İşe Alıştırmanın 4(+1) Aşaması Nelerdir?

Çoğu şirket, bir çalışanı işe aldıktan sonra işlerinin bittiğini düşünür. Ancak gerçek şu ki, asıl iş ancak yeni çalışan belgeleri imzaladıktan sonra başlar.

Nedir bu diye mi soruyorsunuz? Çalışan işe alım süreci olarak bilinir ve sağlıklı bir çalışma ortamı yaratmada çok önemlidir. Şimdi bu süreci ayrıntılı olarak inceleyelim.

🚀 Çalışan işe alımı nedir?

Çalışan işe alıştırma, yeni çalışanları şirkete alıştırma sürecidir. 

Bu, onlara aşina olmayı da içerir: 

• sorumlulukları
• iş için gerekli yazılım araçları
• şi̇rket mi̇syonu
• değerler ve kültür.

Bu süreç çalışanın ilk gününde başlar ve 1 ay ile bir yıl arasında sürebilir.

Etkili bir işe alım süreci 5 C etrafında şekillendirilmelidir.

©️ İşe alıştırmanın 5 C 'si

Compliance

Bu genellikle işe alıştırmanın evrak kısmı olarak bilinir ve yeni işe alınanlara politikalar, güvenlik düzenlemeleri, gizlilik anlaşmaları ve tacizin önlenmesinin öğretildiği kısmı ifade eder.  

Açıklama‍

Bir sonraki adım, çalışanın sorumluluklarını, şirketteki uzun vadeli hedeflerini ve iş beklentilerini netleştirmeyi içerir. Bu, şirketteki geleceklerinin tam olarak neye benzeyeceğini bilmelerine yardımcı olacaktır. 

Bu, çalışanın aşağıdaki gibi sorularını yanıtlamayı içerebilir:

"Aylık ve yıllık hedeflerim nelerdir?"

"Bireysel hedeflerim işimle nasıl örtüşüyor? Bu kuruluş onlara ulaşmama nasıl yardımcı olacak?"

Kültür

Her kuruluşun bir kültürü vardır ve bu bölüm yeni çalışanınızı bu kültüre maruz bırakmaya odaklanır. Örneğin, bir şirket hiyerarşilerin uygulanmadığı ve herkesin birlikte çalıştığı çok gayri resmi bir kültüre sahip olabilir. Bu adımda, insanların birlikte çalışma şeklinin tonunu gerçekten belirlersiniz.

Kültürü en baştan oluşturmak, yıllar sonra değiştirmeye veya uygulamaya çalışmaktan çok daha kolaydır.

Şunlardan ilham alın 7 pratik şirket kültürü örneği

Bağlantı

Meslektaşlar ve yöneticilerle kişiler arası bağlantılar her kurumda çok önemlidir ve bu C yeni işe alınanların bu bağlantıları kurmasına yardımcı olur. Bunun harika bir örneği işe alıştırma buddy atamaktır.

Tekrar Kontrol Edin‍

Bu kısım, yeni işe alınan kişileri periyodik olarak kontrol etmeyi, onlardan geri bildirim almayı ve geri bildirim vermeyi içerir. Bu, tüm taraflar için süreci iyileştirmek üzere toplayacağınız gerekli verilerdir.

📊 Çalışan işe alımının 4 (+1) aşaması

4 aşama şunlardır

• Ön biniş
• Oryantasyon
• Role özel eğitim
• Devam eden geliştirme

(Not: Bazıları bu aşamadan sonra 5. aşama olarak "rol geçişini" ekler)

1. Aşama: İşe Alım Öncesi 

Preboarding (veya işe alım öncesi) çalışan işe alım sürecinin ilk aşamasıdır. Çalışan iş teklifini kabul edip belgeleri imzaladığı anda başlar ve işteki ilk gününe kadar sürer. 

Bu süreyi tüm evrak işlerini halletmek ve iş için ihtiyaç duydukları tüm araç ve bilgilere erişimlerini hazırlamak için kullanabilirsiniz. Bu, sıcak bir karşılama mesajıyla şirket kültürüyle dalga geçmeyi, taşınmalarına yardımcı olmayı, ilk günlerinde onları nelerin beklediğini detaylandıran bir video göndermeyi ve hatta bir işe alım buddy atamayı içerebilir. Onlara bir swag paketi göndermek harika bir bonus!

Ama henüz benim için çalışmaya başlamamışken preboarding neden önemli?

Herkesin ilk gün gerginliği vardır. Bunun nedeni, yeni işin ne getireceği konusunda her zaman belirsizlik olmasıdır. Preboarding bu konuda yardımcı olur ve endişeyi azaltır.

Ayrıca, çalışanlarınızın kendilerini mümkün olduğunca iyi hissetmelerini sağlamaya kararlı olduğunuzu bilmelerini sağlayarak sadakati teşvik eder ve böylece çalışan devrini azaltır.

