Orientamento dei nuovi dipendenti: 6 modi per far sentire i nuovi assunti i benvenuti sin dal primo giorno

Il primo giorno di lavoro può essere snervante. 

Non ci credete? Basta dare un'occhiata a ciò che i nuovi assunti cercano online:

Dalla domanda su cosa succede il primo giorno di lavoro a quella su come licenziarsi se arriva un'offerta migliore, i nuovi assunti vivono una serie di emozioni, nessuna delle quali è del tutto positiva.

Forse avete fatto un ottimo lavoro all'indirizzo preboarding, ma il primo giorno di lavoro può essere determinante per la fidelizzazione e la produttività. Un'esperienza negativa può portare a un disimpegno dei dipendenti e a un possibile abbandono del posto di lavoro, mentre un'esperienza di orientamento positiva può rendere i dipendenti più attivi fin dal primo giorno e aiutarli a dare il meglio di sé.

🧭 Cos'è l'orientamento dei nuovi dipendenti? 

L'orientamento dei nuovi dipendenti è un processo per accogliere e introdurre i nuovi assunti sul posto di lavoro. I nuovi assunti vengono avviati al successo grazie a un lavoro di collaborazione tra le risorse umane, il reparto assunzioni e altri team. 

🆚 Differenza tra orientamento e onboarding

Aspettate, che differenza c'è con l'onboarding? 

Ad esempio, l'orientamento dei nuovi dipendenti dura solo poche ore o pochi giorni, mentre l'onboarding è un processo molto più lungo che può durare anche un anno.

Inoltre, l'orientamento non copre gli aspetti specifici. In genere, i nuovi assunti di tutta l'azienda vengono riuniti per condividere le informazioni che rendono più agevole la loro transizione. 

Al contrario, l'onboarding è specifico per il lavoro e il reparto e richiede un piano strategico. In sostanza, l'orientamento è una parte importante del processo generale di onboarding.

💬 C osa succede durante l'orientamento dei nuovi dipendenti?

Ecco una rapida lista di controllo che spiega come deve essere un orientamento per i nuovi assunti: 

• Missione, visione e valori dell'azienda
• Documentazione obbligatoria
• Discussione sui piani di benefit
• Revisione delle politiche di sicurezza, salubrità e protezione
• Revisione delle procedure amministrative
• Distribuzione di attrezzature di proprietà dell'azienda
• Tour del luogo di lavoro
• Formazione obbligatoria sul codice di condotta
• Condividere i contatti chiave dell'organizzazione

💪 Vantaggi dell'orientamento dei nuovi dipendenti

Certo, l'orientamento dei neoassunti aiuta a conoscerli e a prepararli al successo. Ma cosa significa veramente?

I dipendenti vogliono essere trattati come persone, non come risorse. 

L'orientamento dei dipendenti aiuta a raggiungere questo obiettivo, rendendo i nuovi dipendenti una parte importante dell'organizzazione. 

Analogamente al concetto di compatibilità prodotto-mercato, l'orientamento aiuta a stabilire la compatibilità persona-organizzazione. Potete rendere i nuovi dipendenti entusiasti di lavorare con voi e aiutarli a fare un buon lavoro. 

Ecco i principali vantaggi di un solido orientamento dei neoassunti sia per i datori di lavoro che per i dipendenti:

Per i datori di lavoro

• Riduce il tasso di turnover del personale
• Migliora il tasso di fidelizzazione dei dipendenti
• Riduce il tempo di produttività
• Crea una forza lavoro attiva e coinvolta

Per i dipendenti

• Riduce lo stress e l'ansia per l'inizio di nuovi ruoli
• Consente ai nuovi assunti di capire in che modo possono contribuire
• Fa sentire i nuovi membri del team sicuri e benvenuti
• Permette loro di condividere il proprio punto di vista

📈 6 buone pratiche per l'orientamento dei nuovi dipendenti 

La paura del cambiamento è frutto sia della natura che dell'educazione. E iniziare un nuovo lavoro è un cambiamento enorme. Eliminate quindi i fattori di stress e le incognite per aiutare i nuovi assunti ad ambientarsi nel nuovo posto di lavoro e a entusiasmarli per il loro ruolo. 

Ecco come: 

Includere informazioni pratiche

Avete già dato loro un'anteprima realistica del lavoro durante il processo di assunzione. 

A questo punto, mostrategli i dintorni e rispondete alle loro domande, da dove devono parcheggiare l'auto a quelle sul loro manager, sul team e su chi possono contare per il supporto tecnico e per le risorse umane.

Rassicurateli e presentateli ai loro buddy

Iniziare un nuovo lavoro è stressante. 

