Ekibiniz süper yıldızlar ve giriş seviyesi profesyonellerle dolu, potansiyelleri yüksek ve işleri halletmeye hevesliler. Yine de son teslim tarihleri kaçırılmaya devam ediyor.
Kimse sahip çıkmadığı için önemli bir proje suya düştü.
İnsanlar sürekli olarak şu veya bu görevi yerine getirmenin kimin sorumluluğunda olduğunu tartışıyor. Böylece, kendinizi her gün çalışanlara harekete geçmeden önce kişisel olarak görev atamak zorunda bulursunuz.
Bu durumu ele almak için toplantılar düzenlemekten ve bir sonraki adımda ne yapacağınızı düşünmekten bıktınız.
Engellerinize yanıtımız var: şirketinizdeki her pozisyon için net rol tanımları.
Ama bunu söylemek yapmaktan daha kolay gibi görünüyor.
Her pozisyon için derinlemesine rol tanımlarını nasıl oluşturacağınızı ve bunları ekibinize nasıl ileteceğinizi öğrenin.
Birçok kişinin rol tanımları denince aklına gelen şey, bir pozisyonun potansiyel adaylara neler gerektirdiğini açıklamak için iş ilanlarına yazılan metinlerdir.
Ancak bir rol tanımı, işe alım amacıyla oluşturduğunuz ve rol doldurulduktan sonra unuttuğunuz bir şeyden daha fazlasıdır.
Bir çalışanın belirli bir rolü üstlenirken yerine getirmesi gereken sorumluluklar hakkında net bilgiler sağlayan, yaşayan, nefes alan bir belgedir.
Rol tanımları, işverenlerin belirli bir pozisyon için en iyi adayları belirlemelerine ve bir ekip üyesinin iş beklentilerini ne zaman karşıladığını veya karşılayamadığını tespit etmelerine yardımcı olur.
Ayrıca, ana hatlarıyla belirtmek suretiyle çalışanların rol netliği kazanmalarına yardımcı olur:
Her ekip üyesinin rol ve sorumluluklarını net bir şekilde tanımlamak, şirketinizin operasyonlarını birçok yönden olumlu etkileyebilir.
İşlerinde kendilerinden ne beklendiğini tam olarak bilen çalışanların düşük düzeyde stres ve gerginlik yaşama olasılığı daha yüksektir.
Ayrıca yetenekleri konusunda kendilerine daha fazla güvenirler. Bunun nedeni, yeni beceriler veya bilgiler edinmek anlamına gelse bile, sorumlu oldukları temel görevleri yerine getirmek için neye ihtiyaç duyduklarını bilmeleridir.
Çalışanlar yaptıkları işten ve rollerine ilişkin kariyer ilerleme yolundan emin olduklarında, başka bir yerde yeni bir iş aramaya başlamak için daha az motive olacaklardır.
Roller ve sorumluluklar konusundaki belirsizlik, bireylerin ve ekiplerin etkili bir şekilde çalışma kapasitesini sınırlayarak ortak hedeflere ulaşmalarını zorlaştırabilir, hatta imkansız hale getirebilir.
Kime ait oldukları konusunda kafa karışıklığı yaşandığı için görevler aksayacaktır. Ancak rollerin net bir şekilde tanımlanması ve ekip üyeleri arasında paylaştırılması genel ekip performansını artıracaktır.
🤯 Ekip performansı sizin de mücadele ettiğiniz bir konu mu?
💡 8 adımda yüksek performanslı ekiplerin nasıl oluşturulacağını öğrenin.
Yeni çalışanlar yeni rollerinde başarılı olma konusunda zaten gergindir. Öyleyse neden bu geçişi onlar için kolaylaştırmayalım? Nasıl mı?
Rol için tam beklentileri ve bu rolde başarının nasıl görüneceğini belirleyen derinlemesine rol kartları oluşturabilirsiniz.
Sonuç olarak, sadece yeni başlayanlara değil tüm ekibe yardımcı olacaksınız. Herkes yeni başlayanların rollerini ve sorumluluklarını ve çeşitli görevlerde yardıma ihtiyaç duyduklarında onlara kimin yardımcı olması gerektiğini anlayacaktır.
