Çalışan Geri Bildirimini Otomatikleştirin: Performans Değerlendirmelerinde Zamandan ve Paradan Tasarruf Edin

Şirketinizde iyi işleyen bir performans yönetimi makinesi var mı? Yoksa kağıt karıştırma, erteleme ve kaçırılan kariyer gelişim fırsatları döngüsüne mi sıkıştınız? 

Eğer ikincisiyse, yalnız değilsiniz; şirketlerin sadece %8 'i performans yönetimi yaklaşımlarını iş değerini artırmada oldukça etkili olarak tanımlıyor. 

Peki, şirketler bu alanda neden yetersiz kalıyor? Çünkü yıllık performans değerlendirmeleri için çalışan geri bildirimlerini harmanlamak ve belgelemek, dağlar kadar evrak ve elektronik tablo içeren çok fazla ağır iş gerektirir. 

Sizin, diğer İK liderlerinin ve üst yönetimin kendinizi gözden geçirme sürecine adamasının zaman aldığını biliyoruz. Ayrıca, bunu yaparken normal işinizden uzaklaşıyorsunuz. 

Ama bu şekilde olmak zorunda değil! 

Performans yönetimi de dahil olmak üzere İK'nın her yönü için bir teknoloji çözümü var. Bu kılavuz, çalışan geri bildirimlerini nasıl otomatikleştirebileceğinizi araştırıyor, böylece gözden geçirme döngüleriniz zamanında, stressiz ve kimsenin uykusu kaçmadan gerçekleşiyor. 

⚙️ Çalışan geri bildirim otomasyonu nedir?

Çalışan geri bildirimlerini otomatikleştirmek, performans değerlendirme sürecinizin her aşamasını kolaylaştırmak için teknolojiye yaslanmak anlamına gelir. 

Sonu gelmeyen evrak işleri yerine, otomatik bir geri bildirim çözümü her şeyi çevrimiçi hale getirir. 

Tüm geri bildirim verilerini merkezi bir veritabanında depolayacak ve harekete geçmeleri gerektiğinde yöneticileri, doğrudan raporları ve İK liderlerini sorunsuz bir şekilde uyaracaksınız. Bildirimleri nereye göndereceğinizi bile seçebilirsiniz, örneğin e-posta, Slack veya MS Teams aracılığıyla. 

"Geri bildirimleri otomatikleştirmek, çalışanların fikirlerinin duyulmasını ve kendilerini güvende hissetmelerini sağlamanın harika bir yoludur. Önemli olan, geri bildirim alabilecek, geri bildirimleri saklayıp takip edebilecek ve geri bildirimleri yönetebilecek bir sisteme sahip olduğunuzdan emin olmaktır." Krittin Kalra, Yapay zeka içerik aracı Writecream'in kurucusu.

💡 Çalışan geri bildirimlerini otomatikleştirmenin 7 faydası

İlginizi çekti ve daha fazlasını öğrenmek mi istiyorsunuz? İK'nın bu temel unsurunu otomatikleştirmenin en önemli yedi faydasına bakalım.

1. Yükseltilmiş süreç verimliliği 

Listenin başında, teknolojiyi geri bildirim sürecinize dahil etmenin sayısız üretkenlik avantajı yer alıyor. 

Geri bildirim formlarınızı çevrimiçi ortama aktarmak, yöneticilerin ve çalışanların değerlendirme ve takdir kutularını doldurma sürelerini hızlandırır. Sonuç olarak, yönetim için önemli ölçüde daha az saat harcamayı bekleyin; bu size stratejik iş görevlerini yerine getirmek için ek zaman sağlayacaktır. 

Ve manuel bir sürece o kadar zaman ayırmadığınızda? Bu doğru - büyük bir maliyet tasarrufu da var. 

Ne kadar tasarruf edeceğinizi hesaplamak zordur. Yine de bir araştırma, verimsiz süreçlerin şirketlere yıllık gelirlerinin %20 ila 30'una kadar mal olduğunu ortaya koyuyor. 