Ayrıca, bir İK yöneticisi olarak iş yükünüz de azalır çünkü evrak işlerinin çoğu zaten yapılır.

2. Aşama: Yeni işe alınanların karşılanması: Oryantasyon 

2. Aşama çalışanın ilk gününde başlar ve bir hafta kadar sürebilir. Oryantasyon veya şirkete alıştırma aşaması, yeni çalışanınızı kuruma alıştırmak ve kendilerini rahat hissetmelerini sağlamak için çok önemlidir.

Oryantasyon şunları içerebilir:

• Yeni işe aldığınız kişiyi karşılama ve kuruluşunuzun kilit üyeleriyle tanıştırma (kendi ekibi dahil)
• Onlara odaları, dinlenme odası, tuvalet, malzeme dolapları, kafeterya ve tıbbi tesisler gibi her şeyin nerede olduğunu göstermek
• Sağlık sigortası, tatil günleri ve diğer şirket politikaları gibi önemli konuların tartışılması 
• Onları ofis kültürünüzle tanıştırmak 
• preboarding sürecinde ele alınmayan diğer bilgiler
• Güvenlik eğitimi
  

Bu aşama, çalışanlarınızın her şeyin nasıl işlediğini görmelerine ve kafalarındaki soruları netleştirmelerine yardımcı olacaktır.

preboarding çalışmanız ne kadar kapsamlı olursa, oryantasyonunuz da o kadar sorunsuz (ve kısa) olacaktır.

Profesyonel İpucu: Yeni işe başlayan kişiyi ilk gün bekletmeyin! Ofise/sanal görüşmeye girdikleri anda onları karşılamaya hazır olun. İlk gün kaybolmuş ve güvensiz hissetmekten daha kötü bir şey olamaz.

Aşama 3: Role özel eğitim 

Bu aşama oryantasyondan sonra başlar ve yeni işe alınan kişinin şirketteki performansının devamı için en kritik aşamadır. Resmi eğitim olmadan, çalışanınız sorumluluklarının tam olarak ne olduğunu bilemeyebilir, bu da memnuniyetsizlik hissine ve daha düşük verimlilik oranına neden olabilir. 

Bu kaybet-kaybet durumunu önlemek için yeni işe alımlarınız için ilgili bir eğitim planı oluşturun. Yine, deneyimli bir işe alım uzmanı buddy burada işe yarayabilir, çünkü 1-1 eğitim sağlayabilir ve yeni işe alınan kişiye bağımsız çalışma becerilerine güvenene kadar yardımcı olabilir.

Bu aşama şunları içermelidir:

• Rollerinin ve beklentilerinin açıkça tanımlanması
• Performans hedeflerinin gözden geçirilmesi
• Ürün/hizmet tanıtımı
• Yeni rollerine alışmalarını kolaylaştırmak için onlara görevler vermek
• Rolle ilgili eğitim (işte yararlı bir kontrol listesi) 
• İş gölgeleme
• Çalışanlarınızı Öğrenim Yönetim Sistemi ile tanıştırma
  

30 günlük, 60 günlük ve 90 günlük hedefler koyun ve her kontrol noktasından sonra bir çalışan performans değerlendirmesi yapın. 

Aşama 3.5: Yeni rollerine geçişi kolaylaştırmak 

Eğitim dönemi sona erdiğinde, yeni işe aldığınız kişinin tam teşekküllü bir daimi çalışana dönüşme zamanı gelmiş demektir. Bu aşamadan itibaren çalışanınız daha kritik projelerin üstesinden gelmeye ve doğrudan amirine rapor vermeye hazır olacaktır.

Deneme süreleri artık sona erdiğinden, yeni işe alınan kişinin iş sorumlulukları bu noktadan sonra büyük olasılıkla artacaktır. Bu nedenle, yöneticilerinden herhangi bir değişikliği iletmelerini ve hedeflerini yeniden tanıtmalarını isteyin. Başarının neye benzediğini görselleştirmelerine yardımcı olun. 

Tebrikler! Kuruluşunuza yeni bir çalışanı başarıyla dahil ettiniz! Şimdi ne olacak?

Aşama 4: Devam eden geliştirme 

Amaç, çalışanınızın uzun vadede sizinle birlikte kalması ve daha fazla deneyim kazandıkça kurumsal merdiveni tırmanmasıdır. Sürekli gelişim, çalışanınız için kapsamlı bir kariyer gelişimi ve kişisel gelişim planı hazırlayarak bunun gerçekleşmesini sağlar.

Örneğin, editör yardımcısı olarak işe başlayan biri eninde sonunda baş editör olmak isteyebilir. Sürekli gelişim, bunu başarmalarına yardımcı olurken aynı zamanda üst düzey rolün üstesinden gelebilecek donanıma sahip olmalarını sağlayacaktır. 

