.

👀 Esempio di valutazione delle prestazioni a metà anno

Titolo: Valutazione delle prestazioni di metà anno

🗓 Data: 5 gennaio 2023

🧑‍💼 Nome del dipendente: Julia Christensen

💼 Posizione: Responsabile Marketing

📅 Periodo di revisione: 1 luglio 2022 - 31 dicembre 2022

📒 Accordi della precedente valutazione delle prestazioni:

• Organizzate un check-in settimanale con i membri del team: Jane ha implementato dei check-in settimanali che hanno contribuito a migliorare la comunicazione e la collaborazione del team.
• Completare il corso di microapprendimento sulla leadership: Jane ha fatto progressi in questa attività, completando diverse microlezioni. Ha anche implementato diverse nuove tecniche di leadership, che hanno contribuito a migliorare le prestazioni del suo team.

🔍 Prestazioni complessive

Durante il periodo di revisione, Jane ha dimostrato costantemente forti capacità di leadership e ha gestito efficacemente il team di marketing. 

Ha lanciato con successo diverse campagne, aumentando le vendite e la consapevolezza del marchio. 

Tuttavia, in alcuni casi Jane ha faticato a rispettare le scadenze, danneggiando il flusso di lavoro del team.

🌟 Punti di forza dei dipendenti

• Forti capacità di leadership
• Gestione efficace del team
• Lanci di campagne di successo

📈 Aree di miglioramento

• Rispetto delle scadenze
• Gestione del tempo

❓ Domandeda porre a Julia durante l'incontro di valutazione delle prestazioni di metà anno

• Quali sono i vostri obiettivi per il resto dell'anno?
• Quali sfide avete affrontato durante il periodo di revisione e come le avete superate?
• C'è qualcosa che vorrebbe discutere o condividere con me durante questo incontro?

🎯 O biettivi suggeriti per il prossimo periodo di revisione (da discutere con Julia durante la riunione)

• Migliorate la puntualità stabilendo e rispettando un programma settimanale.
• Sviluppare un sistema per tracciare e dare priorità ai compiti.
• Guida il team nello sviluppo e nel lancio di tre nuove campagne di marketing.

✅ Punti di azione proposti (da concordare con Julia durante la riunione)

• Esaminare le tecniche di gestione del tempo con un collega manager del reparto.
• Continuare il check-in settimanale con i membri del team per monitorare i progressi delle attività e delle campagne.
• Partecipate a un seminario sulla gestione del tempo.
• Partecipare a 3 sessioni di apprendimento sociale con altri nuovi manager incentrate sulle prestazioni del team e sul rispetto delle scadenze.

🧭 Cronologia del follow-up

• Check-in mensili: Julia e il suo manager programmeranno un check-in mensile per discutere i progressi sugli obiettivi, i punti d'azione e le eventuali sfide o preoccupazioni.
• Ulteriori incontri di controllo, se necessario: Julia e il suo manager possono programmare successivi incontri di controllo per discutere i progressi su obiettivi specifici o punti d'azione.

Osservazioni conclusive: Prospettive future

Nel complesso, Julia ha apportato contributi positivi al team di marketing e ha dimostrato forti capacità di leadership. 

Continuerà a guidare il team in modo efficace e a promuovere campagne di successo migliorando la tempestività e la gestione del tempo.

❓ 10 domande che i manager dovrebbero porre in una valutazione delle prestazioni di metà anno

Quando si preparano a queste conversazioni cruciali, i manager dovrebbero considerare di porre domande che approfondiscano i comportamenti chiave, la crescita, le opportunità e lo scopo. 

Le aree di discussione tipiche possono includere:

• obiettivi e aspettative raggiunti o superati negli ultimi sei mesi;
• i prossimi passi necessari per raggiungere gli obiettivi a lungo termine;
• Gli ostacoli incontrati e il modo in cui il dipendente li ha affrontati;
• competenze necessarie che il dipendente dovrebbe sviluppare in futuro.

Ecco alcuni esempi di domande per le valutazioni di metà anno:

• Che cosa le è piaciuto di più del suo ruolo durante il periodo di revisione?
• Quali sono le aree in cui ritiene di aver eccelso?
• Quali sono le aree in cui potreste migliorare?
• Quali sono le competenze che vi farebbe bene sviluppare ulteriormente? 
• Quali progressi avete fatto rispetto ai vostri obiettivi dal nostro ultimo incontro? 
• Quali sono i vostri obiettivi per il resto dell'anno?
• Quali sfide avete affrontato durante il periodo di revisione e come le avete superate?
• C'è qualcosa che vorrebbe discutere o condividere con me durante questo incontro?
• In quali aree avete bisogno di aiuto? 
• Come posso sostenervi? 

💻 Come si deve procedere alle revisioni di metà anno con i dipendenti virtuali?

Quando formate le fasi di revisione di metà anno per i dipendenti virtuali, prendete in considerazione approcci asincroni che consentano risposte ponderate senza imporre una tempistica troppo rigida. 

La valutazione di metà anno è una parte importante del processo di sviluppo di ogni dipendente. Ma il passaggio ad ambienti di lavoro prevalentemente virtuali potrebbe rendere più difficili le revisioni di metà anno in ambienti virtuali.

Dedicare tempo sufficiente per la revisione 

Le revisioni di metà anno con i dipendenti virtuali spesso richiedono più tempo di quelle di persona, soprattutto se la comunicazione avviene in videoconferenza. Per questo motivo, è essenziale riservare un tempo sufficiente per una conversazione approfondita. 

Assicurarsi che il tempo a disposizione sia sufficiente vi permetterà di concentrarvi sulla revisione senza interruzioni.

Preparatevi in anticipo per garantire che la revisione si svolga senza intoppi.

Le fasi sono tre:

1. Sviluppare una lista di controllo delle voci che la revisione affronta (ad esempio, KPI, voci d'azione del piano di sviluppo, ecc.). 
2. Comunicare le aspettative in anticipo.
3. Stabilire una tempistica per completare la revisione.

Investire in questi sforzi in anticipo può aiutare ad alleggerire la pressione e a garantire che il processo si svolga senza intoppi quando finalmente arriva il giorno del sì.

Incoraggiare la comunicazione aperta

La comunicazione può essere un problema per i dipendenti virtuali, che non possono fare un salto per chiacchierare con i loro supervisori.

Dedicate del tempo a frequenti check-in per capire cosa succede nella vita dei vostri dipendenti virtuali e come questo possa influire sulle loro prestazioni lavorative. 

Questo può aiutarvi a coinvolgere i vostri dipendenti virtuali, facendo sentire tutti parte di un team unito.

Siate calmi e guidate la conversazione in un ambiente aperto e positivo; enfatizzare i progressi piuttosto che le critiche aiuta tutti a rimanere in carreggiata. Concludete con una nota di motivazione, dando ai vostri collaboratori obiettivi tangibili per il resto dell'anno. 

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Il nostro software per la valutazione delle prestazioni a 360 consente di creare processi efficienti, sicuri e organizzati per le valutazioni delle prestazioni, che portano a intuizioni significative e alla crescita dei dipendenti. 

Invece di esaminare separatamente ogni documento, commento e revisione, il nostro software organizza tutto in un'unica interfaccia sintetica e facile da usare, consentendo di individuare rapidamente gli elementi rilevanti per il flusso di lavoro e le prestazioni.

Sarete in grado di tradurre questi dati in una migliore pianificazione strategica e di affrontare qualsiasi problema dei dipendenti con le nostre soluzioni di formazione e sviluppo. 

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