Un onboarding efficace è il miglior inizio possibile per un nuovo assunto nella vostra organizzazione.
Mentre la pandemia ha reinventato il modo in cui lavoriamo, è diventato essenziale fare il giusto onboarding in una configurazione remota.
Questo perché l'80% dei dirigenti aziendali è disposto a consentire il lavoro a distanza per qualche tempo dopo la pandemia.
Se da un lato il lavoro a distanza può vantare diversi vantaggi, come una maggiore produttività, una maggiore autonomia e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, dall'altro può rappresentare una sfida. Il sovraccarico di lavoro, la mancanza di chiarezza e la comunicazione frammentata con i membri del team e gli stakeholder possono influire notevolmente sull'esperienza di un dipendente nella vostra azienda.
E quale modo migliore per superare queste sfide se non avere un processo di onboarding a distanza efficace?
Per onboarding remoto si intende il processo di integrazione dei nuovi dipendenti nell'organizzazione e la familiarizzazione con la cultura aziendale, le politiche di lavoro, lo stack tecnologico e i compagni di lavoro. Questo li aiuterà a iniziare a contribuire efficacemente agli obiettivi aziendali utilizzando gli strumenti tecnologici remoti.
Tenete presente che un onboarding efficace non si basa solo sul contenuto del percorso, ma anche sulla sua facilità d'uso. I nuovi assunti devono essere in grado di digerire il materiale e di navigare facilmente nel sistema. Se è troppo complicato o non strutturato, non riusciranno a trovare il momento "aha!".
Il concetto di onboarding virtuale ha guadagnato popolarità durante la pandemia COVID-19. Da allora, diversi strumenti di videoconferenza, webinar e altre risorse online vengono utilizzati costantemente per creare un'esperienza di onboarding a distanza senza soluzione di continuità.
A tutti gli effetti, è la stessa cosa dell'onboarding remoto. Si può quindi ridurre tutto a una semplice lista di controllo? Sì e no.
L'onboarding da remoto non si limita a configurare gli account di posta elettronica dei nuovi dipendenti e a garantire loro l'accesso agli strumenti giusti. In realtà, questo potrebbe creare un'esperienza negativa per loro. Come si legge in questo articolo di HBR, ci sono quattro componenti per un onboarding remoto di successo:
Secondo un rapporto di Bamboo HR , il37% dei nuovi assunti abbandona il proprio ruolo nei primi 6 mesi. Questo tasso così elevato è attribuito a una sola ragione: un processo di onboarding inefficace.
Al contrario, una buona esperienza di onboarding può migliorare significativamente i tassi medi di fidelizzazione dei dipendenti. Secondo una ricerca di Glassdoor, un'esperienza di onboarding efficace può aumentare i tassi di fidelizzazione dei dipendenti di ben l'82% e la produttività di oltre il 70%.
In breve: un onboarding adeguato fa sentire le persone apprezzate. E stabilisce il tono per il funzionamento del lavoro a distanza.
Fate una prima impressione duratura anche prima del loro primo giorno. Fate conoscere ai nuovi assunti la cultura aziendale inviando video utili, gadget aziendali gratuiti e l'attrezzatura necessaria. Questo allevierà il loro nervosismo da nuovo lavoro, facendoli sentire sicuri e organizzati prima di iniziare il loro nuovo ruolo.
Date un'occhiata all'accademia di onboarding di Hubspot - Foundations. È inclusa nel programma di lavoro a distanza ed è stata aggiornata con nuove guide per orientarsi nel lavoro a distanza.
Accogliete i vostri dipendenti il primo giorno con una riunione di presentazione informale. In questo modo avranno l'opportunità di interagire virtualmente con i vostri collaboratori, creando un ambiente di lavoro rilassato. Ecco un esempio del processo di onboarding di Disney che combina deliziosamente creatività e storia aziendale. I nuovi assunti vengono trattati come membri del cast e si cimentano in divertenti giochi e quiz per conoscere meglio l'azienda.
Organizzate una riunione virtuale che comprenda quanto segue:
Il 37% dei professionisti delle risorse umane e il 56% dei dipendenti intervistati da BambooHR si sono espressi a favore di un programma di mentori o compagni.
Suggerimento bonus: preparate i vostri mentori in anticipo, fornendo loro un ordine del giorno e i punti di discussione essenziali per l'incontro.
Presentate ai nuovi assunti il responsabile delle risorse umane, che potrà fornire informazioni sulle politiche aziendali e sui vantaggi, o fare domande su periodi sabbatici e retribuzioni. È bene disporre di strumenti come HelloSign o DocuSign, che consentono di firmare virtualmente tutti i documenti in modo rapido. Se non avete esperienza nell'onboarding da remoto, create una struttura per raccogliere feedback sull'esperienza del vostro dipendente. Questo vi aiuterà a migliorare il processo per le future assunzioni.