Il vostro compito è quello di allontanare lo stress e fornire loro le risorse per affrontarlo. Un sito di onboarding buddy, ad esempio, può aiutare i nuovi assunti a sentirsi supportati e ad accelerare i tempi di produttività.

Apritevi alla cultura aziendale

La cultura dell'ambiente di lavoro ha un impatto enorme sul coinvolgimento dei dipendenti. Mostrate ai nuovi assunti come si svolge il lavoro e cosa fanno di solito gli altri dipendenti per rilassarsi sul posto di lavoro.  

Suggerimento: Organizzate un pranzo in cui i nuovi assunti incontrano il team, in modo che possano immergersi organicamente nell'ambiente di lavoro.

Preparazione per il primo giorno

Assicuratevi che i nuovi assunti abbiano tutte le informazioni necessarie per arrivare in ufficio e configurateli con il portatile aziendale e tutti i software necessari. 

Inoltre, preparate il loro manager in modo che sia pronto per il primo giorno e possa iniziare a mostrargli le regole. 

Per evitare un sovraccarico di lavoro manuale, è possibile programmare i messaggi ai manager e ai colleghi, ad esempio tramite Slack.

Utilizzare una lista di controllo completa

Le liste di controllo possono aiutare voi e i nuovi assunti a mantenere la rotta durante l'orientamento. Poiché le parti coinvolte sono molte, un sistema organizzato è fondamentale. 

Ecco una lista di controllo per l'inserimento e l'orientamento dei dipendenti da utilizzare:

Suggerimento: Raccogliere i dati importanti dei dipendenti prima del loro primo giorno.

Raccogliere feedback e migliorare

Chiedete ai nuovi assunti, dopo l'orientamento, di raccontarvi come è stata la loro esperienza e come potete migliorare il processo in futuro. La tempistica è fondamentale. È meglio chiederlo subito dopo aver completato l'orientamento, in modo che sia ancora fresco nella loro mente. 

Raccogliete i feedback per capire quali sono le carenze del vostro processo di orientamento e quali sono i miglioramenti da apportare. Inoltre, coinvolgete i dipendenti più anziani per vedere cosa ricordano del loro orientamento. Questi eventi memorabili sono ciò che si vuole creare di più, riducendo al minimo lo stress. 

Quanto deve durare l'orientamento dei dipendenti?

Alcune organizzazioni prevedono una giornata di orientamento, mentre altre hanno un programma di orientamento molto più lungo, della durata di 30, 90 o addirittura 120 giorni, durante i quali una parte della giornata è riservata all'orientamento e il resto è dedicato al lavoro vero e proprio. 

La risposta sincera è che dipende dalla vostra organizzazione. Quando raccogliete i feedback sul vostro programma di orientamento, chiedete al vostro team se ritiene che la durata sia sufficiente e se trarrebbe beneficio da un programma di orientamento più lungo. 

È anche specifico per il singolo dipendente. Alcuni potrebbero aver bisogno di più aiuto di altri. Un orientamento personalizzato che consenta a ciascun dipendente di lavorare al meglio potrebbe essere la strada giusta per voi.

📝 Cosa includere nell'orientamento dei nuovi dipendenti?

Secondo SHRM, l'incontro di orientamento per i nuovi assunti dovrebbe avvenire nella prima settimana di lavoro e consistere in quanto segue:

Risorse umane

• Presentare l'azienda, la missione, la funzione e la cultura
• Esaminare la struttura aziendale e l'organigramma
• Rivedere il manuale dei dipendenti
• Discutere il piano di benefit 
• Iscrivere i nuovi assunti al piano di benefit

Sicurezza

Rivedere le politiche di sicurezza e salute su

• Sicurezza
• Fuoco
• Evacuazione di emergenza
• Sicurezza sul lavoro

Politiche amministrative

• Rivedere e discutere le politiche anti-molestie
• Rivedere le politiche sui periodi di paga, sui viaggi, sull'uso dei veicoli e sulle richieste di formazione.
• Discutere le procedure amministrative per la sicurezza, le minacce informatiche e i sistemi, le forniture e le attrezzature.

Panoramica del dipartimento

• Condividere una panoramica del reparto da parte di ciascun team
• Rispondere alle domande più frequenti e incoraggiare i nuovi assunti a porre domande.

💻 O rientamento virtuale: Adattare il processo ai dipendenti remoti

Potete facilmente adattare queste best practice a un luogo di lavoro remoto o ibrido. Invece di tenere queste riunioni faccia a faccia, potete utilizzare uno strumento di videoconferenza e spuntare tutto dalla vostra lista.