2. Geliştirilmiş güvenlik 

Son araştırmalar, her 20 kağıt belgeden birinin kaybolduğunu veya yanlış yere konulduğunu ve şirketlerin bu işi yeniden oluşturmak için 25 saate kadar zaman harcayabildiğini ortaya koyuyor. Bunun gizli geri bildirim verilerinizin başına gelmesine izin vermeyin!

Bunun yerine otomasyon, bir yöneticinin masasına serpiştirilmiş veya bir dosya dolabında saklanan evraklardan elde edemeyeceğiniz bir koruma düzeyi sağlar. Çalışan geri bildirim yazılımı şifrelenebilir ve parola korumalı olabilir, böylece %100 gizlilik sağlanır. Comodo Kod İmzalama Sertifikası ile doğrulanan yazılımlara dikkat ederek yazılım çözümünün yasal ve indirilmesi güvenli olduğundan emin olabilirsiniz.

Evrak işlerinden güvenli yazılım çözümlerine geçiş, belgelerin trende unutulması veya hassas verilerin yanlış ellere geçmesi ihtimalinin sıfır olduğu anlamına gelir.

3. İK ekipleri için yüksek verimlilik

İK ekibiniz performans döngülerine boğulmadığında, bu size diğer departman konularına yatırım yapma imkanı verir. 

Ekstra saatlerle ne yapacaksınız? Belki de ücretlendirme yapılarınızı gözden geçirecek, çalışan bağlılığına bakacak, L&D girişimlerini keşfedecek veya sosyal yardımları yeniden paketleyeceksiniz? 

Sonuç olarak, geri bildirim sürecinizi otomatikleştirmek kuruluşunuza para kazanmak için çok sayıda yol sunar. 

4. Gerçek zamanlı performans trendlerine erişim 

Çalışan geri bildirim koleksiyonunuz, kuruluşunuzdaki temel performans eğilimlerine erişmenizi sağlar. 

Manuel bir süreçle bu eğilimleri kolayca tespit edemeyebilirsiniz. Geri bildirim toplamak için manuel çalışan performans değerlendirmelerini kullanırken, birisinin verilerinizden kritik gerçekleri toplamak için ince bir diş tarağı alması gerekecektir. 

Ancak verileri otomatik olarak toplayıp bir araya getirdiğinizde, bu verileri analiz etmekte daha kolay bir zaman geçirirsiniz. 

Ekibinizin güçlü ve zayıf yönleri hakkında altın değerinde bir bilgi madeni ortaya çıkaracaksınız. 

Üstün bir alternatif olarak otomasyon, mesleki gelişim temaları, inceleme tamamlama oranları ve daha fazlası hakkında bir bakışta gerçek zamanlı bilgi sağlar. Bu verileri yalnızca performans değerlendirme sürecinizi iyileştirmek için kullanmakla kalmaz, aynı zamanda aşağıdakiler için de kullanırsınız:

- tazminat tahsisini belirler, 

- halefiyet planları oluşturmak ve 

- eğitim sunumunuzu etkileyecektir. 

Esasen, temel karar alma süreçlerini artırmanıza olanak tanır. 

"Geri bildirimleri manuel olarak toplamak ve takip etmek yerine, bunu sizin için yapacak bir sistem kullanabilirsiniz. Bu şekilde, çalışan davranışı ve performansındaki kalıpları ve eğilimleri kolayca görebilir, olası sorunları ortaya çıkmadan önce önleyebilirsiniz. Ayrıca, belirli bir çalışan veya zaman dilimi için verileri çıkarmanız gerektiğinde bulmanız daha kolay olacaktır." Chris LewandowskiDişçilik sektörüne hizmet veren bir işe alım şirketi olan Princess Dental Staffing'in Başkanı.

5. Daha zengin geri bildirim kalitesi

Performans değerlendirmelerinde tutarlılık kritik önem taşır çünkü önyargıların ortaya çıkmasını engeller.