Più questa fase è pesante dal punto di vista amministrativo, più richiede tempo. Il nostro consiglio è di condividere in anticipo solo il materiale essenziale. E utilizzare questo tempo in modo efficiente per rispondere alle domande e per stabilire un contatto a livello umano.
Nota: uno studio recente mostra che il 28% dei dipendenti preferisce che sia un HR a mostrargli le corde, mentre il 33% ha votato per il proprio manager. Il percorso giusto dovrebbe sempre includere entrambi.
A seconda della complessità del ruolo, è importante fornire ai dipendenti una panoramica degli strumenti che utilizzeranno. È inoltre fondamentale comunicare i protocolli di sicurezza digitale relativi all'installazione del software per prevenire eventuali violazioni o perdite di dati. Non dimenticate di consentire loro l'accesso all'intranet aziendale e ad altri strumenti importanti.
Fate sentire i vostri nuovi assunti parte della famiglia condividendo gli obiettivi annuali o trimestrali del team, i KPI utilizzati per misurare i team e le loro prestazioni. Consentire l'accesso a documenti importanti, organigrammi, calendari e informazioni di contatto aiuta a creare un'esperienza più agevole per i dipendenti.
È fondamentale far capire chiaramente cosa fa la vostra azienda, il prodotto/servizio e come funziona l'assistenza. Drift, ad esempio, ha un sistema di assistenza in cui ogni dipendente si iscrive alla chat. Questo li allinea alla missione dell'azienda e crea l'opportunità di parlare con i clienti, un passo fondamentale per la ricerca del pubblico. Date loro accesso a un account demo o a una sandbox, in modo che possano sperimentare in prima persona il vostro prodotto o servizio.
Secondo l'HCI, la maggior parte dei processi di onboarding dura solo una settimana. Questo lascia i nuovi assunti confusi e alla deriva. Idealmente, un piano di onboarding efficace dovrebbe durare almeno 90 giorni. Può anche durare un anno, visto lo stato attuale del lavoro.
Coordinatevi con i vostri manager per creare un piano di onboarding di 30/60/90 giorni con controlli regolari tramite videochiamate. Poiché l'onboarding da remoto è un concetto nuovo, la vostra azienda dovrebbe incoraggiare un feedback bidirezionale e condividere i suggerimenti lungo il percorso. Qualtrics utilizza questo approccio per aggiornare costantemente il suo programma di onboarding remoto, raccogliendo dati in ogni punto di contatto.
Potete approfittare dei nostri modelli facili da usare o anche personalizzarli per raggiungere più velocemente i vostri obiettivi più importanti. Trovate qui i consigli sui passi da 30/60/90 giorni.
Qui troverete anche alcuni consigli sulle fasi di onboarding dei dipendenti.
Integrando i vostri strumenti di collaborazione preferiti, come Slack, Microsoft Teams, creerete facilmente un senso di community tra i vostri dipendenti remoti. Qui possono presentarsi e connettersi con gli altri membri del team al loro livello di comfort.
L'onboarding in piccoli gruppi è un modo efficace per ridurre le ridondanze e gli sforzi inutili dell'onboarding dei nuovi dipendenti. Salesforce lo fa bene creando opportunità di networking per i nuovi assunti che possono entrare in contatto con altri dipendenti in tutte le regioni.
Si stima che ogni anno negli Stati Uniti e nel Regno Unito si spendano 37 miliardi di dollari per trattenere dipendenti incompetenti e che non riescono a comprendere il proprio ruolo. Questo è il risultato di una formazione inefficiente durante l'onboarding. Introdurre i nuovi assunti a strumenti essenziali, flussi di lavoro del team e corsi coinvolgenti aprirà la strada a un apprendimento efficace. Se si considerano i requisiti dei nuovi assunti nella prima settimana, la formazione specifica per il ruolo è al primo posto.
> Lasciate che i vostri dipendenti esaminino tutte le risorse di pre-inserimento secondo i propri ritmi. Fate attenzione a mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata, perché un eccesso di risorse non può che portare a improduttività e a scarsi risultati.
> Assicuratevi che siano equipaggiati con l'hardware giusto in anticipo. Netflix si assicura che tutti i suoi dipendenti abbiano la loro postazione di lavoro ben prima del loro primo giorno.
> Suddividere l'onboarding in più giorni, invece di concentrarlo tutto in un solo giorno. Secondo Sapling, l'esperienza media di onboarding richiede ai nuovi assunti il completamento di 54 attività. Questo può essere faticoso o molto coinvolgente, a seconda di quanto sia ben pianificato il vostro programma di onboarding.
> Incoraggiare feedback e domande durante il processo di onboarding. Solo il 12% dei dipendenti intervistati da Gallup ritiene che la propria organizzazione effettui un onboarding efficace. Ricevere i feedback dei dipendenti è fondamentale per ribaltare queste statistiche.