Diyelim ki hiç kimse ne yapması gerektiğinden emin değil. Bu durumda, farklı çalışanlar aynı görevler üzerinde çalışarak şirketinizin zamanını ve parasını boşa harcayabilir. Ya da daha da kötüsü, insanlar zaten tamamlanmış görevler üzerinde çalışır.
Çakışan sorumluluklardan kaynaklanabilecek kişiler arası çatışmalardan bahsetmiyorum bile.
İyi tanımlanmış rol tanımları, bu operasyonel verimsizlikleri ortadan kaldırmaya ve insan kaynaklarını daha iyi yönetmeye yardımcı olur.
Rol tanımları bir kez yapılıp bitecek bir iş değildir.
Bunları oluşturduktan sonra uygulayabileceğiniz birçok örnek ve kullanım durumu vardır, örneğin:
Potansiyel adaylar, yeni işe alınanlar ve şirket içi ekipleriniz ve yöneticileriniz için netlik sağlayan iş tanımlarına yönelik rol sorumluluklarını yazmak için bu en iyi uygulamaları izleyin.
Geçmişinize bağlı olarak, belirli bir rolün ne gerektirdiğini tam olarak tanımlayamayabilirsiniz.
Pek çok People Ops veya teknik olmayan yönetici, bir full-stack mühendisinin veya bir ürün pazarlama uzmanının ne yaptığını ayrıntılı olarak açıklayamaz. Ve bu gayet normal.
Bu nedenle, rol tanımlarınızı anlamlı kılmak ve doğru hedeflere ulaşmalarını sağlamak için herkesin elini taşın altına koyması gerekir.
Bu nedenle, hakkında yazdığınız pozisyonla ilgili insan yöneticilerinin, ekip liderlerinin ve diğer ilgili rollerin de katkıda bulunmasını sağlayın. Bir rolün neden var olduğunu ve her gün sağladığı değeri daha iyi açıklayabilirler.
Şirketinizde belirli roller için benzersiz unvanlar olabilir; örneğin, İnsan Kaynakları Müdürü yerine Mutluluk Müdürü gibi.
Ancak bu pozisyonu dışarıdan bir iş ilanı için tanımlarken, şirket dilini atlamak ve ilgilenen adaylara işin ne hakkında olduğu hakkında bir fikir veren basit bir başlığı tercih etmek isteyebilirsiniz.
İş unvanını, rolün temel amacını vurgulayan üç ila beş cümlelik bir özetle takip edin.
Özet aynı zamanda doğru adayın sahip olacağı temel nitelikleri, rolü önemli kılan unsurları ve şirketinizin neden başvurmaya değer olduğunu da içerebilir.
Rollerin görev ve sorumluluklarını madde işareti formatında ve önem sırasına göre listeleyin, böylece kolayca taranabilir.
Sorumluluklar bölümü kapsamlı bir şekilde ele alınmalıdır:
Amaç, çalışanın anlamasına yardımcı olmaktır:
Bir rol için ideal kişinin onlarca yıllık deneyime, birden fazla dereceye ve henüz icat edilmemiş olanlar da dahil olmak üzere ilgili tüm teknolojilere hakim olmasını istemek cazip gelebilir.
Bununla birlikte, çok fazla nitelik istemek yetenek havuzunuzu önemli ölçüde sınırlayabilir ve hatta şu anda rolü işgal eden çalışanların kendilerini sahtekar gibi hissetmelerine neden olabilir.
Bir rol için kriterleri yazarken gerçekçi olun ve iş için sahip olunması gereken beceriler ile arzu edilen ancak hemen gerekli olmayan beceriler konusunda net olun.
Sahip olunması gereken becerileri beş ila yedi madde halinde sıralayabilirsiniz:
Bu pozisyondaki kişi iş beklentilerinizi karşılar ve aşarsa bu ne anlama gelir?
Belirli bir pozisyonun ortaya koyduğu işin sonucunda görmek istediğiniz sonuçları düşünün ve ardından hepsini listeleyin.