Şirketler en iyi uygulama kılavuzlarıyla tamamlanmış otomatik bir sistem kullandıklarında, yöneticiler bireysel çalışan değerlendirmelerini hassasiyetle sunmak için belirli bir süreci takip edebilirler. Olumlu değerlendirmeleri ve yapıcı geri bildirimleri nasıl ele alacaklarını da tam olarak bilirler. Ve 360 derece değerlendirme yapısının bir parçası olarak verildiğinde, otomasyon geri bildirim kalitesinin artmasını sağlar.

6. Geliştirilmiş kurumsal uyum 

Şirketinizin net kurumsal hedefleri olduğunu ve her bir çark dişlisinin bu hedeflerle uyumlu olmasını sağlamak için hedefleri takip etmesi gerektiğini varsayalım. 

Bu durumda, olumlu bir geri bildirim kültürü ve kolaylaştırılmış değerlendirme sistemi, bireysel ve ekip performanslarının şirket için mükemmel bir eşleşme olmasını sağlar. 

"Standartlaştırılmış bir sistemle, personelinizin günlük faaliyetleri ile şirket performansı üzerindeki etkileri arasındaki bağlantıya tanıklık ederek işlerini - küçük günlük faaliyetlerden genel iş hedeflerine kadar - konumlandırmaları daha kolaydır." Mark Seemannİşe alım sektöründe bir başarı platformu olan Staff Circle'ın kurucusu.

7. Çalışan bağlılığını artırdı 

Çalışan geri bildirim istatistikleri, ekip üyelerinin şirketlerinin seslerini duyduğunu hissettiklerinde daha iyi performans gösterme olasılıklarının daha yüksek olduğunu doğrulamaktadır. Dinlendiğini hissetmek çalışanlarınızın iş memnuniyetini artırır! 

Dolayısıyla, performans değerlendirmesinin bir parçası olarak çalışanlardan geri bildirim istemek sadece hoş bir jest değildir; kârlılığınızı da etkileyebilir!

Daha da iyisi, Bonusly tarafından sağlanan veriler, yüksek bağlılığa sahip çalışanların %94,7 'sinin işverenlerinin geri bildirimlerini ciddiye aldığına inandığını ortaya koymaktadır. 

Şirketler çalışanlarının nabzını tuttuğunda ve performanslarını ölçtüğünde, çalışan memnuniyeti ve bağlılığında bir artış görüyoruz. 

İpucu: Geri bildirim alma konusunda kararlı olduğunuzu göstererek katılım düzeylerini yüksek tutun.

Bu ölçütler çalışan performansından ayrı gibi görünse de zincirleme bir etkiye sahiptir. 

Doğru ve tutarlı geri bildirim alan çalışanların %68 'i işlerinde tatmin olmuş hissediyor. 

Performans değerlendirmelerinin yapılmasını sağlamak için süreci otomatikleştirin:

1. iyi yapılandırılmış, 
2. şirket kültürünüze yerleştirilmiştir,
3. düzenli olarak gerçekleşir,
4. İşgücünüzün büyümesi ve gelişmesiyle açıkça bağlantılıdır.

🖐 Manuel ve otomatik çalışan geri bildirimi

Manuel ve otomatik geri bildirim sistemlerini karşı karşıya getirdiğimizde ne olur? 

Karşılaştırma için bazı temel kriterleri göz önünde bulundurabiliriz: zaman tüketimi, maliyetler, zamanındalık, içgörülerin kalitesi, iyileştirme fırsatı.

Aşağıdaki karşılaştırmalara göz atın - bir sonraki geri bildirim döngünüzde sağdaki sütunu seçeceğinize bahse gireriz.

⚒️ Geri bildirim süreçlerinizi 5 adımda nasıl otomatikleştirebilirsiniz?

Çalışan geri bildiriminizi otomatikleştirmek basit bir süreçtir. Bir kez ayarlayın, ardından gerektiğinde düzeltin. 

