I nuovi assunti sono la linfa vitale di qualsiasi organizzazione, ma farli entrare a regime in modo rapido ed efficiente può essere una sfida.
Ma vi siete mai sentiti frustrati per il tempo e le risorse che occorrono per far sì che i nuovi dipendenti si aggiornino?
Vi ritrovate a rispondere sempre alle stesse domande? O notate che i nuovi assunti faticano a trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro?
Se è così, non siete soli.
I silos di conoscenza possono creare lacune informative, lasciando i nuovi assunti in difficoltà nel reperire le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.
Il risultato? Tempi di avviamento più lunghi, minore produttività e tassi di turnover più elevati.
Ma cosa succederebbe se ci fosse un modo per abbattere questi silos di conoscenze e fornire ai nuovi assunti un archivio centralizzato di informazioni a cui possono accedere in modo rapido e semplice?
È qui che entra in gioco una base di conoscenze del team.
Creando una base di conoscenze completa, potete assicurarvi che i nuovi assunti abbiano accesso alle informazioni necessarie per essere produttivi fin dal primo giorno. Inoltre, riducendo il tempo e l'impegno che i nuovi assunti devono dedicare alla ricerca di informazioni, potete aiutarli a crescere più rapidamente e ad aumentare la loro produttività.
Vantaggioso per tutti.
Scoprire:
Una base di conoscenza è un archivio centralizzato di informazioni che memorizza, organizza e gestisce le informazioni essenziali relative a un argomento, un prodotto o un'organizzazione specifici.
Il suo scopo principale è quello di fornire agli utenti un facile accesso a informazioni pertinenti e accurate, consentendo loro di:
Una base di conoscenza ben costruita contiene vari tipi di contenuti:
Avere un punto di riferimento per le informazioni può rendere il lavoro più facile e veloce, ma le informazioni mal organizzate fanno perdere tempo a tutti nella ricerca .
Quindi non vi serve solo un posto dove scaricare le informazioni.
È invece necessario un luogo in cui archiviare le informazioni in modo semplice e affidabile.
Airbnb offre un ottimo esempio di base di conoscenza.
Hanno creato un "Knowledge Repo" per "mettere tutti i dipendenti in condizione di prendere decisioni informate sui dati, dare a tutti la possibilità di usare esperimenti per misurare correttamente l'impatto delle loro decisioni e trasformare le intuizioni sulle preferenze degli utenti in prodotti di dati che migliorino l'esperienza di utilizzo di Airbnb". AirbnbEng.
La loro base di conoscenze si fonda su cinque pilastri fondamentali:
La produttività è una misura delle prestazioni dei dipendenti che si riferisce alla produzione che un dipendente può generare in un determinato periodo di tempo. La produttività misura l'efficienza e l'efficacia con cui i dipendenti possono portare a termine compiti, realizzare progetti o produrre beni e servizi.
Il modo più semplice di pensare alla produttività è il rapporto tra i risultati ottenuti e gli input. Maggiore è l'output rispetto all'input, maggiore è la produttività.
La conoscenza è essenziale per la produttività perché consente ai dipendenti di:
Le aziende che investono nello sviluppo delle conoscenze dei dipendenti possono essere meglio equipaggiate per competere nel loro settore. Quando i dipendenti hanno le conoscenze e le competenze necessarie per stare al passo con i concorrenti, possono aiutare l'azienda a mantenere un vantaggio competitivo, con conseguente aumento della produttività e della crescita.
È qui che entra in gioco una base di conoscenza (KB).
Una base di conoscenze del team dovrebbe essere il luogo in cui i nuovi dipendenti possono trovare tutto ciò che hanno bisogno di sapere su un problema specifico in pochi secondi o minuti.
Non è più necessario telefonare ai colleghi per chiedere informazioni o inviare loro un'e-mail per poi attendere la risposta.
I neoassunti possono avere molte domande, ma possono sentirsi a disagio nel porle. Il risultato? Tempi lunghi per la produttività dei neoassunti, che si traducono in perdite monetarie.