Bu aşama şunları içermelidir:

• Kişisel ve profesyonel hedef belirleme
• Yetkinliklerinin değerlendirilmesi
• Çalışanın gelecek hedefleri doğrultusunda beceri eğitimi
  

Bu, hem çalışanın hem de kurumun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur. Devam eden gelişim, yedekleme planlaması söz konusu olduğunda da harika bir araçtır.

Harika! Ama küçük bir sorun var. İş yerimiz tamamen uzaktan çalışıyor, peki işe alım süreci buna nasıl uyuyor? 

💻 Bu durum sanal işe alıma nasıl yansıyor?

İşte sanal işe alım sürecinizi eğlenceli ve başarılı hale getirmeye yönelik bazı ipuçları!

1. Çünkü tüm işe alım süreci çevrimiçi olarak gerçekleşecektir, araçları ve yazılımları kullanmak hayatı kolaylaştırmak için - özellikle preboarding ve oryantasyon kısmı. Örneğin, toplantıları planlamak için Calendly 'yi, evrakları imzalamak için DocuSign veya PandaDoc 'u kullanabilir ve Slack.
2. Onlara şirket tarafından verilen ve tüm yazılımların önceden yüklenmiş olduğu bir dizüstü bilgisayar gönderin. İşi kolaylaştırmak için bunların nasıl kullanılacağına dair öğretici videolar da ekleyebilirsiniz.
3. Net beklentiler belirleyin ve onları iş sorumlulukları hakkında bilgilendirin. Mümkünse, yeni işe alımınızın kavramları mükemmel bir şekilde kavrayabilmesi için ilgi çekici video örnekleri oluşturun. Yapmaları gereken her şeyi takip etmelerini kolaylaştırmak için kontrol listeleri de oluşturabilirsiniz.
4. Yeni işe aldığınız kişiyi tanıyın ve ekip üyeleri ve yöneticileriyle toplantılar planlayın. Hoş karşılandıklarını hissettirmek için bunu eğlenceli tutun! Herkesin kendini tanıtmasını sağlayın ve işe yeni başlayan kişiyi iş arkadaşlarını tanımaya teşvik edin.
5. Onlara bir işe alım görevlisi atayın buddy ve ikisi arasında birkaç toplantı ayarlayın. 
6. İyi uyum sağladıklarından emin olmak için süreç boyunca onları kontrol edin. Onlara bir şeye ihtiyaçları olup olmadığını sorun ve süreci buna göre ayarlayın, işte hazırsınız!
   

💪 Her şeyi doğru yaptığınızdan emin olmak için bu uzaktan çalışan işe alım kontrol listesini kullanın.

Ayrıca, işe alım sunumu, buddy işe alım ve diğerleri gibi unsurları kapsayan 15 ek işe alım şablonu da topladık.

Sanal işe alımı daha da kolaylaştırmak için, işe alım yazılım programlarını kullanarak tüm süreci otomatikleştirebilirsiniz.

❓ SSS 

İşe alıştırma neden önemlidir? 

Yeni işe alımlarınızın yeni iş yerlerine alışmalarına yardımcı olur ve onlara rollerinde başarılı olmaları için gerekli tüm araçları ve eğitimi verir. Ayrıca, yeni işe başlayanların şirkette büyümeleri konusunda kararlı olduğunuzu bilmelerine yardımcı olur ve böylece iş memnuniyetlerini artırır.

İşe alıştırmanın amacı nedir? 

İşe alıştırmanın amacı, yeni işe başlayanların yeni işyeri ortamına alışmalarına yardımcı olmak ve onları iş sorumlulukları hakkında bilgilendirmektir. 

İşe alıştırma ile oryantasyon arasında bir fark var mı? 

Evet, var! İşe alıştırma birkaç aşamadan oluşan bir süreçtir. Yeni işe alınan kişi belgeleri imzaladıktan hemen sonra preboarding ile başlar ve 3 aydan bir yıla kadar sürebilir. Oryantasyon, işe alım sürecinin bir parçasıdır. Çalışanın ilk gününde başlar ve bir hafta kadar sürer.

Mükemmel bir işe alım ne kadar sürmelidir? 

Mükemmel bir işe alım süreci için ideal süre 6 aydır. Ancak bu tamamen şirketinize ve yeni işe aldığınız kişinin sorumluluklarına bağlıdır. Bu faktörleri kullanın ve işe alım zaman çizelgenizi ihtiyaçlarınıza göre uyarlayın.

İşe alımı nasıl hızlandırabilirsiniz? 

Otomatik işe alım yazılımı kullanarak ve harika bir preboarding süreci tasarlayarak işe alımı hızlandırabilirsiniz. Ancak sırf tüm süreci hızlandırmak istediğiniz için önemli şeyleri kaçırmadığınızdan emin olun.