Başarının neye benzediğini tanımlamak, sizin ve rol sahibinin performansı ölçmenize ve öngördüğünüz geleceğe ulaşmak için eyleme geçirilebilir bir plan oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Emir komuta zinciri harici iş ilanları için uygun olmayabilir, ancak dahili ilanlara başvurmak isteyen mevcut çalışanlara fayda sağlayabilir.
Rollerin hiyerarşisini belirleyerek, herkesin kendisine kimin rapor vereceğini ve kimin kime rapor vereceğini bilmesini kolaylaştıracaksınız.
Ayrıca, insanların kariyerlerinde nasıl ilerleyebileceklerini görmelerine yardımcı olacaksınız, böylece nasıl ilerleyeceklerini planlamaya başlayabilirler.
İş tanımları için rol sorumlulukları yazıyorsanız, aşağıdakilerle ilgili ayrıntıları eklemeniz yararlı olabilir:
Dışarıdan adaylara yönetici olmayan pozisyonların reklamını yapıyorsanız bu bilgileri ekleyin. Bu, herkesin zamanından tasarruf etmesini ve teklifinizden memnun olan daha nitelikli adayları çekmenizi sağlayacaktır.
Şirketinizin rolleri için iş tanımlarını yazdıktan sonra, bunları ekiplerle ve bireylerin kendileriyle paylaşmayı unutmayın.
Doğru iletişim, İnsan Kaynakları Operasyonlarının veya yöneticilerin bir rolün veya ekibin yapması gerektiğini düşündüğü şey ile rolün veya ekibin gerçekte yaptığı şey arasında bir kopukluk olmamasını sağlayacaktır.
Kolay erişim için, iş rollerinin ve sorumluluklarının tanımını herkesin istediği zaman bulabileceği bir yerde yayınlamayı düşünün.
Erken aşamadaki bir girişim olarak, herkesin her şeyden biraz yaptığı ve her gün ihtiyaç duyulan kapasitede yardımcı olduğu düz bir ekip yapısına sahip olmaktan kurtulmuş olabilirsiniz.
Ancak şirketiniz büyüdükçe, yapı eksikliği işinize ve çalışanlarınıza yarardan çok zarar verecektir.
Bu nedenle, şeffaflığı benimsemek ve rol tanımlarını tanımlamak ve net ve büyüme için optimize edilmiş kariyer çerçeveleri oluşturmak için gerçek bir strateji oluşturmak gerekiyor.
Bu yapı odaklı rol tanımları, tekil yetkinlikler söz konusu olduğunda derinlemesine bilgi verir. Bu yaklaşım, belirli bir pozisyonun neden, niçin ve nasıllarına ilişkin kısa bir genel bakış sunan iş ilanlarındaki rol tanımlarından farklıdır.
Rol tanımlarını kariyer çerçeveleriyle ilişkilendirmek, çalışanların bir yöneticilik alanıyla ilgilenmeseler veya bu alana yönelmeseler bile yatay olarak nasıl ilerleyeceklerini veya büyüyeceklerini anlamalarına yardımcı olacaktır.
Peki rol tanımını geliştiren, yetkinlikleri tanımlayan ve çalışan gelişimini destekleyen bir rol tanımı stratejisini nasıl oluşturursunuz?
Bu adımlarla başlayın.
Bir rol sorumlulukları çerçevesi kullanmak, rol karmaşasını ortadan kaldıracak, işe alımları ve önyargıları azaltacak, ekip yeteneklerini geliştirecek ve liyakate dayalı bir çalışma ortamı yaratacaktır.
Çerçevenizle neyi başarmak istediğinizi yazmak, bu amacı ilerletmek için onu nasıl yapılandıracağınıza karar vermenize yardımcı olabilir.
Her bir ekibi oluşturan tüm rolleri artan hiyerarşik sırayla yazın.
İpucu: O pozisyonda birden fazla kişi olsa bile her rolü bir kez ekleyin.
Örneğin, beş kıdemsiz içerik yazarınız varsa, rolü beş kez eklemenize gerek yoktur, sadece bir kez eklemeniz yeterlidir.