Dall'altra parte ci sono i dipendenti esperti che sanno molto, ma questa conoscenza serve solo a loro. Se si trasferiscono altrove o lasciano l'azienda, la conoscenza se ne va con loro.
Una base di conoscenze del team assicura che le conoscenze rimangano anche quando un dipendente essenziale se ne va.
Inoltre, aiuta ad automatizzare la comunicazione commerciale all'interno dell'azienda.
I dipendenti che si sentono coinvolti nel loro lavoro rimangono in un'azienda più a lungo e producono un lavoro di qualità superiore rispetto ai loro colleghi disinteressati.
Secondo lo studioso di efficacia organizzativa Edward Lawler, ci sono quattro elementi per costruire un sistema di lavoro ad alto coinvolgimento:
Questi quattro elementi produrranno un elevato coinvolgimento: dipendenti che tengono di più al loro lavoro e si impegnano di più per aiutare l'azienda ad avere successo.
La coerenza è essenziale per il successo di un'azienda. Quando i diversi reparti o team operano in silos e si affidano a più fonti di informazione (incoerenti), i clienti ne risentono.
L'esempio più semplice: il rappresentante durante una vendita ha detto che il prodotto può fare XYZ perché ha frainteso l'ultima versione del prodotto.
Al momento dell'utilizzo effettivo, il cliente non è riuscito a farlo funzionare. Si rivolge quindi al servizio clienti, ma l'agente dice che XYZ non esiste. Si rivolgono quindi all'assistenza tecnica e si sentono dire che la funzione esiste. Tuttavia, fa parte di un pacchetto diverso con requisiti tecnici diversi.
Si sarebbe potuta facilmente evitare questa esperienza disarticolata e incoerente se fosse stata disponibile per tutti i reparti una base di conoscenze aggiornata e incentrata sul prodotto.
L'onboarding può rendere l'esperienza dei nuovi dipendenti più o meno positiva e influenzare la loro permanenza in azienda.
Un processo ben pianificato e una base di conoscenze possono semplificare e snellire l'esperienza di onboarding.
Ecco alcuni elementi da includere nella base di conoscenze del vostro team per favorire il processo di onboarding dei dipendenti:
Il 45% dei dipendenti passa troppo tempo a cercare informazioni pertinenti e aggiornate. E il 39% impiega troppo tempo a cercare le persone giuste per risolvere un problema aziendale.
Centralizzando le risorse, come le guide alle procedure, i documenti sulle best practice e le tecniche di risoluzione dei problemi, i nuovi membri del team passeranno meno tempo a cercare le risposte e più tempo a fare il loro lavoro.
Anche prima del COVID-19, il lavoro a distanza stava diventando una tendenza.
Tra le sfide che ne derivano, la comunicazione e la collaborazione occupano il 20%, secondo il rapporto State of Remote Work diBuffer.
Gli ambienti remoti rendono ovvia la necessità di condividere le conoscenze, con ogni reparto che contribuisce e collabora nello stesso luogo.
Quando i team hanno i loro silos di conoscenza, sono vittime della sindrome "lontano dagli occhi, lontano dal cuore" per chiunque non faccia parte di quei team.
Immaginate un team remoto sparso tra continenti e fusi orari. Potete permettervi che un dipendente in Australia rimanga bloccato finché non riceve la risposta da qualcuno in Canada?
Una buona base di conoscenze del team aiuta a risolvere questa situazione.
Ci sono alcune caratteristiche chiave che sono importanti per una base di conoscenza del team:
Suggerimento: Assegnate a un membro del team o a un gruppo la responsabilità di mantenere e aggiornare la base di conoscenze.
Suggerimento: utilizzate i suggerimenti dei dipendenti per identificare le aree di miglioramento e apportare gli aggiornamenti necessari.
L'utilizzo di un software di onboarding può aiutare il nuovo assunto ad accedere alla vostra fiorente base di conoscenze.
Ecco come Zavvy vi aiuterà:
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