In effetti, il lavoro a distanza può persino eliminare alcuni dei tradizionali fattori di stress che si dovrebbero affrontare altrimenti. 

Ma essere remoti non significa non incontrarsi mai di persona. Aziende remote come Zapier, Buffer e Prezly organizzano spesso ritiri annuali o semestrali di persona. Si tratta di un'ottima occasione per far conoscere l'azienda ai nuovi membri del team e per creare quei momenti organici di aggregazione.

💡 6 idee per l'orientamento dei nuovi dipendenti che potete rubare

La pressione di stupire i nuovi dipendenti è fin troppo reale. Ecco quindi un elenco di idee da utilizzare per rendere l'orientamento un successo:

1. Inviate loro un gadget aziendale

Anche se i vostri dipendenti sono remoti, non lesinate sullo swag. I gadget aziendali fanno sentire i dipendenti legati all'organizzazione. 

E non è nemmeno necessario seguire la strada tradizionale. Invece di magliette, penne e tazze aziendali, regalate adesivi per laptop, caricabatterie wireless, piante, snack sfiziosi o persino tappetini da yoga.

Siete curiosi? Ecco 10 idee per il vostro pacchetto di benvenuto ai nuovi assunti

2. Organizzare una caccia al tesoro

Una caccia al tesoro fisica che divida tutti in squadre, in modo che i nuovi assunti possano interagire senza problemi con i colleghi, è un'ottima idea ma non è esattamente una novità. È possibile elevare la caccia al tesoro utilizzando i codici QR per condividere gli indizi e utilizzando un'app per monitorare chi risolve il maggior numero di indizi. 

Per i dipendenti remoti, provate invece una caccia al tesoro in intranet o in wiki. Chiedete ai dipendenti di cercare i file nell'intranet o nel wiki per replicare l'esperienza.

3. Ospitare un tour virtuale dell'ufficio

Registrate un video per mostrare ai nuovi assunti l'ufficio e condividetelo con loro prima del loro primo giorno. Se il vostro posto di lavoro è ibrido, potete anche inviare ai dipendenti remoti degli occhiali VR, in modo che possano fare una visita immersiva all'interno dell'ufficio. 

4. Dare loro un saluto 

Presentate i nuovi assunti sul blog aziendale e pubblicateli sui social media. Siate creativi con i vostri post.

Forse gli piace The Avengers, quindi provate questi modelli di poster per ottenere un poster ispirato al film, invece della solita immagine e del solito testo.

5. Giocare alla roulette del pranzo/caffè 

Lasciate che sia la tecnologia a decidere chi deve andare a pranzo insieme. Se i vostri dipendenti remoti lavorano in uno spazio di co-working, verificate se sono disposti a organizzare qualcosa di simile.

6. Organizzare una gara di trivia

La revisione delle politiche aziendali è obbligatoria, ma deve per forza essere noiosa? Condividete i documenti con i nuovi assunti in anticipo e trasformate la riunione di orientamento in una gara di trivia. Non c'è niente di meglio di una competizione amichevole per rendere memorabile il primo giorno. 

Volete automatizzare il vostro orientamento? Parlate con un esperto di orientamento dei nuovi assunti a Zavvy oggi stesso.

📈 E un potente hack

State anche perdendo ore per invitare ogni singolo nuovo assunto ai rispettivi eventi di orientamento, a seconda del luogo, della data di inizio, del reparto e così via?

Con Zavvy, potete impostare i vostri eventi di orientamento una sola volta e invitare i nuovi assunti in modo automatico.

• In base ai criteri esatti impostati
• E con i dati del vostro sistema HRIS
• Insieme a percorsi coinvolgenti per il preboarding e l'onboarding.

Scoprite come funziona il software di programmazione degli eventi di orientamento di Zavvy.

❓ FAQ sull'orientamento dei nuovi dipendenti

Qual è un termine alternativo per l'orientamento dei dipendenti?

L'orientamento dei dipendenti è noto anche come induction. 

Alcuni lo definiscono anche onboarding. È importante non confondere le due cose. L'orientamento non è l'onboarding, ma piuttosto una sua parte. Quindi può essere saltata anche se si dispone di un eccellente programma di onboarding. 

Quali sono le 4 regole fondamentali dell'orientamento dei dipendenti?

Non dimenticate le 4 C: chiarificazione, Compliance, connessione e cultura. Il vostro programma di orientamento dovrebbe toccare tutti questi aspetti. 

Cosa succede se non c'è un orientamento corretto?

A parte l'impressione negativa che può portare all'abbandono del lavoro, la mancanza di un orientamento predispone i dipendenti all'insuccesso e riduce la velocità di produttività, il che è ovviamente negativo per l'azienda.