Alternatif olarak, katmanlı bir sistem kullanabilirsiniz:
Örneğin, Buffer'un Mühendislik ekibi, Yapıcıların (yönetici olmayanlar) rol ve sorumluluklarını tanımlamak ve değerlendirmek için altı seviyeli bir çerçeve kullanmaktadır.
Oluşturduğunuz sütunlar, rol tanımlarınızdaki bilgileri nasıl düzenleyeceğinize ve yapılandıracağınıza rehberlik edecektir.
Örneğin, Zavvy rol tanımları içeren hazır kariyer çerçeveleri şablonlarına sahiptir. Bunlar bir eksende pozisyon ve seviye, diğer eksende ise yetkinlik modellerini(temel, işlevsel ve teknik yetkinlikler) içerir.
Kariyer yolları ve çerçeveleri aşağıdakiler için mükemmel bir çerçevedir:
Gördüğünüz gibi, bir Müşteri Başarısı ekibi için örnek rol tanımında şu sütun ve satırlar yer almaktadır:
Kendinizinkini oluştururken, kullanmaya karar verebilirsiniz:
Her şey ne tür bilgiler eklemek istediğinize bağlıdır.
Rolünüzle ilgili ne kadar çok ayrıntı yazarsanız, o kadar çok netlik sağlayacaktır.
İpucu: Rol tanımlarınızı sıfırdan oluşturmak için haftalar hatta aylar harcamak yerine, diğer şirketler tarafından başarıyla kullanılmakta olan mevcut şablonları temel alabilirsiniz.
Tek yapmanız gereken bunları şirketinize ve ekibinizin durumuna göre düzenlemek ve uygulamak.
Buna ister yetkinlikler, ister iş kapsamı, ister sorumluluklar deyin, her bir rol için temel görevler olduğunu düşündüğünüz şeyleri yazmanız çok önemlidir.
Neleri dahil edeceğinizden emin değilseniz, rolü araştırın ve temel sorumluluklarınızı listeleyin.
Her rolün sorumluluklarının yeterli ve doğru bir şekilde ele alındığından emin olmak için ekip liderlerini ve üyelerini bu alıştırmaya dahil etmek her zaman iyi bir fikirdir.
Örneğin, her bir rolü ve sorumluluğu tartışmak için yüz yüze veya sanal bir toplantı düzenleyebilirsiniz.
İçgörüleri toplamak için paylaşılan bir belge bile oluşturabilirsiniz.
Örneğin, her bir roldeki kişilerden nelerden sorumlu olduklarını ve ekiplerindeki diğer rollerin sorumluluklarının neler olduğunu düşündüklerini yazmalarını isteyin.
Siz ve diğer herkes düşüncelerini yazdıktan sonra, farklı bakış açılarını tartışmak için zaman ayırın.
Bir sorumluluk alanının birden fazla role ait olduğunu fark ederseniz, ileride bu alanın kime ait olacağına karar verin. Böylece artık çakışmalar olmaz.
Her bir rol sahibinin, diğer insanların kendi rolleri hakkındaki fikirlerine katılıp katılmadığını öğrenin.
İpucu: Belirli bir roldeki biri belirli sorumlulukların kendisine ait olduğunu kabul etmiyorsa, atanmamış bir bölüm oluşturun ve bu görevleri oraya taşıyın. Ardından, ekip üyelerinin belirli rollerin atanmamış sorumlulukları neden üstlenebileceğini veya üstlenemeyeceğini tartışmasını sağlayın.
Günün sonunda, bazı rolleri bu sahipsiz görevleri içerecek şekilde yeniden tanımlamanız veya bunlardan sorumlu yeni bir rol oluşturmanız gerekebilir.
Çeşitli roller hakkında topladığınız tüm ayrıntıları uygun sütunlara girmenin ve üst yönetimden onay almanın zamanı geldi.
Onaylarını aldıktan sonra, yeni oluşturduğunuz rol tanımlarını ilgili tüm paydaşlarla paylaşabilirsiniz.
İşe alacağınız bir pozisyon için iş ilanı mı oluşturmak istiyorsunuz?
Ya da bir ekipteki her bir rolün ne yaptığını açıklayan kapsamlı rol kartları tasarlamayı düşünüyorsunuz.