1. Geri bildirim politikanızı oluşturun ve yayınlayın

Geri bildirim politikası, geri bildirim sisteminizin önemli bir yapı taşıdır. İşgücünüzün süreç hakkında aynı fikirde olması için geri bildirim verme ve alma konusunda net bir dizi yönerge oluşturun. 

Geri bildirim politikanız, derecelendirmeler, puanlama yönergeleri ve bireysel gelişim stratejileri oluşturmak için geri bildirimi nasıl kullanacağınıza ilişkin bilgileri içerebilir. 

2. Geri besleme frekansını ayarlayın 

Çalışanlardan ne kadar düzenli olarak geri bildirim vermelerini isteyeceğinize ve ne sıklıkta geri bildirim almayı beklediklerine karar verin. 

Otomatik bir programın kesinliği, şirketin çalışanlarına yatırım yaptığına ve sözüne sadık olduğuna dair güvence sağlar. 

3. Otomatik hatırlatıcılar ayarlayın

Çok meşgulseniz ve performans yönetimiyle ilgili bir görevi gözden kaçırma tehlikesiyle karşı karşıyaysanız otomatik hatırlatıcılar işinizi takip etmenizi sağlayacaktır. 

Yazılımınız, önemli bir teslim tarihini kaçırdıysanız veya özelleştirmeleri planlamanız gerekiyorsa bir uyarı sunacaktır. Ayrıca sürecin devam etmesi için geri bildirim zincirindeki bir sonraki kişiyi de uyaracaktır. 

Buradaki en önemli fayda nedir? İK ekiplerinin geri bildirimleri takip etmesine ve izlemesine gerek yoktur - bu, siz hiçbir adım atlamadan arka planda sorunsuz bir şekilde gerçekleşir. 

4. Yönetici onaylarını otomatikleştirin

Yönetici onayları, ister öz değerlendirmelerin imzalanması ister ilgili eğitim kaynaklarının tahsis edilmesinin kabul edilmesi olsun, performans yönetim sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır. 

Bu onaylar otomasyon sayesinde çocuk oyuncağı. 

5. Geri bildirim anketi şablonları

Çalışan geri bildirim şablonlarını kullanabilir veya genellikle bir yazılım veritabanında depolanan önceden yüklenmiş çeşitli yetkinlikler ve sorular arasından seçim yapabilirsiniz.

Şablonlar, çalışan geri bildirimi için özel otomatik anketinizi oluşturmanız için size bir kısayol sağlar.

➡️ 360 derece geri bildirim anketinizi oluşturmaya yönelik ekstra ipuçları için özel makalemize göz atın.

➡️ Çalışan geri bildirim süreçlerinizi Zavvy ile otomatikleştirin

Performans yönetiminizi bir üst seviyeye taşımaya hazır mısınız? Zavvy'nin 360 derece geri bildirim yazılımı, çalışan bağlılığını artırırken size değerli zaman ve para kazandıracak. 

Çalışan geri bildirim şablonlarını kullanarak veya önceden yüklenmiş çeşitli yetkinlikleri ve anket sorularını kullanarak özel formlarınızı oluşturarak otomatik sürecinizi oluşturun. 

Ekipleriniz süper güçlendirilmiş işbirliği, akran takdiri ve gerçek zamanlı geri bildirim ve koçluk fırsatları gibi mücevherlerden yararlanacak. 

Bugün 360 derece geri bildirim yazılımımızın bir demosunu edinin !

❓ S SS

Hala kafanızı kurcalayan sorular mı var? Çalışan geri bildirimlerinin otomatikleştirilmesiyle ilgili en sık sorulan sorulara verdiğimiz yanıtlara göz atın. 

Çalışan geri bildirimlerini yönetmek için manuel veya otomatik bir süreç önerir misiniz? 

20'den az çalışanı olan küçük girişimler, çalışan sayısı az kalırsa manuel bir çalışan geri bildirim sisteminin işe yaradığını görebilir. Ancak işletmeniz büyüdükçe, çoğu şirket otomatik bir geri bildirim çözümünden faydalanacaktır. 