> Lasciare ai nuovi assunti il tempo necessario per ambientarsi e familiarizzare con i nuovi strumenti. Assicuratevi che si sentano a proprio agio con il loro mentore e compagno di orientamento. Secondo HCI, l'87% delle organizzazioni dichiara che questa fase aumenta il livello di competenza dei nuovi assunti.
> Chiedete loro come potete contribuire alla loro crescita professionale e personalizzate il vostro piano di onboarding di conseguenza. Lavorate a stretto contatto con il responsabile delle assunzioni per ricevere un feedback 1:1.
Gli ambienti di lavoro remoti e ibridi sono destinati a rimanere. Secondo il rapporto di Buffer- "2021 State of Remote Work", il 55% delle persone intervistate ha dichiarato che lavorare da remoto è un risultato della pandemia. E se potessero scegliere, vorrebbero continuare a lavorare da remoto, almeno a tempo parziale.
Ma vogliono anche continuare a lavorare da remoto almeno per una parte della loro carriera, anche dopo la pandemia, e mantenere una buona esperienza per i dipendenti non è così facile.
Il lavoro a distanza è destinato a rimanere e, in un certo senso, ogni team è ormai un team a distanza. Il modo in cui adattare l'onboarding di persona per adattarlo a una cultura di lavoro ibrida e migliorare l'attuale onboarding da remoto si riduce a un solido processo di onboarding da remoto.
Lo strumento di onboarding remoto di Zavvy è progettato per supportarvi in ogni fase del processo.
Grazie a modelli e programmi di formazione personalizzabili, è diventato più facile che mai automatizzare l'intero piano di onboarding, con il risultato di un'esperienza più fluida per i dipendenti e un tasso di fidelizzazione più elevato.
Ecco un esempio di Roadsurfer, un potente utente di Zavvy. In 3 mesi sono riusciti a integrare in modo efficiente 82 colleghi in 36 sedi, con una valutazione media degli utenti di 4,85/5.
Leggete i successi ottenuti daRoadsurfernell'inserimento di fino a 30 persone al mese da remoto.
La parte migliore della scelta di Zavvy è che l'onboarding è solo l'inizio del viaggio dei nuovi assunti nella vostra azienda. Con la piattaforma completa di People Enablement di Zavvy, non vi limitate a introdurli nell'organizzazione, ma li predisponete al successo in ogni fase:
Scegliere Zavvy significa scegliere un partner per la crescita: dall'onboarding allo sviluppo della leadership e oltre, Zavvy garantisce che i nuovi assunti diventino parte integrante della storia di successo della vostra azienda.
📅 Prenotate una demo per vedere tutto questo in azione.
Un buon modo per renderlo più coinvolgente è quello di gamificare l'esperienza di apprendimento, organizzando gare virtuali e rompighiaccio in cambio di premi.
Tutte le attività organizzate durante il processo di onboarding da remoto, a partire dall'invio di risorse ai nuovi assunti fino alla creazione di un piano di 90 giorni, rientrano nelle attività di onboarding.
Un recente sondaggio di BambooHR mostra che il 75% dei nuovi assunti ha bisogno di una formazione sul posto di lavoro, il 73% preferisce una revisione delle politiche aziendali, il 59% desidera una revisione del processo amministrativo e il 56% vorrebbe avere un compagno o un mentore assegnato durante la prima settimana.
Ci sono 4 fasi per l'inserimento dei nuovi assunti:
Nota: è possibile rendere il processo di onboarding il più dettagliato possibile, estendendolo a più fasi per ogni fase. Allo stesso tempo, è anche comune considerare le due fasi - pre-boarding e onboarding.
Innanzitutto, dovrete essere ben preparati in anticipo. Organizzate i vostri modelli di onboarding remoto che siano facilmente accessibili ai nuovi assunti. Poi, potete pensare a come gamificare l'esperienza, impostare promemoria e check-in automatici. Questo vi farà risparmiare tempo e fatica in ogni fase.
Mentre la maggior parte delle organizzazioni termina il processo di onboarding dopo una settimana, si raccomanda di avere almeno un piano di onboarding di 90 giorni, continuando la formazione in base alle esigenze. Semplificate il tutto in modo che i vostri dipendenti remoti amino usarlo. Per una risposta più approfondita, leggete"Quanto tempo deve durare l'onboarding - Best practice e tempistica ideale".
C'è una differenza marginale tra le due cose. Mentre l'onboarding tradizionale è più facile da implementare, l'onboarding remoto offre flessibilità e libertà. A parte questo, tutte le fasi seguite nell'onboarding tradizionale sono più o meno le stesse nell'onboarding remoto, solo che è virtuale.
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