İhtiyaç duyulduğunda doldurabileceğiniz bu kullanıma hazır rol tanımı şablonlarına göz atın.
[İş Ünvanı]
UX Tasarımcısı
Cracker Inc, piyasadaki en hızlı büyüyen bülten sponsorluğu platformlarından biridir. Apple, Spotify ve Netflix gibi önde gelen markaların, önde gelen yayınlarda sponsorlu e-posta bültenleri aracılığıyla çeşitli ve ilgili kitlelere ulaşmasına yardımcı oluyoruz.
Mükemmel müşteri deneyimleri tasarlayıp sunacak ve ürün kullanılabilirliğimizi geliştirecek çok yönlü bir UI/UX tasarımcısı arıyoruz. Bu rolde, erken konseptten lansmana kadar ürün geliştirme sürecimizin her yönünü yönlendirmek için bir ürün tasarımcısı ve ürün yöneticisi ile yakın bir şekilde çalışacaksınız.
Raporlama yapılacak kişi: UX Tasarımcısı, Baş Ürün Sorumlusuna rapor verecektir.
İşte 50-200 çalışanı olan bir şirket için kullanımı kolay bir kariyer çerçevesi şablonu.
Tüm Zavvy müşterileri otomatik olarak tüm şablonlarımıza erişim kazanır.
Bu şablonu çeşitli pozisyonlar ve ekipler için rol beklentilerini ayrıştırmak ve yapılandırmak için kullanabilirsiniz.
Bir ekip içindeki bireysel rolleri netleştirmeye ve bir rolün diğerine nasıl ilerlediğini açıklamaya odaklanan geleneksel rol tanımlarında yanlış bir şey yoktur. İşte bazı örnekler:
FirstPort tarafından oluşturulan bu Yardımcı Mühendis rol tanımı örneği harika bir iş çıkarıyor:
Liefery tarafından oluşturulan bu rol tanımı, birinci seviye bir ürün yöneticisi için temel gereksinimleri, görevleri, beklentileri ve performans ölçütlerini ayrıntılı olarak kapsamaktadır. Pozisyonun neyi başarması gerektiği konusunda belirsizliğe veya kafa karışıklığına yer bırakmıyor.
Bazı şirketlerin rollerini tanımlamak için kendilerine özgü sistemleri vardır çünkü geleneksel rol tanımları bazen ihtiyaçları için yetersiz kalabilir.
İşte özelleştirilmiş rol tanımlama stratejilerine ve kariyer ilerleme çerçevelerine sahip bazı parlak şirket örnekleri:
Kickstarter, çeşitli ekiplerdeki rol tanımları için bir merdiven sistemi kullanmaktadır. Son üst yönetim pozisyonuna kadar ekip içindeki her rol için temel görevler iyi tanımlanmış ve açık ve ilgi çekici bir düzyazı ile açıklanmıştır.
Fintech şirketinin rol tanımı çerçevesi, departmanlar içindeki farklı rolleri ve pozisyonları altı seviyede gruplandırıyor.
Wise daha sonra her seviye için ayrıntılı rol özellikleri ve bir çalışanın bir sonraki seviyeye geçebilmesi için KPI'lar, liderlik sorumlulukları ve gerekli başarılar hakkında bağlam sağlar.
Rol netliği bir gecede gerçekleşmez.
Ekip üyelerinin kendilerinden ne beklendiğini ve ekip arkadaşlarının nelerden sorumlu olduğunu anladıkları bir çalışma ortamı yaratmak niyet ve pratik gerektirir.
Çalışanlarınıza belirli rol ve sorumlulukları sahiplenmelerini sağlayın. Ardından işlerini daha fazla güvenle, verimlilikle ve zamanında yapmalarını izleyin.
Sonuç olarak, her zamankinden daha fazla başarı elde edecekler.
Hesap verebilirlik ve yüksek performans kültürü oluşturmaya hazır mısınız?
Zavvy'nin yapay zekadestekli yetenek geliştirme platformu, tüm ekibiniz için açıkça tanımlanmış rol sorumlulukları tasarlamanıza yardımcı olabilir.
Bugün ücretsiz bir demo alın.
.png)
.png)