Unutmayın: geçiş yapmak için asla geç değildir, ancak ne kadar erken yaparsanız, faydalarını o kadar çabuk elde edersiniz.

Çalışan geri bildirim yazılımı nedir? 

Çalışan geri bildirim yazılımı, tüm geri bildirim sürecinizi otomatikleştiren bir teknolojidir. Özellikler şunları içerir:

• Bir veritabanına anketler ve formlar ekleme.
• Güvenlik ayrıcalıkları ekleme.
• Bunları ekip üyelerinizle gerektiği gibi paylaşın.

Ayrıca, geri bildirim sisteminizin şirketinizin ihtiyaçlarını karşılaması için özelleştirmeler de ayarlayacaksınız. Ayrıca, iş arkadaşlarınızı herhangi bir eylem öğesi hakkında uyarmak için e-posta bildirimlerini açabilirsiniz. Örneğin, son teslim tarihinden önce bir inceleme kutusunu doldurmaları gerekiyorsa. 

Sürekli geri bildirimi nasıl sağlıyorsunuz? 

HBR, şirketlerin en azından 1940'lardan bu yana bir tür performans değerlendirmesi kullandığını bildiriyor. 

Ancak geleneksel olarak bu, bir yöneticinin bir önceki yılki performansları hakkında doğrudan çalışanlarına geri bildirimde bulunduğu yıllık bir etkinliktir. 

Bu sistem, geri bildirim önyargısı ve çalışanların ilerlemeleri hakkında 1:1 için bir yıl beklemek zorunda kalması gibi kusurlarla doludur. 

Bunun yerine, sürekli geri bildirim 360 gözden geçirme sürecinin bir parçası olarak gerçekleşir. Çalışanlar düzenli kontroller, grup geri bildirim alışverişleri, akran değerlendirmeleri ve daha fazlası yoluyla gerçek zamanlı rehberlik alırlar. 

Çalışan geri bildirim sistemini nasıl oluşturursunuz?

Bir kuruluş genelinde çalışan geri bildirimlerini toplamak ve paylaşmak için çalışan geri bildirim sistemlerini kullanırız. İlk olarak, otomatik bir geri bildirim sistemi oluşturmak için Zavvy'nin 360 geri bildirim yazılımı gibi geri bildirim aracınızı seçeceksiniz. Ardından aşağıdakileri yapmanız gerekecektir:

1. Ne sıklıkla geri bildirim talep edeceğinizi seçin. 

2. Doğru geri bildirim türünü seçin (örneğin, aşağı, yukarı, akran geri bildirimi ve öz değerlendirmeler). 

➡️ Hangi tür geri bildirimin ekiplerinize en uygun olduğuna karar vermek için yardıma mı ihtiyacınız var? Özel kaynaklarımıza göz atın. 

3. Geri bildirim taleplerinin nasıl paylaşılacağını seçin (örneğin, anket taleplerini Slack, e-posta veya benzeri bir yolla göndermek). 

4. Çalışan geri bildirim anketinizi oluşturun. Özelleştirilebilir bir anket şablonu ile başlayabilirsiniz. 

5. Temel ile, çalışan geri bildirim sisteminizi Zavvy kullanarak aksamadan çalışacak şekilde otomatikleştirin. 

Çalışanlardan nasıl geri bildirim alıyorsunuz?

Performans yönetimine tepeden inme arkaik bir yaklaşım uygulamıyorsanız, çalışanlarınızdan önemli geri bildirimler toplamak isteyeceksiniz. 

Bu değerli bilgiler öz değerlendirmelerden (çalışanların bireysel performanslarını değerlendirdikleri), akran geri bildirimlerinden (iş arkadaşlarının birbirlerini değerlendirdikleri) ve yukarı doğru geri bildirimlerden (çalışanların liderlik ekipleri hakkında geri bildirimde bulundukları) elde edilebilir. 

Geri bildirimleri yakalamak, analiz etmek ve bunlara göre hareket etmek için otomatik formlar kullanın!